XX有限公司會議管理制度-范本

AAAA有限公司文件編號:ab-XZ-HRT4(2014)修訂狀態(tài)：A/0會議管理制度密級： 一編制：審核：批準(zhǔn)： 一日期：2014-12-3日期:日期: 1。0目的為加強會議管理，確保議而有決、決而有行，提高工作效率和執(zhí)行能力，有效地分析和解決工作問題，特制定本制度.2.0適用范圍適用于XXXX有限公司的會議管理。3.0定義3。1會議:是為了解決一個或多個議題,組織人員聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動。3。2內(nèi)部會議：是指公司、中心或部門就內(nèi)部業(yè)務(wù)事務(wù)召開的討論、交流會議。內(nèi)部會議又可分為：公司級會議、中心級會議、部門級會議。3。2。1公司級會議:公司層面的業(yè)務(wù)交流、總結(jié)的會議，以及大型慶典及活動等。3.2.2中心級會議:一個或?qū)€中心層面的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)、討論、交流并需形成決議的會議。3。2。3部門級會議：一個或多個部門之間的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)、討論、交流會議。3.3外部會議：是指由公司業(yè)務(wù)部門就公司業(yè)務(wù)實際需要邀請相關(guān)方（含政府機(jī)關(guān)、機(jī)構(gòu)、行政協(xié)會等）參與或相關(guān)方邀請公司相關(guān)人員參與的會議（如專題研討會、技術(shù)交流會議等）4。0職責(zé)行政部：負(fù)責(zé)所轄區(qū)的會議室使用安排及其接待服務(wù)工作。4。2會議組織人/部門:確定會議目的、會議地點、會議時間、會議議程、參會人員、會議籌備等事項，提交會議方案.會議通知人：負(fù)責(zé)通知各參會人員會議的詳細(xì)信息、預(yù)定會議室.4。4與會人員：負(fù)責(zé)認(rèn)真聽取會議報告，記錄與本部門有關(guān)的事項決議。會后傳達(dá)會議精神并進(jìn)行工作安排,付諸實施,遵守會場紀(jì)律.會議記錄人：負(fù)責(zé)組織會議簽到；記錄會議內(nèi)容；會議記錄的發(fā)放；會議主持人：負(fù)責(zé)控制會議節(jié)奏與進(jìn)度,把握會議重點不偏離主題；會議記錄的簽核；會議決議或?qū)Σ邔嵤┬Ч母櫋?.0管理細(xì)則5.1會議類別序號會議名稱主題/特點類別主持人參與人員1^會固定時間、固定地點、宣布當(dāng)日相關(guān)事務(wù)公司例會生產(chǎn)部生產(chǎn)部全體職工2動員會發(fā)言固定、沒有討論程序公司臨時行政會議主辦部門負(fù)責(zé)人會議提擬參加人員3研討會對一定問題進(jìn)行討論磋商，不一定有結(jié)果公司臨時行政會議主辦部門負(fù)責(zé)人會議提擬參加人員4鑒定/評審對某事務(wù)、價值、性能、質(zhì)量進(jìn)行鑒定，有結(jié)論公司臨時行政會議分管領(lǐng)導(dǎo)或指定人員會議提擬參加人員5公司周例會固定時間、地點，公司各項事務(wù)進(jìn)程進(jìn)行公司例會分管領(lǐng)導(dǎo)及主要負(fù)責(zé)人或指定人員會議提擬參加人員總結(jié)6月總結(jié)會月底公司例會分管領(lǐng)導(dǎo)及部門負(fù)責(zé)人或指定人員會議提擬參加人員7部門例會各部門固定匯報程序部門會議部門負(fù)責(zé)人自定8年終總結(jié)會年底公司例會總經(jīng)理會議提擬參加人員5.2管理內(nèi)容：5。2。1會議提擬與審批。5。2.1。1公司月讀例會無須提擬和審批5。2.1.2公司臨時行政會議、公司年度例會由總經(jīng)理或上級分管領(lǐng)導(dǎo)直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門責(zé)任人提擬,總經(jīng)理或上級分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5。2。1。3部門會議各部門自行安排，但會議時間、參加人數(shù)等，不得與公司會議沖突。其中會議屬非例會性質(zhì)且需要另行核給專項費用的，應(yīng)向上級領(lǐng)導(dǎo)報批同意。5.2.2會議計劃與統(tǒng)籌。5。2.2.1每周周一行政部統(tǒng)一組織召開公司周例會，匯總公司各部門負(fù)責(zé)人的總結(jié)及提案，并由行政部做相關(guān)會議記錄,會后將會議內(nèi)容發(fā)放至各部門負(fù)責(zé)人.5.2.2.2凡公司已列入計劃的會議,如有改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應(yīng)提前1天完成會議提擬和報批手續(xù)，并報請物流總監(jiān)辦調(diào)整會議計劃。未經(jīng)同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。5.2。2.3會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。5。2.3會議準(zhǔn)備5。2。3。1已列入會議計劃表的會議,一般情況下無調(diào)整，不再另行通知，由部門按計劃表直接通知與會人。5.2.3。2未列入會議計劃而臨時提擬的會議,或已列入會議計劃,但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的，按“誰提擬，誰通知”的原則進(jìn)行會議通知。5.2。3。3會議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門。5.2。3。4會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以公司平臺的方式進(jìn)行確認(rèn)通知；涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型議會，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會議計劃通知相關(guān)部門。5.2。3.5會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作；5。2。3。6會議提擬部門應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實會場、布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各鐘設(shè)施、用品等；5.2。3。7部門召開的會議所需用公共會場的,應(yīng)向會議室管理部門（行政部）事先提出，由會議室管理部門（行政部）統(tǒng)籌安排.5.2。3會議紀(jì)律5.2。3.1主持人應(yīng)不遲于會前10分鐘到達(dá)會場,檢查會務(wù)的落實情況,做好會前準(zhǔn)備。因故不能參加的要提前向上級領(lǐng)導(dǎo)請假，并報備行政人事部。5。2.3.2主持人一般在會議開始后，將會議議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要說明。會議進(jìn)行中,主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實際情況,對議程進(jìn)行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。5。2.3。3屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述,適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。5。2。3.4與會人員應(yīng)提前5分鐘到會，并在《會議簽到表》上簽到；5.2.3。5與會人員會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題；5。2.3.6如屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不再會上進(jìn)行討論性發(fā)言；5。2。3.7與會人員應(yīng)遵循會議主持人對議程控制的要求,遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動或關(guān)機(jī)，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場.5.2.3.8會議期間要求精神集中，認(rèn)真聽取發(fā)言，不得交頭接耳開小會,做與會議無關(guān)的事情。5.2。3.9公司月總結(jié)會、例會、臨時行政會議一般應(yīng)控制在2小時以內(nèi),根據(jù)會議進(jìn)行情況確需延時的，主持人須征得與會人員同意。5.2.4會議記錄5。2。4.1公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會議記錄。5。2。4.2會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要,主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄員。4.3公司級例會、臨時行政會議原則上由總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)會議工作，總經(jīng)理另外指定的，從總經(jīng)理指定。5。2.4。4會議記錄應(yīng)采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性,原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。4。5本部門負(fù)責(zé)組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門兼設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管.4.6公司會議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司文檔管理制度的保密制度的