商品及服務(wù)審批管理制度

商品及服務(wù)審批管理制度1.背景和目的為了加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理，在商品及服務(wù)采購審批過程中，引入嚴(yán)格的審批流程，增強(qiáng)審批的科學(xué)性和規(guī)范性。本制度的目的是規(guī)范企業(yè)商品及服務(wù)采購審批程序，確保審批的公正、公平和及時(shí)性，并防范和減少可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，防止資源浪費(fèi)和經(jīng)濟(jì)損失，提升企業(yè)效益。2.審批程序2.1采購申請(qǐng)當(dāng)項(xiàng)目或業(yè)務(wù)部門需要采購商品或服務(wù)時(shí)，應(yīng)編制采購申請(qǐng)書并提交給采購部門。采購申請(qǐng)書應(yīng)包括以下內(nèi)容：申請(qǐng)人：填寫申請(qǐng)的項(xiàng)目或業(yè)務(wù)部門和聯(lián)系人姓名。采購內(nèi)容：詳細(xì)描述采購的商品或服務(wù)，包括數(shù)量、規(guī)格、品牌、型號(hào)等信息。采購理由：說明采購的原因和必要性。預(yù)算額度：估算采購費(fèi)用，需要申請(qǐng)預(yù)算額度的應(yīng)在申請(qǐng)書中說明。采購時(shí)間：申請(qǐng)采購的時(shí)間和要求到貨時(shí)間。2.2.初審采購部門收到采購申請(qǐng)書后，應(yīng)進(jìn)行初步審查并進(jìn)行合理性評(píng)估，對(duì)于明顯不符合要求或者違反公司政策的申請(qǐng)應(yīng)駁回申請(qǐng)。初審時(shí)應(yīng)特別注意：采購數(shù)量是否合理。采購品質(zhì)是否符合要求。根據(jù)公司的采購政策確保采購價(jià)格合理。若初審?fù)ㄟ^，則采購部門根據(jù)采購申請(qǐng)書編制采購方案，計(jì)算出具體采購費(fèi)用，安排報(bào)價(jià)審批程序。2.3.報(bào)價(jià)審批采購部門將采購項(xiàng)目情況發(fā)送給供應(yīng)商，供應(yīng)商以書面報(bào)價(jià)方式回復(fù)。采購部門會(huì)將報(bào)價(jià)信息匯集，進(jìn)行綜合比較，最終確定供應(yīng)商，編制采購合同。采購部門將采購合同送審批部門進(jìn)行審批。審批部門應(yīng)將合同條款以及買賣雙方合同確認(rèn)書進(jìn)行仔細(xì)審查，對(duì)于合同內(nèi)容不完整、不合理、不嚴(yán)謹(jǐn)或違反相關(guān)法規(guī)的，應(yīng)當(dāng)反饋給采購部門重新討論草擬。若審批部門同意，應(yīng)出具審批文件并核實(shí)簽字。如有任何不合規(guī)的條款或因公司重大利益涉及審批文件，須要總公司審批。2.4.合同簽訂簽訂采購合同應(yīng)當(dāng)在審批通過后開始，采購部門應(yīng)當(dāng)按照合同的約定進(jìn)行資金支付等事宜，并妥善保管相關(guān)合同文件，合同期滿后質(zhì)量要求和采購費(fèi)用都得到確認(rèn)之后，才做到徹底完成。3.注意事項(xiàng)3.1申請(qǐng)人應(yīng)如實(shí)提供采購的申請(qǐng)信息。在申請(qǐng)采購時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)提供準(zhǔn)確、真實(shí)和完整的申請(qǐng)信息，特別是采購數(shù)量、品質(zhì)等信息必須得到真實(shí)反映，避免給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失和資源浪費(fèi)。3.2審批部門應(yīng)認(rèn)真審核采購方案和合同。審批人員應(yīng)先查閱公司的采購規(guī)章制度和審核事項(xiàng)欄目，全面、認(rèn)真地審核采購方案和合同草案。遇到疑點(diǎn)或技術(shù)難點(diǎn)，應(yīng)請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人員提供咨詢和建議，防止審批過程中出現(xiàn)類似漏洞和短板。3.3采購部門應(yīng)引入信息化管理方式。采購部門應(yīng)加快信息化方面的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)采購申請(qǐng)與審批過程的數(shù)字化管理，便于內(nèi)部審批和外部可查詢。4.制度監(jiān)管采購部門應(yīng)對(duì)全系統(tǒng)的采購和審