紀(jì)念品管理辦法

紀(jì)念品管理辦法第一章總則第一條紀(jì)念品管理工作是公共關(guān)系管理的重要組成部分，為加強(qiáng)紀(jì)念品管理工作，提升整體形象，通過贈(zèng)送提升品牌形象、市場定位、企業(yè)文化相適應(yīng)的紀(jì)念品，充分發(fā)揮紀(jì)念品在對(duì)外交往和溝通公共關(guān)系中的作用，根據(jù)履職待遇、業(yè)務(wù)支出管理辦法》，特制定本辦法。第二條本辦法稱紀(jì)念品是指出于營銷和宣傳需要涉及的包括廣告用品（如飛機(jī)模型、航空元素創(chuàng)意產(chǎn)品等能夠代表企業(yè)形象的產(chǎn)品）、由個(gè)人或部門接收并上繳的物品（不包含外事紀(jì)念品）。紀(jì)念品由秘書辦負(fù)責(zé)統(tǒng)一批量購置或定制，用于對(duì)外公關(guān)工作、業(yè)務(wù)交往、對(duì)外宣傳、廣告營銷、部分外事活動(dòng)等工作。其他各部門未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自購置或定制紀(jì)念品（批準(zhǔn)流程見第五章相關(guān)條款），財(cái)務(wù)部對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷要嚴(yán)格審核，不得對(duì)未經(jīng)批準(zhǔn)的紀(jì)念品相關(guān)費(fèi)用予以報(bào)銷。第三條紀(jì)念品管理遵循以下原則：（一）合規(guī)合法原則紀(jì)念品的采購、管理、領(lǐng)用全過程要符合黨紀(jì)國法有關(guān)規(guī)定。（二）總體統(tǒng)籌原則紀(jì)念品管理實(shí)行預(yù)算總額控制，在預(yù)算范圍內(nèi)根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行統(tǒng)籌調(diào)配。（三）紀(jì)念品分級(jí)原則所有紀(jì)念品根據(jù)價(jià)值、用途等特征分為不同級(jí)別，按級(jí)別進(jìn)行管理和使用。（四）非重復(fù)使用原則紀(jì)念品的使用要保持單一性，同一種紀(jì)念品一般一個(gè)對(duì)象只贈(zèng)送一次，不重復(fù)贈(zèng)送。（五）公共關(guān)系資源共享原則通過紀(jì)念品管理建立起來的公共關(guān)系資源，為全企業(yè)共享，不得透露給本單位以外的單位或個(gè)人。（六）公正規(guī)范原則紀(jì)念品的采購、保管、使用全過程操作要符合有關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持誠信，做到公正規(guī)范。第二章管理職責(zé)與分工第四條紀(jì)念品管理工作實(shí)行歸口管理。秘書辦是紀(jì)念品（不含上繳紀(jì)念品）的歸口管理部門，由秘書辦指定專管人員負(fù)責(zé)日常管理工作。上繳紀(jì)念品由紀(jì)檢監(jiān)察部負(fù)責(zé)管理，秘書辦僅對(duì)其進(jìn)行日常保管；外事紀(jì)念品的管理應(yīng)同時(shí)嚴(yán)格遵循有關(guān)規(guī)定要求。第五條各部門職責(zé)及分工：（一）秘書辦負(fù)責(zé)制定紀(jì)念品管理相關(guān)制度，負(fù)責(zé)紀(jì)念品定制/購置年度預(yù)算及計(jì)劃的編制，負(fù)責(zé)紀(jì)念品的管理、上繳紀(jì)念品的日常保管，負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門規(guī)范使用紀(jì)念品。（二）計(jì)劃及預(yù)算管理部門負(fù)責(zé)紀(jì)念品費(fèi)用預(yù)算管理（含年度預(yù)算評(píng)審）。（三）合同管理部門負(fù)責(zé)紀(jì)念品定制/購置合同的審核及合同相關(guān)工作。（四）資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)紀(jì)念品處置工作。（五）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)紀(jì)念品費(fèi)用的審核及報(bào)銷。（六）紀(jì)檢監(jiān)察部負(fù)責(zé)紀(jì)念品管理工作的監(jiān)督檢查，負(fù)責(zé)上繳紀(jì)念品的管理工作。第三章紀(jì)念品的購置和定制第六條根據(jù)對(duì)外公關(guān)和開展業(yè)務(wù)工作的需要，根據(jù)庫存和紀(jì)念品使用情況，按照需求統(tǒng)籌規(guī)劃，于每年12月31日前編制次年的紀(jì)念品預(yù)算并提交預(yù)算主管部門進(jìn)行評(píng)審。第七條紀(jì)念品購置計(jì)劃要結(jié)合當(dāng)年預(yù)算進(jìn)行編制，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行比價(jià)或招標(biāo)，開展紀(jì)念品購置工作。第八條建立合格供應(yīng)商目錄，秘書辦負(fù)責(zé)目錄的管理工作。每年對(duì)紀(jì)念品供應(yīng)商開展評(píng)價(jià)并對(duì)供應(yīng)商目錄進(jìn)行更新，對(duì)于資質(zhì)和信譽(yù)良好的供應(yīng)商可適當(dāng)簽訂固有期限（如兩年或以上）的采購協(xié)議。第九條根據(jù)《負(fù)責(zé)人履職待遇、業(yè)務(wù)支出管理辦法》及接待工作有關(guān)規(guī)定，將紀(jì)念品劃分為A類、B類、C類三檔?？蛻纛愋图o(jì)念品類別紀(jì)念品價(jià)值(元/人/次)重要客戶A類≤400一般客戶B類≤300其他客戶C類≤200第四章紀(jì)念品的保管和使用第十條紀(jì)念品由秘書辦負(fù)責(zé)保管，并按照價(jià)值、用途和功能特征區(qū)分，建立紀(jì)念品臺(tái)賬。專管人員負(fù)責(zé)紀(jì)念品的驗(yàn)收、發(fā)放和保管，認(rèn)真填寫《紀(jì)念品入庫清單》（附件1）、《紀(jì)念品出庫領(lǐng)用單》（附件2），并提交秘書辦領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核，做好紀(jì)念品的出入庫管理工作。第十一條專管人員須每月定期對(duì)紀(jì)念品進(jìn)行清點(diǎn)，每年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，將紀(jì)念品庫存及使用情況定期匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。第十二條紀(jì)念品的使用應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行履職待遇、業(yè)務(wù)支出有關(guān)規(guī)定，公務(wù)、商務(wù)和業(yè)務(wù)活動(dòng)可根據(jù)需要贈(zèng)送適當(dāng)型號(hào)的飛機(jī)模型或價(jià)值相當(dāng)?shù)哪軌虼砥髽I(yè)形象的產(chǎn)品。其中，外事活動(dòng)紀(jì)念品的使用參照《外事管理工作規(guī)定》執(zhí)行。各類活動(dòng)不得贈(zèng)送禮金、有價(jià)證券和土特產(chǎn)品等。第十三條紀(jì)念品的領(lǐng)取由領(lǐng)用人在“接待物品管理”信息化平臺(tái)如實(shí)填寫紀(jì)念品用途、類別及數(shù)量等信息，按流程經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、秘書辦領(lǐng)導(dǎo)等逐級(jí)審批通過后進(jìn)行領(lǐng)取，并填寫《紀(jì)念品出庫領(lǐng)用單》（附件2）。第十四條專管人員必須嚴(yán)格按照紀(jì)念品申請(qǐng)單中相關(guān)信息（類別、數(shù)量等）進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，出庫時(shí)當(dāng)面確認(rèn)后交給領(lǐng)用人，一次一記錄，做到記錄清晰，日清日畢，保留好原始記錄，確保賬物相符。第十五條領(lǐng)取后因故未送出的紀(jì)念品，領(lǐng)用人應(yīng)及時(shí)退還并填寫《紀(jì)念品退庫單》（附件3），交由專管人員重新入庫。第十六條因質(zhì)量原因無法使用的紀(jì)念品，由統(tǒng)一管理，定期盤點(diǎn)后形成處置方案，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交由資產(chǎn)管理部門進(jìn)行處置。對(duì)于處置的庫存紀(jì)念品，專管人員須記錄清晰，確保賬物相符。第五章特殊情況定制/購置紀(jì)念品的管理第十七條其他各部門因業(yè)務(wù)需要，針對(duì)特定活動(dòng)定制/購置紀(jì)念品，應(yīng)將費(fèi)用納入部門當(dāng)年預(yù)算，并提交《紀(jì)念品定制/購置特殊情況審批表》(附件4)，按照紀(jì)念品定制/購置相關(guān)要求開展工作。在費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，除提供財(cái)務(wù)要求票據(jù)、憑證外，還應(yīng)包括《紀(jì)念品定制/購置特殊情況審批表》（附件4）。若缺少該表，財(cái)務(wù)部應(yīng)退回其報(bào)銷憑證，不予報(bào)銷。第十八條特殊情況定制/購置紀(jì)念品的日常管理由秘書辦負(fù)責(zé)。其他各部門在對(duì)定制/購置的紀(jì)念品完成驗(yàn)收后，應(yīng)填寫《紀(jì)念品入庫清單》（附件1），及時(shí)移交給秘書辦，由專管人員當(dāng)面接收確認(rèn)后，按照價(jià)值、用途和功能特征進(jìn)行入庫并建立臺(tái)賬。第十九條其他各部門作為紀(jì)念品的使用部門，由領(lǐng)用人按照紀(jì)念品領(lǐng)用流程進(jìn)行領(lǐng)用，并填寫《紀(jì)念品出庫領(lǐng)用單》（附件2）。領(lǐng)取后因故未送出的，應(yīng)填寫《紀(jì)念品退庫單》（附件3），及時(shí)退辦重新入庫。第六章上繳紀(jì)念品的管理第二十條秘書辦負(fù)責(zé)上繳紀(jì)念品的日常保管，紀(jì)檢監(jiān)察部負(fù)責(zé)上繳紀(jì)念品的管理工作。第二十一條專管人員接收上繳紀(jì)念品時(shí)，在當(dāng)面確認(rèn)后填寫《上繳紀(jì)念品登記表》（附件5）并按流程完成審簽，一式兩份分別交由上繳人員留存。專管人員應(yīng)及時(shí)將上繳紀(jì)念品入庫，并按價(jià)值、用途和功能特征分類建立臺(tái)賬，認(rèn)真填寫《上繳紀(jì)念品入庫清單》（附件6），一式兩份分別交由紀(jì)檢監(jiān)察部留存?！渡侠U紀(jì)念品入庫清單》應(yīng)據(jù)實(shí)定期更新，做到一次一記錄，記錄清晰，確保賬物相符。第二十二條紀(jì)檢監(jiān)察部依據(jù)《上繳紀(jì)念品入庫清單》，定期對(duì)庫存情況進(jìn)行檢