總經(jīng)辦文秘崗位職責(zé)

總經(jīng)辦文秘崗位職責(zé)總經(jīng)辦文秘崗位職責(zé)

職責(zé)一：支配公司領(lǐng)導(dǎo)工作活動(dòng)日程，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常工作

任務(wù)1：支配公司領(lǐng)導(dǎo)工作、活動(dòng)日程，伴隨幫助領(lǐng)導(dǎo)工作活動(dòng)

任務(wù)2：完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常各項(xiàng)工作

職責(zé)二：幫助本部門領(lǐng)導(dǎo)支配各種外事活動(dòng)

任務(wù)1：接待到訪的總公司領(lǐng)導(dǎo)及其他客戶

任務(wù)2：幫助本部門領(lǐng)導(dǎo)支配公司領(lǐng)導(dǎo)班子例會(huì)及業(yè)務(wù)例會(huì)，督促會(huì)議決議的貫徹落實(shí)

職責(zé)三：起草各類公文

任務(wù)1：負(fù)責(zé)起草公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的各種文稿

工作依據(jù)(與該崗位工作緊密相關(guān)的規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn))：

企業(yè)管理獎(jiǎng)實(shí)施細(xì)則、《中國遠(yuǎn)洋物流公司、中國外輪代理公司公文管理規(guī)定》、《大連外代文件材料立卷歸檔方法》

總經(jīng)辦文秘崗位職責(zé)2

1、總經(jīng)辦接待工作：接聽電話；引導(dǎo)客人進(jìn)入會(huì)議室，倒茶，通知相關(guān)人員會(huì)見；簽收信件快遞等；

2、各類行政公文（通知、請(qǐng)示、呈報(bào)、發(fā)函、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)等、的起草、呈送、復(fù)印、分發(fā)、催辦、登記、清退、歸檔；

3、填報(bào)開發(fā)公司月報(bào)表，于次月12日上交報(bào)表；

4、編制房地產(chǎn)市場月報(bào)表；

5、填報(bào)統(tǒng)計(jì)（番禺統(tǒng)計(jì)、局房地產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，每月月底前上交；統(tǒng)計(jì)年報(bào)于次年1月前上報(bào)；

6、公司各類檔案管理工作（歸檔、分發(fā)合同、借閱等、；

7、公司營業(yè)執(zhí)照年審，填報(bào)年檢報(bào)告書，預(yù)備年檢材料；

8、聯(lián)系保險(xiǎn)公司，購買公司車輛強(qiáng)制險(xiǎn)及商業(yè)險(xiǎn)；

9、公司網(wǎng)絡(luò)、辦公設(shè)備（電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、指紋機(jī)等、維護(hù)、管理與報(bào)修；

10、跟進(jìn)各部門合同審批單審批流程，合同款付款申請(qǐng)；

11、負(fù)責(zé)打掃會(huì)議室、總經(jīng)辦衛(wèi)生，以及會(huì)議室與總經(jīng)辦花草的護(hù)理；

12、核算工地后勤費(fèi)用、每月辦公室物業(yè)水電費(fèi)；

13、制定月度物資使用方案，做好物資的選購、驗(yàn)收、入庫、發(fā)放和管理工作；

14、公司固定資產(chǎn)的管理，定期進(jìn)行盤點(diǎn)；

15、每周預(yù)定團(tuán)隊(duì)活動(dòng)場地，預(yù)備相關(guān)物資（球、水等、；

16、總經(jīng)理（番禺總經(jīng)理、、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理交辦的其他工作。

總經(jīng)辦文秘崗位職責(zé)3

一、工作概述

負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的整理維護(hù)、文件檔案管理、來訪人員接待及幫助總經(jīng)理對(duì)日常行政辦公事務(wù)的處理（如：行程支配、會(huì)議通知、文件上傳下達(dá)等、。

二、崗位職責(zé)

1、職責(zé)一：辦公室內(nèi)務(wù)

1、辦公環(huán)境：光明干凈、一塵不染、家具擺放整齊、辦公桌無文件累積、文件整齊規(guī)范、圖書排放整齊。

2、每天準(zhǔn)時(shí)上班、開窗通風(fēng)。

3、清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺(tái)擦拭一次。

4、清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草。

5、為總經(jīng)理備好茶水（總經(jīng)理到辦公室的同時(shí)、。

6、每天下班前清理辦公桌一次，關(guān)閉好門窗、電源等。

7、準(zhǔn)時(shí)清理辦公、生活垃圾，不讓垃圾在室內(nèi)過夜、每兩周吸塵一次。

2、職責(zé)二：文件管理（流程齊全、分類合理、處理準(zhǔn)時(shí)、管理規(guī)范、

1、對(duì)全部文件先進(jìn)行識(shí)別，并分類登記，再分別辦理。

2、外來公函、通知及文字資料：準(zhǔn)時(shí)送交總經(jīng)理閱示，依據(jù)總經(jīng)理批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)、。

3、公司內(nèi)部文件：準(zhǔn)時(shí)送交總經(jīng)理閱示，依據(jù)總經(jīng)理批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)、。

4、公司各部門（單位、送交總經(jīng)理簽字的，依據(jù)送交人的意見賜予準(zhǔn)時(shí)傳遞辦理。

5、重要的和緊急的文件，須提示總經(jīng)理。

6、每天將送交總經(jīng)理批示、看閱的文件清理一次，并核對(duì)登記記錄。

7、依據(jù)文件積累的狀況準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行存檔，并作好相應(yīng)記錄，便于查閱。

3、職責(zé)三：來賓接待（彬彬有禮、熱忱接待、

1、笑臉相迎，茶水相待。

2、詢問來賓狀況：來訪目的，有無預(yù)約及身份狀況等。

3、必要時(shí)需索要名片并對(duì)來賓身份進(jìn)行識(shí)別。

4、準(zhǔn)時(shí)向總經(jīng)理請(qǐng)示。

5、按總經(jīng)理意見引見，接待（按狀況賜予續(xù)茶水、。

6、依據(jù)客人來訪時(shí)間、事宜重要性及職務(wù)等級(jí)，征詢領(lǐng)導(dǎo)意見后確定是否客餐、宴請(qǐng)。

4、職責(zé)四：日常事務(wù)

1、公司內(nèi)外文件的呈送、取件、復(fù)印、打印、分發(fā)、歸檔、整理及保管。

2、會(huì)議通知、會(huì)場布置，參與例會(huì)，為會(huì)議進(jìn)行記錄以及會(huì)議紀(jì)要的起草工作。

3、督促檢查工作方案、會(huì)議決議、總經(jīng)理交辦事項(xiàng)的落實(shí)狀況，并將了解的狀況準(zhǔn)時(shí)反饋。

4、協(xié)調(diào)總經(jīng)理的日常工作時(shí)間支配（如：出差、來訪、會(huì)議、洽談、面試、宴請(qǐng)等、，并做好到點(diǎn)提示。

5、協(xié)作總經(jīng)理日常行政事務(wù)性工作，和出差前后的工作處理（如：日程支配、酒店預(yù)定、禮品預(yù)備、費(fèi)用報(bào)銷等、。

6、總經(jīng)理辦公室辦公設(shè)備、家具、各類辦公用品的領(lǐng)取、登記、管理、分發(fā)和維護(hù)工作。

7、處理總經(jīng)理臨時(shí)交辦的其他工作，做好各項(xiàng)信息統(tǒng)計(jì)匯總、呈報(bào)和管理。

8、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，不在私人交往、通信和通話中泄漏公司各類文件隱秘，不通過其他任何方式傳遞文件隱秘。

三、工作流程

四、任職條件

1、學(xué)歷背景：

以文科類為主，大專以上學(xué)歷。

2、培訓(xùn)及資格：

接受過行政管理、禮儀、文書寫作、管理學(xué)、公共關(guān)系等方面的培訓(xùn)。

3、工作閱歷：

1、有2～3年以上相關(guān)工作閱歷。

2、有肯定的獨(dú)立工作力量。

4、基本技能和素養(yǎng)：

1、學(xué)問素養(yǎng)較高，學(xué)問面較廣，學(xué)問結(jié)構(gòu)合理。

2、熟識(shí)公司文檔管理，能獨(dú)立完成文書及檔案管理工作。

3、良好的組織、協(xié)調(diào)、溝通力量，具備較強(qiáng)的交往力量。

4、具備肯定的時(shí)間管理力量、工作效率較高。

5、具備肯定的洞察力及分析、解決問題的力量。

6、熟識(shí)公文寫作、思路清楚，嫻熟使用辦公軟件、設(shè)備。

7、品行高尚，道德素養(yǎng)好。

5、共性特征：

1、外向型性格、富有親和力、主動(dòng)樂觀、豁達(dá)樂觀、有急躁。

2、忠誠守信、工作嚴(yán)謹(jǐn)、敬業(yè)、責(zé)任心強(qiáng)。

3、做事堅(jiān)決、條理性強(qiáng)、保密意識(shí)強(qiáng)、具有團(tuán)隊(duì)合作精神。

五、如何做好總經(jīng)辦行政秘書工作

沒做到位的表現(xiàn)是：上司認(rèn)為你應(yīng)當(dāng)知道，問你時(shí)你卻不知道，這就說明你這秘書做得還不到位，還沒做好。那么要怎么做到位呢，詳細(xì)如下：

1、必需有更多的付出精神，不能太計(jì)較工作和個(gè)人酬勞、時(shí)間。

2、常用電話號(hào)碼、重要客戶和合的聯(lián)系電話盡可能熟記。

3、要學(xué)會(huì)擺布文件，學(xué)會(huì)檔案管理，重要文件能隨時(shí)拿出來，所保存的文件能在2分鐘之內(nèi)找到，近期（半月內(nèi)、過手的文件要快速知道其去處。

4、學(xué)會(huì)記住認(rèn)人，凡是見過一次面或找過你上司一次的人，肯定要記住其容貌和姓名，最好能在下次見到時(shí)，能馬上知道這人姓什么，做什么的。

5、應(yīng)酬活動(dòng)，場合允許要站在總經(jīng)理身邊，輕聲提示上司對(duì)面過來預(yù)備與你上司打招呼的人姓什么、做什么的。

6、學(xué)會(huì)記錄，只要在場能記錄的一般都要記錄具體，說不定什么時(shí)候有用。

7、開會(huì)一般你只是列席，要記住盡量少發(fā)言，如非上司問及，一般不發(fā)言，但是肯定要將會(huì)議記錄記全面，尤其是重要發(fā)言和會(huì)議決議。

8、對(duì)內(nèi)部各部門和人員有調(diào)查討論和了解狀況的權(quán)力，但沒有指令權(quán)，若轉(zhuǎn)達(dá)上司的指令肯定要在下達(dá)之前說