《辦公室規(guī)范工作解讀》課件

《辦公室規(guī)范工作解讀》

（含黨辦）

蔡一帆2010年3月4日《辦公室規(guī)范工作解讀》內(nèi)容1、組織機(jī)構(gòu)和職能2、營(yíng)造氛圍、培育文化3、制度化、流程化建設(shè)4、扁平化管理和一門(mén)制辦公5、辦公室與物業(yè)管理的關(guān)系

《辦公室規(guī)范工作解讀》一、組織機(jī)構(gòu)和職能

《辦公室規(guī)范工作解讀》機(jī)關(guān)：

主任副主任（若干名）文秘接待行政事務(wù)董秘辦檔案管理業(yè)務(wù)模塊組織機(jī)構(gòu)《辦公室規(guī)范工作解讀》一級(jí)業(yè)務(wù)單元：

黨務(wù)部部長(zhǎng)或綜合管理部經(jīng)理業(yè)務(wù)模塊組織機(jī)構(gòu)《辦公室規(guī)范工作解讀》負(fù)責(zé)黨、政日常文秘工作。負(fù)責(zé)信訪(fǎng)、保密及機(jī)關(guān)行政事務(wù)等工作。負(fù)責(zé)各種會(huì)議記錄、整理、督辦并跟蹤會(huì)議決定事項(xiàng)落實(shí)情況反饋工作。收集生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理有關(guān)信息，組織起草領(lǐng)導(dǎo)交辦的重要文稿。（重大事項(xiàng)調(diào)研）承擔(dān)對(duì)外、對(duì)內(nèi)接待活動(dòng)的聯(lián)絡(luò)、安排工作?？偛哭k公樓日常物業(yè)管理的監(jiān)督、協(xié)調(diào)工作。領(lǐng)導(dǎo)人員臨時(shí)交辦的任務(wù)。職能、職責(zé)《辦公室規(guī)范工作解讀》職能職責(zé)中樞神經(jīng)輸入輸出收集重要情況傳達(dá)、傳遞重要指令協(xié)調(diào)輸入、輸出過(guò)程中的問(wèn)題，確保準(zhǔn)確、準(zhǔn)時(shí)協(xié)調(diào)《辦公室規(guī)范工作解讀》負(fù)責(zé)制訂公司一周工作安排、公司大型會(huì)議和活動(dòng)議程，做好相關(guān)會(huì)務(wù)工作。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)日常工作安排的預(yù)處理，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與各單位相關(guān)工作。及時(shí)處理領(lǐng)導(dǎo)批閱的各類(lèi)文件（黨內(nèi)文件確保不過(guò)夜、不外帶）。負(fù)責(zé)各類(lèi)文件的接收、登記、傳遞、保管、保密、檢查、回收、上交。文秘模塊《辦公室規(guī)范工作解讀》負(fù)責(zé)公司印章的管理（刻字、啟用、銷(xiāo)毀）。組織重大問(wèn)題、傾向性問(wèn)題的專(zhuān)題調(diào)研。組織對(duì)公司黨政重要會(huì)議決議、決定事項(xiàng)的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤督辦、調(diào)查分析。參與、協(xié)調(diào)、起草一部分綜合性文字材料、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿。負(fù)責(zé)編寫(xiě)“綜合信息”。組織召開(kāi)基層黨委書(shū)記例會(huì)、黨群部門(mén)例會(huì)。負(fù)責(zé)保密工作。文秘模塊《辦公室規(guī)范工作解讀》（一）對(duì)外接待負(fù)責(zé)對(duì)外各項(xiàng)接待工作的綜合聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、管理及安排實(shí)施。負(fù)責(zé)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)我司檢查、指導(dǎo)、聽(tīng)取匯報(bào)活動(dòng)的安排、聯(lián)絡(luò)、接待、服務(wù)工作。負(fù)責(zé)上級(jí)各相關(guān)單位、同行業(yè)技術(shù)業(yè)務(wù)交流的接待、協(xié)調(diào)、安排工作。負(fù)責(zé)各社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)來(lái)我司參觀、學(xué)習(xí)的接待安排工作（包括上級(jí)指派的任務(wù)）。接待模塊《辦公室規(guī)范工作解讀》（二）對(duì)內(nèi)接待負(fù)責(zé)各類(lèi)大型活動(dòng)的接待安排工作。負(fù)責(zé)內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議的會(huì)務(wù)組織接待工作。負(fù)責(zé)協(xié)助上級(jí)交辦的大型活動(dòng)、會(huì)議的接待工作。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)各類(lèi)宴請(qǐng)活動(dòng)的安排以及被邀請(qǐng)對(duì)家的接待落實(shí)工作。接待模塊《辦公室規(guī)范工作解讀》（三）外事接待按外事要求規(guī)定執(zhí)行（邀請(qǐng)函、電起草報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)發(fā)出；接站（機(jī)）酒店安排會(huì)見(jiàn)、宴請(qǐng)活動(dòng)安排）。

接待模塊《辦公室規(guī)范工作解讀》負(fù)責(zé)總部機(jī)關(guān)相關(guān)行政工作標(biāo)準(zhǔn)、制度、方案的起草，為公司領(lǐng)導(dǎo)提供決策參謀。負(fù)責(zé)綜合辦公樓宇的統(tǒng)一使用管理。負(fù)責(zé)零固設(shè)備的管理、報(bào)廢、更新。負(fù)責(zé)住宅電話(huà)、手機(jī)使用費(fèi)的政策制定及執(zhí)行管理。負(fù)責(zé)公務(wù)車(chē)輛統(tǒng)一使用管理。負(fù)責(zé)督促總部、綜合性小區(qū)物業(yè)管理。行政事務(wù)模塊《辦公室規(guī)范工作解讀》總部文書(shū)檔案管理。指導(dǎo)各單位文書(shū)檔案管理。檔案管理模塊《辦公室規(guī)范工作解讀》趨勢(shì)或應(yīng)做到——綜合性檔案體系的建立標(biāo)志：檔案館（室）；財(cái)務(wù)檔案；人事檔案；榮譽(yù)檔案；子公司滅失檔案；工程建設(shè)類(lèi)檔案。檔案管理模塊《辦公室規(guī)范工作解讀》負(fù)責(zé)協(xié)助董事會(huì)秘書(shū)做好董事會(huì)會(huì)議的組織工作、休會(huì)期間的各項(xiàng)工作以及議案收集整理、發(fā)出工作。負(fù)責(zé)協(xié)助董事會(huì)會(huì)議的記錄整理工作及董事會(huì)會(huì)議的決議抄告工作。日常董事的溝通、聯(lián)系工作?！聲?huì)秘書(shū)辦公室模塊《辦公室規(guī)范工作解讀》二、營(yíng)造氛圍、培育文化

《辦公室規(guī)范工作解讀》樹(shù)立三個(gè)意識(shí)窗口意識(shí)協(xié)作意識(shí)主動(dòng)意識(shí)營(yíng)造氛圍，培育文化《辦公室規(guī)范工作解讀》窗口意識(shí)：對(duì)外的窗口，代表企業(yè)形象；對(duì)內(nèi)的紐帶，發(fā)揮橋梁作用。儀容儀表接聽(tīng)電話(huà)禮貌用語(yǔ)服務(wù)忌語(yǔ)首問(wèn)、首接負(fù)責(zé)制用戶(hù)（來(lái)訪(fǎng)者）滿(mǎn)意承諾制樹(shù)立三個(gè)意識(shí)《辦公室規(guī)范工作解讀》協(xié)作意識(shí)：前提——講大局。基礎(chǔ)——團(tuán)隊(duì)精英。

信息上的共享，工作上的補(bǔ)充。樹(shù)立三個(gè)意識(shí)《辦公室規(guī)范工作解讀》協(xié)作意識(shí)：對(duì)內(nèi)——無(wú)界面協(xié)作。對(duì)外——滿(mǎn)意服務(wù)，投訴為零。

強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)精神，注重統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。樹(shù)立三個(gè)意識(shí)《辦公室規(guī)范工作解讀》主動(dòng)意識(shí)：強(qiáng)調(diào)激情工作、健康生活。主動(dòng)——一種方式、一種態(tài)度、一種品質(zhì)（待人接物，不分職位高低，不按個(gè)人好惡）倡導(dǎo)：早來(lái)一步，晚走一步堅(jiān)持：早會(huì)制度樹(shù)立三個(gè)意識(shí)《辦公室規(guī)范工作解讀》主動(dòng)意識(shí)：

樹(shù)立三個(gè)意識(shí)首問(wèn)、首接責(zé)任打斷詢(xún)問(wèn)者介紹不問(wèn)來(lái)由接轉(zhuǎn)電話(huà)簡(jiǎn)單處理《辦公室規(guī)范工作解讀》提升四個(gè)能力學(xué)習(xí)能力溝通能力響應(yīng)能力改進(jìn)能力營(yíng)造氛圍，培育文化《辦公室規(guī)范工作解讀》學(xué)習(xí)能力：政治學(xué)習(xí)管理知識(shí)（六西格瑪、ERP）應(yīng)用文寫(xiě)作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等級(jí)知識(shí)商務(wù)禮儀本企業(yè)管理體系及重要制度、流程PPT制作英語(yǔ)簡(jiǎn)單會(huì)話(huà)（100句）貫標(biāo)體系實(shí)用知識(shí)……

提升四個(gè)能力《辦公室規(guī)范工作解讀》溝通能力：對(duì)外——待人接物謙和恭謹(jǐn)，不卑不亢；善于為人處事打交道；善于有效協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與其分管的業(yè)務(wù)部門(mén)、單位工作關(guān)系。對(duì)內(nèi)——工序服從、坦誠(chéng)相待，有工序之分、無(wú)高下之別；倡導(dǎo)互相交流工作心得活動(dòng)；倡導(dǎo)每周有一項(xiàng)體育鍛煉集體活動(dòng)。

提升四個(gè)能力《辦公室規(guī)范工作解讀》響應(yīng)能力：急事急辦、日事日清基層反映的緊急問(wèn)題、重要信息及時(shí)報(bào)告、及時(shí)跟蹤；文件處理（特別是急需公司解決的），三天有回音，七天有答復(fù)；領(lǐng)導(dǎo)指示、批示，事事有回音、件件有答復(fù)。

業(yè)務(wù)熟悉、流程清晰，達(dá)到預(yù)處能力提升，加快流轉(zhuǎn)速度，減少周轉(zhuǎn)次/天數(shù)。

提升四個(gè)能力《辦公室規(guī)范工作解讀》改進(jìn)能力：體制不斷優(yōu)化、精簡(jiǎn)、調(diào)整，重組業(yè)務(wù)流、推進(jìn)扁平化；

自主型員工、工作改進(jìn)建議、成果發(fā)布、外出學(xué)習(xí)考察、人員合理流動(dòng)

IRMA工具使用

提升四個(gè)能力《辦公室規(guī)范工作解讀》三、制度化、流程化建設(shè)

《辦公室規(guī)范工作解讀》重要會(huì)議的組織流程。(黨委會(huì)會(huì)議要領(lǐng)書(shū)、黨群部門(mén)工作例會(huì)要領(lǐng)書(shū)、黨委書(shū)記工作例會(huì)要領(lǐng)書(shū)、經(jīng)理書(shū)記辦公會(huì)會(huì)議要領(lǐng)書(shū)、紀(jì)檢監(jiān)察工作例會(huì)要領(lǐng)書(shū))文件管理流程。（公文管理辦法）重大事項(xiàng)跟蹤督辦流程。（抄告單）行政事務(wù)管理流程。保密管理流程。（保密管理辦法）檔案管理流程。（文書(shū)檔案管理制度、檔案工作管理制度、檔案鑒定工作辦法）日歷管理流程。（重要活動(dòng)和會(huì)議預(yù)安排）制度化、流程化建設(shè)《辦公室規(guī)范工作解讀》四、扁平化管理和一門(mén)制辦公

《辦公室規(guī)范工作解讀》根據(jù)本公司的具體情況，可以自由組合各業(yè)務(wù)模塊，減少匯報(bào)鏈層級(jí)，減少接口，達(dá)到各類(lèi)資源最大化的共享和協(xié)同效率。推行短流程項(xiàng)目負(fù)責(zé)制。（如：文書(shū)、秘書(shū)、接待、信訪(fǎng)、檔案、行政事務(wù)、調(diào)研）扁平化管理和一門(mén)制辦公《辦公室規(guī)范工作解讀》實(shí)現(xiàn)目標(biāo)：強(qiáng)化協(xié)調(diào)能力，提高服務(wù)層次。

辦公室職能要從一般性的服務(wù)轉(zhuǎn)變到更多的開(kāi)展為領(lǐng)導(dǎo)提建議、出謀劃策的工作。機(jī)關(guān)“六大職能”（參謀、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、服務(wù)、執(zhí)行、調(diào)研），辦公室應(yīng)更多的在服務(wù)職能、參謀職能方面發(fā)揮作用。扁平化管理和一門(mén)制辦公《辦公室規(guī)范工作解讀》精減會(huì)議，減少文件。規(guī)范信息報(bào)送渠道。無(wú)紙化辦公。舉例：條線(xiàn)式分工（以股份為例）

扁平化管理和一門(mén)制辦公秘書(shū)組專(zhuān)職為總經(jīng)理服務(wù)甲秘書(shū)為分管生產(chǎn)、調(diào)研、安全、人事的副總經(jīng)理服務(wù)乙秘書(shū)……綜合秘書(shū)為分管基本建設(shè)、技改的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)丁秘書(shū)專(zhuān)職為黨群口子的領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)丙秘書(shū)《辦公室規(guī)范工作解讀》舉例：短流程的項(xiàng)目負(fù)責(zé)制。從策劃組織實(shí)行1人負(fù)責(zé)，減少中間環(huán)節(jié)，減少人為因素，提高效率。扁平化管理和一門(mén)制辦公接受信息編制預(yù)案組織實(shí)施計(jì)劃安排后評(píng)估、歸檔IRMA工具《辦公室規(guī)范工作解讀》文秘的理念職業(yè)理念工作理念文秘工作人員注意事項(xiàng)《辦公室規(guī)范工作解讀》職業(yè)理念態(tài)度至上，能力成長(zhǎng)；既是職業(yè)，更是事業(yè)；有作為，才能有地位。

有作為，才能有地位——定位：文秘是有能力解決問(wèn)題的一個(gè)群體，是一個(gè)公司的總調(diào)，每位文秘都是某一專(zhuān)業(yè)的調(diào)度員，文秘應(yīng)成為復(fù)合型人才。

文秘的理念《辦公室規(guī)范工作解讀》工作理念文書(shū)、秘書(shū)的角色窗口意識(shí)協(xié)作意識(shí)主動(dòng)意識(shí)角色定位：人中直似衡。

對(duì)領(lǐng)導(dǎo)尊重不迎合，親近不親密；對(duì)工作請(qǐng)示不推諉，服從不盲從；對(duì)自己自信不自傲，到位不越位。

文秘的理念《辦公室規(guī)范工作解讀》窗口意識(shí)服務(wù)水平不斷提升。

對(duì)上對(duì)下一個(gè)樣；對(duì)內(nèi)對(duì)外一個(gè)樣；服務(wù)內(nèi)容層次不斷上升；超前服務(wù)意識(shí)不斷增強(qiáng)。

用您的真心贏得尊重。

文秘的理念文秘工作人員注意事項(xiàng)《辦公室規(guī)范工作解讀》與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)聆聽(tīng)重于表達(dá)，心動(dòng)慎于行動(dòng)三多一少：多聽(tīng)、多看、多思考；少在領(lǐng)導(dǎo)面前發(fā)表意見(jiàn)。內(nèi)部處事常識(shí)《辦公室規(guī)范工作解讀》與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)五個(gè)不準(zhǔn)（禁令）：領(lǐng)導(dǎo)間交流時(shí)不得插話(huà)；不參與領(lǐng)導(dǎo)之間的開(kāi)玩笑話(huà)題；不參與領(lǐng)導(dǎo)之間或領(lǐng)導(dǎo)與部門(mén)之間的宴請(qǐng)；領(lǐng)導(dǎo)布置工作時(shí)不得講條件；領(lǐng)導(dǎo)休息時(shí)不得打擾（特殊情況除外）。內(nèi)部處事常識(shí)《辦公室規(guī)范工作解讀》與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)安排領(lǐng)導(dǎo)工作：要達(dá)到神形兼?zhèn)涞木辰?，神到形可不到；處理好顯形與隱身的關(guān)系。

顯形：鞍前不越位隱身：馬后不掉隊(duì)內(nèi)部處事常識(shí)《辦公室規(guī)范工作解讀》與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)禁搞錯(cuò)位表現(xiàn)：在領(lǐng)導(dǎo)面前指責(zé)他人，等于打小報(bào)告；在領(lǐng)導(dǎo)面前指責(zé)同事，等于批評(píng)辦公室主任；在辦公室主任面前指責(zé)同事，等于界線(xiàn)沒(méi)分清。當(dāng)著領(lǐng)導(dǎo)面立刻貫徹領(lǐng)導(dǎo)布置的工作。

內(nèi)部處事常識(shí)《辦公室規(guī)范工作解讀》與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)參考意見(jiàn)：與領(lǐng)導(dǎo)同行時(shí)，你的站位——

上樓：領(lǐng)導(dǎo)在前，你在后；下樓：你在前，領(lǐng)導(dǎo)在后；上車(chē)：下車(chē)：

向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，要敢說(shuō)話(huà)、會(huì)說(shuō)話(huà)；適度掌握領(lǐng)導(dǎo)的“三圈”——個(gè)人的餐飲習(xí)慣；個(gè)人的文體項(xiàng)目習(xí)慣；個(gè)人家庭的身體及工作狀況。

內(nèi)部處事常識(shí)《辦公室規(guī)范工作解讀》請(qǐng)辦公室主任放心為主任出謀劃策，提出工作思路。

請(qǐng)主任答題不及格；請(qǐng)主任做判斷題及格；請(qǐng)主任做選擇題良好；分擔(dān)主任的工作優(yōu)秀。要能干、肯干、巧干；不提倡