檔案管理概述課件

第五章檔案概述第一節(jié)、檔案的概念含義：檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的，作為原始記錄保存下來(lái)供人們查考的，利用文字、圖表、照片、聲像等方式記載的文件材料?！皺n案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！?/p>

——《中華人民共和國(guó)檔案法》注：檔案的本質(zhì)屬性即檔案本質(zhì)上是歷史的原始記錄一、我國(guó)檔案的歷史沿革（一）、檔案的起源與發(fā)展甲骨檔案：距今4000多年左右，我國(guó)現(xiàn)存最古老的檔案。近代河南安陽(yáng)出土的甲骨殘片記載了王令、祭祀、巡游、征戰(zhàn)、漁獵、天象、醫(yī)藥等各方面。集中保存于當(dāng)時(shí)宗廟所在“天府”之內(nèi)，專(zhuān)人管理甲骨檔案的主要特點(diǎn)是：

其一，它是商王朝政治和宗教活動(dòng)的原始記錄，內(nèi)容無(wú)所不包；

其二，它是一種占卜文書(shū)，有了比較固定的篇章結(jié)構(gòu)，大致上包含四個(gè)部分——前辭、命辭、占辭和驗(yàn)辭；

其三，它是由當(dāng)時(shí)的史官記錄并有意識(shí)積累保存而形成的，開(kāi)創(chuàng)了以文字記錄社會(huì)生活、保存?zhèn)淇嫉南壤瑸槲覈?guó)檔案的形成和發(fā)展奠定了基礎(chǔ)銘文：又稱(chēng)金文或鐘鼎文，殷商和周代常鑄于青銅器上作為記事與憑信。周代金文內(nèi)容涉及賞賜、冊(cè)命、征伐、訴訟、契約等內(nèi)容。秦漢以后有些重要記載和規(guī)定還刻在石頭上，這些石刻中的檔案與銘文檔案統(tǒng)稱(chēng)金石檔案出土于陜西岐山的“毛公鼎”就記載了周宣王褒獎(jiǎng)臣子毛公厝的誥命，長(zhǎng)達(dá)497字；江蘇丹徒出土的“宜侯矢盤(pán)”則記載了周成王封矢為宜侯，授予土地、人口、牲畜等詳細(xì)情況。公元前536年，鄭國(guó)大夫子產(chǎn)首創(chuàng)刑鼎后，出現(xiàn)了鐵質(zhì)刑鼎。石刻檔案產(chǎn)生于東周以后，其中最著名的石刻檔案是東周初年的“石鼓文”。泰山石刻、會(huì)稽石刻、瑯琊石刻和都江堰石刻被稱(chēng)為秦代四大石刻。簡(jiǎn)犢自商周直至東晉時(shí)期，特別是周代至漢代的1000多年之間，人們多用竹片和木板來(lái)撰寫(xiě)文書(shū)和保存檔案。其中，寫(xiě)在竹片上的叫“簡(jiǎn)”，寫(xiě)在木板上的叫“牘”，合稱(chēng)為簡(jiǎn)牘檔案。30年代在內(nèi)蒙境內(nèi)的居延漢代烽燧遺址中發(fā)現(xiàn)的一萬(wàn)多枚漢簡(jiǎn)，是我國(guó)最早發(fā)現(xiàn)的簡(jiǎn)牘檔案；1975年在湖北云夢(mèng)秦墓中出土了1000余枚竹簡(jiǎn)，是我國(guó)目前發(fā)現(xiàn)的歷史最早的簡(jiǎn)牘檔案。簡(jiǎn)牘檔案對(duì)我國(guó)古代文化發(fā)展起了繼往開(kāi)來(lái)的作用?？V帛檔案

隨著社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展，春秋戰(zhàn)國(guó)以后特別是漢代時(shí)期，出現(xiàn)了以絲織品為書(shū)寫(xiě)材料的檔案——“縑書(shū)”和“帛書(shū)”，（縑即為絲，帛即為綢）。1972年在長(zhǎng)沙東郊楚墓中發(fā)現(xiàn)的帛書(shū)，是迄今發(fā)現(xiàn)的最早的縑帛檔案，屬于戰(zhàn)國(guó)時(shí)代的古文書(shū)。1975年在湖南馬王堆漢墓中出土的帛書(shū)輿圖，則是我國(guó)也是世界上迄今發(fā)現(xiàn)的最早的地圖檔案。

紙質(zhì)檔案漢代發(fā)明造紙術(shù)，檔案的書(shū)寫(xiě)材料逐漸為紙張代替。紙的發(fā)明和使用，是我國(guó)也是世界文化史上的一件大事，使文書(shū)、檔案和其他文獻(xiàn)載體和記錄方式發(fā)生了空前變革。兩漢時(shí)期，簡(jiǎn)、帛、紙幾乎同時(shí)作為書(shū)寫(xiě)材料，但由于簡(jiǎn)重帛貴，不便于廣泛使用，而紙張質(zhì)地柔軟加上價(jià)格低廉又容易書(shū)寫(xiě)和傳遞收藏，所以紙張逐漸代替簡(jiǎn)帛成為最主要的最基本的書(shū)寫(xiě)材料。到了東晉時(shí)期，規(guī)定公文一律用紙書(shū)寫(xiě)，從而促進(jìn)了文書(shū)的發(fā)展，形成了我國(guó)豐富多彩的紙質(zhì)檔案。紙張作為書(shū)寫(xiě)材料一直沿用了2000多年直到今天，所以紙質(zhì)檔案是我國(guó)最基本的檔案，數(shù)量最多，內(nèi)容最豐富。隨著生產(chǎn)的發(fā)展與技術(shù)的進(jìn)步，近現(xiàn)代出現(xiàn)了以膠片、磁帶、計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、光盤(pán)、移動(dòng)儲(chǔ)存等為載體的新型檔案。（二）、“檔案”一詞的由來(lái)首次出現(xiàn)于清初官府文書(shū)《清太宗皇帝實(shí)錄》（公元1638年）中，指的是倉(cāng)庫(kù)財(cái)務(wù)的登記簿。大約成書(shū)于康熙四十六年（1707年）的楊賓的《柳邊紀(jì)略》中說(shuō)“邊外文字，多書(shū)與木，往來(lái)傳遞者約牌子，以削木若牌故也。存儲(chǔ)年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之書(shū)于紙者，亦呼為牌子、檔子矣”《東華錄》載習(xí)慣上仍將保存起來(lái)的文書(shū)稱(chēng)作“檔案”、“檔子”語(yǔ)義學(xué)“檔”，《康熙字典》解為“橫木框檔”，就是木架框格的意思；“案”，《說(shuō)文解字》釋為“幾屬”，即小桌子類(lèi)的東西。檔、案連用即存入檔架收貯起來(lái)的文書(shū)案卷二、檔案的形成（一）、檔案的形成者黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位及任何個(gè)體。1、法律意義上檔案是法人和自然人在自身活動(dòng)中形成的，能證明其法律或事物活動(dòng)的各種文件材料。（一）、檔案的形成者2、形成者來(lái)源既包括法人，又包括自然人法人：依法成立并能以自己的名義行使權(quán)力和承擔(dān)義務(wù)的各種組織。（各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、各種工商業(yè)、金融保險(xiǎn)業(yè)、房地產(chǎn)業(yè)、信息產(chǎn)業(yè)等及各類(lèi)教育、科研、衛(wèi)生、文化機(jī)構(gòu)等，還有學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)商會(huì)等社會(huì)團(tuán)體）自然人：依法享有權(quán)利并承擔(dān)義務(wù)的個(gè)人，包括家庭、家族等（二）、檔案的形成過(guò)程檔案是單位或個(gè)人在現(xiàn)實(shí)工作中形成和使用的各種文件的轉(zhuǎn)化物。單位檔案的形成過(guò)程1、選擇處理完畢的文件形成檔案文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿2、保存具有一定查考利用價(jià)值的文件形成檔案文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華3、按照一定的程序和規(guī)律集中保存文件形成檔案文件是檔案的因素，檔案是文件的組合注：檔案一般保留文件的原稿、原本，一般不留存副本。所以檔案以孤本為主檔案是處理完畢的、有參考價(jià)值的、集中系統(tǒng)地保存起來(lái)的文件（三）、檔案的形式1、檔案的載體即載錄檔案信息的物質(zhì)材料。甲骨、青銅、石材、竹簡(jiǎn)、木牘、縑帛、紙張、膠片、磁帶、光盤(pán)、移動(dòng)存儲(chǔ)2、檔案信息的表達(dá)和記錄方式表達(dá)方式：文字、圖示、圖像、聲音記錄方式：刻鑄、手寫(xiě)、印刷、曬制、攝影、錄音、錄像、錄入、刻錄3、檔案的名稱(chēng)行政管理文件：章程、條例、命令、決定、意見(jiàn)、請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、公告、計(jì)劃、總結(jié)等生產(chǎn)活動(dòng)：設(shè)計(jì)方案、生產(chǎn)圖紙等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)：市場(chǎng)分析報(bào)告、市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告、廣告文案、報(bào)表、合同等三、檔案的屬性檔案的屬性是指檔案本身所固有的不可缺少的性質(zhì)。（一）、原始記錄性——檔案的本質(zhì)屬性檔案是其形成者在工作活動(dòng)中形成和使用的原始記錄的轉(zhuǎn)化物（二）、社會(huì)性檔案是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中形成的，記錄了社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的內(nèi)容、過(guò)程及結(jié)論，是人類(lèi)研究、開(kāi)發(fā)、利用自然的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物（三）、歷史性檔案是對(duì)以往社會(huì)實(shí)踐的原始記錄，是一種歷史文化遺產(chǎn)。（四）、確定性文件一經(jīng)封擋轉(zhuǎn)化為檔案，信息內(nèi)容便被清晰地保存下來(lái)，而且信息內(nèi)容記錄在固化的物質(zhì)載體上面，可以最大限度地保證內(nèi)容的確定性和真實(shí)性四、檔案與相關(guān)事物的關(guān)系（一）、檔案與信息信息就是對(duì)客觀事物的反映，從本質(zhì)上看信息是對(duì)社會(huì)、自然界的事物的特征、現(xiàn)象、本質(zhì)及規(guī)律的描述。檔案是一種信息，檔案與信息是種概念與屬概念的關(guān)系：檔案是信息的一種。檔案是一種最重要的信息，是信息之根本——確定性與可靠性的最高體現(xiàn)形式和實(shí)存形態(tài)（二）、檔案與文獻(xiàn)文獻(xiàn)一般指前人留下來(lái)的歷史文化價(jià)值較高、內(nèi)容較系統(tǒng)完整的信息記錄。區(qū)別：1、核心含義不同，檔案是社會(huì)實(shí)踐原始記錄，是第一手原生信息，文獻(xiàn)未必

2、文獻(xiàn)注重歷史文化價(jià)值；檔案既注重歷史文化價(jià)值，又注重現(xiàn)實(shí)性的查考、實(shí)用價(jià)值

3、文獻(xiàn)內(nèi)容一般較系統(tǒng)、完整；檔案則包括大量片段、零星記錄在內(nèi)（三）、檔案與文書(shū)檔案與文書(shū)之間的聯(lián)系主要是實(shí)存形態(tài)上的直接轉(zhuǎn)化關(guān)系。文書(shū)（尤其定稿）因具有較強(qiáng)的原始記錄性，所以可直接轉(zhuǎn)化為檔案，成為檔案的實(shí)存形態(tài)之一區(qū)別：1、檔案實(shí)存形態(tài)不僅是過(guò)去的文書(shū)，還包括大量非文書(shū)類(lèi)的原始性記錄物2、文書(shū)雖有原始記錄性，但原始記錄性并非文書(shū)的本質(zhì)所在，也不是人們制作使用文書(shū)的根本目的與追求。文書(shū)本質(zhì)上是人們處理、解決現(xiàn)時(shí)性具體事務(wù)、問(wèn)題的信息傳遞工具。（強(qiáng)制性）檔案本質(zhì)則是以往社會(huì)實(shí)踐的原始記錄物（四）、檔案與文物內(nèi)容信息的清晰性與確定性與否是文物與檔案之間的根本區(qū)別既有原始記錄作用又有突出的歷史文化作用，可看做是文物主導(dǎo)性實(shí)存形態(tài)目前仍是文書(shū)第二節(jié)、檔案的作用一、檔案的基本作用憑證作用、參考作用（1）、檔案是歷史的真憑實(shí)證檔案是確鑿的原始材料和歷史見(jiàn)證，是反映歷史活動(dòng)的真實(shí)記錄。（二）、檔案是第一手的原始參考資料二、檔案的一般作用（一）、檔案為工作查考的根據(jù)、為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)（二）、檔案為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)提供計(jì)劃和管理的科學(xué)依據(jù)（三）、檔案為歷史研究、理論研究和科學(xué)技術(shù)研究提供第一手資料，為科學(xué)研究事業(yè)服務(wù)（四）、檔案可以提供法律依據(jù)，維護(hù)國(guó)家、集體、個(gè)人的合法權(quán)益（憑證價(jià)值）（五）、檔案是宣傳教育的生動(dòng)素材三、檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性（一）、檔案作用范圍遞增檔案對(duì)其形成單位和對(duì)社會(huì)的作用具有雙重性和過(guò)渡性（二）、檔案作用方向轉(zhuǎn)移

現(xiàn)行效用歷史查考作用（三）、檔案機(jī)密程度遞減檔案機(jī)密性的逐漸弱化是一個(gè)總的趨勢(shì)，表現(xiàn)為檔案機(jī)密性的強(qiáng)弱與檔案保管時(shí)間成反比（四）、檔案作用的發(fā)揮取決于一定的條件1、社會(huì)環(huán)境2、社會(huì)的檔案意識(shí)3、檔案的管理水平第三節(jié)、檔案的種類(lèi)一、按照所有權(quán)劃分根據(jù)1992年10月《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》公共檔案私人檔案公共檔案：國(guó)家機(jī)構(gòu)或其他公共組織在公務(wù)活動(dòng)中形成的為社會(huì)所有的檔案私人檔案：私人或私人組織在社會(huì)活動(dòng)中形成的為私人所有的檔案二、按照檔案工作中通行的方法劃分文書(shū)檔案：指反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案?？萍紮n案：指反映科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)等活動(dòng)的檔案（純業(yè)務(wù)性）專(zhuān)門(mén)檔案：指反映專(zhuān)門(mén)領(lǐng)域活動(dòng)的檔案（自我獨(dú)立性、規(guī)律性）三、按照歷史時(shí)期劃分中華人民共和國(guó)成立后的檔案（中華人民共和國(guó)時(shí)期檔案）革命歷史檔案（革命政權(quán)檔案）舊政權(quán)檔案“建”、“革”、“舊”踏實(shí)，奮斗，堅(jiān)持，專(zhuān)業(yè)，努力成就未來(lái)。7月-237月-23Tuesday,July18,2023弄虛作假要不得，踏實(shí)肯干第一名。03:21:2203:21:2203:217/18/20233:21:22AM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。7月-2303:21:2203:21Jul-2318-Jul-23重于泰山，輕于鴻毛。03:21:2203:21:2203:21Tuesday,July18,2023不可麻痹大意，要防微杜漸。7月-237月-2303:21:2203:21:22July18,2023加強(qiáng)自身建設(shè)，增強(qiáng)個(gè)人的休養(yǎng)。2023年7月18日3:21上午7月-237月-23追求卓越，讓自己更好，向上而生。18七月20233:21:22上午03:21:227月-23嚴(yán)格把控質(zhì)量關(guān)，讓生產(chǎn)更加有保障。七月233:21上午7月-2303:21July18,2023重規(guī)矩，嚴(yán)要求，少危險(xiǎn)。2023/7/183:21:2203:21:22