科技檔案管理制度

科技檔案治理制度一、目的為了進(jìn)一步完善、標(biāo)準(zhǔn)檔案治理制度，加強(qiáng)對檔案的治理，保證檔案的安全和完善，有效地保護(hù)和利用檔案,依據(jù)《檔案法》和《山東省檔案條例》的有關(guān)規(guī)定，制定本制度.二、適應(yīng)范圍適用于全公司范圍內(nèi)在各項(xiàng)業(yè)務(wù)領(lǐng)域中所形成的各種有保存價司的有關(guān)文件材料。三、職責(zé)1、公司分管檔案工作的副經(jīng)理負(fù)責(zé)公司檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)制訂和修改檔案治理制度；監(jiān)視檢查和考核工作；負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)及參與檔案簽訂工作;負(fù)責(zé)審批銷毀檔案清單及特別檔案查〔借〕因公司檔案工作不力，給公司、社會和國家造成損害負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。2責(zé)；對應(yīng)準(zhǔn)時供給檔案而不能準(zhǔn)時供給而貽誤工作負(fù)責(zé)。3、人力資源部負(fù)責(zé)干部人事檔案的治理及考核工作。4、公司各部門和個人對由本部門和個人供給歸檔的文件材料的質(zhì)量〔既真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)時性〕負(fù)責(zé)，對喪失、損壞應(yīng)歸檔文件負(fù)責(zé)訂正、補(bǔ)齊。5負(fù)責(zé)本部門歸檔文件材料的收集、整理及歸檔,因失職造本錢部門應(yīng)歸檔文件材料喪失、損壞負(fù)責(zé)。四、治理程序1、檔案材料收集1的文件材料由主辦部門負(fù)責(zé)收集、整理;檔案室負(fù)責(zé)接收各部門部歸檔的文件材料.、各部門應(yīng)確定專人為本部門歸檔文件資料收集員〔兼職〕負(fù)責(zé)本部門的歸檔文件材料收集、整理及歸檔。、歸檔文件材料的根本要求如下：·歸檔文件材料必需完整、清楚;內(nèi)容和歷史過程；·歸檔文件材料必需層次清楚,符合其形成規(guī)律;·歸檔文件材料必需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審定；·照片型歸檔文件材料必需底片、照片、說明齊全，底片與照片的影像相符；·DA/T15—95《磁性載體檔案治理與保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)》第五章“磁性載體文件的歸檔要求”的需求；4、人事檔案材料的收集應(yīng)有人力資源部指派專人負(fù)責(zé)進(jìn)展。2、檔案歸檔1、歸檔范圍·營銷方面。有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷治理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和效勞用戶工作中形成的文件材料等?！ぴO(shè)備儀器方面.有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運(yùn)行、維護(hù)記錄，設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的文件材料等?！ぜ夹g(shù)治理方面。有質(zhì)量治理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和計(jì)量、能源、環(huán)保、科技情報(bào)、科技檔案等中形成的各種文件材料。·打算統(tǒng)計(jì)方面.有各種打算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和打算治理、統(tǒng)計(jì)分析活動中形成的各種文件材料.·物資供給方面。有物資、原材料選購、庫存保管、供給和工具治理中形成的各種文件材料.·勞開工資方面.有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞開工資、勞動保護(hù)的工作中形成的各種文件材料.·財(cái)務(wù)治理方面。有財(cái)務(wù)治理中的各種帳冊、報(bào)表、憑證和文件等?！そ逃嘤?xùn)方面。有職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等.·黨、政、公、團(tuán)工作方面。有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料等。·科學(xué)技術(shù)爭論方面和工程建設(shè)方面,按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。·其它方面.2)、歸檔時間3,由專人向檔案室歸檔.、歸檔的根本要求DB37/T251—1998《商業(yè)企業(yè)文件材料整理規(guī)程》的規(guī)定.·歸檔進(jìn)室的文件材料必需準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營治理等各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程.準(zhǔn)確，格式標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一打印；案卷題目簡明精準(zhǔn);卷內(nèi)名目內(nèi)容完整準(zhǔn)確統(tǒng)一打印；案卷裝訂整齊美觀，案卷排列及編號符合DB37/T180-93《商業(yè)企業(yè)檔案分類編號規(guī)章》的規(guī)定。規(guī)定執(zhí)行。3、檔案保管1、依據(jù)保存檔案的數(shù)量,高溫、防火、防潮、防強(qiáng)光、防鼠、防蟲等設(shè)施.·紙質(zhì)載體檔案應(yīng)存放于檔案庫房中的檔案柜中，做到防火、防塵、防淋、防曬、防霉、防蛀、防鼠、防有害氣體(臭氧、氧化氮、硫化氮、二氧化碳等。DB/T11821—89有照看片檔案保管的規(guī)定進(jìn)展?！ご判暂d體檔案的保管按DA/T15-95《磁性載體檔案治理與保護(hù)7章“磁性載體檔案儲存與保護(hù)”規(guī)定執(zhí)行?！そ邮諜n案必需認(rèn)真驗(yàn)收，辦理交接手續(xù)，對接收和移交的檔案要準(zhǔn)時登記和統(tǒng)計(jì)，并進(jìn)展標(biāo)準(zhǔn)化治理，保證檔案完整、系統(tǒng).·做好檔案庫房治理工作，保證庫房內(nèi)檔案柜架的檔案排放、編號合理有序、便于保管和利用。,,并樂觀實(shí)行措施予以處理。·.對損壞和模糊不清的檔案要準(zhǔn)時搶救和修復(fù)。·公司檔案不得贈送、交換、出售.需贈送、交換、出售復(fù)制件的,應(yīng)得到公司分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。當(dāng)歸檔的文件材料清理歸檔。4、檔案保密、做好檔案保密工作，是每個檔案工作者的神圣職責(zé)。檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的方針政策，增加黨性觀念.、嚴(yán)格遵守《檔案法》和《保密法》的規(guī)定,做好檔案的安全、保衛(wèi)、保密工作,做到不該說的不說，不該記的不記，不在任何地方和任何人面前談?wù)摍n案中涉及企業(yè)機(jī)密的有關(guān)內(nèi)容.、嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查〔借〕閱制度，對不符合正值手續(xù)的利用者，不查檔不借檔。檔案工作人員不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不允許擅自為自己的親戚朋友供給檔案材料。、工作人員不準(zhǔn)私自將檔案帶出檔案室，不準(zhǔn)帶著非檔案室工作人員出入庫房。5、工作閱卷要堅(jiān)持隨用隨提,的可臨時入柜或抽屜，嚴(yán)禁堆放在桌面上。6)、對違反本制度者，視情節(jié)輕重賜予相應(yīng)的批判教育、行政處分和罰款；構(gòu)成嚴(yán)峻泄密罪的依法追究刑事責(zé)任.5、檔案資料和查〔借〕閱應(yīng)填寫利用效果記錄.、查閱機(jī)密檔案的人員須持查檔證明，注明查檔人的身份、查檔范圍和目的并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可接待。3)、公司人事檔案除公司領(lǐng)導(dǎo)、人事處負(fù)責(zé)人外，不對其他職工開放。，一般不對其他職工開放。必要查閱時，須經(jīng)保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn).、外單位人員查閱我公司檔案時，需持其單位介紹信，并經(jīng)公司分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。介紹信應(yīng)寫明查閱檔案的目的、要求、查閱檔案范圍、查閱者身分.查閱黨群工作類檔案，必需是中國共產(chǎn)黨黨員。、檔案資料一般不予檔案室使用,如特別狀況非借出不行,需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),借出的檔案不得超過三天，逾期需要重辦理借閱手續(xù)。7)、查閱檔案人員,要疼惜檔案，不準(zhǔn)擅自摘錄、拍照、復(fù)制和相互轉(zhuǎn)閱,不準(zhǔn)圈劃、涂改、撕頁和拆卷。對損壞檔案者要追究其責(zé)任。8〔拍照等)。經(jīng)核對無誤后蓋章生效。9)、查檔人員要嚴(yán)格遵守檔案室的規(guī)章制度，在室內(nèi)制止吸煙，在閱卷時不準(zhǔn)喝水，以免損壞檔案,不準(zhǔn)大聲喧嘩，影響他人閱覽；要留意室內(nèi)衛(wèi)生疼惜公共財(cái)務(wù).10嚴(yán)格執(zhí),確保檔案的安全和完整。6、檔案的鑒定、銷毀、檔案鑒定,即鑒定檔案的價值。要通過檔案鑒定,正確地確定檔案的保存價值,慎重地剔除沒有保存價值的檔案，更好地保管、利用具有保存價值的檔案。，《其他檔案保管期限表》確定。一般而言,檔案保管期限分永久、長期〔15—20年、短期〔15年、年限〔規(guī)定具體年數(shù)〕四種。確定保管期限的根本原則是：·對企業(yè)有長遠(yuǎn)利用價值的檔案應(yīng)永久保存；·對企業(yè)有確定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期和短期保存;·但凡介入兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長.·有特地規(guī)定檔案保管時間的檔案按特地規(guī)定確定。檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)任鑒定小組組長.和利用價值，依據(jù)全面的、歷史的、進(jìn)展的觀點(diǎn)，并從文件的內(nèi)容、來源、名稱、產(chǎn)生的時間、牢靠的程序、外形特點(diǎn)、完整程度、利用率等方面，直接審查每份檔案、材料，推斷確定檔案的保存價值.、檔案鑒定每年一次。每次鑒定應(yīng)寫出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒定意見,由小組組長簽名，并且注明日期.檔案質(zhì)量需求者，組織責(zé)任部門和個人予以訂正.、但凡鑒定需要銷毀的檔案、資料，均需登記造冊，并寫出銷毀說明材料,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)方可正式銷毀。、銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定。銷毀檔案時，須兩人以上監(jiān)銷,經(jīng)手人和監(jiān)銷人要在銷毀冊上蓋章。銷毀冊應(yīng)歸入“全宗卷”保存。7、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案工作人員兼做統(tǒng)計(jì)員，負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作。、檔案統(tǒng)計(jì)是以表冊、數(shù)字等形式以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、牢靠。,檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，檔案供給利用及其效果的統(tǒng)計(jì)等。、檔案統(tǒng)計(jì)工作必需遵循國家統(tǒng)計(jì)工作的要求，執(zhí)行《中華人民共和國統(tǒng)計(jì)法》承受科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和方法.8、檔案庫房治理、檔案庫房治理應(yīng)堅(jiān)持“以防為主、防治結(jié)合”的原則，實(shí)行專人負(fù)責(zé)、嚴(yán)格制度、科學(xué)保管。庫房要結(jié)實(shí)、安全，并配有防盜、防強(qiáng)光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施。、庫房內(nèi)應(yīng)保持整齊清潔,檔案柜和檔案的排放、編號須合理有序、符合要求、便于查找利用.、做好檔案的保護(hù)工作，庫房內(nèi)要留意防火、管好電源，嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他雜物，非工作人員不得進(jìn)展庫房,應(yīng)配備專用消防器材和安全保護(hù)設(shè)施，并定期檢查、更換。14℃—2445%-65%，庫房內(nèi)設(shè)備應(yīng)留意檢修和保養(yǎng)。國家和山東省檔案治理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。9、檔案工作人員的崗位責(zé)任制、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》和上級有關(guān)檔案工作的法規(guī)，努力學(xué)習(xí)政治、業(yè)務(wù)，提高政治、業(yè)務(wù)水平。檔案資料的收集、整理、立卷與歸檔工作的監(jiān)視和指導(dǎo)。嚴(yán)格履行各類檔案資料的審核移交手續(xù)。確保歸檔檔案的完整齊全、準(zhǔn)確