商務信函禮儀

商務信函禮儀篇一：商務信函之禮貌原則目錄TOC\o"1-5"\h\z摘要 2Abstract 3第一章禮貌的定義和原則 41.1禮貌和禮貌原則 4\o"CurrentDocument"1.2Leech的禮貌原則綜述 51.3禮貌原則之六大準則 5第二章商務信函的特點以及在實例中的運用 72.1商務信函的特點 72.2何謂“7C”原則以及在實例中的運 72.3禮貌原則在商務信函中的具體運用 10結語 12參考文獻 13摘要在世界各國經濟貿易合作日益頻繁的大背景下，商務英語信函已成為人們在經濟領域中的一個重要的交際手段。它在商務活動中起著增進了解、傳遞信息、聯(lián)系業(yè)務、處理問題等作用。能夠寫出一封禮貌有加的商務信函不僅是對商務工作者的一個最基本的要求，也是順利展開商務活動的一個重要前提。禮貌，作為一種普遍的社會現(xiàn)象，它的主要功能是維護社會秩序，維護的友好的人際的聯(lián)系，減少沖突和誤解并通過禮貌的言語行為以便獲得交流的目的。英國學者Geoffrey.N.leech的禮貌原則不僅適用于口頭語言，同樣適用于書面語體1。本文以該理論為依據(jù)，以禮貌的理論、禮貌原則性以及具體實例論述外貿函電中的應遵從的禮貌原則及禮貌用語，體現(xiàn)出當代外貿函電中的禮貌表現(xiàn)及其重要性。結合商務信函的特點，通過具體的實例分析了禮貌原則商務信函中的運用和表現(xiàn)，認為，禮貌原則在現(xiàn)今商務信函中發(fā)揮著舉足輕重的作用。關鍵詞：禮貌原則；外貿函電；重要性1AbstractInthecountriesoftheworldunderthebackgroundofincreasinglyfrequenteconomicandtradecooperation,businessletterhasbecomeanimportantmeansofcommunicationinthefieldofeconomy.Itplaysinbusinessactivitiestopromoteunderstanding,conveyritealetterofpolitenessandbusinesslettersisnotonlyamostbasicrequirementforbusinessworkers,isalsoanimportantprerequisiteforsmoothbusinessactivities.Courtesy,asawidespreadsocialphenomenon,itsmainfunctionistomaintainsocialorder,maintainfriendlyinterpersonalcontacts,andreduceconflictandmisunderstandingthroughpolitespeechactsinordertoobtainExchangepurposes2.ThePolitenessPrinciple,whichwasproposedbytheEnglishscholarGeoffrey.N.Leechcannotbeonlyappliedtoverballanguage,butalsotoformalstyle.Basedonthistheory,togetherwiththecharacteristicsofbusinesscorrespondence,thispaperanalyzestheapplicationofpolitenessprincipletobusinesscorrespondencethroughspecificexamples3.Aconclusionisdrawnthatpolitenessprincipleplaysanimportantroleinmodernbusinesscorrespondence.Keywords:politenessprinciples；businessEnglishcorrespondence；importance2Hickey,Leo.ThePragmaticsofTranslation.ShanghaiForeignLanguageEducationPress,2001.3Jaszczolt,K.M...SemanticsandPragmatics——MeaningInLanguageandDiscourse.Peking第1章禮貌的定義和原則日常生活中，禮貌無處不在無時不在，并且在社會關系中發(fā)揮著重大的調節(jié)作用。禮貌是人類文明的標志，是人類社會活動的一條重要準繩。迄今，許多西方學者諸如Layoff,BrownLevinson,Leech,Blum-Kulak等都對語言使用禮貌原則。禮貌原則，面子，威脅面子對言語行為有著一定的影響力。在這些禮貌現(xiàn)象的研究當中，最具影響力的當推英國學者Geoffrey.Leech的禮貌原則以及P.Brown和S.C.Levinson的面子保全論。當今社會隨著對外交流的不斷擴大，國際商務往來也在向縱深方向發(fā)展，而作為其主要交流形式之一的商務信函越來越受到人們的廣泛關注。作為聯(lián)系客商的工具，一則好的商務信函除詞匯、語法上準確無誤外，在語氣的選擇與使用上也是十分講究的，一般都注重禮貌的傳達，只有如此方可博得對方的好感。商務信函作為一種具有特定商務語境的書面語言形式，禮貌的表現(xiàn)十分顯著？。筆者擬就此現(xiàn)象探討一下禮貌原則在商務信函中的應用。1.1禮貌和禮貌原則中國現(xiàn)代漢語中的“禮貌”源于古代的“禮”。據(jù)《說文解字注》：“禮，履也。所以事神致福也。從示，從豐?！庇纱丝闯?，“禮”的本義是“事神致?！?，是一種祭祀行為。然而，現(xiàn)代意義上的“禮貌”與古代的“禮”有著很大的差別。根據(jù)《現(xiàn)代漢語詞典》的解釋：禮貌，言語動作謙虛恭敬的表現(xiàn)。禮貌已不再作為維護現(xiàn)行社會等差的行為準則，而是作為不分差別，供人們效仿的行為規(guī)范。而看一下英語當中的禮貌。英語中的禮貌研究可以追溯到15至17世紀，根據(jù)《牛津英語詞源辭典》：“一個講貌的人需具文雅，誠懇的禮貌品質（gentlecourteousmanners）”?！杜＝蚋唠A英漢雙解詞典》（第四版）中對?何兆熊.新編語用學概要[M].上海：上海外語教育出版社,2000.polite（禮貌的）這個詞是這樣定義的： havingorshowingthatonehasgoodmannersandconsiderationforotherpeople.由此可以看出無論是漢語還是英語當中的禮貌，“尊敬”、“敬意”都是其基本要素之一。1.2Leech禮貌原則綜述禮貌原則一直被視為語用學的一個重要內容。1967年美國語言哲學家格萊斯提出了著名的“合作原則”。他把說話者和聽話者在會話中共同遵守的準則概括為量的準則、質的準則、關系準則以及方式準則。這一原則提出之后，許多學者對此進行了深入的研究，發(fā)現(xiàn)其本身存在著某些缺陷，因為格萊斯提出的各條準則無論如何也難以囊括言語交際中所有的話語策略。1.3禮貌原則之六大準則在此情況下，禮貌、禮貌策略自然成了與語言使用、語言理解密切聯(lián)系的因素。R.Layoff曾試圖將禮貌與合作原則整合起來，提出了“語用能力規(guī)則”，即禮貌策略。包括三個規(guī)則：⑴別強求對方；⑵給對方留有余地；⑶讓對方感覺友好?。20世紀80年代，英國語言學家Leech在“合作原則”的基礎上，從修辭學、語體學的角度出發(fā)，提出了著名的“禮貌原則”。這一準則又可細分為六大準則，即：得體準則：減少表達有損于他人的觀點盡量少讓別人吃虧； 盡量多使別人受益?？犊疁蕜t：減少表達利己的觀點盡量少讓自己受益；盡量多讓自己吃號。贊譽準則：減少表達對他人的貶低盡量少貶低別人； 盡量多贊譽別人。謙遜準則：減少對自己的贊譽盡量少贊譽自己;盡量多貶低自己。一致準則：減少自己與別人在觀點上的不一致盡量減少雙方的分歧；盡量增加雙方的一致。同情準則：減少自己與他人在感情上的對立？姜望琪.語用學----理論及應用[M].北京大學出版社,2000.篇二：商務書信布局禮儀商務書信布局禮儀②正排式或垂直式或齊頭式(BlockedForm)。這種排列的要領在于每個要素都從左邊開始排列，每一行都不向右縮入，因而整封信的左邊成一垂直線右邊參差不齊。這種形式雖然打字時方便省事，不需考慮左邊縮入，但不勻稱美觀，所以使用它的人也不很多。③改良式或混排式(ModifiedForm)。這種排列集上述兩種形式之所長，信頭、結束語、簽名和發(fā)信人姓名排在右邊，封內地址和稱呼排在左邊，但每個要素分行時每行都不向右縮入；正文每段開始縮入五個英文字母，而段與段之間可不空行。這種形式兼顧及方便省事與勻稱美觀，因此，它是目前極為流行的英文書信范式。注意事項①因為手寫有時難免不好辨認，所以英文書信最好是打印。②信封的書寫一般是收信人名址寫在信封正面的中央而發(fā)信人名址可寫在正面的左上方或者信封的背面，書寫形式應與信內風格一致。③書信的折疊也應有講究篇三：商務信函的格式和范文商務信函的格式和范文商務信函屬于商務禮儀文書范疇，是指企業(yè)與企業(yè)之間，在各種商務場合或商務往來過程中所使用的簡便書信。其主要作用是在商務活動中用來建立經貿關系、傳遞商務信息、聯(lián)系商務事宜、溝通和洽商產銷；詢問和答復問題、處理具體交易事項。其種類包括聯(lián)系函、推銷函、訂購函、確認函、索賠函等多種。文種特性〔一）語氣口語性每一封商務信函的往來都是不同的企業(yè)之間或者企業(yè)領導者彼此之間的一種情感交流。人都是感性的，所以商務信函更多地體現(xiàn)了感性的一面。而不是人們想象的商務信函應該用一種特殊的“生意腔”,信函讀起來使人感到非常熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。無論是歉意的道歉函，還是善意的勸說函，或者購買函，完全可以通過信函中的語氣、語調來表現(xiàn)。（二） 內容直接性企業(yè)每天都要閱讀大量信函文件。商務信函不需要用華麗的詞句。所以，商務信函要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。用簡潔樸實的語言來寫信函，使信函讀起來簡單、清楚、容易理解。當涉及數(shù)據(jù)或者具體的信息時，如時間、地點、價格、貨號，等等，要用語精確，使交流的內容更加清楚，這更有助于加快商務活動的進程。（三） 態(tài)度真誠性商務信函要能夠充分體現(xiàn)真誠、禮貌。不管說什么，都要帶著誠意去說。把寫好的商務信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與你通話，他一定能夠感受到你的自然、真誠和禮貌。這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語，而是體現(xiàn)了一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。（四） 主旨單一性商務信函具有純粹的業(yè)務性，一般要求專文專事，內容集中單一，圍繞公務，突出主旨。（五）格式規(guī)范性商務信函結構類似于一般的書信，有稱呼、有正文、有署名。外貿商務函、電的寫作則必須依照國際慣例，用英語或對方國家所使用的語言書寫，在文法和書寫格式上也要符合對方的語言規(guī)范和習慣。（六） 地位平等性商務信函是兩個平等法人之間的往來文書，反映雙方平等、互惠互利的關系。商務信函的寫作應相互尊重，以禮相待。（七） 要求時限性商務信函是在商務活動的每個環(huán)節(jié)中形成的，每封信函都是一定時限內的雙方意愿的明確表達。因此，接收對方的信函后必須及時回復。目前，信函的傳遞越來越多地使用圖文傳真、電子郵件等快速傳遞形式，以適應這一特點的需要。商務信函一般由三部分組成：信頭、正文、信尾。（一）信頭信頭即信函的開頭，由發(fā)信人名稱及地址、標題、函號、稱謂、收信人地址和單位等組成。1發(fā)信人名稱及地址發(fā)信人名稱及地址一般寫明發(fā)信人企業(yè)單位名稱及詳細地址。還包括電話號碼、電報掛號、專用電碼、電傳、傳真、網址等商務聯(lián)系信息。2.標題作為商務信函，它與一般的普通信件不同，只要不是企業(yè)單位個人與個人之間的交流，商務信函一般可以有標題。標題位置在信文首頁卜方，居中書寫，其內容是標明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通過標題就對信文的主要內容有大致的了解。常見的商務信函標題有以下兩種形式：由事由加文種名稱“函”構成，如“關于要求承付打印機貨款的函”、“推銷函”、“訂購函”、“索賠函”等?！昂赬號”的形式；二是采用直接編號的形式，如“第X號”。4稱謂稱謂是對收信人或收信單位的稱呼，一般寫受文者的尊稱，這是商務信函必須的一項。其位置一般在標題或函號的左下方，單獨占行，頂格書寫，后面用冒號。書寫時有以下兩種稱謂：泛指尊稱?！白鹁吹摹焙蠹臃Q謂并加冒號，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊稱中可以使用職務，如“尊敬的辦公室主任”、“尊敬的財務部部長”、“尊敬的銷售部經理”等。具體稱謂。即具體指名道姓的尊稱。在姓名后面加稱謂語。這類稱謂一般用于寫信人與收信人彼此認識或者非常熟悉的情況。因為這種稱謂能夠體現(xiàn)寫信人與收信人之間的情感與密切關系。稱謂可用泛稱中的“先生”、“女士”等，也可以使用職務，如“尊敬的辦公室石主任”、“尊敬的財務部張部長”、“尊敬的銷售部王經理”等。5.收信人地址、單位收信人地址、單位要寫明收信人企業(yè)單位名稱及詳細地址。（二）正文正文是商務信函的主體，敘述商務往來聯(lián)系的實質問題。正文寫作要求內容單純，一文一事，文字簡明，事實有據(jù)，行文禮貌。1問候語問候語也即應酬語或客氣語。開頭的問候語是商務信函必不可少的，即發(fā)信人對收信人打招呼的禮貌問候語。一般用一兩句尊敬的客氣話表示，如“您好”廣近來生意可好，效益頗高”等。如果是初次聯(lián)系，可使用“久仰大名，未親雅教”等詞語。如果是回函，可使用“惠書敬悉，不勝感激”等詞語表示感謝來函。2主體主體是商務信函正文的核心內容，是發(fā)信人要說明的事項。不同的商務信函的內容是不同的。一般包括以下兩個內容：說明發(fā)函事項。主體表達信函的中心內容，一般是根據(jù)發(fā)函緣由詳細地陳述具體事項，或是針對所要商洽的問題或聯(lián)系事項，闡明自己的意見。要求語氣要平和，問題要明確，事實要清楚，表達要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內容、意愿要求三部分；詢問函的正文主體包括詢問緣由、詢問事項兩部分；答復函的正文主體包括答復緣由、答復內容兩部分；商品報價函的正文主體包括產品的價格、結算方式、發(fā)貨期、產品規(guī)格、可供數(shù)量、產品包裝、運輸方式等。如果正文主體內容簡單，邏輯上可采用篇、段合一式結構，如果正文主體內容較多，邏輯上可采用分段式結構。3結尾語正文結束以后，一般用精練的語言將主體所敘之事加以簡單概括，并提出本函的有關要求，強調發(fā)函的日的。如請求函的結尾語是“拜托之事，承望協(xié)助解決為盼”，希望回函的結尾語是“不吝賜函，靜候佳音”等。結尾語視發(fā)信人與收信人的關系以及信函的內容而定，要求恰當?shù)皿w。（三）信尾信尾部分包括四部分內容。1祝頌語所有的商務信函都要寫明祝頌語。祝頌語分為祝者自身的請候語和收信人的安好語兩部分：請候語，在正文結束后空兩格書寫。常用的有“敬祝”、“順頌”、“恭?！卑埠谜Z，一定另起一行頂格書寫，以表示對對方的尊重。常用的安好語有“商棋”、“金安”、“生意興隆”等。2簽署簽署即發(fā)信人的署名或簽名、用印。商務信函的署名可根據(jù)企業(yè)的要求或發(fā)信人的意見而定。有的企業(yè)署名以單位名稱加蓋印章的方式；有的企業(yè)要求發(fā)信人直接簽名，以示對信函的內容負責。個人簽名一定要由發(fā)信人親手所簽。3日期日期一般是發(fā)信具體時間。商務信函因為涉