河口房地產(chǎn)收文管理規(guī)定

河口房地產(chǎn)收文管理規(guī)定一、引言河口房地產(chǎn)公司為了規(guī)范收文工作，加強(qiáng)信息管理，提高工作效率，特制定本規(guī)定。二、收文范圍河口房地產(chǎn)公司收文范圍包括但不限于以下內(nèi)容：收到的來文：各級政府部門、協(xié)會組織、企事業(yè)單位、項(xiàng)目合作伙伴等單位發(fā)來的涉及房地產(chǎn)業(yè)務(wù)的文件；發(fā)出的公文：河口房地產(chǎn)公司向外發(fā)出的文件，包括函件、備忘錄等；企業(yè)員工提交的內(nèi)部文稿：河口房地產(chǎn)公司員工提交的與工作相關(guān)的文件；項(xiàng)目資料：相關(guān)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工等資料；其他相關(guān)文件：與房地產(chǎn)業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議等。三、收文登記1.收文編號每份收文都應(yīng)有唯一的編號，編號由收文日期和收文順序號組成。例如，20190101-001表示2019年1月1日收到的第一份文件。2.收文登記表每份收文都要填寫收文登記表，登記表包括以下內(nèi)容：收文編號發(fā)文單位文件標(biāo)題文號文件日期來文日期文件密級（若有）主送單位抄送單位文件原本附件情況備注3.收文錄入系統(tǒng)河口房地產(chǎn)公司將建立收文錄入系統(tǒng)，將每份收文信息錄入系統(tǒng)，以方便管理和查詢。四、收文分發(fā)1.分發(fā)原則收到的來文應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和重要性進(jìn)行分類分發(fā)。主要分為以下幾類：緊急文件：涉及公司重要事項(xiàng)、領(lǐng)導(dǎo)重要指示等；一般文件：普通文件、通知、通告等；項(xiàng)目文件：與項(xiàng)目相關(guān)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工等資料；投訴文件：涉及消費(fèi)者投訴等；其他文件：其他與房地產(chǎn)業(yè)務(wù)相關(guān)的文件。2.分發(fā)渠道收文可以通過以下渠道進(jìn)行分發(fā)：公司郵箱：將電子文檔通過公司郵箱發(fā)送給相關(guān)人員；紙質(zhì)分發(fā)：將紙質(zhì)文件分發(fā)給相關(guān)人員；內(nèi)部系統(tǒng)：將電子文檔上傳到內(nèi)部系統(tǒng)，供相關(guān)人員下載查閱。3.分發(fā)記錄分發(fā)時(shí)需填寫分發(fā)記錄，主要內(nèi)容包括：文件編號分發(fā)日期分發(fā)人員接收人員接收日期分發(fā)方式五、收文查閱與歸檔1.收文查閱收文歸檔后，需要建立查閱制度，具體要求如下：收文人員可以通過內(nèi)部系統(tǒng)查詢收文信息；領(lǐng)導(dǎo)可以在辦公室設(shè)立收文檔案室，供領(lǐng)導(dǎo)查閱。2.收文歸檔歸檔時(shí)需按照文件類別、時(shí)間和重要性進(jìn)行分類。歸檔文件需要包括以下信息：文件編號文件標(biāo)題文件日期來文日期主送單位歸檔位置六、收文保密1.文件密級根據(jù)文件內(nèi)容的保密程度，將文件進(jìn)行密級劃分。文件密級分為以下幾級：絕密：涉及國家安全、重要項(xiàng)目、領(lǐng)導(dǎo)重要指示等；機(jī)密：涉及公司內(nèi)部重要事項(xiàng)、商業(yè)秘密等；秘密：涉及一般文件，不涉及核心機(jī)密信息。2.保密措施根據(jù)文件密級的不同，采取相應(yīng)的保密措施，包括：嚴(yán)格控制文件的查閱范圍，限制查閱人員；加密電子文檔，要求查閱人員輸入密碼才能查看；嚴(yán)格管理紙質(zhì)文件，確保不外泄。七、收文審核1.審核程序?qū)τ谏婕肮局匾马?xiàng)、領(lǐng)導(dǎo)重要指示等文件，需進(jìn)行審核。審核程序包括以下環(huán)節(jié)：副總經(jīng)理初審：副總經(jīng)理對文件內(nèi)容和處理意見進(jìn)行審核；辦公室審核：辦公室對副總經(jīng)理審核意見進(jìn)行復(fù)核；總經(jīng)理審批：總經(jīng)理對最終處理意見進(jìn)行審批。2.審核記錄每份文件的審核過程需有審核記錄，記錄包括以下內(nèi)容：審核環(huán)節(jié)審核人員審核意見審核日期八、收文銷毀1.定期銷毀根據(jù)文件保存期限規(guī)定，對已經(jīng)過期的文件進(jìn)行銷毀。2.銷毀程序銷毀程序包括以下環(huán)節(jié)：文件審批：由副總經(jīng)理審批銷毀文件；文件銷毀：由辦公室協(xié)助進(jìn)行文件銷毀；銷毀記錄：記錄銷毀的文件編號、銷毀日期和銷毀人員。九、附則本規(guī)定自發(fā)布之日起