目前工程檔案資料管理工作中的問題與對策

檔案信息的收集與整理工作至關(guān)重要，對不同文件材料進(jìn)行深入分析與鑒別，有序整理并歸檔各類項(xiàng)目檔案，能保證工程項(xiàng)目的完整性。提高檔案資料管理質(zhì)量不僅可方便后期直接調(diào)取，也能及時(shí)反饋工程項(xiàng)目的現(xiàn)場施工過程及相關(guān)質(zhì)量情況。企業(yè)若要提升工程檔案資料的有效性，不僅需要明確未來的發(fā)展目標(biāo)，也需根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行管理方面的改革與完善。1、目前工程檔案資料管理中存在的主要問題1.1檔案管理意識不足受傳統(tǒng)工程檔案管理理念影響，一些企業(yè)尚未意識到提升檔案資料質(zhì)量的重要性，對工程檔案管理的細(xì)節(jié)規(guī)劃也不夠重視。由于檔案資料工作內(nèi)容消耗人力、物力與工作精力，有些企業(yè)為管理方便，初始期間未將檔案管理定位為重要崗位部門，甚至直接讓現(xiàn)場施工人員或由各部門分擔(dān)檔案資料管理任務(wù)；而受企業(yè)管理概念影響，員工也只將檔案管理當(dāng)作次要任務(wù)，不會(huì)主動(dòng)完善或改良檔案資料管理方面存在的問題。企業(yè)忽視檔案管理也和檔案資料數(shù)據(jù)及文件數(shù)量大、內(nèi)容雜、管理難度高有關(guān)。每個(gè)建筑企業(yè)在實(shí)際管理期間并非只負(fù)責(zé)一項(xiàng)工程項(xiàng)目，但工程項(xiàng)目涵蓋的資料文件數(shù)量較龐大，即使已設(shè)立了單獨(dú)的檔案資料管理部門，但由于工程項(xiàng)目較多，資料管理人員的工作強(qiáng)度也較大。資料管理人員想要在海量文件內(nèi)容中做到全面化管理，面臨的困難與阻礙也較多。另外，工程項(xiàng)目涉及的檔案資料不僅類型錯(cuò)綜復(fù)雜，且由于受施工進(jìn)度與其他原因影響，一些資料數(shù)據(jù)可能本身就不全，甚至一些項(xiàng)目因趕工；意外丟失或資料未及時(shí)記錄等問題也時(shí)有發(fā)生。多樣的檔案資料管理問題不僅讓資料管理人員承擔(dān)了較大的工作壓力，也為后續(xù)資料歸檔與管理、調(diào)用制造了較多阻礙。長此以往，一些企業(yè)為緩解檔案管理壓力或應(yīng)付檢查，就會(huì)使用一些不合理的資料管理方式，這種飲鴆止渴的管理方式不僅嚴(yán)重影響企業(yè)工程檔案資料管理質(zhì)量的提升，也會(huì)為企業(yè)后期發(fā)展埋下了較多隱患。1.2資源及專業(yè)人才匱乏在現(xiàn)代化背景下，信息化檔案數(shù)據(jù)庫的建立為工程檔案管理人員緩解了較多的工作壓力；但傳統(tǒng)管理方式與現(xiàn)代化管理方式的相互牽制，并未讓企業(yè)迅速享受到信息化的發(fā)展便利。一方面企業(yè)雖然意識到信息化技術(shù)管理的重要性，但受企業(yè)規(guī)模不足或員工工作能力與職業(yè)素養(yǎng)等方面的限制，導(dǎo)致現(xiàn)代化管理方案執(zhí)行效率較低，一些企業(yè)甚至為保障檔案管理質(zhì)量只能保持原有的檔案管理方式。也有一些企業(yè)在引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)后，由于員工不熟悉新的工作業(yè)務(wù)流程與操作方式，影響了工作完成效率。新員工雖對計(jì)算機(jī)等技術(shù)的操作比較熟練，但不熟悉檔案管理流程，易忽視較多重要問題與管理細(xì)節(jié)，影響工作質(zhì)量；另一方面，檔案管理工作不僅工作比較枯燥，還需要管理人員不斷進(jìn)行數(shù)據(jù)核對及整理，不僅消耗大量精力，且一些資料數(shù)據(jù)丟失等情況也會(huì)嚴(yán)重影響檔案的完整性與真實(shí)有效性。2、提高工程檔案資料質(zhì)量的策略與方法2.1明確企業(yè)管理發(fā)展目標(biāo)，提升檔案管理發(fā)展意識企業(yè)的發(fā)展離不開清晰的管理制度與目標(biāo)，要提升工程檔案管理質(zhì)量，只有加強(qiáng)宣傳力度，營造嚴(yán)謹(jǐn)、高效的企業(yè)文化氛圍，才能避免員工及相關(guān)負(fù)責(zé)人對檔案管理工作的懈怠，確保降低工程檔案資料統(tǒng)計(jì)與整合期間的失誤率。（1）企業(yè)管理層人員需提升管理意識，重視工程資料管理工作的重要性；根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況配合不同形式的宣傳方式，帶動(dòng)員工與相關(guān)責(zé)任人認(rèn)識檔案管理的重要性。通過多方位的管理、宣傳與改革優(yōu)化，提升員工資料管理意識。（2）做好檔案資料管理工作的培訓(xùn)管理。高效的檔案管理方式能有效緩解檔案管理人員的工作壓力，通過專業(yè)技術(shù)與信息化操作工作模式的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，不僅能拓展檔案管理部門人員的工作閱歷，也能提升工作能力與認(rèn)知水平。（3）實(shí)現(xiàn)工作能力與職業(yè)素養(yǎng)的全面培養(yǎng)，加強(qiáng)監(jiān)督管理。管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案資料管理制度，保證資料的真實(shí)性、完整性及有效性。少數(shù)員工或責(zé)任管理人員，可能會(huì)使用文件造假等方式應(yīng)付檢查，對此必須加強(qiáng)監(jiān)督管理，完善相關(guān)制度，才能在提升工作效率與質(zhì)量的同時(shí)，避免不合理的操作與行為。為提升員工的向心力與工作積極性，企業(yè)可采取征集意見等方式反思當(dāng)前企業(yè)發(fā)展存在的不足，利用企業(yè)內(nèi)部的交流平臺，選擇適合檔案信息化管理的操作方式。通過不斷的改革與完善，并給予相關(guān)人員獎(jiǎng)勵(lì)與表揚(yáng)，激發(fā)員工工作配合的積極性。2.2健全工程檔案管理制度，將責(zé)任制度落實(shí)到個(gè)人科學(xué)的檔案管理制度能為工程建設(shè)提供良好的條件與基礎(chǔ)，檔案管理須時(shí)刻與工程進(jìn)度保持一致。為此，企業(yè)不僅需設(shè)置專業(yè)的技術(shù)管理部門，還需配備專門的監(jiān)督管理人員，在打造高素質(zhì)檔案管理人才團(tuán)隊(duì)的同時(shí)保證管理效果。（1）通過分析企業(yè)檔案管理部門的現(xiàn)狀，研究當(dāng)前迫切需改革與完善的制度。堅(jiān)持以人為本的發(fā)展概念，建立健全的人性化檔案管理制度。（2）為確保檔案編制與管理質(zhì)量，強(qiáng)化資料收集期間的管理。由于施工現(xiàn)場較復(fù)雜，施工人員與崗位責(zé)任人較易疏忽文件資料的保管，導(dǎo)致文件資料丟失或受損。為此，除在文件資料下發(fā)期間做好備份外，還需細(xì)化責(zé)任管理制度，將責(zé)任考核管理落實(shí)到個(gè)人，提升施工管理人員與檔案管理人員的責(zé)任意識，避免個(gè)別工作人員推諉其責(zé)任與義務(wù)。（3）加強(qiáng)績效考核管理與監(jiān)督。為將責(zé)任制度落實(shí)到個(gè)人，難免會(huì)發(fā)生沖突或其他情況，為此須加強(qiáng)監(jiān)督管理。由于施工現(xiàn)場的檔案管理人員比較熟悉檔案資料細(xì)節(jié)流程，可通過績效考核管理與責(zé)任制度調(diào)動(dòng)工作積極性與責(zé)任意識。按傳統(tǒng)管理方式，一些相對不重要的檔案資料或竣工及后期發(fā)展資料丟失后，工作人員可能會(huì)放棄尋找。為此，可應(yīng)用監(jiān)督管理與績效考核方式加以避免。即使發(fā)現(xiàn)確實(shí)存在問題或遺漏，也能及時(shí)補(bǔ)救，保證工程檔案資料完整、真實(shí)、有效，減少資料遺漏或錯(cuò)誤的發(fā)生概率。2.3加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)，提升職業(yè)素養(yǎng)與能力（1）對檔案管理期間存在的問題進(jìn)行細(xì)化，強(qiáng)化基層員工與專業(yè)技術(shù)人員的工作技能的培訓(xùn)，以提升其管理水平。通過管理流程與業(yè)務(wù)項(xiàng)目的強(qiáng)化訓(xùn)練提升員工業(yè)務(wù)能力保證檔案管理質(zhì)量。培訓(xùn)方向的重點(diǎn)在流程管理與質(zhì)量監(jiān)督方面。不同于基層工作人員，管理人員除需具有一定的鑒別能力與管理能力，還應(yīng)具有一定的應(yīng)變能力，尤其是在問題發(fā)生期間，應(yīng)能正確處理并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行補(bǔ)救。（2）積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)手段與高新技術(shù)人才?，F(xiàn)代化信息技術(shù)等手段為檔案管理提供便利。檔案管理期間建立信息化數(shù)據(jù)庫可使檔案管理人員通過信息技術(shù)手段了解檔案收集進(jìn)程與下一步工作流