國家行政機關公文處理辦法 上課用

國家行政機關公文處理措施國務院2023年8月24日公布，2023年1月1日起施行.“總則”共八條,主要論述了制定《措施》目標,公文和公文處理定義,公文處理基本標準,對各級行政機關責任人要求,公文處理管理機構(gòu)和職責等。

第1頁第一章總則第一條為使國家行政機關(下列簡稱行政機關)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，制定本措施。第二條行政機關公文(包括電報，下同)，是行政機關在行政管理過程中形成具有法定效力和規(guī)范體式文書，是依法行政和進行公務活動主要工具。第三條公文處理指公文辦理、管理、整頓(立卷)、歸檔等一系列互相關聯(lián)、銜接有序工作。第四條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效標準，做到及時、精確、安全。第2頁第一章總則第五條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關要求，確保國家秘密安全。第六條各級行政機關責任人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本措施并加強對本機關公文處理工作領導和檢查。第七條各級行政機關辦公廳(室)是公文處理管理機構(gòu)，主管本機關公文處理工作并指導下級機關公文處理工作。第八條各級行政機關辦公廳(室)應當設置文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。第3頁

第一條為使國家行政機關(下列簡稱行政機關)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,制定本措施。

主要論述制定《措施》目標,目標是使行政機關公文處理工作實現(xiàn)“三化”(規(guī)范化、制度化、科學化)。規(guī)范化,是指公文處理每一項工作都符合統(tǒng)一要求標準,包括公文語言文字規(guī)范、文種使用規(guī)范、公文格式規(guī)范、公文辦理程序規(guī)范,符合本《措施》統(tǒng)一要求標準。制度化,是指公文處理各個步驟都有大家共同遵守明確要求,并且制度完善、配套?？茖W化,一是指公文運轉(zhuǎn)機制符合客觀規(guī)律,二是指公文處理伎倆先進,辦公自動化水平高,公文辦理業(yè)務實現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡化,逐漸實現(xiàn)無紙化辦公。

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第二條行政機關公文(包括電報,下同),是行政機關在行政管理過程中形成具有法定效力和規(guī)范體式文書,是依法行政和進行公務活動主要工具。

主要論述公文定義。第一句是定義。公文是什么?一是在行政管理過程中形成文書;二是具有法定效力文書;三是具有規(guī)范體式文書。第二句是作用。一是指公文是落實依法行政方針主要工具,二是指公文是公務活動主要工具。公務活動包括傳達落實黨和國家方針、政策,公布行政法規(guī)和規(guī)章,施行行政措施,請示和回復問題,指導、布置和商洽工作,報告情況,交流經(jīng)驗等等。這里概括了公文四個作用,即傳達政令,指導工作,公務聯(lián)系,記載憑證。

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第三條公文處理指公文辦理、管理、整頓(立卷)、歸檔等一系列互相關聯(lián)、銜接有序工作。

主要論述公文處理定義公文處理包括公文辦理、公文管理、公文整頓(立卷)、公文歸檔等一系列工作。公文辦理包括發(fā)文辦理和收文辦理。發(fā)文辦理包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序;收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承接、催辦等程序。公文管理包括翻印管理、公開公布管理、復印管理、銷毀管理、密電管理以及其他有關公文管理制度等。公文處理是一種系統(tǒng)工程,各個要素之間互相關聯(lián)、銜接有序,每一種步驟都不是孤立。因此公文處理要利用系統(tǒng)思想、系統(tǒng)辦法。

第6頁第四條公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效標準,做到及時、精確、安全。

第五條公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關要求,確保國家秘密安全。

第四條、第五條主要論述了公文處理總標準:實事求是、精簡、高效、及時、精確、安全、保密。實事求是、精簡、高效標準,是初次提出,它們與“及時、精確、安全、保密”組成了公文處理總原則。

第7頁公文處理總標準1．實事求是。這是我們一切工作出發(fā)點和基本指導思想，《措施》將其確定為行政機關公文處理工作首要標準，我們應當堅持落實執(zhí)行。在擬制文獻、承接來文、制定政策要求中，都要堅持一切從實際出發(fā)。

2．精簡、精確。精簡就是要壓縮文獻數(shù)量，提升文獻質(zhì)量，精確確定發(fā)文范圍。行文要確有必要，避免文獻過長，套話、空話、廢話連篇，不能隨意擴大文獻分發(fā)范圍。精確即指公文制作過程中實事要精確無誤，制定政策要求要有針對性；又指公文分發(fā)、投送傳遞、分辦批示要精確無誤。

3．及時、高效。就是要講求公文處理時效性，做到迅速、快捷，不得積壓、拖延。

4．安全、保密。行政機關公文大多是國家意志、活動書面形式，是國家機密集中體現(xiàn)，這就要求在公文處理中密級文獻不得泄密，一般文獻也不能遺失。

第8頁第六條各級行政機關責任人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本措施并加強對本機關公文處理工作領導和檢查。

主要論述國家行政機關責任人在公文處理工作中職責。《措施》對行政機關責任人(包括政府領導同志和政府部門領導同志)提出要求是:一要“高度重視公文處理工作”,二要“模范遵守本措施”,三要“加強對本機關公文處理工作領導和檢查”。第9頁第七條各級行政機關辦公廳(室)是公文處理管理機構(gòu),主管本機關公文處理工作并指導下級機關公文處理工作。

主要論述辦公廳(室)在公文處理工作中地位、職責和作用。明確辦公廳(室)是公文處理管理機構(gòu),其職責是主管本機關并指導下級機關公文處理工作。辦公廳(室)是公文運轉(zhuǎn)中心樞紐,通過公文處理為領導決策發(fā)揮參謀助手作用,同步按照本《措施》要求指導下級機關公文處理工作。第10頁第八條各級行政機關辦公廳(室)應當設置文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。

要求辦公廳(室)必須設置文秘部門或配備專職人員。只要是行政機關辦公廳(室),就應當設置文秘部門,起碼要有專職文秘人員負責這項工作。第11頁第二章公文種類第九條行政機關公文種類主要有：(一)命令(令)適用于根據(jù)有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。(二)決定適用于對主要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不合適決定事項。(三)公告適用于向國內(nèi)外宣布主要事項或者法定事項。(四)通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知事項。第12頁第二章公文種類(五)通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相從屬機關公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行事項，任免人員。(六)通報適用于表揚先進，批評錯誤，傳達主要精神或者情況。(七)議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。(八)報告適用于向上級機關報告工作，反應情況，回復上級機關問詢。第13頁第二章公文種類(九)請示適用于向上級機關祈求批示、同意。(十)批復適用于回復下級機關請示事項。(十一)意見適用于對主要問題提出見解和處理措施。(十二)函適用于不相從屬機關之間商洽工作，問詢和回復問題，祈求同意和回復審批事項。(十三)會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。第14頁第二章公文種類第二章只有一條,即第九條。第九條共分十三項,主要是規(guī)范國家行政機關公文種類及各文種適用范圍。這次公布《措施》對公文種類,只分種,不分類,將本來12類13種,規(guī)范為13種,增加了“意見”,刪去了“批示”。對某些公文適用范圍也作了調(diào)整。

《措施》取消了“批示”這個文種,但《中華人民共和國地方各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》中要求地方各級人民政府所屬工作部門能夠發(fā)命令、批示。這說明“批示”這個文種并不是絕對不可使用。第15頁第三章公文格式第十條公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。(一)包括國家秘密公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。(二)緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。(三)發(fā)文機關標識應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關排列在前。(四)發(fā)文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦機關發(fā)文字號。第16頁第三章公文格式(五)上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。(六)公文標題應當精確簡要地概括公文主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。(七)主送機關指公文主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。(八)公文如有附件，應當注明附件次序和名稱。(九)公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出以外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報公文，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章。(十)成文日期以責任人簽發(fā)日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關責任人簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。第17頁第三章公文格式(十一)公文如有附注(需要說明其他事項)，應當加括號標注。(十二)公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關要求標注主題詞。(十三)抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。(十四)文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，能夠并用漢字和通用少數(shù)民族文字(按其習慣書寫、排版)。第十一條公文中各組成部分標識規(guī)則，參照《國家行政機關公文格式》國標執(zhí)行。第十二條公文用紙一般采取國際標準A4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。張貼公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。第18頁第四章行文規(guī)則第十三條行文應當確有必要，重視效用。第十四條行文關系根據(jù)從屬關系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。第十五條政府各部門根據(jù)部門職權(quán)能夠互相行文和向下一級政府有關業(yè)務部門行文；除以函形式商洽工作、問詢和回復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內(nèi)設機構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。第十六條同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府能夠聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關能夠聯(lián)合行文；政府部門與對應黨組織和軍隊機關能夠聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能事業(yè)單位也能夠聯(lián)合行文。第19頁第四章行文規(guī)則第十七條屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)事務，應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確主辦部門。須經(jīng)政府審批事項，經(jīng)政府同意也能夠由部門行文，文中應當注明經(jīng)政府同意。第十八條屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)詳細問題，應當直接報送主管部門處理。第十九條部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如私自行文，上級機關應當責令糾正或撤消。第二十條下級機關或者本系統(tǒng)主要行文，應當同步抄送直接上級機關。第二十一條“請示”應當一文一事；一般只寫一種主送機關，需要同步送其他機關，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。第20頁第四章行文規(guī)則第二十二條除上級機關責任人直接交辦事項外，不得以機關名義向上級機關責任人報送“請示”、“意見”和“報告”。第二十三條受雙重領導機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。第21頁第四章行文規(guī)則行文規(guī)則，是制發(fā)、辦理公文中必須遵循基本準則。《國家行政機關公文處理措施》（下列簡稱《措施》）第四章要求“行文規(guī)則”，共11條。主要是從行文標準、行文方向和行文要求三個方面確立了國家行政機關公文行文規(guī)則。第22頁一、堅持行文標準，提升行文效用

“行文應當確有必要，重視效用。”（《措施》第十三條）這是行文基本標準，也是行文出發(fā)點。要注意糾正“發(fā)文越多、文獻規(guī)格越高，工作就越重視”誤區(qū)，根據(jù)實際需要確定是否行文。行文必要性是上行文、平行文、下行文都必須遵循標準。上行文中，假如要制發(fā)祈求處理問題文獻，要研究問題本身是不是屬于上級應當處理；還要研究處理這個問題可行性。制發(fā)平行文獻，要注意明確職權(quán)，避免推諉扯皮，搞公文旅行。對下行文，一定要符合實際，有針對性。這一方面，容易出現(xiàn)問題是，照抄照轉(zhuǎn)上級文獻，以文獻落實文獻，要注意糾正。

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二、明確行文方向，把握行文權(quán)限

行文方向和行文權(quán)限主要從下列四個方面掌握：

（一）明確從屬關系和職權(quán)范圍。

《措施》第十四條要求：“行文關系根據(jù)從屬關系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。”從屬關系，主要是指行政從屬關系。要向某一種機關行文，必須弄清楚和行文機關是上下級關系、下上級關系、平行關系。對于業(yè)務性強行政系統(tǒng)，也要注意業(yè)務指導關系。明確了這一點就便于確定文種。

第24頁二、明確行文方向，把握行文權(quán)限

下級機關向上級機關行文，一般用“請示”、“報告”、“意見”等；不相從屬機關之間互相行文，一般用“函”。對需要周知或共同執(zhí)行事項，也能夠使用“通告”、“通知”、“通報”、“意見”等；上級機關向下級機關行文，一般用“命令（令）”、“決定”、“通告”、“通知”、“通報”、“批復”、“意見”等。

職權(quán)范圍。就是文獻內(nèi)容、事項是不是行文機關和授文機關職權(quán)和職責內(nèi)事宜?！洞胧犯鶕?jù)行文從屬關系和職權(quán)范圍，對行文方向和權(quán)限做出了明確要求。第25頁二、明確行文方向，把握行文權(quán)限

（二）嚴格遵守限制條件。1．政府各部門“除以函形式商洽工作、問詢和回復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文?！保ā洞胧返谑鍡l）

2．“部門內(nèi)設機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文?！保ā洞胧返谑鍡l）

第26頁二、明確行文方向，把握行文權(quán)限

（三）按照劃定范圍行文。

1．“政府各部門根據(jù)部門職權(quán)能夠互相行文和向下一級政府有關業(yè)務部門行文?！保ā洞胧返谑鍡l）

2．“屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)事務，應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確主辦部門。須經(jīng)政府審批事項，經(jīng)政府同意也能夠由部門行文，文中應當注明經(jīng)政府同意。”（《措施》第十七條）

3．“屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)詳細問題，應當直接報送主管部門處理?！保ā洞胧返谑藯l）。

4．“向下級機關或者本系統(tǒng)主要行文，應當同步抄送直接上級機關?！保ā洞胧返诙畻l）

第27頁二、明確行文方向，把握行文權(quán)限

（四）掌握聯(lián)合行文要求。

“同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府能夠聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關能夠聯(lián)合行文；政府部門與對應黨組織和軍隊機關能夠聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能事業(yè)單位也能夠聯(lián)合行文。”（《措施》第十六條）。

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三、嚴格行文要求，規(guī)范行文體式

《措施》在“行文規(guī)則”中，對行文從行文紀律到行文體式都做出了明確要求。尤其是對上行文做出了嚴格要求。

（一）“部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如私自行文，上級機關應當責令糾正或撤消?！保ā洞胧返谑艞l）；這些要求主要是處理和避免政出多門問題．“除上級機關責任人直接交辦事項外，不得以機關名義向上級機關責任人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’。”（《措施》第二十二條）。這一條不但是公文處理中紀律，并且對于確保領導機關決策科學化、民主化具有主要意義。也能夠確保領導同志抓大事，抓主要問題。

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三、嚴格行文要求，規(guī)范行文體式

（二）對上行文體式要從嚴把關。主要是向上級行“請示”、“報告”、“意見”時，“請示”應當一文一事；一般只寫一種主送機關，需要同步送其他機關，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

“報告”不得夾帶請示事項。”（《措施》）第二十一條）

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三、嚴格行文要求，規(guī)范行文體式

“報告”與“請示”兩個文種混用、“報告”中夾雜“請示”事項問題是目前公文制發(fā)中最常出現(xiàn)問題.“報告”與“請示”不一樣主要體現(xiàn)在三個方面：一是發(fā)文機關對上級機關要求不一樣?！皥蟾妗笔菫榱俗屔霞壎们闆r，而“請示”是為了讓上級對下級機關祈求做出回復或同意。二是發(fā)文時間不一樣?！皥蟾妗币话闶窃谑潞螅丛谀稠椆ぷ魅蝿胀瓿芍?，或上級機關明確要求回復有關問題時制發(fā)。而“請示”則多在事前或事中制發(fā)。三是正文中結(jié)束語不一樣“報告”一般使用“特此報告，請閱知?！被颉皩４藞蟾妫堉苤?。”等語。而“請示”則多用“特此請示，望予同意?！被颉皩４苏埵?，請予批示。”等語。第31頁第五章發(fā)文辦理發(fā)文辦理是各級行政機關辦公廳（室）工作主要組成部分，是落實執(zhí)行黨和國家方針政策，詳細實現(xiàn)領導和開展工作主要方式之一。發(fā)文辦理工作做得如何，直接影響機關工作作風、工作效率和工作水平。第二十四條明確了“發(fā)文辦理是指以本機關名義制發(fā)公文過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、用印、登記、分發(fā)等程序”；第二十五條要求了草擬公文要求；第二十八條明確了簽發(fā)要求；第二十九條明確了公文正式印制前應當進行復核要求。

第32頁第五章發(fā)文辦理第二十四條發(fā)文辦理指以本機關名義制發(fā)公文過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第二十五條草擬公文應當做到：(一)符合國家法律、法規(guī)及其他有關要求。如提出新政策、要求等，要切實可行并加以說明。(二)情況確實，觀點明確，表述精確，構(gòu)造嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。(三)公文文種應當根據(jù)行文目標、發(fā)文機關職權(quán)和與主送機關行文關系確定。(四)擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。第33頁第五章發(fā)文辦理(五)人名、地名、數(shù)字、引文精確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明漢字含義。日期應當寫明詳細年、月、日。(六)構(gòu)造層次序數(shù)，第一層為：“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為：“(1)”。(七)應當使用國家法定計量單位。(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明精確漢字譯名。(九)公文中數(shù)字，除成文日期、部分構(gòu)造層次序數(shù)和在詞、詞組、常用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。第34頁第五章發(fā)文辦理第二十六條擬制公文，對包括其他部門職權(quán)范圍內(nèi)事項，主辦部門應當積極與有關部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門主要責任人應當出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門能夠列明各方理據(jù)，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關協(xié)調(diào)或裁定。第二十七條公文送責任人簽發(fā)前，應當由辦公廳(室)進行審核。審核重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文有關要求，公文格式是否符合本措施要求等。第二十八條以本機關名義制發(fā)上行文，由主要責任人或者主持工作責任人簽發(fā)；以本機關名義制發(fā)下行文或平行文，由主要責任人或者由主要責任人授權(quán)其他責任人簽發(fā)。第二十九條公文正式印制前，文秘部門應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改，應按程序復審。第35頁一、草擬公文草擬公文應當做到方面歸納了九款內(nèi)容。草擬公文方面主要存在這樣幾個問題。一是使用文種不當；二是行文目標不夠明確，原因不夠充足，根據(jù)政策不夠全面或不精確。例如，某些已經(jīng)停頓執(zhí)行文獻或政策有時還作為行文根據(jù)；三是引文、構(gòu)造層次序數(shù)、計量單位和數(shù)字應用等不夠規(guī)范等。

第36頁一、草擬公文針對上述幾個方面問題。在草擬公文過程中，應當注意下列幾點：（一）要認真學習與研究有關政策法規(guī)，精確把握政策界限。

在接收一項詳細寫作任務后，首先應當翻閱上級有關文獻，學習黨和國家有關方針、政策，深入理解其精神實質(zhì)和政策界限。并根據(jù)本地域、本系統(tǒng)、本部門實際情況有效地落實上級精神，正確地提出執(zhí)行詳細措施和措施，確保草擬公文“符合國家法律、法規(guī)及其他有關要求”。

第37頁一、草擬公文（二）要認真領會機關領導意圖。

公文是為處理詳細問題而制發(fā)。因此，公文草擬者要結(jié)合本機關、本單位實際，將上級某項政策、精神加以詳細化，十分主要途徑就是要認真領會領導意圖。領會領導意圖，詳細說來，就是要弄清楚下列幾個問題：

1．機關領導布置這個寫作任務目標、背景是什么？

2．機關領導要求在文稿中提出什么問題，處理什么問題？

3．機關領導對文稿內(nèi)容提出了什么要求？

4．機關領導對文稿文種有什么要求？

5．受文對象是誰？

6．受文對象曾提出過什么問題？發(fā)文者態(tài)度和意見是什么？

第38頁一、草擬公文（三）要正確使用文種。

《公文處理措施》第二十五條三款要求：“公文文種應當根據(jù)行文目標、發(fā)文機關職權(quán)和與主送機關行文關系確定”，各級政府辦公部門，尤其是草擬公文同志都應當認真落實執(zhí)行。第39頁一、草擬公文（四）引文、構(gòu)造層次序數(shù)、計量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范。

常見問題：公文中只引文號，不引標題，或標題文號倒引；層次序數(shù)混亂，不知是哪一條哪一款；計量單位習慣于用“斤”，而不用“千克”；數(shù)字應用前后不一，或該用阿拉伯數(shù)碼卻用漢字等等。第40頁

二、公文包括內(nèi)容協(xié)調(diào)

《公文處理措施》第二十六條對擬制公文過程中，對包括其他部門職權(quán)范圍內(nèi)事項提出了協(xié)商要求。提出“取得一致意見后方可行文”。

在討論決定地域或部門報送省政府有些事項時，部門間出現(xiàn)新分歧、新意見，難以決斷時在擬制公文中應當注意下列幾點：

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二、公文包括內(nèi)容協(xié)調(diào)

（一）凡包括其他部門事項，擬文部門要積極與有關部門協(xié)商，待取得一致意見后再行文，決不能私自行文。

（二）如有分歧意見，擬文主辦部門主要責任人要出面協(xié)調(diào)，確保協(xié)調(diào)成果能代表部門意見。

（三）通過協(xié)調(diào)仍無法取得一致時，主辦部門要實事求是地列明各方理據(jù),并經(jīng)各方主要責任人會簽后，報請上級機關協(xié)調(diào)或裁決。

（四）主管部門及有關部門要以大局為重，不能只顧部門利益。如上級機關一旦裁定，就要堅決服從，認真執(zhí)行，自覺維護公文權(quán)威性，確保公文執(zhí)行效用。

第42頁三、公文審核

公文送責任人簽發(fā)前，需經(jīng)辦公廳（室）進行審核。負責核稿人員，必根據(jù)《公文處理措施》和《細則》，堅持實事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精標準，及時審核，嚴格把關。第43頁三、公文審核

審核重點是：

（一）行文。是否確需行文，行文方式是否恰當。

（二）政策。是否符合黨和國家方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理有關要求；新出臺政策要求有沒有根據(jù)、有沒有說明，是否切實可行；與本部門和有關部門有關要求有沒有矛盾；包括其他部門職權(quán)范圍事項，是否通過協(xié)商，分歧意見是否一致，會簽單位是否齊全，是否符合擬制公文有關要求等。

（三）格式。是否符合《公文處理措施》和《細則》有關要求，文種是否恰當；文稿構(gòu)造是否符合公文寫作要求。

（四）文字。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標點、語句和邏輯構(gòu)造是否精確、合理；計量單位是否符合國標；行文、數(shù)字、層次、序數(shù)、用筆用墨是否規(guī)范。

第44頁三、公文審核

公文審核一般有初核、校核、審核、復審、審簽5個程序。草擬公文單位責任人進行初核；辦公廳（室）秘書部門進行校核，辦公廳（室）負責公文處理領導進行審核；與公文包括工作有關領導和分管副秘書長（副主任）進行復審。同步，辦公廳（室）行文應經(jīng)辦公廳（室）主任復審，政府行文，應經(jīng)政府秘書長復審，最后，送有簽發(fā)權(quán)限責任人審簽。

第45頁

四、公文簽發(fā)

有關公文簽發(fā)權(quán)限，《公文處理措施》第二十八條和《細則》第三十一條、第三十二條作了下列要求：“以本機關名義制發(fā)上行文，由主要責任人或者主持工作責任人簽發(fā)；以本機關名義制發(fā)下行文或平行文，由主要責任人或者由主要責任人授權(quán)其他責任人簽發(fā)”?！昂灠l(fā)公文，簽批人應當明確簽訂意見，并簽訂姓名和時間”?！安块T不應將代擬稿直接送本級政府責任人簽批。未經(jīng)發(fā)文機關文秘部門審核文稿，責任人標準上不予受理簽發(fā)?！?/p>

公文一經(jīng)責任人簽發(fā)，即意味著正式生效。因此，各級行政機關及部門一定要嚴格按照要求權(quán)限進行審簽，不能隨意簽發(fā)，要確保公文嚴厲性、權(quán)威性和法律效力。第46頁五、公文復核

（一）公文復核是公文正式印制前文秘部門進行最后一次復審。有關復核內(nèi)容，目標是為了避免遺漏和疏乎大意，確保成文質(zhì)量。復核重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過程中是否有遺失或缺頁）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯別字、漏字等等。

《公文處理措施》要求“經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改，應按程序復審”。負責公文復核文秘人員應當認真履行職責，把好最后一關。第47頁新課第48頁第六章收文辦理收文辦理是公文處理工作一項主要內(nèi)容，也是機關秘書工作主要組成部分。收文辦理是指對收到公文辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承接、催辦、反饋等。

第49頁第六章收文辦理第三十條收文辦理指對收到公文辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承接、催辦等程序。第三十一條收到下級機關上報需要辦理公文，文秘部門應當進行審核。審核重點是：是否應由本機關辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關要求；包括其他部門或地域職權(quán)事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。第三十二條經(jīng)審核，對符合本措施要求公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送責任人批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合本措施要求公文，經(jīng)辦公廳(室)責任人同意后，能夠退回呈報單位并說明理由。第三十三條承接部門收到交辦公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難，應當及時給予說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理，應當及時退回交辦文秘部門并說明理由。第50頁第六章收文辦理第三十四條收到上級機關下發(fā)或交辦公文，由文秘部門提出擬辦意見，送責任人批示后辦理。第三十五條公文辦理中遇有包括其他部門職權(quán)事項，主辦部門應當積極與有關部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要責任人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，能夠報請上級機關協(xié)調(diào)或裁定。第三十六條審批公文時，對有詳細請示事項，主批人應當明確簽訂意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項，圈閱表達已閱知。第三十七條送責任人批示或者交有關部門辦理公文，文秘部門要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，主要公文重點催辦，一般公文定期催辦。第51頁

一、簽收、登記是收文辦理基礎工作

任何機關辦理收文工作，一般都有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承接和反饋等程序。簽收是收文辦理開始.因此，要做好清點和分類工作，注意檢查來件是否是發(fā)給本機關、本單位，封皮編號是否與記載相符；信件有沒有破損、散包、被拆現(xiàn)象；清點收件總數(shù)與清單是否一致；通知單或回執(zhí)單標明文題、編號、數(shù)量是否符合要求；文獻是否完全完整，如有沒有缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章.對于不符合要求要及時退回，這樣既能夠體現(xiàn)公文嚴厲性，也能夠科學、規(guī)范地處理收文，提升辦理效率。

第52頁

一、簽收、登記是收文辦理基礎工作

簽收公文要根據(jù)文獻秘密程度、文獻性質(zhì)、實際工作需要、文獻數(shù)量等進行登記。文獻登記范圍沒有統(tǒng)一界限，不過，上級機關文獻、下級機關文獻、主要帶有密級刊物、資料、其他機關商洽問題和需要回復文獻、上級機關如開會印發(fā)會議文獻材料等必須登記。登記辦法主要有兩種：流水式登記法、分類式登記法。第53頁二、審核工作是收文辦理關鍵

《國家行政機關公文處理措施》第三十一條要求：“收到下級機關上報需要辦理公文，文秘部門應當進行審核。審核重點是：是否應由本機關辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關要求；包括其他部門或地域職權(quán)事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范?！?/p>

做好審核把關工作現(xiàn)有助于糾正來文機關行文錯誤，也有助于收文及時、有效辦理。有下級來文是祈求批復，不過由于把“請示”文種錯用為“報告”，致使請示事項得不到及時回復。

第54頁二、審核工作是收文辦理關鍵收文審核工作除了內(nèi)容是否符合國家法律、規(guī)范和其他有關要求外，更需注意下列幾點：

1．公文用紙。國務院《措施》要求：“公文用紙一般采取國際標準A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。”2．公文要素。假如收文是涉密文獻而沒有保密期限，應按不規(guī)范文獻退回送文單位。同步，“請示”文種要在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話，這也是收文中應當注意事項。還要注意審查公文文種是否正確，行文是否符合規(guī)則，需協(xié)商、會簽公文是否履行必須手續(xù)。假如收文不符合行文規(guī)則，格式不規(guī)范，用紙不符合標準，要及時退回文獻呈報部門并說明理由。

第55頁二、審核工作是收文辦理關鍵“經(jīng)審核，對符合本措施要求公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送責任人批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限?！保ā秶倚姓C關公文處理措施》第三十二條）

擬辦是指秘書人員對來文應由那位領導審批，那一部門承接，以及承接過程中也許包括到事項提出初步處理意見，供領導同志批辦時參照工作程序。需要擬辦文獻主要有三種：上級機關主送本機關并需要落實落實文獻；本機關所屬部門或下級機關主送本機關請示性文獻；平行機關或不相從屬機關主送本機關需要回復文獻。國務院《措施》還要求，“標準上不辦理越級上報公文”。第56頁三、承接是收文辦理重點

承接是指機關有關部門或有關人員對應辦復文獻根據(jù)領導批辦意見進行詳細辦理工作。首先，要認真研究文獻內(nèi)容和批辦意見，弄清是否屬于自己主管業(yè)務范圍。其次，要弄清文獻處理時間要求，然后再按照輕重緩急進行落實。處理意見或處理成果是代表一定機關和部門，決不能以個人名義回復問題。

第57頁三、承接是收文辦理重點

另外，為了加快文獻處理速度，提升機關工作效率，對于送責任人批示或交有關部門辦理公文，文秘部門要負責催辦。催辦工作一般由負責文獻處理工作秘書人員承當，也能夠配備專職催辦人員。

文獻催辦辦法主要是電話催辦、發(fā)函催辦、登門催辦、請承接部門來人報告等。

第58頁第七章公文歸檔第三十八條公文辦理完成后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關要求，及時整頓(立卷)、歸檔。個人不得保存應當歸檔公文。第三十九條歸檔范圍內(nèi)公文，應當根據(jù)其互相聯(lián)系、特性和保存價值等整頓(立卷)，要確保歸檔公文齊全、完整，能正確反應本機關主要工作情況，便于保管和利用。第四十條聯(lián)合辦理公文，原件由主辦機關整頓(立卷)、歸檔，其他機關保存復制件或其他形式公文副本。第四十一條本機關責任人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程中形成公文，由其兼職機關整頓(立卷)、歸檔。第四十二條歸檔范圍內(nèi)公文應當確定保管期限，按照有關要求定期向檔案部門移送。第四十三條擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和筆跡材料必須符合存檔要求。第59頁第七章公文歸檔第七章，專門就公文歸檔問題作了要求?！洞胧返谄哒鹿擦鶙l。分別就及時立卷、歸檔、確保歸檔公文齊全、完整，便于保管利用；聯(lián)合辦理公文歸檔；兼職過程中形成公文歸檔；確定保管期限；公文用紙和筆跡材料六個方面作了標準性要求。

第60頁第八章公文管理第四十四條公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第四十五條文秘部門應當建立健全本機關公文處理有關制度。第四十六條上級機關公文，除絕密級和注明不準翻印以外，下一級機關經(jīng)責任人或者辦公廳(室)主任同意，能夠翻印。翻印時，應當注明翻印機關、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。第四十七條公開公布行政機關公文，必須經(jīng)發(fā)文機關同意。經(jīng)同意公開公布公文，同發(fā)文機關正式印發(fā)公文具有同等效力。第四十八條公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。第61頁第八章公文管理第四十九條公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第五十條不具有歸檔和存查價值公文，通過鑒別并經(jīng)