信貸檔案管理暫行辦法

總則

建寧刺桐紅村鎮(zhèn)銀行總則

信貸檔案管理暫行辦法

第一章

第一條為進一步提升建寧刺桐紅村鎮(zhèn)銀行有限公司（以下簡稱“我行”）信貸檔案管理水平，確保信貸檔案管理規(guī)范化、制度化。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)制度規(guī)定，制定本辦法。第二條本辦法所稱信貸檔案是指具有保存價值的我行提供、管理、收回企事業(yè)法人、其他經(jīng)濟組織或個人客戶各類信用全過程的真實記錄資料，包括客戶和擔(dān)保人基礎(chǔ)資料、信貸運作資料、用信和貸后管理資料、法律文件資料和信貸綜合管理資料。信貸檔案包括信貸業(yè)務(wù)調(diào)查、審查、審批、管理等全過程中形成的文件、圖表、證照復(fù)印件、影像、視頻及其他所有資料。信貸檔案管理是指信貸檔案的收集、整理、歸檔、保存、借閱、銷毀、檢查等的全過程。第三條信貸檔案管理堅持以下原則：集中統(tǒng)一管理原則；及時、完整、真實有效原則；方便實用原則；安全保密原則；規(guī)范管理原則。信貸檔案管理要做到原始材料賬冊化、資料內(nèi)容標準化、檔案移交制度化、檔案管理規(guī)范化。第四條在傳統(tǒng)的信貸管理模式下，信貸檔案主要以紙質(zhì)資料為主，信貸紙質(zhì)檔案要確保其真實性和權(quán)威性，能全面、動態(tài)、完整地反映信貸業(yè)務(wù)經(jīng)營全過程。信貸檔案管理系統(tǒng)上線后，信貸電子介質(zhì)檔案須納入信貸檔案統(tǒng)一管理。

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信貸檔案的管理職責(zé)

第五條信貸檔案要按照“完整規(guī)范、真實有效、分類管理、信貸檔案的管理職責(zé)方便使用、安全保密”的基本要求實行集中統(tǒng)一管理，要在規(guī)范紙質(zhì)檔案管理的同時，逐步實現(xiàn)信貸檔案管理的電子化，充分發(fā)揮電子檔案在信貸決策、信貸管理過程中的信息查詢、調(diào)閱、提示等各項使用功能。第六條本行設(shè)立信貸檔案庫（室），集中統(tǒng)一管理信貸檔案。檔案庫（室）要配備密集柜或鐵柜及必要的設(shè)施，應(yīng)具備防盜、防火、防漬、防強光、防潮濕、防蟲蛀、防腐蝕、防有害生物的功能；檔案庫的外部環(huán)境應(yīng)達到存放重要票據(jù)庫房的安全保障的要求。

第二章

第七條本行風(fēng)險管理部是信貸檔案管理的主管部門。檔案實行集中管理后，風(fēng)險管理部設(shè)立信貸檔案專門管理人員（即檔案管理員），負責(zé)信貸檔案日常整理、管理和提供利用等工作。第八條風(fēng)險管理部、綜合管理部對信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作承擔(dān)指導(dǎo)、管理、督查、考核的職責(zé)，經(jīng)營機構(gòu)應(yīng)積極進行配合協(xié)調(diào)。第九條信貸業(yè)務(wù)形成后、移交檔案庫（室）前，要按照“誰經(jīng)辦、誰負責(zé)”的要求，認真收集整理信貸檔案，對所管理信貸業(yè)務(wù)檔案的真實性、有效性、規(guī)范性和完整性負責(zé)?？蛻艚?jīng)理負責(zé)收集整理客戶和擔(dān)保的基礎(chǔ)資料、單筆信貸業(yè)務(wù)、貸后綜合管理資料等，應(yīng)于貸款發(fā)放或業(yè)務(wù)事項完畢后15個工作日內(nèi)把相關(guān)業(yè)務(wù)檔案移交檔案庫（室）統(tǒng)一管理。第十條經(jīng)營機構(gòu)應(yīng)設(shè)立專（兼）職信貸檔案管理員負責(zé)本

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機構(gòu)的信貸檔案管理。專（兼）職信貸檔案管理員應(yīng)熟悉信貸業(yè)務(wù)，積極參加檔案管理培訓(xùn)學(xué)習(xí)，具備條件的，應(yīng)取得檔案管理員資格證書。專（兼）職信貸檔案管理員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，因工作變動離崗的，應(yīng)對信貸業(yè)務(wù)檔案收進、移出、銷毀情況予以書面說明，待接管人員到位，辦結(jié)移交手續(xù)后，方可辦理調(diào)動手續(xù)。信貸業(yè)務(wù)檔案資料辦理移交手續(xù)，由所在單位負責(zé)人進行監(jiān)交。第十一條管戶客戶經(jīng)理負責(zé)歸集、整理、歸檔本崗位受理的全部信貸業(yè)務(wù)過程中貸款申請、調(diào)查、審批、擔(dān)保、使用、到期、歸還以及出現(xiàn)不良貸款后的貸款保全等全部相關(guān)資料，并在辦理業(yè)務(wù)后及時移交給指定的信貸檔案管理員。同時，保證資料的真實性、有效性、規(guī)范性、完整性，檔案如有漏缺，應(yīng)以書面形式說明。第十二條管戶客戶經(jīng)理檔案管理職責(zé)如下：1.負責(zé)收集客戶基本資料及與借款內(nèi)容相關(guān)的資料，按檔案資料形成的時間順序和有關(guān)要求進行整理成冊歸檔保管或移交給檔案管理員保管；2.負責(zé)及時收集授信主體的財務(wù)報表、經(jīng)濟活動分析材料、貸后檢查報告等資料整理成冊歸檔保管，或及時送交檔案管理員歸檔保管；3.對客戶基本情況有變動的，應(yīng)當及時補充更新資料。第十三條專（兼）職檔案管理員的信貸業(yè)務(wù)檔案管理職責(zé)：1.負責(zé)對客戶經(jīng)理移交的信貸業(yè)務(wù)資料安全性、完整性、有效性進行審核，對不符合信貸業(yè)務(wù)檔案資料收集要求的，退回客戶經(jīng)理重新收集；2.負責(zé)接受客戶經(jīng)理移交集中管理的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，并

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根據(jù)《信貸業(yè)務(wù)檔案資料移交清單》（附件10）上的事項核對所有文件資料無誤后，雙方在移交清單上簽字；3.負責(zé)按信貸業(yè)務(wù)檔案管理的要求對信貸業(yè)務(wù)檔案資料進行整理、裝訂、分類造冊、立卷和保管；4.負責(zé)建立信貸業(yè)務(wù)檔案電腦臺帳，每月底信貸檔案電腦臺帳余額與會計帳貸款余額進行核對，防止遺漏；5.負責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、管理、調(diào)用、保密等工作。6.主管部門規(guī)定的其他職責(zé)。

第三章信貸檔案管理要求

第十四條客戶經(jīng)理應(yīng)及時整理信貸業(yè)務(wù)資料歸檔或移交信貸檔案，按照“誰經(jīng)辦、誰負責(zé)”的要求，對經(jīng)辦檔案的真實性、有效性、規(guī)范性、完整性負責(zé)。第十五條抵質(zhì)押權(quán)證類檔案的管理。1.抵質(zhì)押權(quán)證類檔案按照押品管理的有關(guān)規(guī)定,抵（質(zhì)）押有價單證入金庫保管；辦妥抵質(zhì)押登記手續(xù)取得的抵押物他項權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明、保險單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價單證等重要物品原件應(yīng)于收件當日移交財務(wù)部門現(xiàn)金庫管理，納入表外科目核算。入庫后，由財會運營部進行核對或檢查，確保檔案資料的安全、完整。2.權(quán)屬證書原件屬于重要信貸檔案，原則上不許借閱。因司法機關(guān)執(zhí)行公務(wù)、外部監(jiān)管機構(gòu)或上級行審計或檢查等原因確需借閱的，經(jīng)有權(quán)人批準后，可辦理借閱手續(xù)，并安排專人陪同，借閱歸還時，相關(guān)人員應(yīng)一同參與核對，核對無誤后及時辦理交接、登記、入庫等手續(xù)。

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第十六條信貸檔案的整理和移交（一）法人客戶信貸檔案的整理和移交。客戶經(jīng)理要以客戶為單位對每筆信貸業(yè)務(wù)檔案按兩個階段進行排序整理和移交，并填制《信貸管理檔案資料清單》（附件2）。第一個階段按照貸前調(diào)查、審查、審議、審批、批復(fù)下達及貸款發(fā)放等工作環(huán)節(jié)，將該階段形成的所有紙質(zhì)信貸檔案資料，在首筆貸款發(fā)放后15個工作日內(nèi)完成排序整理歸檔或移交給檔案管理員。第二個階段按照用款審核、貸后檢查、風(fēng)險預(yù)警、貸款收回及處置等工作環(huán)節(jié)，將該階段形成的所有紙質(zhì)信貸檔案資料，在每一個工作環(huán)節(jié)完成后的15個工作日內(nèi)完成排序整理歸檔或移交給檔案管理員。不良信貸資產(chǎn)清收、處置形成的紙質(zhì)檔案在處置過程結(jié)束后整理歸檔或移交給檔案管理員。（二）個人客戶信貸檔案的整理和移交。要以客戶為單位對每筆信貸業(yè)務(wù)檔案分別整理排序，填制移交清單并及時移交。已審批或發(fā)放的個人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案于月后30個工作日內(nèi)整理歸檔或移交給檔案管理員，三農(nóng)個人信貸業(yè)務(wù)檔案可于季度后30個工作日內(nèi)整理歸檔或移交給檔案管理員。（三）綜合管理檔案要定期整理歸檔或移交給檔案管理員。（四）檔案管理員按清單進行審核，確認移交檔案資料與清單的一致性，并與移交人員共同在移交清單（一式兩份，各留存一份）上簽字確認。審核發(fā)現(xiàn)存在問題的檔案應(yīng)及時退回，并督促經(jīng)辦人員盡快補齊或修改。第十七條信貸檔案的整理和歸檔。1.法律文書、證明類檔案要按戶編號建檔，將案卷按照“客戶——信貸（建設(shè)）項目——信貸業(yè)務(wù)發(fā)生時間”的順序進行

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分類排列。即首先區(qū)分不同的客戶，然后將同一客戶的全部信貸檔案按不同的信貸（建設(shè)）項目分開，同一信貸（建設(shè)）項目下再按照信貸業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序依次進行排列，并區(qū)分結(jié)清業(yè)務(wù)和未結(jié)清業(yè)務(wù)，未結(jié)清的可專盒保管，結(jié)清的按筆裝訂成冊后裝盒歸檔，有條件的機構(gòu)可將轄內(nèi)結(jié)清業(yè)務(wù)檔案集中保管。2.屬于個人貸款和流動資金貸款等形成材料較少的信貸業(yè)務(wù)，其檔案采取軟卷皮方式以卷為單位裝訂，然后將若干案卷合裝一個檔案盒，每個檔案盒可裝若干卷信貸檔案。其他信貸檔案采取一卷一盒的方式，盒內(nèi)資料以件為單位裝訂。3.每個以件為單位裝訂的案卷，均應(yīng)編制《信貸檔案卷內(nèi)目錄》一式二份，其中一份放卷首，另一份作為檢索工具，在辦理移交手續(xù)時隨信貸檔案一同移交給檔案部門。4.綜合管理檔案按照機構(gòu)——年度——內(nèi)容單獨立卷歸檔，卷內(nèi)文件按時間順序排放。5.信貸管理系統(tǒng)目前尚未提供錄入或掃描上傳功能支持的評級、授信、意向書、承諾函等信貸業(yè)務(wù)檔案資料要按資料內(nèi)容及形成的先后順序整理排序并編寫頁碼、目錄，裝盒歸檔。6.信貸檔案原則上使用A4紙，借款借據(jù)留存聯(lián)、還款憑證、出入庫通知單等重要憑證可粘貼在A4紙上保存，并在檔案資料的有效張頁每頁的右上角編碼后進行裝訂。7.信貸檔案管理人員對信貸檔案資料的齊全完整負責(zé)。發(fā)現(xiàn)缺件，信貸檔案管理人員有權(quán)要求信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員按規(guī)定補齊。因特殊情況不能補齊的，信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)對缺件原因作出書面說明。第十八條信貸檔案的編目和案卷封面。法律文書、證明類檔案以客戶為單位分二級建立目錄。一是

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檢索定位到客戶每筆業(yè)務(wù)的檔案目錄（附件3），法人和個人客戶分開編目；二是檢索定位到卷內(nèi)具體資料的目錄（附件4）。案卷封面、檔案盒封面及盒背脊應(yīng)包括客戶名稱、審批時間、業(yè)務(wù)品種、金額、期限等（附件5、附件6、附件7）。信貸綜合管理檔案按機構(gòu)——年度——內(nèi)容相應(yīng)建立目錄，案卷目錄、封面及盒背脊參照附件3至附件7。第十九條信貸檔案的借閱。法律文書、證明類資料等紙質(zhì)檔案原則上不允許借閱，確因工作需要的按以下規(guī)定辦理。（一）內(nèi)部人員借閱。需填寫借閱檔案審批單（附件8）并經(jīng)檔案管理機構(gòu)或部門負責(zé)人簽字同意后才可調(diào)閱，借閱時間一般不得超過一周。借閱的檔案不得涂改、圈劃、復(fù)制、拆散原卷冊，用后必須及時歸還。（二）外部人員借閱。信貸業(yè)務(wù)檔案只限內(nèi)部查閱，不得外借。當信貸業(yè)務(wù)依法提起訴訟或發(fā)生案件時，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權(quán)機關(guān)依法需要查閱或復(fù)印信貸業(yè)務(wù)檔案，必須持調(diào)閱公函，填寫借閱檔案審批單（附件8），經(jīng)本行行領(lǐng)導(dǎo)批準后，在本行法律人員陪同下才可進行，嚴禁將原件借出。（三）查閱人和調(diào)閱人均不得將貸款檔案材料涂改、偽造、遺失或損毀。信貸檔案管理人員對借閱歸還的檔案要檢查其完整性和原始性。對發(fā)現(xiàn)檔案不完整或有改動的，可拒絕接受并及時報告單位負責(zé)人。綜合管理檔案的借閱參照以上要求辦理。第二十條檔案保管期限。信貸檔案的保管期限分永久和定期二種。各類信貸檔案的保管期限如下：凡屬于國家重點建設(shè)項目和具有史料價值的項目，應(yīng)永久保

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管；結(jié)清業(yè)務(wù)檔案從結(jié)清該客戶最后一筆業(yè)務(wù)的次年1月1日起，保管10年，未結(jié)清業(yè)務(wù)檔案一直保管。綜合管理檔案保管期限為20年。信貸檔案的保管期限，從貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的下一年開始計算。第二十一條檔案銷毀制度。對超過保管期、需要銷毀的信貸檔案由檔案庫管理員提出并慎重鑒定，編制銷毀清冊，經(jīng)檔案庫管理部門和檔案移交部門負責(zé)人審查，經(jīng)本行分管檔案管理工作的行領(lǐng)導(dǎo)審批后，送專門文件銷毀單位或指定造紙廠進行銷毀。銷毀之前，信貸檔案管理人員要對銷毀的檔案資料逐一登記造冊，由本行分管檔案管理工作的行領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后方可銷毀。檔案銷毀須由監(jiān)銷人員（由行長指定）現(xiàn)場監(jiān)督。信貸檔案管理員、監(jiān)銷人員、檔案庫管理部門和檔案移交部門負責(zé)人在留存銷毀清冊上簽字。政府檔案行政管理部門對國家重點項目檔案保管另有規(guī)定的應(yīng)遵照執(zhí)行，嚴禁擅自銷毀檔案。未經(jīng)批準任何人不得擅自銷毀信貸業(yè)務(wù)檔案，檔案銷毀后資料登記清冊必須永久保存?zhèn)洳?。第二十二條自營業(yè)務(wù)不良信貸資產(chǎn)檔案按不良信貸資產(chǎn)管理部門的有關(guān)規(guī)定管理。剝離的不良信貸資產(chǎn)檔案按照剝離信貸資產(chǎn)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，移交資產(chǎn)處置部門或資產(chǎn)處置中心管理。第二十三條各部門、各網(wǎng)點要加強信貸檔案管理工作的檢查，建立定期檢查機制，檢查發(fā)現(xiàn)的問題要及時整改，如實報告檢查結(jié)果及整改情況。對未按規(guī)定履行檔案管理職責(zé)的，按照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。

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責(zé)任追究附則

第四章責(zé)任追究附則

第二十四條對于未按本規(guī)定履行職責(zé),造成檔案不全、損毀、遺失，及擅自銷毀、擅自對外提供、涂改、偽造客戶信貸業(yè)務(wù)檔案和擅自透露客戶信貸業(yè)務(wù)檔案信息的行為，視情節(jié)輕重對責(zé)任人給予行政處分，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。

第五章

第二十五條本辦