醫(yī)用耗材使用流程再造與追溯體系的構建

醫(yī)用耗材使用流程再造與追溯體系的構建

1加強臨床使用管控，以適應提升醫(yī)院精細化管理水平的需求使用材料包括健康保險賬單、部門會計賬簿和患者費用。在疾病診斷相關分類付費和按病種分值付費改革的大趨勢下，不僅需要對耗材的使用與計費進行精準管理，還需要基于數(shù)據(jù)挖掘和分析，加強耗材的臨床使用管控，以滿足提升醫(yī)院精細化管理水平的迫切需求。1.1技術方面的原因醫(yī)用耗材在取用與返還、記錄、計費等環(huán)節(jié)存在一些不規(guī)范操作，可能導致“錯計費”“漏計費”“重復計費”等管理問題。主要有兩方面原因，一方面，在人工計費過程中，需要在計費系統(tǒng)中手工操作勾選產品、輸入數(shù)量等，容易因錯誤勾選和錯誤輸入導致替代計費、漏計費和重復計費。另一方面，臨床上對品名、規(guī)格的習慣性稱謂與產品注冊證及外包裝上的標準名稱不一致時，容易導致對不規(guī)范的產品描述的理解和判斷偏差，造成計費差錯。另外，相關人員的系統(tǒng)操作習慣、書寫習慣、疲勞度等也是導致計費差錯產生的因素。1.2系統(tǒng)的優(yōu)化和再造建立臨床二級庫耗材使用的每日賬實盤點對賬機制，借此識別和發(fā)現(xiàn)耗材的使用記錄與計費中存在的各類差錯。對信息系統(tǒng)、流程、管理機制進行優(yōu)化和再造。將改善目標設定為：耗材的掃碼計費覆蓋率不低于95%，計費差錯率（存在記錄差錯的耗材個數(shù)/耗材總個數(shù)）不高于0.005%。2醫(yī)院信息系統(tǒng)的簽名設計2.1基于udi編碼的高值耗材管理運用醫(yī)療器械唯一標識（uniquedeviceidentification,UDI），在耗材流通和使用環(huán)節(jié)推廣掃碼采集信息的模式，對于耗材全程追溯和數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析具有重要意義。我國高值耗材UDI編碼正在推廣應用，但對于大量的、非植介入性的低值耗材，尚缺乏顆粒度細化至最小使用單位的編碼。對此，本研究設計開發(fā)了“醫(yī)院信息系統(tǒng)標簽”（HIS標簽）。HIS標簽是一種具有唯一識別特性的、能夠直接在HIS中進行掃碼讀取的二維碼標簽，可以針對全品種耗材建立在院內的“唯一身份證”，并關聯(lián)采購供應環(huán)節(jié)的批次和流向信息。2.2his標簽閉環(huán)跟蹤與單個耗材對應的HIS標簽示例，見圖1。HIS標簽字段長度為38位，前30位包含商品編碼信息、包裝規(guī)格、批號、有效期等關鍵信息，后續(xù)6位對應最小單位序列號，最后2位為該HIS標簽重新發(fā)行的次數(shù)。通過SPD系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、與HIS的對接和實時數(shù)據(jù)交互，實現(xiàn)對每一個HIS標簽的閉環(huán)跟蹤。為了使HIS標簽可以粘貼到最小尺寸的耗材上，打印時可選擇僅保留二維碼和編碼數(shù)字，以減少標簽面積。3流程重建3.1流程篩選與系統(tǒng)匹配3.2系統(tǒng)功能模塊的改進為實現(xiàn)基于HIS標簽的耗材使用與計費管理，需要對系統(tǒng)各模塊的功能進行必要的補充和完善。3.2.1spd系統(tǒng)的一端在標簽管理模塊中新增HIS標簽發(fā)行功能。在定數(shù)管理模塊中優(yōu)化基于HIS標簽臨床掃碼計費數(shù)據(jù)的自動補庫算法。3.2.2物資管理系統(tǒng)的結束4應用效率4.1his標簽使用數(shù)據(jù)的分析2018年9月—12月為試運行期，在該院汾陽院區(qū)手術室試運行。2019年1月—5月為推廣實施前期，推廣至汾陽院區(qū)其他科室。2019年8月—11月為推廣實施后期，推廣至該院浦江院區(qū)。本研究對試運行期、推廣實施前期及后期的實施效果進行跟蹤觀察。在試運行期，共發(fā)行HIS標簽32973張，試點科室使用掃碼方式計費的耗材占比為62.86%。發(fā)現(xiàn)2筆合計32個HIS標簽錯誤，占試運營期標簽發(fā)行總數(shù)的0.0915%。1筆在臨床計費掃碼時發(fā)現(xiàn)，進行重新發(fā)行和替換；另1筆在月度實物盤點與系統(tǒng)對賬時發(fā)現(xiàn)，為同品規(guī)、不同批號的2個單品均打印并粘貼了同一批號的HIS標簽，屬于入庫驗收差錯，不計為計費差錯。在臨床計費掃碼時，6個HIS標簽損壞或脫落導致無法掃碼，進行重新發(fā)行和替換，占推廣實施前期標簽發(fā)行總數(shù)的0.0172%。另有2筆為已掃HIS標簽完成計費，但術后實際未使用且實物返回二級庫房，當日盤點時發(fā)現(xiàn)，及時對HIS計費數(shù)據(jù)進行了更新。在推廣實施后期，逐步達到計費差錯率目標值≤0.005%。4.2his標簽錯誤在推廣實施期前期（2019年1月—5月），在該院汾陽院區(qū)的12個科室、共計19個學科組建立二級庫管理體系，實施“一碼一物”的標簽化管理；共發(fā)行HIS標簽58698張，掃碼計費占比73.48%。期間發(fā)生1筆10個HIS標簽錯誤，占推廣實施前期發(fā)行標簽總數(shù)的0.0170%。在推廣實施期后期（2019年8月—11月），各科室二級庫已基本建立完成，以掃碼入庫、掃碼計費為主要庫房管理方式，共計發(fā)行HIS標簽87779張，掃碼計費占比98.31%。期間，有35個品規(guī)的耗材因產品包裝及科室滅菌要求的原因，無法拆分至最小使用包裝并粘貼HIS標簽；有16個品規(guī)的耗材因使用時科室硬件設備配置待完善，暫無法實現(xiàn)掃碼計費，故在推廣實施后期內仍按原有方式記錄和計費，2項共占比1.69%。4.3pbp數(shù)據(jù)試運行期、推廣實施前期、推廣實施后期和正式運行期的數(shù)據(jù)，見表1。結合試運行期的經驗和遇到的問題，在各科室進行項目的推廣與改善，最終在推廣實施后期和正式運行期，耗材的掃碼計費覆蓋率、臨床計費差錯率均超過了預定目標值。5關于討論和改進的建議5.1本底利用“靜態(tài)碼”替代單品使用部分品規(guī)耗材的出廠滅菌包裝并未細分至最小使用單位，導致在醫(yī)院收貨環(huán)節(jié)對每一個最小使用包裝均粘貼HIS標簽難以實現(xiàn)。此外，對于留置針等用量大、體積小的單品，并不需要將數(shù)據(jù)采集的顆粒度細化到最小使用單位。對于上述2類耗材，可以采取臨床掃“靜態(tài)碼”的模式來替代，即在院內各使用環(huán)節(jié)直接掃描預留在作業(yè)現(xiàn)場的對應該品規(guī)的“靜態(tài)碼”，而無需在產品外包裝上粘貼對應最小使用單位的HIS標簽。這一模式既解決了上述2類特殊品規(guī)耗材的操作難題，也能滿足對耗材進行全品種、全品規(guī)掃碼計費的要求。5.2udi的兼容性模式考慮到國家UDI工作部署，可設置針對耗材UDI的兼容模式。通過商品首營維護屬性后，對于有UDI的單品，可以直接掃UDI來代替HIS標簽掃描，實現(xiàn)全程追溯的閉環(huán)。6提升了特征識別能力，提高了識別能力基于HIS標簽的耗材精細化管理，不僅減少了“錯計費”現(xiàn)象的發(fā)生，也實現(xiàn)了對全院各科室、各醫(yī)療組耗材使用數(shù)據(jù)的實時采集，有效提升了對異常數(shù)據(jù)的識別能力，為單病種治療中耗材使用數(shù)據(jù)的實時、準確、有效采集和分析奠定了基礎。■0級庫收貨管理模塊醫(yī)用耗材（以下簡稱“耗材”），是指經藥品監(jiān)督管理部門批準的、使用次數(shù)有限的消耗性醫(yī)療器械，包括一次性及可重復使用的醫(yī)用耗材。因其品種多、使用范圍廣、使用量大、管理難度大，耗材的使用管理已成為醫(yī)院推進信息化、精細化管理的重點領域。近年來，針對高值耗材，特別是植介入耗材的使用管理研究迅速增多該院原有的醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)雖然已與物資管理系統(tǒng)、SPD系統(tǒng)對接，實現(xiàn)了供應商管理、日常采購、科室申領、一級庫出入庫、基于二級庫出庫數(shù)據(jù)的定數(shù)自動補庫等功能，但并未打通臨床使用后的計費環(huán)節(jié)，也缺乏與醫(yī)院成本核算系統(tǒng)的實時數(shù)據(jù)對接。這也是國內醫(yī)院普遍面臨的難題在二級庫收貨管理模塊中新增HIS掃碼入庫功能。在耗材采購結算對賬模塊中，新增HIS計費數(shù)據(jù)、二級庫入庫數(shù)據(jù)、二級庫科室領用數(shù)據(jù)在同一界面中顯示和對照的功能，以及時發(fā)現(xiàn)已使用未計費、多計費等異常情況；新增HIS計費數(shù)據(jù)、二級庫入庫數(shù)據(jù)、供應商送貨及對賬單的匹配核對功能，以確保采購、院內配送、臨床領用、計費確費相關數(shù)據(jù)的一致性。在財務與設備科的科室耗材成本管理模塊中，新增基于HIS標簽維度的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析，調用HIS中基于HIS標簽數(shù)據(jù)的病種、病例耗材使用統(tǒng)計分析報告（商業(yè)智能（BI)報表），以便耗材管理部門更為準確地掌握耗材使用需求及異常使用情況，進行細致的耗材使用和成本分析。3.2.3bi統(tǒng)計分析模塊以HIS標簽掃描取代原有的手工收費勾選和錄入操作。在原病例數(shù)據(jù)庫管理基礎上，新增按病種進行耗材使用（HIS標簽掃碼計費數(shù)據(jù)）統(tǒng)計的BI統(tǒng)計分析模塊，細化對科室病例、病種耗材消耗的統(tǒng)計和異常消耗預警。院方和SPD服務商共同對SPD系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)、HIS中的耗材商品代碼、科室編碼、醫(yī)保代碼，以及臨床對部分耗材的慣用名進行規(guī)范和一一匹配對