商務(wù)文書寫作課件

商務(wù)文書寫作

2010年2月商務(wù)文書寫作2010年2月一、商務(wù)文書的分類

1.按形式來劃分◎固定格式的商務(wù)文書商務(wù)合同、邀請(qǐng)信、通知、請(qǐng)示以及批復(fù)◎非固定格式的商務(wù)文書電子郵件、便簽條2.按內(nèi)容用途來劃分◎通用的商務(wù)文書通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、批復(fù)、總結(jié)、備忘錄以及報(bào)告◎禮儀性的商務(wù)文書賀信、賀電、邀請(qǐng)書、請(qǐng)柬以及慰問信第一章商務(wù)文書寫作的概念一、商務(wù)文書的分類1.按形式來劃分第一章商務(wù)文書寫作的概二、商務(wù)文書寫作的作用

溝通并不僅僅是所傳遞出來的信息，而是被別人理解的信息，時(shí)刻站在讀者的角度來思考問題并形成最后的文字表現(xiàn)，讓文書接收方能夠理解自己的意圖第一章商務(wù)文書寫作的概念二、商務(wù)文書寫作的作用溝通并不僅僅是所傳三、學(xué)習(xí)商務(wù)文書寫作的關(guān)鍵商務(wù)文書寫作的核心內(nèi)容包括以下幾個(gè)部分：◎商務(wù)文書的寫作步驟以及相應(yīng)的重點(diǎn)；◎商務(wù)文書的寫作技巧；◎商務(wù)文書寫作的注意事項(xiàng)；◎商務(wù)文書寫作應(yīng)掌握的范例。第一章商務(wù)文書寫作的概念三、學(xué)習(xí)商務(wù)文書寫作的關(guān)鍵商務(wù)文書寫作的核心內(nèi)容包括以下幾個(gè)四、商務(wù)文書寫作的特點(diǎn)與要素1.商務(wù)文書寫作的特點(diǎn)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、樸實(shí)、莊重、規(guī)范2.商務(wù)文書寫作的要素◎主旨：應(yīng)遵循“正確，務(wù)實(shí)，集中，鮮明”原則?！虿牧希簯?yīng)遵循“收集要多，選擇要嚴(yán)，使用要巧”的原則?！蚪Y(jié)構(gòu)：可以選擇“篇段合一式、分層表達(dá)式、分條列項(xiàng)式”等方式?！蛘Z(yǔ)言：風(fēng)格平直樸實(shí)莊重，表達(dá)規(guī)范準(zhǔn)確簡(jiǎn)練，最低要求也必須進(jìn)行拼寫檢查以保證用詞的準(zhǔn)確。第一章商務(wù)文書寫作的概念四、商務(wù)文書寫作的特點(diǎn)與要素1.商務(wù)文書寫作的特點(diǎn)第一章商一、制定正確的行動(dòng)目標(biāo)1.主動(dòng)目標(biāo)與被動(dòng)目標(biāo)撰寫者表達(dá)出的意愿只能是個(gè)“被動(dòng)目標(biāo)”，對(duì)方的實(shí)際行動(dòng)才是“主動(dòng)目標(biāo)”。2.將被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo)將被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)目標(biāo)，就需搞清楚我們?cè)诤跏裁?？換而言之，我們從成功撰寫商務(wù)文書、正確傳遞信息并獲得對(duì)方實(shí)際行動(dòng)的響應(yīng)中，能夠收獲到什么成果?！景咐?】

有關(guān)總經(jīng)理組織召開公司全體秘書會(huì)議的郵件

在某公司中，總經(jīng)理讓其秘書組織全公司的秘書開會(huì)，要求她在確定時(shí)間和地點(diǎn)之后發(fā)一個(gè)郵件告知所有的秘書。第二章商務(wù)文書寫作的步驟

一、制定正確的行動(dòng)目標(biāo)1.主動(dòng)目標(biāo)與被動(dòng)目標(biāo)第二章商務(wù)文書案例一這個(gè)郵件實(shí)際上就是一個(gè)商務(wù)文書，相當(dāng)于一個(gè)通知。在撰寫這個(gè)郵件的過程中，我們可以分析得到：總經(jīng)理秘書的行動(dòng)目標(biāo)是“讓所有的秘書都得去開會(huì)”而不是簡(jiǎn)單地“通知每個(gè)秘書會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)”。因此，郵件中僅僅明確了會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)還不夠，因?yàn)檫@樣并不能確保所有秘書都按照要求來參會(huì)；而是應(yīng)該進(jìn)一步在郵件中要求所有秘書在會(huì)議前一個(gè)星期都對(duì)是否參加會(huì)議進(jìn)行確認(rèn)。要寫好這個(gè)商務(wù)文書，總經(jīng)理秘書需要將其被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo)：自己之所以在乎“所有秘書都按時(shí)參會(huì)”這個(gè)事情，是因?yàn)榭偨?jīng)理交代自己組織這個(gè)會(huì)議，如果與會(huì)的秘書沒有到齊，那么就意味著自己組織工作的失敗；換而言之，自己希望在總經(jīng)理面前有一個(gè)良好的表現(xiàn)，就需要確保會(huì)議順利組織成功，而組織成功的標(biāo)志之一就是人員來得比較齊，所以需要他們給自己一個(gè)能否與會(huì)的確認(rèn)。案例一這個(gè)郵件實(shí)際上就是一個(gè)商務(wù)文書，相當(dāng)于一個(gè)通知。在撰寫二、決定文章的正式程度（一）

1.

判斷依據(jù)：正式指數(shù)

“正式指數(shù)”主要根據(jù)以下三個(gè)問題所涉及的內(nèi)容來確定：◎

商務(wù)文書的撰寫者本身是否很了解目標(biāo)讀者；◎

目標(biāo)讀者的地位比商務(wù)文書的撰寫者低嗎；◎

商務(wù)文書的內(nèi)容是好消息嗎。如果特別了解目標(biāo)讀者就是10分，比較了解就是7、8分，而不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是給自己的下屬寫則為10分，平級(jí)則為5分，給自己的上級(jí)寫則為1分；如果內(nèi)容為好消息則為10分，壞消息則為1分。這三個(gè)問題的得分之和越低，則相應(yīng)的商務(wù)文書應(yīng)該越正式。

第二章商務(wù)文書寫作的步驟

二、決定文章的正式程度（一）1.判斷依據(jù)：正式指數(shù)第二二、決定文章的正式程度（二）2.正式程度的表現(xiàn)◎

形式：指商務(wù)文書所采用的媒介的形式正式：宣傳冊(cè)、政府公文、帶抬頭的信件、請(qǐng)柬以及行文正式的電子郵件附件；非正式：一般的電子郵件、便簽等?！?/p>

稱謂：對(duì)目標(biāo)讀者的稱呼。◎

語(yǔ)氣：采取相對(duì)輕松愉快的口吻還是比較凝重嚴(yán)肅的口氣的選擇。第二章商務(wù)文書寫作的步驟

二、決定文章的正式程度（二）2.正式程度的表現(xiàn)第二章商務(wù)文三、設(shè)定文章的總體風(fēng)格（一）

1.把握總體風(fēng)格的依據(jù)：游說矩陣◎

簡(jiǎn)單型：撰寫者與目標(biāo)讀者站在同一立場(chǎng)上，資源充足、不存在障礙◎說服型：資源充足，但撰寫者與目標(biāo)讀者立場(chǎng)并不一致◎

艱難型：撰寫者與目標(biāo)讀者立場(chǎng)不一致且資源也不充足◎

解決問題型：盡管撰寫者與目標(biāo)讀者立場(chǎng)保持一致，但資源并不充足第二章商務(wù)文書寫作的步驟

立場(chǎng)一致性資源充足程度

簡(jiǎn)單型說服型艱難型解決問題型三、設(shè)定文章的總體風(fēng)格（一）1.把握總體風(fēng)格的依據(jù)：游說矩三、設(shè)定文章的總體風(fēng)格（二）

2.總體風(fēng)格的設(shè)定◎簡(jiǎn)單型：以羅列事實(shí)為主，篇幅可以相對(duì)簡(jiǎn)短?！?/p>

說服型：通常篇幅較長(zhǎng)，且需強(qiáng)調(diào)撰寫者利益所在，充分分析自己觀點(diǎn)的優(yōu)勢(shì)和好處，以達(dá)到轉(zhuǎn)變其立場(chǎng)的目的?！蚪鉀Q問題型：將問題和答案打包，應(yīng)該向目標(biāo)讀者提供包含一種甚至多種方法的解決方案?！蚱D難型：在資源和立場(chǎng)兩個(gè)方面都遇到了障礙，這樣的商務(wù)文書是否有值得花費(fèi)精力去撰寫應(yīng)該要三思而后行?！景咐?】有關(guān)新年晚會(huì)安排的信件

某公司總經(jīng)理要求其秘書對(duì)公司新年晚會(huì)進(jìn)行安排，預(yù)算是5000元。在這個(gè)事件中，這個(gè)秘書可能會(huì)需要撰寫有關(guān)以下幾種情形的匯報(bào)郵件：第二章商務(wù)文書寫作的步驟

三、設(shè)定文章的總體風(fēng)格（二）2.總體風(fēng)格的設(shè)定第二章案例二1、該秘書發(fā)現(xiàn)了一個(gè)特別適合舉辦新年晚會(huì)的場(chǎng)所，距離公司很近且飯菜可口，預(yù)算方面也沒有超出5000元的要求。那么這種情形就屬于簡(jiǎn)單型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理匯報(bào)這個(gè)情形的時(shí)候，只要簡(jiǎn)單地提出在這個(gè)場(chǎng)地舉辦新年晚會(huì)的建議即可。2、該秘書找到了另外一個(gè)場(chǎng)所，各方面都符合要求，只是報(bào)價(jià)與預(yù)算相比超過了500元。那么這種情形就屬于解決問題型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理匯報(bào)這個(gè)情形的時(shí)候，可以就選擇這個(gè)場(chǎng)所的好處及優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行自問自答，把這個(gè)事情分析清楚，力圖使得總經(jīng)理形成“雖然超支500元、但是物有所值”的認(rèn)識(shí)。3、該秘書打算向總經(jīng)理提出新的建議——在預(yù)算要求內(nèi)，組織員工去聽新年音樂會(huì)而不是去吃年夜飯。那么這種情形就屬于說服型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理提出這個(gè)建議的時(shí)候，需要強(qiáng)調(diào)利益的所在——組織員工聽音樂會(huì)不僅可以給員工留下一個(gè)美好的回憶，還能夠提升其整體素質(zhì)。案例二1、該秘書發(fā)現(xiàn)了一個(gè)特別適合舉辦新年晚會(huì)的場(chǎng)所，距離公四、選擇文章的層次結(jié)構(gòu)（一）

1.連貫式商務(wù)文書的層次結(jié)構(gòu)按照事情發(fā)展的時(shí)間順序來展開?！蛲怀龅闹攸c(diǎn)：事情的前因后果以及發(fā)展脈絡(luò)?！蜻m應(yīng)的情形：工作報(bào)告、事故調(diào)查報(bào)告、工程報(bào)告以及程序安裝的說明等，這些文體的共同要求都是內(nèi)容要清楚明白。

2.并列式商務(wù)文書中層次與層次之間是并列的關(guān)系。◎突出的重點(diǎn)：每一段前要有前提擇要，作為后續(xù)并列內(nèi)容的引子。◎適應(yīng)的情形：主要在報(bào)告、總結(jié)以及建議書等商務(wù)文書中運(yùn)用。第二章商務(wù)文書寫作的步驟

四、選擇文章的層次結(jié)構(gòu)（一）1.連貫式第二章商務(wù)文四、選擇文章的層次結(jié)構(gòu)（二）

3.分析問題式圍繞問題的出現(xiàn)直到最終解決的邏輯關(guān)系而展開。有以下四個(gè)類型：（1）“只有結(jié)果”，如批復(fù)、指示以及命令等；（2）“提出問題并分析問題”，如情況簡(jiǎn)報(bào)；（3）“提出問題并解決問題”，如公告和通知；（4）“提出問題、分析問題，最后解決問題”，如指導(dǎo)性的通報(bào)和決議。4.問答式所謂“問答式”，就是指運(yùn)用問答的形式來組織商務(wù)文書的全篇?！蛲怀龅闹攸c(diǎn)：設(shè)計(jì)問題時(shí)要突出利益以及避免不良后果的方法?！蜻m應(yīng)的情形：企業(yè)的內(nèi)刊、內(nèi)部通訊以及操作程序指南等。

5.行動(dòng)結(jié)果式先擺問題、而后突出結(jié)果以及結(jié)果的實(shí)現(xiàn)方式的一種層次結(jié)構(gòu)。第二章商務(wù)文書寫作的步驟

四、選擇文章的層次結(jié)構(gòu)（二）3.分析問題式第二章商務(wù)五、列出文章的大綱

◎提綱法圍繞商務(wù)文書的核心主旨，按照時(shí)間的順序以及邏輯關(guān)系將主要內(nèi)容全都羅列出來，然后往里邊填充具體的內(nèi)容?！蜉椛浞ㄗ珜懻邚囊粋€(gè)中心點(diǎn)出發(fā)，隨性地把聯(lián)想到的東西或者想法都集中在紙上。在這個(gè)過程中，一開始并不必著急去考慮其是否具有價(jià)值以及整理其這些想法的內(nèi)在邏輯關(guān)系，當(dāng)所有的想法都呈現(xiàn)出來之后，再將它們梳理清楚。

【案例1】有關(guān)申請(qǐng)參加培訓(xùn)的郵件第二章商務(wù)文書寫作的步驟

五、列出文章的大綱◎提綱法第二章商務(wù)文書寫作的案例三某公司的一位財(cái)務(wù)人員想報(bào)名參加新會(huì)計(jì)制度的講解培訓(xùn)班，但是由于最近公司在控制成本，原則上是不批準(zhǔn)任何的培訓(xùn)申請(qǐng)的，所以她打算寫一份郵件給其經(jīng)理，讓他批準(zhǔn)并支持自己的請(qǐng)求。對(duì)于這樣一個(gè)商務(wù)文書而言，其行動(dòng)目標(biāo)很簡(jiǎn)單，就是這個(gè)財(cái)務(wù)人員希望其經(jīng)理同意自己出去參加培訓(xùn)并支付培訓(xùn)費(fèi)用；其結(jié)構(gòu)層次可以采用行動(dòng)結(jié)果式，即分別分析參加和不參加這個(gè)培訓(xùn)對(duì)公司而言所產(chǎn)生的幫助和損失。當(dāng)然，層次結(jié)構(gòu)也可以采用不并列式，即并列地分析自己應(yīng)該參加這個(gè)培訓(xùn)的原因。為達(dá)到這樣的一個(gè)溝通目的，對(duì)于這個(gè)商務(wù)文書可以采用輻射法列出一個(gè)大綱：接收培訓(xùn)后在工作中可以減少出錯(cuò)、參加培訓(xùn)可以了解到新的合理避稅方法以幫助公司節(jié)省成本支出、培訓(xùn)費(fèi)用的問題、培訓(xùn)有利于員工的個(gè)人成長(zhǎng)和發(fā)展、提高員工的滿意度、提升員工對(duì)公司的忠誠(chéng)度、形成公司良性的企業(yè)文化……案例三某公司的一位財(cái)務(wù)人員想報(bào)名參加新會(huì)計(jì)制度的講解培訓(xùn)班，六、撰寫初稿

在經(jīng)過以上五個(gè)步驟之后，商務(wù)文書的寫作進(jìn)入撰寫初稿階段。實(shí)際上，有了以上五個(gè)步驟的鋪陳之后，撰寫初稿就已經(jīng)變得相對(duì)簡(jiǎn)單了，需要的是給撰寫者自己留出一個(gè)比較完整的時(shí)間、在一個(gè)相對(duì)安靜的空間中排除干擾、一氣呵成、一鼓作氣地完成即可。當(dāng)然，初稿撰寫完成之后，還應(yīng)該進(jìn)行細(xì)致的校對(duì)，以使得文書更加地規(guī)范和生動(dòng)。第二章商務(wù)文書寫作的步驟

六、撰寫初稿在經(jīng)過以上五個(gè)步驟之一、運(yùn)用情感指數(shù)增加商務(wù)文書的親和力（一）

1.情感指數(shù)的內(nèi)涵情感指數(shù)的高低可以真實(shí)地反映出商務(wù)文書的撰寫者是否站在目標(biāo)讀者的立場(chǎng)上來從事這項(xiàng)工作。2.情感指數(shù)的計(jì)算情感指數(shù)，是用在商務(wù)文書中提到目標(biāo)讀者的次數(shù)減去提到撰寫者自己或者公司的次數(shù)。以“我們很高興的宣布，我們的新圖書館會(huì)在6月份對(duì)外開放，歡迎光臨”提到目標(biāo)讀者地方最多只有1處，而提到撰寫者自身地方卻有2處，故情感指數(shù)為“－2”“從6月份開始，您可以用新圖書館來完善您的研究，我們圖書館歡迎您的光臨”。情感指數(shù)變?yōu)榱耍?（讀者處為3，撰寫者處為1），親和力也得到了較大的提升。第三章如何使文章生動(dòng)有效

一、運(yùn)用情感指數(shù)增加商務(wù)文書的親和力（一）1.情感指一、運(yùn)用情感指數(shù)增加商務(wù)文書的親和力（二）

3.增加情感指數(shù)的方法◎增加第二人稱代詞在商務(wù)文書中增加“你”、“您”以及“你們”這樣的第二人稱代詞◎增加第三人稱的專有名詞所謂的“第三人稱的專用名詞”有很多，例如“消費(fèi)者”、“納稅人”以及“員工”等，這些專有名詞出現(xiàn)在商務(wù)文書中也是一種對(duì)目標(biāo)讀者的尊重。◎增加讀者的姓名在商務(wù)文書中如果能在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)上加入讀者的姓名，也會(huì)使得其倍感親切?！蛟黾訉?duì)讀者的暗指在商務(wù)文書中對(duì)祈使句的使用，這是因?yàn)槠硎咕渲型÷粤酥复繕?biāo)讀者的代詞。第三章如何使文章生動(dòng)有效

一、運(yùn)用情感指數(shù)增加商務(wù)文書的親和力（二）3.增加情感二、努力做到“讀者為尊”

1.“讀者為尊”的內(nèi)涵◎一般的表述：“我很高興的宣布，我們公司在2005年度超過了預(yù)期的目標(biāo)，完成任務(wù)了”；◎“讀者為尊”的表述：“非常感謝在座各位的努力，由于你們的努力，我們公司在2005年超過了我們預(yù)期的目標(biāo)”。

2.“最先提及讀者而非自己”的原則錯(cuò)誤：“……我非常高興推薦張良加入對(duì)方的戰(zhàn)略團(tuán)隊(duì)，其財(cái)務(wù)技能可以幫助團(tuán)隊(duì)計(jì)算投資收益率和盈虧平衡點(diǎn)，同其樂觀向上的個(gè)性也會(huì)使團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都笑口常開?！闭_：“……貴方從張良的加入可以獲得有形和無形的好處，有形的好處是其財(cái)務(wù)技能可以幫助團(tuán)隊(duì)計(jì)算投資收益率和盈虧平衡點(diǎn)，而其樂觀向上的個(gè)性也會(huì)給團(tuán)隊(duì)帶來無形的好處。……”第三章如何使文章生動(dòng)有效

二、努力做到“讀者為尊”1.“讀者為尊”的內(nèi)涵第三章三、進(jìn)行有效的反饋

1.正面反饋在文書中撰寫者多用一些正面的反饋去稱贊目標(biāo)讀者做得好的地方，多給與對(duì)方一些關(guān)懷。

2.修正性反饋修正性反饋可以在向目標(biāo)讀者提出相應(yīng)問題及其建議的同時(shí)，最大限度地給與目標(biāo)讀者體貼溫暖的感覺。

3.負(fù)面反饋和沒有反饋負(fù)面反饋就是與正面反饋相對(duì)應(yīng)的一種反饋形式，而“沒有反饋”則更加可以從字面上來予以理解。相比負(fù)面反饋容易導(dǎo)致工作中的矛盾升級(jí)而言，沒有反饋則更加不利于工作的順利展開和人際關(guān)系的改善與鞏固；第三章如何使文章生動(dòng)有效

三、進(jìn)行有效的反饋1.正面反饋第三章如何使文章生四、增加商務(wù)文書的緊迫性

增加緊迫性的方法◎時(shí)間的規(guī)范性避免使用昨天、今天、明天、今年等時(shí)間約束不明確的時(shí)間代詞◎時(shí)間的精確性應(yīng)該在其中注明幾月、幾日、幾時(shí)、幾分甚至還有幾秒等精確的時(shí)間◎時(shí)間的通用性①商務(wù)文書中一律要使用公元的全稱，例如2003年不能縮寫為03年②落款成文日期部分，年度要采用中文的形式，例如“二○○六年”；

③盡量不要用農(nóng)歷；

④注意漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字之間的搭配使用規(guī)則，不能出現(xiàn)“臘月15”以及“星期3”等錯(cuò)誤情況。第三章如何使文章生動(dòng)有效

四、增加商務(wù)文書的緊迫性增加緊迫性的方法第三章如五、增加可信度所謂“可信度”，就是讓自己的文書在目標(biāo)讀者那里看起來非常的值得相信；而要做到這一點(diǎn)，就必須在商務(wù)文書的撰寫過程中做到言之有物，將撰寫者自己實(shí)際經(jīng)歷的東西表達(dá)出來。例如，“我們?cè)谂Φ膼圩o(hù)環(huán)境”這句話是比較空洞的；而如果將愛護(hù)環(huán)境的具體行動(dòng)增加進(jìn)去則會(huì)極大地增加其可信度：“我們通過回收塑料、玻璃、鋁材和紙張的方式，盡最大努力地去愛護(hù)環(huán)境”。第三章如何使文章生動(dòng)有效

五、增加可信度所謂“可信度”，就是讓自己的文書在目標(biāo)讀者那里六、做到行文簡(jiǎn)潔

1.采用電報(bào)文體需要撰寫者對(duì)文章中的每一個(gè)字都要進(jìn)行斟酌，做到惜字如金。

2.另加附件將冗長(zhǎng)的內(nèi)容部分以附件的形式與正文分開。

3.詞句力求簡(jiǎn)單精煉選用簡(jiǎn)單的詞；做到“一式一文主旨明確”。4.多用主動(dòng)語(yǔ)式

5.適當(dāng)運(yùn)用縮略語(yǔ)在日常工作和生活中，有各種各樣的縮略語(yǔ)，例如“三個(gè)代表”、“八榮八恥”等；在商務(wù)文書中適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用縮略語(yǔ)可以使整個(gè)文章顯得簡(jiǎn)潔流暢。但是值得注意的是，對(duì)縮略語(yǔ)的使用應(yīng)該把握適當(dāng)?shù)脑瓌t，即不能將沒有通用性的、自創(chuàng)的縮略語(yǔ)運(yùn)用與商務(wù)文書之中；否則，很容易引起不必要的歧異。第三章如何使文章生動(dòng)有效

六、做到行文簡(jiǎn)潔1.采用電報(bào)文體第三章如何使文章一、數(shù)字的使用規(guī)范

1.真實(shí)準(zhǔn)確

2.各個(gè)分?jǐn)?shù)之和與總數(shù)相等3.統(tǒng)計(jì)口徑一致4.列舉數(shù)字有可比性根據(jù)我國(guó)公文寫作的法規(guī)規(guī)定，按慣例“××以上”以及“××以下”都應(yīng)該示包含該數(shù)字在內(nèi)的。5.注意倍數(shù)關(guān)系倍數(shù)關(guān)系反映在“降低”、“降低了”以及“降低到”等表示數(shù)字變化的用語(yǔ)上。6.分清楚漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的使用場(chǎng)合

“商務(wù)文書中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次敘述以及在詞組慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)和具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的情況必須為漢字外，其它情況應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字”。第四章如何使文章更加規(guī)范

一、數(shù)字的使用規(guī)范1.真實(shí)準(zhǔn)確第四章如何使文章二、部分結(jié)構(gòu)層次敘述的規(guī)范性

在這個(gè)方面，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的具體要求為：◎結(jié)構(gòu)層次的第一層，其層次編號(hào)用“一”、“二”、“三”……來表示；◎結(jié)構(gòu)層次的第二層，其層次編號(hào)用“（一）”、“（二）”、“（三）”……來表示；◎結(jié)構(gòu)層次的第三層，其層次編號(hào)可以用阿拉伯?dāng)?shù)字來表示；◎結(jié)構(gòu)層次的第四層，其層次編號(hào)可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……來表示。與此同時(shí)，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范還要求商務(wù)文書的結(jié)構(gòu)層次最好不要多于四級(jí)，否則邏輯關(guān)系的復(fù)雜會(huì)給讀者帶來極大不便；另外，還應(yīng)該注意不要越級(jí)使用各個(gè)層次的編號(hào)。第四章如何使文章更加規(guī)范

二、部分結(jié)構(gòu)層次敘述的規(guī)范性在這個(gè)方面，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范三、計(jì)量單位的使用規(guī)范在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中對(duì)于計(jì)量單位也是有明確要求的，詳見表3－1所示：表3－1計(jì)量單位的使用規(guī)范示例表

正確使用錯(cuò)誤使用長(zhǎng)度單位公里、千米、米、分米、厘米公分、尺功率單位千瓦、瓦馬力質(zhì)量重量單位千克、公斤、噸、克、毫克斤、兩熱能單位焦耳千卡體積單位升、毫升公升、立升土地面積單位公頃、平方米畝、平方丈第四章如何使文章更加規(guī)范

三、計(jì)量單位的使用規(guī)范在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中對(duì)于計(jì)量單位也是有明確四、綜合校對(duì)的注意事項(xiàng)

1.做旁觀者人們對(duì)于自己的撰寫的文章通常都會(huì)覺得很順眼，其實(shí)不然。在綜合校對(duì)的過程中，撰寫者首先要將自己定位于一個(gè)旁觀者，對(duì)自己的文章進(jìn)行冷處理并反復(fù)審視幾次以發(fā)現(xiàn)和糾正存在的錯(cuò)誤。2.做朗讀者商務(wù)文書通常的時(shí)間要求都比較緊，但在這種較強(qiáng)的時(shí)間約束下切不可草草提交了事。在綜合校對(duì)的過程中，撰寫者還應(yīng)該扮演一個(gè)朗讀者，反復(fù)地朗讀自己的文章并隨時(shí)進(jìn)行修改和完善。3.做求教者前文中提到的白居易大師就始終能夠?qū)⒆约憾ㄎ挥谝粋€(gè)求教者，以小學(xué)生的心態(tài)來就自己的作品反復(fù)地向周圍的人們請(qǐng)教；同樣的，在商務(wù)文書的綜合校對(duì)階段，撰寫者也應(yīng)該扮演好這樣的角色。第四章如何使文章更加規(guī)范

四、綜合校對(duì)的注意事項(xiàng)1.做旁觀者第四章如何使文章五、詞語(yǔ)的使用規(guī)范

“等”和“等等”這兩個(gè)詞的用法尤其值得分辨清楚?！虮硎玖信e未盡且后面再無其他詞語(yǔ)的時(shí)候，“等”和“等等”都可以使用，而當(dāng)后面有其他詞語(yǔ)的時(shí)候則只能用“等”；◎無論是“等”還是“等等”，其前面所列舉的名詞或詞組一般都不得少于兩項(xiàng)，但其中有一個(gè)特例，即當(dāng)前面這個(gè)詞是一個(gè)專有名詞或者人名時(shí)，可以只列舉一個(gè)后面用“等”概括；◎表示列舉未盡且細(xì)指人的名詞和專有名詞的時(shí)候，一般只能用“等”；◎“等”與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現(xiàn)停頓，而“等等”與前面的詞語(yǔ)之間則可以用逗號(hào)隔開。

第四章如何使文章更加規(guī)范

五、詞語(yǔ)的使用規(guī)范“等”和“等等”這兩個(gè)詞的用法尤六、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范（二）

1、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的種類◎點(diǎn)號(hào)點(diǎn)號(hào)包括“句末點(diǎn)號(hào)”和“句內(nèi)點(diǎn)號(hào)”兩種，句號(hào)、問號(hào)和嘆號(hào)表示一種停頓和語(yǔ)氣的并且通常放在句子最后的稱之為“句末點(diǎn)號(hào)”；而逗號(hào)、頓號(hào)、分號(hào)和冒號(hào)表示句內(nèi)停頓的則稱之為“句內(nèi)點(diǎn)號(hào)”?！驑?biāo)號(hào)①引號(hào)，又可分為單引和雙引；②括號(hào)，在商務(wù)文書寫作范圍內(nèi)我國(guó)承認(rèn)的括號(hào)主要有3種；③破折號(hào)；④省略號(hào)；⑤著重號(hào)，用于在需要突出的內(nèi)容下用點(diǎn)做出標(biāo)記；⑥連接號(hào)，即兩個(gè)同類詞語(yǔ)中間的那一小橫，例如秦嶺－淮河；⑦間隔號(hào)，通常用于西方人名之間，例如邁克·喬丹；⑧書名號(hào)；又可分為單書名號(hào)和雙書名號(hào)；⑨專名號(hào)，即畫于特點(diǎn)文學(xué)作品下邊的橫線。第四章如何使文章更加規(guī)范

六、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范（二）1、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的種類第四章六、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范（三）

2、具體的用法◎反問句的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)感嘆號(hào)：表現(xiàn)特別強(qiáng)調(diào)的語(yǔ)氣；問號(hào)：所表現(xiàn)的語(yǔ)氣一般強(qiáng)烈◎引號(hào)的用法①非法規(guī)性的文件，用引號(hào)加以強(qiáng)調(diào)而不用書名號(hào)。例如，準(zhǔn)發(fā)××省××廳“關(guān)于人文韓大招生問題的通知”；②特定稱謂用引號(hào)，例如“渤海二號(hào)”鉆井平臺(tái)，“神舟六號(hào)”；③縮略語(yǔ)可用引號(hào)，例如“農(nóng)轉(zhuǎn)非”（農(nóng)業(yè)戶口轉(zhuǎn)非農(nóng)業(yè)戶口的縮寫）④需要著重的論述對(duì)象用引號(hào)予以標(biāo)識(shí)，例如有物就是要有內(nèi)容，有序就是要有條理，那么加上引號(hào)變?yōu)椤坝形铩焙汀坝行颉敝?，就是表明作者在分別的句子當(dāng)中分別強(qiáng)調(diào)說明有物和有序?！蚶ㄌ?hào)的用法括號(hào)可以表示一個(gè)文件的成熟程度，比如說某一個(gè)政府文件是試行辦法還是最終的版本，只能用于需要進(jìn)行說明的詞語(yǔ)的結(jié)尾，例如《××市人民政府住房公積金管理辦法（試行）》?！蚴÷蕴?hào)的用法需要特別注意的是，省略號(hào)不能與“等”以及“等等”這些詞語(yǔ)一起使用。第四章如何使文章更加規(guī)范

六、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范（三）2、具體的用法第四章六、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范（四）

3、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的點(diǎn)放位置關(guān)于標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的點(diǎn)放位置，需要注意以下幾點(diǎn)：◎點(diǎn)號(hào)可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的開頭；◎標(biāo)號(hào)中的引號(hào)、括號(hào)和書名號(hào)，前半個(gè)不能放在一行文字的末尾，而后半個(gè)則不能放在一行的開頭；◎標(biāo)號(hào)中的省略號(hào)和破折號(hào)，不可以一半在前一行文字中同時(shí)另一半在后一行文字中；◎引文結(jié)尾處的句號(hào)和引號(hào)，如果引用語(yǔ)是作為一個(gè)獨(dú)立整體存在，則句號(hào)在先；反之，則句號(hào)在后。六、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范（四）3、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的點(diǎn)放位置一、通知（一）

1.通知的適用范圍給下級(jí)發(fā)的通知，即所謂“下行文”；給上級(jí)發(fā)的通知，即所謂“上行文”；給同屬于一個(gè)系統(tǒng)的，但不相關(guān)也不相隸屬的單位（即平級(jí)關(guān)系）也可以發(fā)通知，即所謂的“平行文”。

2.通知的適應(yīng)性分析完其適用范圍，再來看看通知在主體方面的適應(yīng)性。通知的適用性也是相當(dāng)廣泛的，企業(yè)單位、事業(yè)單位、黨政機(jī)關(guān)，甚至學(xué)校都可以發(fā)通知。第五章常用公文示范講解

一、通知（一）1.通知的適用范圍第五章常用公文示范一、通知（二）

3.通知的種類◎會(huì)議通知時(shí)間、地點(diǎn)、目的、要求，安排及到會(huì)方式等?！蛑甘拘酝ㄖ河糜谏霞?jí)傳達(dá)給下級(jí)機(jī)關(guān)去予以辦理?！蚺鷾?zhǔn)性通知：下級(jí)請(qǐng)示呈遞上來，經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)發(fā)出去予以遵照?qǐng)?zhí)行?！虬l(fā)布性通知：主要用于某種規(guī)章制度的發(fā)布，應(yīng)附帶有文件附件?！蛑招酝ㄖ河糜谏霞?jí)給所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)通報(bào)某些事務(wù)?！蛑苤酝ㄖ屇繕?biāo)讀者知道事情的情況而無需他們采取任何的措施和行動(dòng)第五章常用公文示范講解

一、通知（二）3.通知的種類第五章常用公文示范講解一、通知（三）

4.通知的寫作格式◎標(biāo)題通知的標(biāo)題應(yīng)該包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由以及文種等三塊內(nèi)容，例如“國(guó)務(wù)院關(guān)于預(yù)防禽流感的通知”?！蛩团c對(duì)象只能有一個(gè)主送單位且頂格寫，但抄送單位可以有多個(gè)◎正文主要包括撰寫通知的理由、事情經(jīng)過以及具體的要求?！蚴鹈ㄖ氖鹈òl(fā)文機(jī)構(gòu)和日期即可?！蚋郊谖逭鲁Ｓ霉氖痉吨v解

一、通知（三）4.通知的寫作格式第五章常用公文示范二、報(bào)告（一）

1.報(bào)告的種類依據(jù)具體內(nèi)容，報(bào)告可以分為以下四種類型：◎工作報(bào)告即下級(jí)對(duì)上級(jí)進(jìn)行的匯報(bào)?！蚯闆r報(bào)告即關(guān)于某個(gè)重大事件的經(jīng)過的匯報(bào)，其重點(diǎn)在于事情的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、起因、經(jīng)過、結(jié)果、事件分析、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及處理情況等內(nèi)容。◎答復(fù)報(bào)告針對(duì)上級(jí)對(duì)自己的一個(gè)詢問所予以的答復(fù)；被動(dòng)行文的特征，要求實(shí)事求是、針對(duì)具體問題來進(jìn)行回答?！蚪ㄗh報(bào)告下級(jí)主動(dòng)的向上級(jí)提出建議或者希望的報(bào)告，其特點(diǎn)與請(qǐng)示相類似。第五章常用公文示范講解

二、報(bào)告（一）1.報(bào)告的種類第五章常用公文示范講二、報(bào)告（二）

2.報(bào)告的寫作格式◎報(bào)告的開頭應(yīng)該首先寫“關(guān)于××事情現(xiàn)做如下報(bào)告”；◎報(bào)告的內(nèi)容中有一些套話必須的，例如在報(bào)告的結(jié)尾應(yīng)該說“以上報(bào)告請(qǐng)審閱”或者“報(bào)告如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)執(zhí)行”等與開頭相互呼應(yīng)。第五章常用公文示范講解

二、報(bào)告（二）2.報(bào)告的寫作格式第五章常用公文示三、請(qǐng)示

1.請(qǐng)示的特點(diǎn)◎事前行文事后行文叫報(bào)告，事前行文為請(qǐng)示；即請(qǐng)示并不是先斬后奏的行為。◎一事一請(qǐng)不要把不同的請(qǐng)示內(nèi)容放在同一個(gè)請(qǐng)示文書之中；否則，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一方面容易遺漏其中的某一內(nèi)容，另一方面也難以做部分的批準(zhǔn)?！蛐枰鷱?fù)