以件為單位檔案整理培訓(xùn)課件

銅仁學(xué)院文書檔案整理培訓(xùn)主講人：胡麗娟（組織部檔案綜合科）聯(lián)系方式：5222327文書檔案整理的依據(jù)—《歸檔文件整理規(guī)則》最大的特點(diǎn)：以“件”代“卷”文書檔案相關(guān)概念.“歸檔文件”的含義：《規(guī)則》指出“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料”歸檔范圍指導(dǎo)思想：以我為主，突出重點(diǎn)歸檔范圍

在實(shí)際的操作中我們應(yīng)該注意以下方面的問題：1.全院性、綜合性的文件材料由院黨委辦公室和院長辦公室負(fù)責(zé)整理歸檔。其余按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)相應(yīng)對其文件材料進(jìn)行整理和歸檔。2.立卷歸檔涉及多個(gè)部門的大類，由一個(gè)或幾個(gè)主要職能部門歸口負(fù)責(zé)，其它部門密切配合進(jìn)行。歸檔范圍人事檔案：1.學(xué)歷學(xué)位材料2.評審（考試）專業(yè)技術(shù)職稱和聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)工作中形成的有關(guān)材料3.創(chuàng)造發(fā)明、科研成果鑒定材料，各種著作、譯著和在重要刊物上發(fā)表的獲獎(jiǎng)?wù)撐幕蛴兄卮笥绊懙恼撐牡饶夸?.黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料、加入民主黨派的有關(guān)材料5.表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動中形成的有關(guān)材料歸檔范圍人事檔案歸檔要求：1.歸檔的人事檔案材料必須手續(xù)完備、齊全、真實(shí)、文字清楚、對象明確，寫明承辦單位及時(shí)間。凡規(guī)定應(yīng)由組織審查蓋章的，須有組織蓋章，應(yīng)由本人簽名的，須有本人簽名2.歸檔的人事檔案材料一般為原件。如因特殊原因，可以收集復(fù)印件，但復(fù)印件必須經(jīng)單位與原件核對（一定要看到原件）審查，并注明“復(fù)印原件”等字樣，加蓋公章（章須是縣級或縣級以上機(jī)構(gòu)的章）后移交（學(xué)歷學(xué)位除外，學(xué)歷學(xué)位材料須由人事處審核）歸檔范圍人事檔案歸檔要求：3.歸檔材料必須統(tǒng)一使用A4規(guī)格的辦公用紙.4.歸檔時(shí)間：由兼職檔案人員統(tǒng)一收集，與文書檔案一起移交。5.移交歸檔時(shí)應(yīng)填寫《銅仁學(xué)院人事檔案材料移交登記表》目錄。歸檔文件整理的具體步驟和方法一、收集1.隨辦隨歸“辦”是指辦理完畢，“歸”是指整理后歸入檔案盒。2.按照收發(fā)文件登記簿進(jìn)行補(bǔ)充一、收集在檢查過程中出現(xiàn)的問題：（1）材料收集不完整，歸檔范圍不明確（2）歸檔文件材料不規(guī)范，該領(lǐng)導(dǎo)簽字的應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)簽字，該部門蓋章的應(yīng)有部門印章。但一些部門的文件或表格既沒有領(lǐng)導(dǎo)簽字，也沒有部門印章。歸檔文件整理的具體步驟和方法歸檔文件整理的具體步驟和方法二、件內(nèi)文件的排序與裝訂（一）歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂（以自然“件”為一件）

文件裝訂的方法可以采用不銹鋼訂書針或三孔一線用棉線進(jìn)行訂的方式，不使用膠水粘貼或是塑料裝訂物進(jìn)行裝訂，不能用普通的訂書針進(jìn)裝訂，這種方式是完全不符合檔案裝訂標(biāo)準(zhǔn)的歸檔文件整理的具體步驟和方法二、件內(nèi)文件的排序與裝訂（二）復(fù)合件的排列方法1.正本在前，定稿在后；2.正文在前，附件在后；3.原件在前，復(fù)制件在后；4.轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；5.請示與批復(fù)作為一件時(shí)，批復(fù)在前，請示在后；6.不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后；漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；原文在前，譯文在后；

歸檔文件整理的具體步驟和方法三、分類我們目前選擇的分類法是：年度-保管期限復(fù)試分類法。即先將歸檔案文件按年度分類，再在每個(gè)年度下按保管期限分類。在檢查中有出現(xiàn)以下方面的問題：1.如在檢查2013年度的歸檔文件時(shí)，里面出現(xiàn)了2012年的文件材料，這是不規(guī)范的。2.沒有嚴(yán)格按照銅仁學(xué)院院政發(fā)[2014]29號文件《銅仁學(xué)院各二級學(xué)院(系)、各部門檔案材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》劃分保管期限，如本應(yīng)該是永久的，卻歸為30年，該是30年的卻歸為永久等等。歸檔文件整理的具體步驟和方法三、分類按年度分類時(shí)應(yīng)注意以下幾個(gè)問題。1.當(dāng)文件有多個(gè)時(shí)間特征時(shí)當(dāng)文件有多個(gè)時(shí)間特征時(shí)，一般按文件簽發(fā)日期（即落款日期）判定文件所屬年度。如：1995年形成的《1996-1997年工作計(jì)劃》應(yīng)歸入1995年度。1997年形成的《1996年機(jī)關(guān)工作的總結(jié)》，應(yīng)歸入1997年；1998年制定、1999年生效的法律法規(guī)文件，應(yīng)歸入1998年。2.跨年度形成的文件這樣的文件一般在辦結(jié)年度歸檔，分類時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)年度。如1998年、1999年兩個(gè)年度的會議形成的文件材料，統(tǒng)一在閉幕年，即1999年整理歸檔，分類時(shí)這些文件材料都?xì)w入1999年度。歸檔文件整理的具體步驟和方法四、文件的排序件與件之間的排序方法1.以同一“事由”的相關(guān)文件排列在一起。2.一般將綜合性工作形成的文件材料排在前面，具體業(yè)務(wù)工作形成的文件材料排在后面3.會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件材料應(yīng)按照重要程度集中排列。歸檔文件整理的具體步驟和方法五、歸檔文件的編號件號：即文件的排列順序號。件號應(yīng)在同一年度內(nèi)、同一保管期限內(nèi)從“1”開始逐件流水編號。例如，辦公室2013年形成的永久、長期、短期3個(gè)保管期限的歸檔文件，編號后形成3個(gè)流水號，即永久的從“1”開始編一個(gè)流水件號，長期（30年）的從“1”開始編一個(gè)流水件號，短期(10-15年)的也從“1”開始編一個(gè)流水件號。歸檔文件整理的具體步驟和方法五、歸檔文件的編號件號的填寫：文件編號應(yīng)該是逐件進(jìn)行編號，并用鉛筆將件號填寫在文件的左上角（檔案整理規(guī)定右上角要用于蓋歸檔章，及填寫相關(guān)內(nèi)容）歸檔文件整理的具體步驟和方法五、歸檔文件的編號在以往的檢查中出現(xiàn)有關(guān)編號的問題：1.有的部門盒號和件號編號比較混亂。出現(xiàn)不區(qū)分保管期限，不管是永久還是長期，件號都從1連到尾，盒號也直接從1連到尾；有的區(qū)分了保管期限，但每一盒的件號都從1號起號，而沒有把相同保管期限的件號連續(xù)編號。2.一些部門出現(xiàn)有的文件沒有編號的情況，或編號較亂，有的寫錯(cuò)了直接在文件上面用碳素筆涂改，使件號不清。件號寫錯(cuò)后應(yīng)該用橡皮擦擦掉重新進(jìn)行標(biāo)號。歸檔文件整理的具體步驟和方法六、編制歸檔文件目錄編目應(yīng)以“件”為單進(jìn)行，在目錄中一件也只體現(xiàn)為一條條目。如來文與復(fù)文作為一件時(shí)，在歸檔文件目錄中只對復(fù)文進(jìn)行編目，通過檢索復(fù)文來實(shí)現(xiàn)對相應(yīng)來文的查找。歸檔文件目錄主要包括：件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等。歸檔文件整理的具體步驟和方法

銅仁學(xué)院歸檔文件目錄銅仁學(xué)院歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注歸檔文件整理的具體步驟和方法六、編制歸檔文件目錄4.題名：即文件標(biāo)題。

如“XX省教育廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)教育部〔2012〕2號文件的通知”，應(yīng)重?cái)M題名為“[XX省教育廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《國家教育部關(guān)于加強(qiáng)學(xué)籍管理的幾點(diǎn)意見》的通知]”；歸檔文件整理的具體步驟和方法六、編制歸檔文件目錄4.題名：即文件標(biāo)題。

會議記錄需擬題名時(shí)，應(yīng)寫明會議的時(shí)間和主要內(nèi)容。此外，有些歸檔文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，或者附件是正文的重要補(bǔ)充和說明，在這種情況下，如將正件、附件作為一個(gè)整理單位（件），應(yīng)在正件題名后抄錄附件題名，外加“（）”號，如“關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我院治安管理的決定（附：銅仁學(xué)院治安管理?xiàng)l例）”歸檔文件整理的具體步驟和方法六、編制歸檔文件目錄5.日期：即文件的形成日期（或生效日期）。填寫時(shí)應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明年、月、日，如2012年9月11日，標(biāo)準(zhǔn)格式為20120911；2012.9.11或2012.09.11等都不規(guī)范。注：當(dāng)幾份文件作為一件時(shí)，應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn)歸檔文件整理的具體步驟和方法六、編制歸檔文件目錄6.頁數(shù)：以件為單位填寫總頁數(shù).統(tǒng)計(jì)頁數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計(jì)。

在以往的檢查中出現(xiàn)的問題：1.

在目錄中錄入文件的頁數(shù)時(shí)，與文件的實(shí)際頁數(shù)不相符。2.頁號格式填寫有誤，在對文件目錄中頁數(shù)的錄入時(shí)，是多少頁就填寫多少頁，如文件為38頁就填寫成38，而不能寫成1-38頁。歸檔文件整理的具體步驟和方法六、編制歸檔文件目錄7.備注：備注項(xiàng)用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等等。歸檔文件整理的具體步驟和方法編制目錄須注意的事項(xiàng)：1、目錄格式，歸檔文件目錄用紙為A4豎式，上邊距為25mm,左邊距為25mm,右邊距為18mm,下邊距為15mm。表頭“銅仁學(xué)院歸檔文件目錄”字樣統(tǒng)一為1號宋體，“件號”等七項(xiàng)統(tǒng)一為小4號宋體加黑，所填內(nèi)容統(tǒng)一為5號宋體；行高及行數(shù)應(yīng)視“題名”長度而定（一般為45cm-50cm）。

2、文件電子目錄應(yīng)該是excel版本的，而不能用word版本

3、每一盒檔案應(yīng)該裝有本盒的文件目錄，并且每張目錄表都應(yīng)該有表頭。（有的會出現(xiàn)檔案盒內(nèi)只有第一張表有表頭，其余表都沒有表頭的情況）歸檔文件整理的具體步驟和方法編制目錄須注意的事項(xiàng)：4、目錄中的日期格式應(yīng)該是八位數(shù)，如如2014年4月25日，錄入時(shí)應(yīng)該是20140425，2014.04.25、2014.4.25等等都是不正確的。5、文件目錄應(yīng)將目錄中的所有內(nèi)容完全顯現(xiàn)出來，如圖1-1就屬于不規(guī)范的情況歸檔文件整理的具體步驟和方法編制目錄須注意的事項(xiàng)6.文件目錄應(yīng)該與檔案盒內(nèi)的文件一一對應(yīng).文件目錄應(yīng)該與檔案盒內(nèi)的文件一一對應(yīng)。不能出現(xiàn)目錄表中有文件，但盒內(nèi)中卻沒有實(shí)體文件，并且在文件目錄表中也沒有備注缺件的情況；或是盒內(nèi)實(shí)體中有文件，但目錄中沒有該文件的目錄等等。歸檔文件整理的具體步驟和方法七、裝盒

文件整理完畢后，應(yīng)進(jìn)行裝盒，并附上卷內(nèi)文件目錄和備考表，備考表中該填寫的內(nèi)容應(yīng)填寫完畢，本部門分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對所整理的文件材料進(jìn)行檢查并在備考表上簽字。歸檔文件整理的具體步驟和方法八、檔案盒脊背填寫

文件材料整理裝訂裝盒后，應(yīng)對檔案盒的脊背逐項(xiàng)進(jìn)行填寫，檔案盒脊背包括的內(nèi)容有，全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號，除全宗號外，所有的內(nèi)容必須填寫，不得缺項(xiàng)。

文書檔案整理流程圖案卷質(zhì)量的總體要求1.各門類檔案總的質(zhì)量要求是：遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)考慮和區(qū)分文件材料的不同保管價(jià)值，使案卷便于保管與利用。2.卷內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映我院教學(xué)、科研和管理活動的內(nèi)容，手續(xù)完備，制作和書寫材料利于長期保存。

案卷質(zhì)量的總體要求3.確定文件材料的保管價(jià)值，要根據(jù)學(xué)院工作需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需要，準(zhǔn)確進(jìn)行判斷：（1）凡反映學(xué)院主要職能活動和基本歷史面貌，對學(xué)院、國家建設(shè)、歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的，列為永久保管；

（2）凡反映學(xué)院一般工作活動，在長時(shí)期內(nèi)對學(xué)院和社會有查考利用價(jià)值的，列為長期保管；（3）凡在短時(shí)期內(nèi)對學(xué)院工作有查考價(jià)值的，列為短期保管。案卷質(zhì)量的總體要求4.上級發(fā)來的文電，除少數(shù)直接針對本院并要執(zhí)行的重要文件應(yīng)當(dāng)永久保管外，其余多數(shù)為長期、短期保管。5.要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡模糊的應(yīng)復(fù)制與原件放在一起，不是中文的文件材料應(yīng)有翻譯件附后。6.原則上不能使用復(fù)印件歸檔（若使用復(fù)印件必須要有復(fù)印原件出處單位公章）。歸檔的時(shí)間和手續(xù)（一）學(xué)院黨群、行政、教學(xué)輔助部門，應(yīng)在次年六月底前將上一年度形成的文件材料歸檔。各教學(xué)系應(yīng)在當(dāng)年12月底前將上學(xué)年度形成的文件材料歸檔。（二）各系畢業(yè)生成績總表和畢業(yè)照片（分班級），應(yīng)在畢業(yè)生離校后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（三）移交和接收檔案必須嚴(yán)格履行手續(xù)，填寫移交清冊，一式兩份，寫，卷內(nèi)文件頁數(shù)，盒數(shù)，移交時(shí)間，交接雙方要簽名蓋章謝謝用你的責(zé)任和細(xì)心，譜寫安全的永恒旋律。。7月-237月-23Sunday,July23,2023品質(zhì)改善,我們需要全員參與。08:22:1608:22:1608:227/23/20238:22:16AM愛惜物料，重視品質(zhì)，合理規(guī)劃，標(biāo)識清晰。7月-2308:22:1608:22Jul-2323-Jul-23落實(shí)拜訪，本周破零，活動管理，行銷真諦。08:22:1608:22:1608:22Sunday,July23,2023車輪一轉(zhuǎn)想責(zé)任，油門緊連行人命。7月-237月-2308:22:1608:22:16July23,2023勤儉節(jié)約、愛護(hù)公物；以廠為家，共同發(fā)展。2023年7月23日8:22上午7月-237月-23安全就是節(jié)約，安全就是生命。23七月20238:22:16上午08:22:167月-23品質(zhì)管制人人做，優(yōu)良品質(zhì)要提高。七月238:22上午7月