我們是如何進(jìn)行采購審計(jì)的

我們是如何進(jìn)行采購審計(jì)的？采購過程是公司生產(chǎn)經(jīng)營的起點(diǎn)，是決定產(chǎn)品質(zhì)量的基礎(chǔ)，原材料的好壞直接影響著公司的經(jīng)濟(jì)效益，目前，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對采購過程進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，已經(jīng)越來越引起公司高層的重視，對采購審計(jì)的要求和內(nèi)容也從過去的查錯糾弊轉(zhuǎn)向了現(xiàn)在的風(fēng)險(xiǎn)管理審計(jì)，即在對整個采購過程審計(jì)的同時(shí)，重點(diǎn)放在預(yù)防和控制采購風(fēng)險(xiǎn)上。采購過程包括采購計(jì)劃、采購詢價(jià)、供應(yīng)商選擇、采購決策、采購招標(biāo)、合同評審、訂單處理、驗(yàn)收入庫、發(fā)料使用九個流程，采購審計(jì)就是對這一全過程中各個環(huán)節(jié)所面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估與審計(jì)。下面從采購風(fēng)險(xiǎn)的角度，談一下如何對采購過程進(jìn)行審計(jì)。目前，采購中遇到的主要風(fēng)險(xiǎn)，在各種案件資料和發(fā)表的文章中都刊登過，我們經(jīng)過匯總分析，大致可分為兩類：公司外部運(yùn)作中存在的風(fēng)險(xiǎn)和公司內(nèi)部運(yùn)作中存在的風(fēng)險(xiǎn)。一、外部風(fēng)險(xiǎn)公司在與其之外的市場、企業(yè)、人員交往中存在著市場因素風(fēng)險(xiǎn)、合同詐騙風(fēng)險(xiǎn)、原材料質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、不可預(yù)料的意外風(fēng)險(xiǎn)。1、采購合同風(fēng)險(xiǎn)。公司在決定接受客戶定單的同時(shí)，首先考慮的是有無原材料，是決定定織還是采購，不管哪一種，只要決定了，都要作合同，這就要求我們掌握合同方面的知識，預(yù)防合同詐騙。合同詐騙往往具有一定的隱蔽性，很難與正常的合同糾紛相區(qū)別，利用合同詐騙已經(jīng)成為詐騙人慣用的手法。合同詐騙手法主要包括：（1）以虛假的主體身份與公司訂立合同，以偽造、假冒、作廢的票據(jù)或其他虛假的產(chǎn)權(quán)證明作為合同擔(dān)保，一旦得手，無從追究。（2）接受合同當(dāng)事人給付的貨款、預(yù)付款（或定金）、擔(dān)保財(cái)產(chǎn)后逃之夭夭。（3）簽訂空頭合同，將騙來的合同轉(zhuǎn)手倒賣它方從中謀利，而所需的物資則無法保證。（4）供應(yīng)商故意設(shè)置的合同陷阱，如操作過程中供應(yīng)商無故中止合同，更改合同條款，違反合同規(guī)定等。2、市場價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。（1）供應(yīng)商操縱市場，相互串通，有意哄抬價(jià)格。（2）公司對市場行情摸不準(zhǔn)，認(rèn)為價(jià)格合理時(shí)批量采購，但不久，該種物資可能出現(xiàn)跌價(jià)。3、原材料質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。（1）供應(yīng)商提供的原材料質(zhì)量不符合要求，導(dǎo)致公司所生產(chǎn)的產(chǎn)品性能達(dá)不到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，給公司帶來嚴(yán)重?fù)p失，并且可能使公司在該品種所涉及的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、人身安全、公司聲譽(yù)等方面引起客戶懷疑。（2）如果原材料存在嚴(yán)重的質(zhì)量問題，將會直接影響到公司產(chǎn)品的整體質(zhì)量和公司經(jīng)濟(jì)收、核算、付款和領(lǐng)用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。審計(jì)重點(diǎn)是對計(jì)劃制定、簽訂合同，質(zhì)量驗(yàn)收和結(jié)賬付款四個關(guān)鍵控制點(diǎn)的審計(jì)監(jiān)督，以防止舞弊行為。全方位的審計(jì)是指內(nèi)控審計(jì)、財(cái)務(wù)審計(jì)、制度考核三管齊下，把審計(jì)監(jiān)督貫穿于采購活動的全過程，是確保采購規(guī)范和控制質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的第二道防線?？茖W(xué)規(guī)范的采購機(jī)制，不僅可以降低公司的物資采購價(jià)格，提高物資采購質(zhì)量，還可以保護(hù)采購人員和避免外部矛盾。2、對采購計(jì)劃進(jìn)行審計(jì)。審查公司采購部門物料需求；物資采購計(jì)劃的編制依據(jù)是否科學(xué)；調(diào)查預(yù)測是否存在偏離實(shí)際的情況；計(jì)劃目標(biāo)與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是否一致；采購數(shù)量、采購目標(biāo)、采購時(shí)間、運(yùn)輸計(jì)劃、使用計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃是否有保證措施。3、對合同進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。依法訂立采購合同是避免合同風(fēng)險(xiǎn)，防患于未然的前提條件，也是強(qiáng)化合同管理的基礎(chǔ)。首先，要對采購經(jīng)辦部門是否履行職責(zé)進(jìn)行審計(jì)。審查采購部門和人員是否對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，包括供貨方的生產(chǎn)狀況、質(zhì)量保證、供貨能力、公司經(jīng)營和財(cái)務(wù)狀況。每年是否對供應(yīng)商進(jìn)行一次復(fù)審評定，所有供應(yīng)商都必須滿足ISO9000標(biāo)準(zhǔn)要求，考評主要指標(biāo)是對每年所執(zhí)行的合同情況，如供貨質(zhì)量、履行合同次數(shù)、準(zhǔn)時(shí)交貨率、價(jià)格水平、合作態(tài)度、售后服務(wù)等進(jìn)行評審，是否在全面了解的基礎(chǔ)上，作出選擇合格供應(yīng)商的正確決策，使合同建立在可行的基礎(chǔ)上。采購招標(biāo)是否按照規(guī)范的程序進(jìn)行，是否存在違反規(guī)定的行為發(fā)生。其次，要對合同中規(guī)定的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨方式與時(shí)間、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、結(jié)算方式等各項(xiàng)內(nèi)容，按照合法性、可行性、合理性和規(guī)范性等四個標(biāo)準(zhǔn)，逐一進(jìn)行審核。4、對合同臺賬及信息反饋進(jìn)行審計(jì)。當(dāng)前，合同糾紛日益增多，如果合同丟失，那么在處理時(shí)會失去有利的地位而遭受風(fēng)險(xiǎn)。因此，建立合同臺賬、做好合同匯總，是加強(qiáng)合同管理，控制合同風(fēng)險(xiǎn)的一個重要方面。（1）對于已簽訂合同，檢查是否整理成冊，妥善保管；是否建立合同臺賬、合同匯總以便及時(shí)查找合同履行情況。（2）審查合同管理部門是否對交付合同進(jìn)行分類編號，并建立合同臺賬。合同統(tǒng)一編號是否合規(guī)，每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齊全。（3）合同履行完畢是否及時(shí)建立合同檔案。合同管理人員是否將所有合同進(jìn)行分類匯總，及時(shí)提出報(bào)告和匯總表，報(bào)送單位領(lǐng)導(dǎo)和各有關(guān)業(yè)務(wù)部門據(jù)此組織生產(chǎn)，規(guī)劃價(jià)位，及時(shí)接運(yùn)和按時(shí)承付貨款。是否運(yùn)用先進(jìn)管理手段，向相關(guān)部門提供及時(shí)準(zhǔn)確、真實(shí)的反饋信息，提高合同管理水平。5、對采購合同執(zhí)行中的審計(jì)。（1）審查合同的內(nèi)容和交貨期執(zhí)行情況，是否做好物資到貨驗(yàn)收工作和原始記錄，是否嚴(yán)格按合同規(guī)定付款。如有與合同不符的情況，是否及時(shí)與供方協(xié)商處理，對不符合合同部分的貨款是否拒付。是否對有關(guān)合同執(zhí)行中的來往函電、文件都進(jìn)行了妥善保存，以備查詢。（2）審查物資驗(yàn)收工作執(zhí)行情況，是否對物資進(jìn)貨、入庫、發(fā)放過程進(jìn)行驗(yàn)收控制。（3）對不合格品控制執(zhí)行情況審計(jì)，審查是否對發(fā)現(xiàn)的不合格品及時(shí)記錄。（4）還應(yīng)重視對合同履行違約糾紛處理的審計(jì)。（5）審查采取“零庫存”策略的公司，是否保持一定的產(chǎn)成品存貨以規(guī)避缺貨損失；是否保持一定的料件存貨以滿足需求增長引起的生產(chǎn)需要；是否建立牢固的外部契約關(guān)系，保證供貨渠道穩(wěn)定，降低風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)避成本。6、對采購績效的審計(jì)考核。要