工人檔案管理制度范文

工人檔案管理制度范文一、制度目的為了加強企業(yè)對工人檔案管理的規(guī)范化管理，保障企業(yè)內(nèi)部信息的安全性和完整性，建立規(guī)范化，科學(xué)化的工人檔案管理體系，促進企業(yè)更好更快地發(fā)展。二、適用范圍本制度適用于全體工人負責(zé)管理檔案的相關(guān)工作人員。三、制度內(nèi)容檔案的定義檔案是指企業(yè)對工人在從業(yè)期間能夠獲取且與工作有關(guān)的基本情況和能力、經(jīng)驗、業(yè)績等成果所進行的記錄的文件和電子資料。檔案管理原則安全性原則：保障工人檔案的安全，防止丟失、泄漏造成的損失。完整性原則：保障工人檔案的完整性，防止信息缺失、檔案損壞等情況。保密性原則：保障工人檔案信息的保密性，防止外泄、濫用等問題。及時性原則：及時、準確地對工人檔案進行管理和更新，避免信息混亂和遺漏等情況。檔案管理方式電子檔案：企業(yè)建立檔案的同時，在計算機系統(tǒng)上將工人的檔案信息進行電子化存儲，加密保護，并設(shè)置權(quán)限，僅特定人員可訪問。實物檔案：根據(jù)檔案管理流程，將工人檔案以文件、資料卡、大頭照、健康證等實物形式存放于檔案室中，保證實物檔案的安全和整齊。工人檔案的歸類個人基本信息：工人的個人信息、身份證、戶口簿、民族、學(xué)歷、畢業(yè)院校、職業(yè)證件、家庭成員等。工作記錄：工人從事過的工作崗位、擔(dān)任職務(wù)、參與項目等。獎懲記錄：工人的獎懲情況，包括嘉獎、警告、罰款、停薪留職等。健康檔案：工人的健康狀況、體檢記錄、醫(yī)療證明、傷殘等。檔案保管責(zé)任檔案的責(zé)任部門：企業(yè)的人力資源部門或檔案管理部門有責(zé)任對檔案進行管理和儲存，建立檔案管理臺賬，實行責(zé)任倒查制度。檔案的借閱權(quán)限：借閱檔案須經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準，并在借閱記錄上簽字確認。檔案的保密責(zé)任：企業(yè)有保證檔案安全和保密的責(zé)任，遵守相關(guān)法律法規(guī)，不向外泄露工人檔案信息，不隨意借出檔案。檔案的保存期限勞動合同結(jié)束后，企業(yè)有權(quán)對檔案進行保留和處理，檔案的保存期限不應(yīng)小于15年。員工離職后，檔案應(yīng)當保留兩年以上，以便民事仲裁結(jié)果的核對和司法機關(guān)的查證。四、制度執(zhí)行相關(guān)人員必須認真執(zhí)行本制度，執(zhí)行時應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理的規(guī)范化、有序化。對于違反本制度的相關(guān)人員，應(yīng)當按照企業(yè)的《工作紀律》和《處分制度》進行相應(yīng)處理，在嚴重情況下，還可以追究其法律責(zé)任。五、制度宣傳本制度應(yīng)當通過工會、企業(yè)內(nèi)網(wǎng)等途徑進行宣傳和推廣，使得所有相關(guān)人員都能夠知曉并認真執(zhí)行該制度。六、制度監(jiān)督企業(yè)內(nèi)的監(jiān)督部門應(yīng)當對本制度的執(zhí)行進行檢查和監(jiān)督，定期向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報檢查情況。同時，也應(yīng)當鼓勵工人們對于檔案的管理和儲存提出更好的建議和意見，以便共同維護企業(yè)檔案的有序性。七、制度修訂本制度如有需要進行修訂，應(yīng)當由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過審議，并征得相應(yīng)部門的意見后，進行修訂并進行范圍內(nèi)宣傳。