企業(yè)公司驗收與保管制度

制度名稱驗收與保管制度制度編號受控狀態(tài)執(zhí)行部門監(jiān)督部門生效日期第1章總則第1條目的為加強對存貨驗收與保管的控制與管理，維護存貨的安全與完整，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司的實際情況，特制定本制度。第2條范圍本制度適用于公司存貨驗收與保管的相關(guān)控制與管理工作。第3條職責分工1．倉儲部是存貨歸口管理部門，負責協(xié)助存貨驗收工作，辦理入庫手續(xù)，進行倉庫管理和存貨儲存管理等工作。2．采購部、質(zhì)檢部負責存貨數(shù)量、質(zhì)量等的驗收工作。3．財務(wù)部負責存貨結(jié)算、付款工作。第2章存貨驗收控制第4條公司對于外部購買的原材料等存貨，入庫前必須辦理驗收入庫手續(xù)。1．倉儲部人員、采購部人員根據(jù)采購訂單、入庫通知單上的物資信息，與供應(yīng)商提供的存貨核對是否一致，名稱、價格、數(shù)量、規(guī)格等如不一致，應(yīng)通知采購部相關(guān)人員處理。2．倉儲部人員檢查供應(yīng)商提供的材質(zhì)證明、合格證、運單、提貨通知單等原始單據(jù)。3．倉儲部人員檢查包裝完好程度，清點實物數(shù)量，質(zhì)檢人員對實物進行質(zhì)量檢查。4．物資經(jīng)過清點與檢查后，相關(guān)人員進行簽字驗收并填制《驗收單》，倉庫管理人員填制《外購存貨入庫單》，在物資外包裝處注明存貨編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等，并準備入庫。5．采購人員應(yīng)將《驗收單》、《外購物資入庫單》、合法的商業(yè)發(fā)票等相關(guān)資料送交財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。6．如有破損、受潮、變質(zhì)等情況，質(zhì)檢人員應(yīng)進行初步的損失預估，在物資包裝上貼不合格標簽，并在《驗收單》（如下表所示）上注明。驗收單編號：日期：年月日物資名稱規(guī)格批號數(shù)量采購日期到貨日期供應(yīng)商編號供應(yīng)商名稱檢驗記錄檢驗項目檢驗標準檢驗結(jié)果合格不合格備注總評□合格□不合格采購經(jīng)辦人檢驗員倉儲部驗收數(shù)量□足額□短缺7．倉儲部人員根據(jù)采購合同所規(guī)定的細則登記損失情況并辦理入庫手續(xù)或者拒絕入庫，由采購相關(guān)人員與供應(yīng)商協(xié)商處理。第5條公司自制的產(chǎn)成品、材料等入庫時需經(jīng)質(zhì)檢人員檢驗，通過后才可以作為存貨辦理入庫手續(xù)，倉儲部人員進行入庫登記并填制自制存貨臺賬。第6條對于采購后不直接入庫而發(fā)至使用現(xiàn)場的外購存貨，按公司規(guī)定采用適當?shù)姆椒ㄟM行檢驗并辦理出入庫手續(xù)。第7條對于已售商品的退貨入庫，倉儲部應(yīng)根據(jù)銷售部填寫的產(chǎn)品退貨憑證辦理入庫手續(xù)，經(jīng)批準后，對擬入庫的商品進行驗收。第3章存貨結(jié)算與付款第8條財務(wù)部按照公司付款、外購物資審批手續(xù)要求采購人員辦理好相關(guān)的審批，對采購人員提交的付款資料（訂貨單、采購合同、驗收報告、入庫單、合法的商業(yè)發(fā)票等）進行財務(wù)審核。第9條財務(wù)部重點審查存貨采購的審批手續(xù)是否齊全、單證是否完整、發(fā)票是否合法、金額是否正確、數(shù)量是否一致等，審核無誤后再辦理付款手續(xù)。第10條財務(wù)部及時、準確地編制記賬憑證并將支持性憑證（訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票等）附在記賬憑證的后面，每月應(yīng)根據(jù)記賬憑證準確、及時地記入“存貨”、“貨幣資金”、“應(yīng)付賬款”等分類明細賬中。第11條財務(wù)部定期與倉儲部進行賬賬核對，確保賬目正確。第12條財務(wù)部每月月底與供應(yīng)商進行貨款結(jié)算核對，考慮到買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時間差等因素，公司與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。第4章存貨驗收過程中的問題處理第13條對于實物已到但結(jié)算發(fā)票未到的外購存貨，每月月底倉儲部人員與財務(wù)部應(yīng)根據(jù)采購人員提供的資料（如采購合同等），及時辦理暫估入庫手續(xù)并在下月初及時沖回。第14條交貨數(shù)量超過“采購量”部分應(yīng)予退回，超過量較小的，倉儲部人員需詢問采購部經(jīng)辦人和部門負責人意見，同意入庫的辦理驗收入庫手續(xù)，并備注超交數(shù)量。第15條交貨數(shù)量未達訂購數(shù)量時，以補足為原則，倉儲部應(yīng)通知采購部聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商處，經(jīng)總經(jīng)理或主管副總同意的，可免予補交，但需附相關(guān)記錄說明。第16條緊急存貨交貨時，若倉儲部尚未收到入庫通知，倉儲部經(jīng)辦人員應(yīng)先洽詢采購部，確認無誤后，方可辦理驗收入庫手續(xù)。第5章存貨入庫與儲存第17條存貨進出庫需進行登記，倉儲部建立庫存臺賬，每日根據(jù)出入庫憑單及時登記核算，編報庫存日報和庫存月報。第18條裝卸、搬運存貨過程中要輕拿輕放，不可倒置，保證完好無損。第19條公司進行倉儲定位管理，將不同的存貨分類、分區(qū)管理。第20條倉儲部建立碼放位置圖、標記、存貨卡片，并置于明顯位置以便出入庫存取。存貨卡片上載明存貨名稱、編號、規(guī)格、型號、產(chǎn)地或廠商、有效期限、儲備定額等。第21條倉儲部注意倉庫的溫度與濕度，保持良好的通風，保持干燥、不潮濕。第22條倉庫內(nèi)需設(shè)有防水、防火、防盜等設(shè)施，倉庫管理人員需定期檢查與保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)故障及時維修排除，保證庫內(nèi)存貨的安全。第23條倉庫管理人員每日清掃并保持倉庫環(huán)境衛(wèi)生，做好防潮、防銹、防腐、防霉、防鼠、防蟲、防塵等各項工作，每次作業(yè)完畢要及時清理現(xiàn)場，保證庫容整潔。第24條考慮到效率與安全，公司制定倉庫作業(yè)時間，并保證各相關(guān)人員嚴格執(zhí)行。第25條倉庫管理人員需做好安全保衛(wèi)工作，嚴禁無關(guān)人員進入庫區(qū)。第26條公司建立健全出入庫登記制度，對因工作需要出入庫的人員、車輛按規(guī)定進行盤查和登記，簽收“出門證”或填寫“出入門證”。第27條夜間定時巡邏，提高警惕。第28條倉儲部