檔案存檔借閱管理制度

檔案存檔借閱管理制度一、制度目的為了規(guī)范和管理公司檔案的存儲、借閱和歸檔工作，保障檔案信息的安全性、完整性和可追溯性，確保檔案工作的合法性和規(guī)范性，制定本檔案存檔借閱管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門和人員。所有涉及到公司檔案管理的工作均需遵守本制度的相關(guān)規(guī)定。三、檔案管理的基本要求電子檔案和紙質(zhì)檔案均需存放在檔案庫內(nèi)，檔案庫需裝設(shè)相應(yīng)的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，同時要保證環(huán)境的恒溫、恒濕等條件。同一部門不得將檔案隨意借出，對于涉及到外借的檔案，需經(jīng)過上級領(lǐng)導(dǎo)同意并簽署檔案借閱證明書。借閱檔案需填寫借閱申請表，并在檔案管理員的陪同下進行，填寫借閱記錄，如發(fā)現(xiàn)損毀、遺失等情況，需及時向主管部門和檔案室報告。對電子檔案的存儲需定期備份，并設(shè)置合理的檔案命名及目錄結(jié)構(gòu)，避免數(shù)據(jù)丟失和混亂。重要檔案需裝訂，加上封面及檔案目錄，并在檔案室進行統(tǒng)一編號和歸檔。四、檔案借閱管理的流程1.申請流程用戶向主管部門申請借閱檔案。主管部門審批同意，簽署檔案借閱證明書。檔案管理員審核借閱申請表，確認證明書信息的真實性。檔案管理員安排借閱時間，填寫借閱記錄，陪同用戶進行檔案借閱。2.歸還流程用戶歸還檔案時，檔案管理員核對檔案內(nèi)容是否完整，如有損毀或遺失需報告主管部門并補交相應(yīng)的費用。檔案管理員修改借閱記錄，更新歸還時間。對于仍需借閱的檔案，用戶需在規(guī)定時間內(nèi)再次申請借閱。對于已經(jīng)無需借閱的檔案，需經(jīng)過檔案主管部門同意后進行歸檔處理。3.檔案管理的保密制度對于涉及到公司商業(yè)機密和個人隱私的檔案，需設(shè)置權(quán)限和保密級別，并在檔案借閱證明書中進行明確說明和提示。對于有盜竊、篡改或泄露檔案行為的人員，將依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)進行追究責任。各級領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員需要嚴格遵守公司保密制度，確保檔案信息的安全性和保密性。五、檔案室管理人員職責負責檔案存儲、整理、歸檔、借閱、銷毀等工作。制定和修訂檔案管理制度及操作規(guī)程。監(jiān)督和檢查各部門檔案管理的工作。協(xié)助主管部門解決涉及到檔案管理問題。六、制度執(zhí)行與調(diào)整各部門和人員在執(zhí)行本制度時，需認真遵守各項規(guī)定，確保檔案工作的規(guī)范性和合法性。對于本制度的不足和缺陷，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)部門反饋建議，并根據(jù)具體情況進行修改和完善。七、附則本制度通過公司領(lǐng)導(dǎo)