煙臺(tái)汽車展覽會(huì)管理信息系統(tǒng)應(yīng)用方案

煙臺(tái)汽車展覽會(huì)管理信息系統(tǒng)應(yīng)用方案一、方案目的隨著經(jīng)濟(jì)國際化、全球化和行業(yè)展會(huì)舉辦次數(shù)不斷攀升以及檔次的不斷提高，對展會(huì)的管理提出了更高的要求，特別是信息化的管理顯得非常的緊迫。通過信息化管理手段可以解決手工文件管理的不規(guī)范和低效率的問題。本應(yīng)用方案提出了通過信息化手段實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源有效管理，規(guī)范組織者的管理流程，提升組織者的管理水平。展覽管理信息系統(tǒng)應(yīng)用后，極大地提升了整個(gè)金諾會(huì)展公司的管理水平和決策效率，在財(cái)務(wù)管理、人員管理、銷售力度方面都有了，很大的改善，實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的轉(zhuǎn)變。二、方案內(nèi)容該公司研發(fā)實(shí)施的會(huì)展管理信息系統(tǒng)，包括前臺(tái)管理、行政管理、業(yè)務(wù)管理、觀眾部門管理、財(cái)務(wù)管理，它是各個(gè)部門管理的綜合，整體運(yùn)行是由總經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)。（一）前臺(tái)管理前臺(tái)是公司形象的代表，同時(shí)很多打印錄入工作都是在前臺(tái)完成的，因此，前臺(tái)管理是該公司重要的組成部分，對前臺(tái)管理在要求上細(xì)化到位。在接聽來電并記錄電話內(nèi)容，轉(zhuǎn)告相關(guān)項(xiàng)目經(jīng)理。對于在系統(tǒng)的要求就是要協(xié)助各個(gè)部門完成工作，這是該公司信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，以后發(fā)生的各項(xiàng)服務(wù)都建立在此基礎(chǔ)之上。（二）行政管理行政是公司內(nèi)部結(jié)構(gòu)中心，相關(guān)的會(huì)議培訓(xùn)、公司人才的招聘大小事務(wù)的處理都是行政在做。在整個(gè)系統(tǒng)中，行政處于支撐狀態(tài)，行政在數(shù)據(jù)庫中作為共享的角色。共享公司新人培訓(xùn)、每個(gè)項(xiàng)目組的會(huì)議、會(huì)議室的預(yù)定（三）業(yè)務(wù)部管理業(yè)務(wù)部是會(huì)展公司的定力支撐，整個(gè)展會(huì)的運(yùn)作都是依靠業(yè)務(wù)部來運(yùn)營的。對于業(yè)務(wù)部，數(shù)據(jù)庫里導(dǎo)入相關(guān)各個(gè)項(xiàng)目組的參展商或者有意向參展的客戶。公司里面分為各個(gè)項(xiàng)目組例如：機(jī)床部、自動(dòng)化部。各個(gè)部門有獨(dú)立的帳號(hào)和密碼、并有屬于組內(nèi)的客戶信息，這一項(xiàng)可以共享給其他項(xiàng)目組，看項(xiàng)目經(jīng)理的意思。參加全國各地的展會(huì)收回來的相關(guān)資料及時(shí)導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫作為為即將開展的展會(huì)做鋪墊，或者讓觀眾部的導(dǎo)入系統(tǒng)也可以。（四）觀眾部管理觀眾部俗稱招商部，是負(fù)責(zé)為展會(huì)邀約觀眾的部門，同比業(yè)務(wù)部的職責(zé)。只要跟金諾即將開展的展會(huì)相關(guān)就去展會(huì)現(xiàn)場發(fā)資料邀請觀眾，同業(yè)務(wù)一起前往。對于企業(yè)也同樣發(fā)放資料，如果允許就收取名片。跑各個(gè)地市相關(guān)展會(huì)行業(yè)的市場，收取名片，展會(huì)結(jié)束之后統(tǒng)一錄入系統(tǒng)，并資源共享。（五）財(cái)務(wù)管理對公司經(jīng)營情況的查詢及對前臺(tái)提供的信息報(bào)表進(jìn)行整理，包括今日進(jìn)單情況表，進(jìn)的企業(yè)報(bào)表，企業(yè)到款日報(bào)表，總企業(yè)數(shù)目統(tǒng)計(jì)表，日常出納情況表：通過報(bào)表，參展企業(yè)報(bào)表，企業(yè)到款情況表，展位費(fèi)到賬登記統(tǒng)計(jì)表，總結(jié)賬報(bào)表其他費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表。財(cái)務(wù)部門通過該公司會(huì)展管理信息系統(tǒng)，對各個(gè)部門單獨(dú)成本核算，做到能隨時(shí)查出公司的效益狀況，為公司領(lǐng)導(dǎo)層提供最真實(shí)的決策依據(jù)。信息系統(tǒng)能清晰的看出各部門在整個(gè)公司運(yùn)行中的狀況，能有針對性的解決運(yùn)行中的問題，能更好的協(xié)調(diào)各部門為公司整體運(yùn)行服務(wù)。三、方案參與者該公司會(huì)展管理信息系統(tǒng)方案的參與者有總經(jīng)理、副總經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理、行政人資經(jīng)理、財(cái)務(wù)管理等人員。四、方案實(shí)施方式金諾會(huì)展公司項(xiàng)目實(shí)施整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施可以分為三個(gè)階段；第一階段：項(xiàng)目準(zhǔn)備，這一階段主要是進(jìn)行用戶需求調(diào)研、討論和分析，制定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，準(zhǔn)備培訓(xùn)教材，擬定初步的項(xiàng)目應(yīng)用方案。第二階段：項(xiàng)目建設(shè)，這一階段的工作是進(jìn)行系統(tǒng)安裝、項(xiàng)目組培訓(xùn)、組織測試、確定基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備方案和方案的完善。第三階段：項(xiàng)目交付，這一階段是整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的關(guān)鍵，也是任務(wù)最重的時(shí)期。首先對青島金諾總部及所屬分公司的全體人員進(jìn)行了集中培訓(xùn)，并進(jìn)行考核；制定新舊系統(tǒng)切換計(jì)劃：按照初始化方案開始建帳、分配權(quán)限、監(jiān)督檢查各核算單