企業(yè)檔案管理辦法

企業(yè)檔案管理辦法為了將公司檔案列為規(guī)范化管理，特制訂本制度。1、檔案管理內(nèi)容：公司將規(guī)劃、方案、各級(jí)文件、內(nèi)部規(guī)章制度、董事會(huì)、股東會(huì)及關(guān)鍵會(huì)議材料、人事資料、信用材料、合約、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、講話(huà)材料、技術(shù)資料、設(shè)備資料、各級(jí)報(bào)告、榮譽(yù)證書(shū)、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價(jià)值的文件資料檔案管理。各部門(mén)內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料新埃主動(dòng)整理不好提交公司檔案室檔案，以便備查，整理事記等。2、檔案?jìng)浒福簷n案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細(xì)分類(lèi)備案，分類(lèi)管理。檔案者須在登記簿上親筆簽名，方可將資料塞雷縣，否則檔案管理員不予拒絕接受。（2）公司各部門(mén)經(jīng)理及相等于此級(jí)別以上管理人員查閱檔案可以通過(guò)檔案管理員輕而易舉辦理查閱有關(guān)相關(guān)手續(xù)。其他人員仍須查閱檔案時(shí)，必須存本部門(mén)經(jīng)理以上管理人員書(shū)面證明，方可至檔案管理員處辦理查閱有關(guān)相關(guān)手續(xù)。比如突遇特定情況，必須由綜合管理部經(jīng)理核準(zhǔn)證明方可查閱。3、檔案的查閱：（1）任何人查閱檔案，比如仍須在檔案室內(nèi)短時(shí)間查閱可不打借條；比如仍須在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借予。每次最長(zhǎng)時(shí)間不得多于五天。（2）嚴(yán)禁擅自重印、抄錄、拷貝、借予，更不得遺失。比如的確仍須抄錄和轉(zhuǎn)化成，必須由總經(jīng)理蓋章的核準(zhǔn)提出申請(qǐng)方可抄錄或轉(zhuǎn)化成。5、公司出售設(shè)備時(shí)的隨機(jī)技術(shù)資料、說(shuō)明書(shū)、裝箱單等，員工外出自學(xué)時(shí)發(fā)放的自學(xué)資料，雇用師傅提供更多更多的技術(shù)資料、設(shè)備資料等，提出申請(qǐng)出售的技術(shù)資料等，必須在到達(dá)公司24小時(shí)至檔案管理員處辦理備案檔案有關(guān)相關(guān)手續(xù)，否則每延后24小時(shí)對(duì)責(zé)任人罰款50元。（3）微機(jī)室及有電腦的部門(mén)嚴(yán)禁為并并無(wú)總經(jīng)理親筆簽名（影印親筆簽名視為并并無(wú)親筆簽名）的檔案資料（特別就是技術(shù)、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)資料）打印、拷貝或影印。否則，對(duì)責(zé)任人每次罰款200元。4、檔案的保護(hù)：（1）查閱者必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁打印，注意安全和保密。（4）任何檔案嚴(yán)禁提著出公司大門(mén)。比如確因外出加工配件等須隨身攜帶有關(guān)技術(shù)資料或圖紙，必須由分管經(jīng)理蓋章核準(zhǔn)，保衛(wèi)方可離境。否則，比如被保衛(wèi)揭露未經(jīng)分管經(jīng)理核準(zhǔn)故意點(diǎn)出者，須查明原因報(bào)綜合管理部，并每次對(duì)當(dāng)事人罰款200元-XX元。比如保衛(wèi)未揭露，被帶出公司以外而引致?lián)p失的，除對(duì)當(dāng)事人罰款外，由當(dāng)事人分?jǐn)傄磺袚p失，同時(shí)對(duì)責(zé)任保衛(wèi)瀆職罰款100元。未引致?lián)p失的，除對(duì)當(dāng)事人罰款外，對(duì)責(zé)任保衛(wèi)瀆職罰款50元。6、仍須長(zhǎng)期借予專(zhuān)人使用的，必須由專(zhuān)用人員寫(xiě)出書(shū)面借條，報(bào)總經(jīng)理親筆簽名批準(zhǔn)后借予，并由檔案員辦理登記手續(xù)。專(zhuān)用人員必須得宜存留，嚴(yán)禁外傳、泄露秘密。否則，視情節(jié)酌定罰款1000-10000元，并分?jǐn)偣疽磺袚p失。7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機(jī)檔案，進(jìn)行微機(jī)管理，并確保查詢(xún)打印的資料完整準(zhǔn)確無(wú)誤。8、檔案管理員每年1-2月份對(duì)公司上年度在微機(jī)內(nèi)存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資