有效會議技巧培訓(xùn)教材PPT課件講義

有效會議技巧主要內(nèi)容單元一 會議和企業(yè)管理單元二 會議準(zhǔn)備單元三 會議技巧單元四 棘手情況和問題人物的處理學(xué)習(xí)目標(biāo)經(jīng)過本課程一天的學(xué)習(xí)，學(xué)員能夠：認(rèn)識工作會議是管理溝通的重要方式掌握會議中的角色及任務(wù)掌握會議三維圖要素及內(nèi)容運用5W1H技巧準(zhǔn)備會議運用會議任務(wù)、程序及人際技巧主持會議處理會議中棘手問題課堂紀(jì)律休息時間安排守時關(guān)閉干擾源OPENYOURMIND!先開一個會

ThingsinCommon議題：找出小組成員之間肉眼無法觀察到的16個共同點地點：XX會議室時間：8分鐘主持人：志愿者記錄人：志愿者闡述人：志愿者目的：幫助參會人員增進相互之間的了解；融洽團隊氣氛；促進未來溝通和關(guān)系的建立課前熱身回顧是什么行為和心態(tài)導(dǎo)致你們的討論結(jié)果用一個比喻形容參加會議的心情用一個比喻形容主持會議的心情單元一概述

單元二會議準(zhǔn)備

單元三會議技巧

單元四會議棘手情況和問題人物處理

行動計劃

摘

要單元一概述

對低效率會議的報怨

低效率會議的高成本

工作會議是管理方式的體現(xiàn)

會議的三維立體圖

會議角色及任務(wù)對低效率會議的抱怨

美國一項對高級管理人員的調(diào)查表明，人們不喜歡開會的原因有：跑題： 83%準(zhǔn)備不足： 77%低效率： 74%缺乏傾聽： 68%會議長度： 60%缺乏參與： 51%低效率會議的高成本研究表明：主管人員平均投入會議的時間為總工作時間的30%，高級管理人員甚至達到50%低效率會議掠奪你的時間每個會議均耗時X年均開會數(shù)量X會議有效率＝？你主持的低效率會議掠奪別人的時間低效率會議＝“犯罪”會議評估表

請用以下評估表測評你經(jīng)常主持的會議，并在符合你情況的描述項前打勾界定“會議”三人以上聚在一起展開有組織的討論有效達到明確目的會議和渠道溝通溝通渠道優(yōu)點缺點面談可以利用現(xiàn)場氣氛雙向溝通面子作用傳達范圍有限會議集思廣益可當(dāng)場看到對方的身體語言須事先準(zhǔn)備有可能出現(xiàn)混亂局面電話溝通方便雙向溝通可能誤解看不到非語言的反饋電子郵件費用低廉傳播范圍廣看不見非語言信息反饋慢正式文件完整全面可以事前充分準(zhǔn)備須多重審核不能及時獲取反饋簡報/短片/海報/展架生動形象，視覺沖擊力強，印象深內(nèi)容伸縮性強，可重復(fù)使用制作時間及成本相對高需要專業(yè)人員協(xié)助會議的獨特優(yōu)勢在有效溝通中，所傳遞的信息55%

是通過身體語言傳達的38％通過語調(diào)完成的7％是通過所使用的言辭傳達的開會具有電子郵件、電話、信函等方式不可比擬的優(yōu)勢

會議的作用發(fā)放消息型

PresentationMeeting互通消息型InformationSharingMeeting解決問題型Problem-solvingMeeting做出決定型Decision-makingMeeting

信息溝通類決策討論類會議的作用會議是由哪些要素組成的？

會議三維立體圖

會議任務(wù)

會議程序

會議成員

會議成員--會議角色會議要素--會議三維立體圖會議任務(wù)Task會議程序Process會議成員People會議要素--會議任務(wù)完成會議既定的目標(biāo)會議要素--會議程序有完整的會議過程，以便有效完成會議任務(wù)會議要素--會議成員充分發(fā)揮各成員的作用，創(chuàng)造積極的會議氣氛會議要素--會議角色主持人完成會議討論任務(wù)確保會議達到預(yù)期目的確保高質(zhì)量討論內(nèi)容協(xié)助人監(jiān)控會議程序貫徹會議規(guī)則/紀(jì)律確保與會者平等參與記錄人筆錄會議決議備份會議記錄會議要素--會議角色經(jīng)常情況是一線主管一人充當(dāng)三種角色！任務(wù)非常艱巨！會議要素--會議角色及任務(wù)回顧你以往主持的會議，你是否完成了：主持人的任務(wù)協(xié)助人的任務(wù)記錄人的任務(wù)單元一概述

單元二會議準(zhǔn)備

單元三會議技巧

單元四會議棘手情況和問題人物處理

行動計劃

摘

要單元二會議準(zhǔn)備

錄像分析5W1H準(zhǔn)備技巧

會議規(guī)則

會議類型比較

會議準(zhǔn)備演練案例討論

一家中國最大的泵業(yè)生產(chǎn)制造集團公司，公司老板一直要求并采用公司“高回報”的方式召開高層會議，總經(jīng)理例會一般在星期一下午6:00點召開，每次開會前總經(jīng)理辦公室秘書都會發(fā)出會議通知（會議通知見后），討論議題有常規(guī)匯報和交流計劃；在這個例會上通常會有話題分享，部門協(xié)調(diào)，策略制定，政策回顧，問題分析，突發(fā)情況通報等議程出現(xiàn)。

隨著時間的推移，總經(jīng)理發(fā)現(xiàn)下面在會議結(jié)束后的執(zhí)行層面我行我素；任務(wù)拖延甚至不了了之。部分經(jīng)理對會議已經(jīng)產(chǎn)生明顯的恐懼感和無奈的感覺。。。問題：為什么會發(fā)生這樣的狀況？這樣的狀況給企業(yè)帶來哪些后果？如何改進？會議準(zhǔn)備5WIHWHY,WHO,WHENWHERE,WHAT,HOW以下情況，開會是種資源的浪費主持人沒有時間為會議作充分準(zhǔn)備與會者沒有時間為會議作充分準(zhǔn)備必要人物不能出席會議沒有時間對問題展開討論書面形式比開會更有效你以前主持的會議，哪些會議不該召開？舉例說明。

WHY：會議的目的WHY“會議的具體目的是什么？”會議主題≠會議目的！會議目的：通過開會預(yù)期達到的結(jié)果會議主題：會議討論的核心議題信息溝通類會議目的練習(xí)請根據(jù)以下情景，兩人一組討論寫出會議主題及目的。時間：5分鐘1．公司新制定的假期薪金制度急需各部門主管知曉。會議主題：會議目的：2．我小組對哈爾濱IPTV網(wǎng)管系統(tǒng)升級調(diào)試有新建議，需向銷售部及服務(wù)部匯報。會議主題：會議目的：決策討論類會議目的練習(xí)請根據(jù)以下情景，兩人一組討論寫出會議主題及目的。時間：5分鐘1．部門新晉員工工作士氣忽高忽低問題急需解決，此次會議為最后一次方案會議。會議主題：會議目的：2．基于今年本部門的銷售業(yè)績確定明年的銷售目標(biāo)。會議主題：會議目的：WHO：誰？WHO：關(guān)鍵人物“誰參加？”“每個成員的獨特作用”

考慮因素：職位會議中發(fā)揮的作用會后發(fā)揮的作用WHEN&WHERE：何時何地？WHEN，WHERE

“何時開會最有效達到會議目的”“在哪里開會最合適？”“座位如何擺放？”“需要哪些設(shè)備？”“需要哪些食物準(zhǔn)備？”WHEN&WHERE：何時何地？避免：在用餐時間開討論決策型會議在臨近下班時間倉促開會在剛上班時間開會在大家疲勞時間開會沒有及時提前通知會議時間與地點在嘈雜地點開會信息溝通類會議場地布置活頁紙架投影屏幕活頁紙架投影屏幕活頁紙架決策討論類會議場地布置活頁紙架活頁紙架活頁紙架活頁紙架WHAT：議什么？WHAT：議程

“會議討論什么主題？”

“議程有哪些？”

“每項議題的時間分配？”

制訂議程注意事項議程應(yīng)提前分發(fā)，使與會者有備而來與會者可在會前及會議開始時合理提議增減議題重要議題應(yīng)留有充分時間常規(guī)議題先討論(時間簡短)重要議題之間應(yīng)穿插一些簡單議題一次會議不要安排太多重要議題會前合理劃分每個議題的討論時間HOW：怎么議？HOW用什么方法“如何讓大家作最好準(zhǔn)備？”“哪些內(nèi)容需提前通知？”“會議規(guī)則有哪些？”會議規(guī)則會議規(guī)則規(guī)范每一位與會者行為嚴(yán)格執(zhí)行作為紀(jì)律宣布張?zhí)跁鰰h規(guī)則舉例你主持或參加的會議中，哪些會議規(guī)則非常有效？會議類型比較要素信息型會議決策型會議與會人數(shù)不定小型會議，不超過12人與會者需要知道信息的人負(fù)責(zé)人及能貢獻想法的人交流方式單向，有提問機會雙向討論會議室布置與會者面向前坐與會者面對面坐主持風(fēng)格主導(dǎo)式交互式會議重點信息內(nèi)容討論過程，解決問題成功關(guān)鍵會前準(zhǔn)備充足的信息會議氣氛開放、民主會議準(zhǔn)備綜合檢測單檢測單會議準(zhǔn)備場景練習(xí)會議準(zhǔn)備綜合檢查單練習(xí)案例某國際品牌體育用品生產(chǎn)商在華設(shè)立分公司后，業(yè)務(wù)發(fā)展迅猛。公司西區(qū)市場及銷售總監(jiān)決定將總公司今年新推出的一系列春秋兩季最新服裝及鞋類產(chǎn)品在第二季度到來之前迅速搶占西安市場。從而為公司下半年拓展西部地區(qū)奠定良好的根基。

你是此次會議的主持人，華西市場銷售總監(jiān)。作為市場總監(jiān)，你希望以市場為重，搶占市場，為公司以后的發(fā)展打下基礎(chǔ)。同時你要來協(xié)調(diào)美國產(chǎn)品研發(fā)部，國內(nèi)的廠房，物流配送等多個環(huán)節(jié)，你很清楚目前大中華地區(qū)的產(chǎn)品物流部門正在安裝一套能夠適應(yīng)今后市場需求的產(chǎn)品物流配送系統(tǒng)，但要等到系統(tǒng)全部安裝完成已經(jīng)接近2季度末了。如果要加快西安市場的新產(chǎn)品鋪貨，就要在現(xiàn)有配送系統(tǒng)的支持下完成此次鋪貨和新產(chǎn)品亮相的任務(wù)。作為主持人，你已意識到此次會議討論的項目帶有一定的爭議性。開會時各部門可能會有不同的立場和意見。由于這個項目對于公司的發(fā)展具有重大意義，必須得到各部門積極配合。你希望通過此次會議，能夠協(xié)調(diào)與會的各個部門的意見，促使他們最終達成一個可行的方案。單元一概述

單元二會議準(zhǔn)備

單元三會議技巧

單元四會議棘手情況和問題人物處理

行動計劃

摘

要單元三會議技巧

程序技巧

任務(wù)技巧

人際技巧程序技巧開始：歡迎目的議程時間規(guī)矩分享話題及目標(biāo)交換信息產(chǎn)生主意、做出決定、確認(rèn)行動小結(jié)或總結(jié)控制：議程一：議程二：議程三：總結(jié)制訂行動計劃及設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)安排下次會議結(jié)束：行動計劃及會后跟進措施會議程序自我檢測單會議程序自我檢測單任務(wù)技巧提供信息與建議提供有關(guān)會議主題的信息或提出個人看法、建議提問技巧征詢事實與看法 補充拓展他人想法補充他人發(fā)言或在他人發(fā)言的基礎(chǔ)上提出拓展性建議澄清，復(fù)述任務(wù)技巧概覽與練習(xí)概覽自我檢測單提問技巧練習(xí)復(fù)述、澄清技巧練習(xí)人際技巧言辭鼓勵鼓勵性身體語言體恤情緒

人際技巧練習(xí)體恤情緒

中立性地對對方的情緒給予關(guān)注，但不要表示是否同意步驟說明事實細節(jié)認(rèn)可對方情緒舉例你的提議沒有得到及時的反饋，看得出來你很焦急練習(xí)人際技巧概覽與自我檢測概覽自我檢測單技巧評點一：集思廣益技巧步驟：1. 一人負(fù)責(zé)記錄2. 每人依次、每次貢獻一個想法3. 跳過暫時沒有想法的成員4. 對貢獻的想法不加評判5. 允許重復(fù)6. 進行到有足夠量的想法時為止

技巧評點二：小組決策技巧步驟：1. 集思廣益活動后，小組成員就達成的標(biāo)準(zhǔn)給各想法排序2. 累加各成員的排序結(jié)果，算出每個想法的得分3. 排除最低得分的一個或幾個想法4. 對剩余想法用上述方法繼續(xù)排序5. 最后剩下的想法即是最后決定

有效會議準(zhǔn)則會議目的要清楚明確，議題三個最適宜與會人員要精選，四至十人最理想會前有資料，以免空口講白話避免馬拉松會議，一小時為宜，二小時為極限，準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束主席應(yīng)帶動討論，激發(fā)創(chuàng)意，立場中立，化解沖突開放心胸傾聽，尊重別人不同的意見，分享他人的想法與感受會議務(wù)必達成決議會議記錄要忠實和完整，三天內(nèi)分發(fā)給每位與會者及相關(guān)人士追蹤會后各項決議的行動及結(jié)果單元一概述

單元二會議準(zhǔn)備

單元三會議技巧

單元四會議棘手情況和問題人物處理

行動計劃

摘

要單元四會議棘手情況和問題人物處理

問題人物處理

棘手情況處理問題人物

事不關(guān)己者

夸夸其談?wù)?/p>

挑起爭論者

連粉帶刺者

問題人物預(yù)測練習(xí)刺問題人物--事不關(guān)己者解決措施：直接提問多作口頭鼓勵會后給予實際工作問題人物—夸夸其談?wù)呓鉀Q措施：適時插入，直接提問他人時間有限會議原則會后交流

問題人物—挑起爭論者解決措施：體恤情緒明確討論主題適時總結(jié)，直接提問他人會議原則

問題人物—連粉帶刺者解決措施：直接提問客觀事實、數(shù)據(jù)提問簡短、客觀，不容主觀發(fā)揮不要介入負(fù)面情緒問題人物—預(yù)測練習(xí)預(yù)測案例中的問題人物并考慮解決措施棘手情況與會者陷入僵局或手足無措與會者陷入緘默與會者不正視問題，或只專注于一個問題而排除其他問題與會者不斷地重復(fù)已提出的觀點產(chǎn)生沖突時棘手情況解決方案棘手情況--與會者陷入僵局或手足無措詢問與會者發(fā)生了什么事情。提醒大家議程進行到了何處以及具體的目標(biāo)是什么如有可能，清除障礙?？创蠹蚁萑虢┚质欠袷且驗槿狈ψ銐虻男畔ⅲ€是需要澄清要完成的任務(wù)或如何繼續(xù)詢問大家是否準(zhǔn)備好了可以繼續(xù)，或是否存在還沒有提出來的觀點或問題建議休息片刻，然后再回到正在討論的主題上，或把它移至日程的后一階段或另一會議上棘手情況--與會者陷入緘默讓大家安靜一會了解發(fā)生了什么事情及人們都在想什么詢問大家是否想讓你對一些事項予以澄清詢問他們是否有你不清楚的觀點或問題，或是否你引起了某種疑惑在給他們建議之前等一等。不要過快地打破沉默確保你的行為舉止不會引起問題分成較小規(guī)模的小組，以鼓勵更多的參與棘手情況--與會者不正視問題這可能是因為他們擔(dān)心提出某一特殊問題。因此，主持人應(yīng)要求發(fā)言人明確界定問題、議題或機會的實質(zhì)。然后，了解它已存在了多長時間、誰涉及了這個問題、以及后果是什么棘手情況--與會者不斷重復(fù)已提出的觀點把想法記錄在活頁板或白板上。不要忘記讓大家知道你理解他們的想法當(dāng)某個人開始重復(fù)已經(jīng)列出的想法時，就指向活頁板或白板，并提問：“我們是不是已經(jīng)了解這一觀點了？你還有需要補充的嗎？”棘手情況—產(chǎn)生沖突時對任何爭吵予以制止讓成員知道有激情是沒有關(guān)系的，但不能控制自己情緒的人則應(yīng)在會外解決他們的問題重申已達成一致的行為規(guī)則注重想法或意見的實質(zhì)內(nèi)容而不是發(fā)言者的個人風(fēng)格或其在組織中的地位鼓勵成員保持他們觀點的主動性和建設(shè)性并努力全面地看待所爭議的問題避免成員過于快速地對各種觀點予以評價。例如：當(dāng)成員對彼此的建議變得情緒激動時，你可以說："這是一種觀點，我們不要馬上評價它。讓我先把它記下來，然后再記錄其他觀點。"運用試探性的問題使成員擺脫困境，并幫助挖掘潛在問題棘手情況—解決方案棘手情況解決方案

棘手情況預(yù)測練習(xí)問題單元一概述

單元二會議準(zhǔn)備

單元三會議技巧

單元四會議棘手情況和問題人物處理

行動計劃

行動計劃通過本課程的學(xué)習(xí)，我將在以下方面做進一步提高：123THANKS有效會議技巧寫下你認(rèn)為我公司會議所普遍存在的三個問題1.2.3.什么是“會議”？會議是一項高成本的工作活動會議/小時成本=與會成員的薪資/小時機會成本？？？會議后勤費用/小時什么是“會議”？會議是為達成特定目標(biāo)所使用的一種工具/方法溝通信息解決問題作出決議激發(fā)創(chuàng)意推銷觀念凝聚人心如果不開會議也能達成目標(biāo)，則應(yīng)取消會議什么是“會議”？會議是為達成特定目標(biāo)所使用的一種工具/方法溝通信息解決問題作出決議激發(fā)創(chuàng)意推銷觀念凝聚人心如果不開會議也能達成目標(biāo)，則應(yīng)取消會議備忘錄個別交談傳真會議合并什么是“會議”？會議是一個過程。一次成功會議應(yīng)是一個建設(shè)性的獲得預(yù)期成果的過程。會議前會議中會議后會議前會議中會議后明確會議目標(biāo)確定與會人員制定會議議程選擇會議方式會議/議程通知安排地方/設(shè)備熱身/開始審議議程會議守則確定人員角色開始議程結(jié)束會議分發(fā)會議紀(jì)要會議文件存檔跟進會議行動準(zhǔn)備下次會議會議前會議中會議后明確會議目標(biāo)確定與會人員制定會議議程選擇會議方式會議/議程通知安排地方/設(shè)備溝通信息解決問題作出決議激發(fā)創(chuàng)意推銷觀念凝聚人心會議目標(biāo)越具體，會議效果越好！會議前會議中會議后明確會議目標(biāo)（）討論生產(chǎn)高峰期的人員問題（）尋找某種方法來解決生產(chǎn)高峰期的人員調(diào)整（）考慮增加產(chǎn)量的方法（）考慮增加產(chǎn)量10%的方法（）檢測A工廠的安全狀況（）找出A工廠事故增加的原因會議前會議中會議后明確會議目標(biāo)確定與會人員制定會議議程選擇會議方式會議/議程通知安排地方/設(shè)備會議人數(shù)多少影響到會議的成效會議前會議中會議后明確會議目標(biāo)確定與會人員制定會議議程選擇會議方式會議/議程通知安排地方/設(shè)備會議議程的“5W”沒有議程的會議將因缺乏中心而成為“無軌車”會議前會議中會議后明確會議目標(biāo)確定與會人員制定會議議程選擇會議方式會議/議程通知安排地方/設(shè)備報告發(fā)言討論發(fā)言分組討論協(xié)商/表決頭腦風(fēng)暴頭腦風(fēng)暴定義：頭腦風(fēng)暴是使大量主意快速產(chǎn)生的一種方法。目的：激發(fā)創(chuàng)造力人人參與引發(fā)激情與活力避免思維定勢頭腦風(fēng)暴使用指導(dǎo)：以安靜的“思考”時間作為開始暢所欲言—不要有保留或隱瞞不要有任何評論搭便車—產(chǎn)生更多想法和建議交流的想法越多越好公布各種想法和建議頭腦風(fēng)暴可選擇的進行方式：

--輪流：

1.按順序輪流進行

2.每輪講一項

3.直到每個人都輪到

--隨意：

1.隨意發(fā)表意見

2.無順序

3.直到提出所有意見會議前會議中會議后明確會議目標(biāo)確定與會人員制定會議議程選擇會議方式會議/議程通知安排地方/設(shè)備在可能的情況下提前一/二周發(fā)會議通知會議前會議中會議后明確會議目標(biāo)確定與會人員制定會議議程選擇會議方式會議/議程通知安排地方/設(shè)備會議座位、場地等安排影響到會議的成效會場布置要與會議類型一致告知討論解決問題會議前會議中會議后熱身/開始審議議程會議守則確定人員角色開始議程結(jié)束會議不宜做的事情停下，介紹遲到者一開始深入到細節(jié)由主持人提出預(yù)想結(jié)果暗示只有某些人可以有貢獻會議前會議中會議后熱身/開始審議議程會議守則確定人員角色開始議程結(jié)束會議確認(rèn)議程有沒有修改會議前會議中會議后熱身/開始審議議程會議守則確定人員角色開始議程結(jié)束會議會議守則定義：基本規(guī)則是關(guān)于群體行為達成的共識，而并非妨礙創(chuàng)造性和主動性的規(guī)則；目的：改進整體的效力和效率避免普遍的問題使用指導(dǎo)：在最先的幾次會議中通過基本規(guī)則經(jīng)常審議必要時作出修改出席服裝準(zhǔn)時平等參與機會如何打斷不在臺下來小會決策方式保密長期違反基本原則會議守則一些典型守則：會議前會議中會議后熱身/開始審議議程會議守則確定人員角色開始議程結(jié)束會議會議人員角色：主持人定義：主持的目的是讓會議進行得更順利主要職責(zé)：按時完成多項議程控制合理的節(jié)奏開展討論維持討論中心話題使人人參與核對決定結(jié)束討論會議