辦公用品采購制度規(guī)定

辦公用品采購制度規(guī)定一、制定目的為了規(guī)范公司的辦公用品采購活動(dòng)，提高采購效率，降低采購成本，保證公司經(jīng)營、管理活動(dòng)的正常開展，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有員工采購辦公用品，包括但不限于紙張、筆墨、辦公文具、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等日常辦公用品采購。三、采購流程1.采購需求員工在需要采購辦公用品時(shí)，需先向所在部門的負(fù)責(zé)人提出采購需求，并填寫《辦公用品采購申請表》。申請表需要包括以下內(nèi)容：采購物品名稱、規(guī)格、品牌等詳細(xì)信息數(shù)量預(yù)估金額計(jì)劃采購時(shí)間2.申請審核所在部門負(fù)責(zé)人在收到申請表后，對采購需求進(jìn)行審核，在審核通過后，將申請表傳遞至采購部門。3.采購審批采購部門收到申請表后，將進(jìn)行招標(biāo)或詢價(jià)，選定中標(biāo)供應(yīng)商，并制定《辦公用品采購合同》。合同需要包括以下內(nèi)容：中標(biāo)供應(yīng)商的名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式采購物品的名稱、規(guī)格、品牌、數(shù)量、單價(jià)等詳細(xì)信息交貨時(shí)間支付方式違約責(zé)任等條款采購部門經(jīng)過審批后，將合同交至所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，并將核準(zhǔn)后的合同傳遞至財(cái)務(wù)部門。4.備案管理財(cái)務(wù)部門收到合同后，根據(jù)合同的約定，向供應(yīng)商支付采購款項(xiàng)，并將相關(guān)記錄存檔備查。四、采購管理1.執(zhí)行采購采購部門根據(jù)合同的約定，向供應(yīng)商采購辦公用品，確保按照合同的約定完成采購。2.維護(hù)關(guān)系建立健全的供應(yīng)商管理制度，與供應(yīng)商保持良好的合作關(guān)系，定期評估供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量和價(jià)格，以確保采購合法、合規(guī)、合理。3.質(zhì)量檢驗(yàn)采購部門對所采購的辦公用品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，判斷是否符合合同的約定和公司采購標(biāo)準(zhǔn)。4.庫存管理采購部門需要根據(jù)公司的庫存管理制度，對采購的辦公用品進(jìn)行入庫管理，并對庫存量、品質(zhì)等方面進(jìn)行監(jiān)管和調(diào)配。五、違規(guī)處理1.采購違規(guī)若員工在采購過程中存在以下違規(guī)行為：未按照規(guī)定流程采購辦公用品擅自變更采購物品的規(guī)格、品牌、數(shù)量等信息私自與供應(yīng)商商議價(jià)格、交期等合同條款公司將視情況對其進(jìn)行相應(yīng)違規(guī)處理，并追究其相應(yīng)的法律責(zé)任。2.供應(yīng)商違規(guī)若供應(yīng)商在供貨過程中存在以下違規(guī)行為：未按照合同約定或公司采購標(biāo)準(zhǔn)供貨質(zhì)量不合格收取違規(guī)費(fèi)用等行為公司將根據(jù)合同條款對其進(jìn)行相應(yīng)違規(guī)處理，并追究其相應(yīng)的法律責(zé)任。六、制度監(jiān)督本制度由公司執(zhí)行，并由公司內(nèi)部審計(jì)部門對采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督和審計(jì)，以確保制度的落實(shí)和執(zhí)行效果。七、制度修訂和解釋本制度由公司的采購部門牽頭制定并進(jìn)行修訂和解釋。若存在需要修改或解釋的情況，采購部門需及時(shí)進(jìn)行通知并提供相應(yīng)說明，確保制度的有效性和合規(guī)性。八、生效日期