會(huì)務(wù)服務(wù)方案報(bào)告

會(huì)務(wù)服務(wù)方案報(bào)告

會(huì)議服務(wù)方案隨著物業(yè)管理專業(yè)化和物業(yè)服務(wù)需求的多元化發(fā)展趨勢(shì)，會(huì)議服務(wù)需求逐漸增多。我們公司通過發(fā)揮自身專業(yè)優(yōu)勢(shì)，深入挖掘會(huì)務(wù)服務(wù)需求，規(guī)范會(huì)務(wù)接待行為，統(tǒng)一會(huì)務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提高會(huì)務(wù)服務(wù)水平，為參會(huì)者創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境。我們的基本原則是專業(yè)化、人性化和信息化。會(huì)務(wù)服務(wù)應(yīng)向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，以提高會(huì)務(wù)服務(wù)的質(zhì)量。在提供相應(yīng)的服務(wù)時(shí)，我們應(yīng)以“以人為本”為出發(fā)點(diǎn)，為服務(wù)對(duì)象提供特色服務(wù)和個(gè)性化服務(wù)。我們應(yīng)充分利用信息技術(shù)，提升會(huì)務(wù)服務(wù)的效率和質(zhì)量。在選聘會(huì)務(wù)服務(wù)人員時(shí)，我們主要考慮受教育程度、實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)和技能、身高和形象、溝通表達(dá)和應(yīng)變能力以及其他行為素質(zhì)等方面。我們的會(huì)務(wù)人員培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)務(wù)管理和會(huì)務(wù)服務(wù)的理論知識(shí)、保密制度、會(huì)務(wù)服務(wù)人員儀表、儀態(tài)、操作技能、心理素質(zhì)以及應(yīng)對(duì)常見會(huì)務(wù)突發(fā)事件等方面。培訓(xùn)方式可以利用組織制定的服務(wù)手冊(cè)，聘請(qǐng)教師授課，聘請(qǐng)專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，組織內(nèi)部指導(dǎo)以及定期進(jìn)行演練和考試等。在會(huì)務(wù)服務(wù)操作規(guī)程方面，我們需要進(jìn)行需求確認(rèn)，設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)問卷以引導(dǎo)會(huì)議主辦方更準(zhǔn)確地提出會(huì)務(wù)需求，并對(duì)會(huì)務(wù)需求進(jìn)行書面登記并與會(huì)議主辦方確認(rèn)。根據(jù)確認(rèn)的服務(wù)需求，我們需要對(duì)會(huì)務(wù)服務(wù)進(jìn)行全面的策劃，制定實(shí)施方案，包括職責(zé)分工、時(shí)間安排、場(chǎng)地安排、會(huì)務(wù)用品及硬件設(shè)施配備、突發(fā)事件應(yīng)對(duì)措施以及會(huì)議秩序和安全等。在會(huì)前準(zhǔn)備方面，我們需要將會(huì)務(wù)服務(wù)過程中可能涉及的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，以保證每項(xiàng)服務(wù)內(nèi)容都能在合理范圍內(nèi)滿足經(jīng)確認(rèn)的需求。這些服務(wù)內(nèi)容包括布置導(dǎo)引、布置簽到、布置橫幅與大背景、檢查會(huì)議用桌、椅、主席臺(tái)布置、座位格局和座次安排以及布置臺(tái)布等。A.2.4.2在拐彎或上下臺(tái)階時(shí)，應(yīng)該回頭向賓客示意并說“請(qǐng)小心”。A.2.4.3引領(lǐng)客人時(shí)，應(yīng)該使用禮貌用語，例如“請(qǐng)這邊走”、“請(qǐng)往里走”等。A.2.4.4送行時(shí)，應(yīng)該站在賓客的后方，距離約半步。會(huì)務(wù)服務(wù)人員可以參考圖A.4進(jìn)行指引。參考學(xué)習(xí)資料：請(qǐng)見WORD整理版。面部應(yīng)該保持自然親切的微笑。使用規(guī)范用語“您好”、“請(qǐng)”、“謝謝”、“對(duì)不起”、“再見”。參考學(xué)習(xí)資料：請(qǐng)見WORD整理版。7、會(huì)務(wù)服務(wù)需求確認(rèn)：會(huì)務(wù)服務(wù)需求確認(rèn)表會(huì)議類型：□座談會(huì)□報(bào)告會(huì)□開/閉幕式□演出□受聘儀式□其他（請(qǐng)注明）（）會(huì)議日期：年月日會(huì)議時(shí)間：上午：（:）～（:）下午：（:）～（:）晚上：（:）～（:）會(huì)議地點(diǎn)：參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)：參會(huì)人數(shù)：1、是否需要預(yù)留貴賓車位；貴賓專車：□是（請(qǐng)注明車位數(shù)量）位路線（重大接待）：□否路線：出發(fā)點(diǎn)：（）2、參觀路線：途經(jīng)：（）終點(diǎn)：（）1、是否需要增加安保力量？（物業(yè)組織內(nèi)調(diào)配）□是（請(qǐng)注明需要的人數(shù)）2、是否需要特別安保工作事項(xiàng)：（請(qǐng)注明）□否3、會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后是否需要特別安保要求？□是（請(qǐng)注明）□否4、參會(huì)人員是否需要憑證件入場(chǎng)？□是（請(qǐng)注明保密內(nèi)容）□否5、是否有保密要求？□是（請(qǐng)注明）□否設(shè)施設(shè)備：1、是否需要大功率電源？□是（請(qǐng)注明電壓負(fù)荷）伏電源連接線：（）條通往樓層：（）2、是否需要使用專梯？□是□否3、會(huì)議期間是否需要音樂？□是（請(qǐng)注明使用時(shí)間）□否4、是否需要使用投影？□是（請(qǐng)注明使用時(shí)間）□否5、是否需要錄音筆？□是□否會(huì)務(wù)服務(wù)需求確認(rèn)表（續(xù)）設(shè)施設(shè)備：1、是否需要視頻會(huì)議系統(tǒng)？□是□否2、是否有外賓參加？□是（請(qǐng)注明數(shù)量和使用語言）□否3、是否需要預(yù)留宣傳牌？□是□否4、是否需要協(xié)助制作和懸掛橫幅？□是（請(qǐng)注明橫幅內(nèi)容和擺放時(shí)間）□否5、是否需要協(xié)助制作和懸掛大背景？□是（請(qǐng)注明背景主題、尺寸和懸掛位置）□否會(huì)務(wù)服務(wù)需求確認(rèn)表類別項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議桌花數(shù)量（）是否擺放會(huì)議臺(tái)花特別需求□是（）□否環(huán)境類會(huì)議盆花數(shù)量（）綠色植物種類：數(shù)量：（）位置：（）其他備注確認(rèn)簽字：日期：核對(duì)人：會(huì)場(chǎng)布置相關(guān)要求：A.3座席牌A.3.1宜選擇三角形座席牌，一般長(zhǎng)15～20厘米，寬7.5～10厘米，雙面展示。A.3.2座席牌字體格式統(tǒng)一、大小合理。A.3.3根據(jù)座次要求安排擺放座席牌。座席牌擺放要求場(chǎng)合擺放要求貴賓廳距沙發(fā)扶手前緣5～6厘米處擺放，距麥克風(fēng)右側(cè)3～4厘米、距客人座位桌邊5厘米—6厘米圓桌會(huì)議室靠近麥克風(fēng)右側(cè)3～4厘米、距離客人座位桌邊50厘米—60厘米處擺放報(bào)告廳/禮堂離客人座位桌邊50厘米—60厘米處擺放，參見圖C.1報(bào)告廳/禮堂座席牌擺放示意圖A.4麥克風(fēng)A.4.1擺放要求A.4.1.1對(duì)于有線麥克風(fēng)，麥頭高度距桌面20厘米；鼠標(biāo)有線麥距離桌邊20厘米擺放。A.4.1.2對(duì)于無線麥克風(fēng)（使用麥克風(fēng)架）：高度距離桌面20厘米，麥架距離演講人20厘米。具體擺放要求可參見圖C.2麥克風(fēng)擺放示意圖A.4.1.3多人使用麥克風(fēng)時(shí)，主持人、主講人或最高領(lǐng)導(dǎo)位置應(yīng)固定擺放一個(gè)麥克風(fēng)。4.2電池管理根據(jù)電池充電計(jì)算公式（電池容量除以充電電流），無線麥克風(fēng)每次充電時(shí)間為10-12小時(shí)。電池的一般使用期限為一年。電池應(yīng)存放在干燥涼爽的地方。A.4.3其他有線麥克風(fēng)應(yīng)在音響關(guān)閉后卸除。無線麥克風(fēng)使用完畢后應(yīng)及時(shí)卸除內(nèi)部電池。A.5記錄紙、筆宜選用80g的A4紙3張作為記錄紙。如果桌子鋪有桌布，則需要加厚到5張或加寫字板。宜選用HB鉛筆或黑色簽字筆作為記錄筆。會(huì)議資料與記錄紙應(yīng)擺放在一起。宜配備兩支記錄筆，記錄筆應(yīng)擺放在記錄紙的右側(cè)或記錄紙上，與記錄紙成30度角，筆尖朝前。A.6飲用水宜選擇350毫升或550毫升瓶裝飲用水。飲用水應(yīng)擺放在標(biāo)識(shí)統(tǒng)一面向客人、成直線、靠近茶杯的左側(cè)（無茶杯的，距離客人右側(cè)12~15厘米處）擺放。貴賓廳應(yīng)配備玻璃杯。A.7長(zhǎng)條桌當(dāng)長(zhǎng)條桌與正門正對(duì)時(shí)，會(huì)議座位安排參見圖E.1。當(dāng)長(zhǎng)條桌與正門側(cè)對(duì)時(shí)，會(huì)議座位安排參見圖E.2。A為客方（或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)），B為主方。A.8沙發(fā)席與外賓會(huì)談時(shí)，會(huì)議座位安排參見圖E.3。與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)座談時(shí)，會(huì)議座位安排參見圖E.4。A為主方，B為客方。A.9圓桌會(huì)議圓桌會(huì)議是一種平等、對(duì)話的協(xié)商會(huì)議形式，旨在體現(xiàn)參加各方地位平等，其座次安排一般無主次之分。A.10設(shè)備調(diào)試燈光調(diào)試應(yīng)進(jìn)行。在檢查燈光效果時(shí)，應(yīng)逐個(gè)開關(guān)燈盞，特別是主席臺(tái)燈光，在開放投影時(shí)要檢查其照明效果，同時(shí)還要檢查燈光對(duì)主席臺(tái)人員的照射。確保燈盞無損，亮度與顏色協(xié)調(diào)一致。音響調(diào)試需要提前1小時(shí)打開，并將所有有關(guān)的音響設(shè)備連接。抖動(dòng)連接線與移動(dòng)底座，搖動(dòng)麥克風(fēng)接口，測(cè)試音箱與麥克風(fēng)接口處，測(cè)試聲音是否正常。逐個(gè)調(diào)試麥克風(fēng)音量，以不同位置、最遠(yuǎn)的距離可以聽清、并感覺音量適中為準(zhǔn)；檢查麥克風(fēng)電池電量及備用電池情況。對(duì)于無線麥克風(fēng)，應(yīng)在會(huì)議室每個(gè)音箱試音，確保其工作正常。在投影調(diào)試時(shí)，需要檢查電腦是否兼容，不兼容時(shí)可嘗試設(shè)置電腦的分辨率或更換電腦加以解決。確保投影無花屏、抖動(dòng)、聲響等影響投影效果的現(xiàn)象。激光筆調(diào)試需要確保激光筆電池電量充足，使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將電池拆除。確保激光筆上下?lián)Q頁鍵與光束正常，保證激光筆在10米范圍內(nèi)可正常使用。在空調(diào)調(diào)試時(shí)，會(huì)議室內(nèi)溫度高于26℃時(shí)，宜開啟空調(diào)；溫度低于26℃時(shí)，可根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況及視要求開啟空調(diào)。會(huì)議開始前30分鐘打開空調(diào)，將溫度調(diào)控在26℃。未開啟空調(diào)時(shí)，應(yīng)打開新風(fēng)機(jī)。LED顯示屏調(diào)試需要注意電源開關(guān)順序，打開LED顯示屏?xí)r先打開主控計(jì)算機(jī)，后打開LED顯示屏；關(guān)閉LED顯示屏?xí)r先關(guān)閉LED顯示屏，后關(guān)閉計(jì)算機(jī)。打開計(jì)算機(jī)時(shí)，待計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)進(jìn)入主控軟件后，方可打開LED顯示屏電源，避免在全白屏幕狀態(tài)下開啟LED顯示屏。不應(yīng)在LED顯示屏主控計(jì)算機(jī)沒有進(jìn)入控制軟件等程序、未通電、或主控制部分電源未打開的情況下開啟LED。如果LED顯示屏屏體部分出現(xiàn)一行非常亮的區(qū)域，不應(yīng)長(zhǎng)時(shí)間打開LED顯示屏，應(yīng)注意及時(shí)關(guān)閉顯示屏電源。如果LED顯示屏的電源出現(xiàn)開關(guān)頻繁跳閘時(shí)，應(yīng)及時(shí)檢查L(zhǎng)ED顯示屏屏體或更換電源開關(guān)。根據(jù)LED顯示屏的屏體和控制部分所處的環(huán)境情況，我們需要避免蟲咬。如果有必要，我們可以放置防鼠藥來防止此類問題的發(fā)生。B.在安裝LED顯示屏?xí)r，需要對(duì)安裝地點(diǎn)進(jìn)行評(píng)估，以確保其能夠承受重量和風(fēng)壓。同時(shí)，還需要考慮到電力和通訊接口的供應(yīng)問題。在安裝LED顯示屏之前，我們需要對(duì)安裝地點(diǎn)進(jìn)行評(píng)估，以確保它能夠承受重量和風(fēng)壓。此外，我們還需要考慮電力和通訊接口的供應(yīng)問題。C.在日常維護(hù)中，我們需要定期清潔LED顯示屏的屏體和控制部分，以確保其正常運(yùn)行。同時(shí)，我們也需要檢查電纜和連接器的狀態(tài)，以防止故障的發(fā)生。在日常維護(hù)中，我們需要定