工貿(mào)企業(yè)文件管理制度

工貿(mào)企業(yè)文件管理制度一、制度目的為了規(guī)范工貿(mào)企業(yè)文件的管理，提高文件管理效率和保障文件的安全性，特制定此文件管理制度。二、適用范圍本制度適用于工貿(mào)企業(yè)所有的文件管理和歸檔。三、文件的管理文件的命名文件應(yīng)按照以下格式命名：yyyy-mm-dd-文件名-版本號其中，“yyyy-mm-dd”表示文件的創(chuàng)建時間，“文件名”表示文件的名稱，“版本號”表示該文件的版本號。文件名稱應(yīng)簡潔明了，例如：辦公室電費管理制度、人力資源管理制度等。文件的存儲所有文件應(yīng)當(dāng)按照文件的種類進(jìn)行分類，并分別存儲。機(jī)密文件應(yīng)存儲在保險柜或者保密倉庫，并由專人保管。非機(jī)密文件可存儲在柜子或文件欄內(nèi)。文件的歸檔歸檔目的：文件歸檔是為了保證文件的安全性和方便查找使用。歸檔時限：歸檔時限應(yīng)根據(jù)文件的重要程度和使用頻率進(jìn)行確定。文件可分為永久保存文件、長期保存文件和短期保存文件。歸檔方法：將文件整理好，按照文件的種類、文件名和版本號進(jìn)行排列，放入封閉式儲物柜內(nèi)進(jìn)行歸檔。四、文件的使用文件查閱文件的查閱應(yīng)提前向文件管理員提出申請，文件管理員經(jīng)過核實后，方可進(jìn)行查閱。查閱時應(yīng)注意文件管理和使用規(guī)定，不得損壞文件和篡改文件內(nèi)容。文件修改修改文件應(yīng)根據(jù)文件管理規(guī)定進(jìn)行，修改內(nèi)容必須合理、正確、規(guī)范。修改后應(yīng)及時更改文件的版本號，同時將修改內(nèi)容注明在文件最后。文件復(fù)制文件的復(fù)制應(yīng)符合工貿(mào)企業(yè)的版權(quán)規(guī)定，不得侵犯他人權(quán)益。復(fù)制文件應(yīng)加蓋備份印章，并注明復(fù)制時間和復(fù)制人員。五、文件的銷毀銷毀目的為了保護(hù)工貿(mào)企業(yè)的機(jī)密和保證文件管理的便捷性，一些已經(jīng)失去使用價值的文件應(yīng)當(dāng)及時銷毀。銷毀方法普通文件應(yīng)直接進(jìn)行微型碎紙機(jī)碾為碎片的處理。機(jī)密文件應(yīng)在保密員的監(jiān)督下進(jìn)行處理，處理后應(yīng)立即進(jìn)行焚燒。銷毀時限銷毀時限根據(jù)文件的重要程度進(jìn)行確定。文件可分為永久保存文件、長期保存文件和短期保存文件。銷毀時限到達(dá)后應(yīng)及時處理文件。六、制度的執(zhí)行所有員工均應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，文件管理員應(yīng)認(rèn)真履行管理職責(zé)，保證文件管理的規(guī)范化。如果有違反本制度的行為，應(yīng)立即糾正并制定相應(yīng)的處罰措施。七、制度的修訂為了適應(yīng)工貿(mào)企業(yè)的不斷發(fā)展和管理需要，本制度需根據(jù)實際情況進(jìn)行修訂。修訂時應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門的協(xié)商