企業(yè)對文秘人員素質(zhì)的要求

企業(yè)文秘人員的職業(yè)素養(yǎng)與提升企業(yè)文秘人員作為管理工作的重要組成部份，在協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做好發(fā)展決策、市場運作、經(jīng)營管理及辦公室日常工作等方面，發(fā)揮著積極作用。在市場經(jīng)濟新形勢下，我國企業(yè)的經(jīng)營管理和決策遇到前所未有的復(fù)雜性、多變性、競爭性，這就對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的助手、參謀一一企業(yè)秘書提出了更高要求。這一講，重點從現(xiàn)代企業(yè)文秘人員的基本職業(yè)素養(yǎng)及素質(zhì)提升幾個方面探討。

一、關(guān)于文秘工作在許多人眼里，文秘人員就是打字員和辦事員，或者再具體點就是管理文件、起草文稿、對外聯(lián)絡(luò)、安排活動、把關(guān)堵漏、處理日常事務(wù)等等。但時代發(fā)展到今天，文秘人員秘書早已被潛在地劃分到行政管理的范圍之內(nèi)，成為白領(lǐng)階層。1、秘書工作的含義?！衩貢ぷ魇且环N社會職業(yè)●秘書工作是一種普遍性職業(yè)●秘書工作是一種以處理信息為主要工作內(nèi)容的腦力型職業(yè)●秘書工作是一種以領(lǐng)導(dǎo)工作為主要服務(wù)對象，以發(fā)揮參謀助手作用為主要服務(wù)形式的服務(wù)性職業(yè)。秘書職業(yè)的演化秘書是一個古老的職業(yè)，隨著文書的出現(xiàn)而產(chǎn)生。最早可以追溯到黃帝、堯舜時代。黃帝時設(shè)有史官，伴隨黃帝左右，專門記錄言行，以備忘、信守，倉頡、沮誦、孔甲等史官即是最早的文秘人員。堯時樹“華表木”讓百姓止書意見，指出過失，記錄之人即是文秘人員；舜時設(shè)九官以治天下，其中有“納言”一職，命一個叫龍的人擔(dān)任，不論白天晚上，隨時宣布舜發(fā)布的指令，并忠實匯報民情，這也是典型的文秘人員。國家建立后，統(tǒng)治者設(shè)置各種官職，賦予一定職權(quán)，其中就有秘書官職，如夏朝的太史令、國外的書吏、書記等。后來隨著分工越來越細，秘書工作也進一步細化，因而產(chǎn)生了秘書機構(gòu)。最早的秘書機構(gòu)是商末周初的太史寮，它以太史為長官，下隸小史、內(nèi)史、外史、御史等秘書，統(tǒng)稱“五史”。古代的文秘機構(gòu)主要是官府，上至丞相府、御史府、尚書房、軍機處，下至各級衙門，史官、師爺即是文秘人員。古代對秘書人員的選拔十分重視，秦朝時，史官的后代都被選送到專門學(xué)校學(xué)習(xí)讀寫，培養(yǎng)他們擬寫、處理公文的能力。漢朝時，對文秘人員開始考試錄用；到隋唐，科舉開辦，文秘人員的進入渠道更加廣闊。唐朝對文秘人員的要求很高的，要經(jīng)過書法、文理、判事能力、口才和相貌考試考核，要求入選者文化水平很高、工于書法、擅長寫作、嫻于辭令、能正確判斷公文，而且外表豐偉。到清代，軍機處選用軍機章京也有四個條件：第一，品德良好，相貌端正；第二年富力強；第三，字跡端正；第四，辦事敏捷，似文迅速，為人謹慎。這樣挑選出36人的軍機章京，處理龐大的王朝事務(wù)，其素質(zhì)之高、效率之高，實為歷代秘書官員之最。隨著工業(yè)革命的興起，秘書工作逐漸演化成一種社會職業(yè)，而且是滲透到社會各個行業(yè)的最廣泛的職業(yè)。從世界各國情況看，秘書群體大致可分為三大群體：政府機關(guān)秘書；企業(yè)秘書；私人秘書。一定的精通程度。不論辦公、信訪、住處處理或接待、會議組織等方面都應(yīng)該是一流水平。這是專才的體現(xiàn)。第二個層面：與此相關(guān)的某些知識和能力。第三個層面：屬于本人天賦、才能及原有的知識基礎(chǔ)和積累所形成的知能走向。也就是秘書個人的特長和愛好的發(fā)揮。秘書成才的特殊規(guī)律：要學(xué)會關(guān)于積累知識滲透、滾雪球式的自我積累方式，形成自己獨特的知識領(lǐng)域，不斷增長自己的才干，達到學(xué)海彼岸。一個秘書，只有把知識轉(zhuǎn)化為能力的時候，才是一個出色的秘書，否則即使?jié)M腹經(jīng)綸，也成不了一個稱職的秘書。綜合而言，一個秘書的知能結(jié)構(gòu)可以概括為：一知、二能、三養(yǎng)、四關(guān)、五技。一知，就是廣博的知識，其中包括基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識和輔助知識。二能，指秘書應(yīng)該具備的能力。其中包括應(yīng)用寫作能力、聽知能力和口語表達能力；三養(yǎng)，指秘書的修養(yǎng)，包括政治理論修養(yǎng)、黨性修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)’四關(guān)，指秘書具有正確處理人際關(guān)系的本領(lǐng)。五技指秘書具有掌握現(xiàn)代化辦公設(shè)備的先進技術(shù)。實現(xiàn)智能規(guī)范的途徑：文化程度的提升；科學(xué)管理的理論和方法；相應(yīng)的職業(yè)專門知識；也可以根據(jù)個人的條件，對其中一兩個方面作深入的鉆研，努力成為這方面的高手或?qū)＜?。四、秘書的工作藝術(shù)1、實務(wù)工作的藝術(shù)實務(wù)工作的藝術(shù)，是秘書處理事務(wù)的藝術(shù)。靈活地運用各種工作手段、工作技巧和工作方法，實現(xiàn)最優(yōu)的組織目標。比如，有的秘書工作起來有條不紊，處事有條有理，該辦的辦了，該抓的及時抓了，各負其責(zé)，各就各位，忙而不亂，整個機構(gòu)富有生機活力，而有的秘書雖然工作并不繁忙，但還是丟三拉四，辦事緩慢，拖拖拉拉，忙閑不均，整個機構(gòu)不能協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)，究其原因，其中之一就是實務(wù)工作臺的藝術(shù)有高下之分。實務(wù)工作的原則：客觀性原則；自知性原則；創(chuàng)造性原則；靈活性原則。實務(wù)工作的藝術(shù)：第一，通觀全局，統(tǒng)一籌劃。第二，抓主要矛盾，明確工作重點；第三，合理安排工作程序；第四，有機協(xié)調(diào)，綜合理事。統(tǒng)籌時間的藝術(shù)時間就是效率，有統(tǒng)籌時間的能力才能提高工作效率。如何統(tǒng)籌時間？第一，對自己的時間安排要有一個計劃，做到長計劃短安排。第二，把要做的工作按輕重緩急依次分類排隊；第三，根據(jù)工作任務(wù)的性質(zhì)使用時間；第四，找領(lǐng)導(dǎo)談話、請示匯報工作臺要建立事先約定時間的制度；第五，文章、講話要力求簡煉，少說空話套話；第六，珍惜人生有限時間，充分利用空余時間多讀一些好書。運用語言的藝術(shù)語言能反映一個人的思維能力、社交能力以及性格、風(fēng)度；可以說，口和筆都很笨拙的人，是不宜擔(dān)任秘書職務(wù)的。作為秘書，語言的有效性一般包括三種成分：一是語言的份量；二是語言的邏輯性；三是語言的幽默感。在一般情況下，秘書的話都被看作是對政策的權(quán)威解釋，而所用語言的份量剛關(guān)系到他人對政策、指令的理解。對于擔(dān)任秘書職務(wù)的人來說，要特別重視這個問題。為了使語言高度有效，秘書還應(yīng)學(xué)會合理地掌握講話的時機，知道在什么情況下，怎樣講才能產(chǎn)生最好的效果。話講多了就一般化了，空洞無力的話講得越多就越?jīng)]用，勤于講話，并不等于善于講話。善于講話的人吝惜自己的語言，不到火候不發(fā)表評論。要使自己的語言高度有效，還須讓語言帶上較強的邏輯性，形成內(nèi)在的力度。秘書作為政策的執(zhí)行者，還具備發(fā)言人的資格，對職責(zé)范圍內(nèi)的問題要進行說辯。還要具備說辯的藝術(shù)。秘書工作必然涉及交談的藝術(shù)：觀察；協(xié)調(diào)；追究；分析；結(jié)束。咨詢參政的藝術(shù)一是正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖；二是善于思考，培養(yǎng)預(yù)見能力；三是立足平時，認真做好積累資料工作；信息處理的藝術(shù)1）接收信息；2）記錄信息；3）整理信息；4）發(fā)出信息五、秘書的事務(wù)管理工作系統(tǒng)1、秘書與通訊工作1）電話接打；2）電傳；2、會務(wù)工作◎秘書在會務(wù)中的任務(wù)◎會務(wù)對秘書的要求機關(guān)事務(wù)管理1）環(huán)境管理；2）生活管理；3）財務(wù)管理4、秘書與旅行出差1）擬定計劃；2）準備資料與物品；3）購票與食宿5、秘書與社會交往1）名片管理；2）邀請與回復(fù)；3）娛樂；4）祝賀6）秘書與現(xiàn)代辦公基本技術(shù)：數(shù)據(jù)處理、文字處理、聲音處理、圖像處理、建立網(wǎng)絡(luò)、制作課件文秘人員的素質(zhì)和修養(yǎng)問題：

一是要具備較高的政治素質(zhì)

二是要具備較高的政策理論水平

三是要具備較強的綜合工作能力

四是要具備求真務(wù)實的思想品格

五是要有高度的法紀觀念

文秘人員的工作作風(fēng)和效率問題

（一）工作作風(fēng)

快速（說干就干，一鼓作氣）

準確

細致

嚴謹（對一件事情了解：時間、地點、人物、事件（要求）、原因、結(jié)果）

求實（切合實際）

勤奮（肯用功）

（二）工作效率

工作方法和藝術(shù)問題

1、提高兩級想問題，靠前一級抓落實

2、想好了再說，干完了再歇

3、匯報工作要勤快，請示工作要有建議

4、大事多請示，小事自處理（不犯上）

5、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事要及時讓領(lǐng)導(dǎo)知道進展情況

6、領(lǐng)導(dǎo)交辦的事要件件有著落、事事有回音

7、大事不過夜，急事不耽誤，要事不遺漏

8、會內(nèi)事不要會外講，醞釀事不要提前講，上面的事不要下去講，未公開的事不要到處講

9、領(lǐng)導(dǎo)氣話不要原本傳達，兩次請示要說明情況

10、提建議要爭取讓領(lǐng)導(dǎo)采納（窮盡外援，讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題，三條以上）

11、要隨時為領(lǐng)導(dǎo)減輕壓力，不要出難題（急領(lǐng)導(dǎo)所急想領(lǐng)導(dǎo)所想）

12、要有創(chuàng)新意識（不能按步就班，創(chuàng)新是發(fā)展的前提）

協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓工作落實問題

第一、要不斷強化抓落實的意識；

第二、要樹立抓落實的權(quán)威；

第三、要建立健全必要的制度；

第四、要養(yǎng)成良好的抓落實習(xí)慣：

一是養(yǎng)成惜字如金、反復(fù)斟酌的習(xí)慣；

二是養(yǎng)成明示落實時間和結(jié)果的習(xí)慣；

三是養(yǎng)成認真研讀上級重要文件的習(xí)慣；

四是養(yǎng)成主動協(xié)調(diào)配合的習(xí)慣。

第五、要爭