人事檔案管理辦法

1人事檔案管理辦法為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，使之更科學化、規(guī)范化、制度化。同時為了更有效的對員工人事檔案進行妥善的保護和利用，維護人事檔案材料的完整，使人事檔案的建立、整理與管理工作有所員工人事檔案是集團、人力資源等部門在人員招聘、調配、任免、培訓、考核、獎懲等工作中形成的有關個人經歷、業(yè)務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的有關材料，是歷史地、全面地考察了解員工和本制度適用于集團所有人員四、管理職責1)負責制訂、修改和完善集團人事檔案管理的相關工作管理制度與實施細則等規(guī)范；2)負責集團各部門的員工人事檔案管理工作；五、人事檔案內容(一)檔案類別1.紙質檔案，主要由以下資料構成1)履歷材料(個人簡歷資料)、員工登記表；2)自傳材料(包括職位申請表);8)勞動合同、錄用、任免、聘用、離職材料；9)承諾書、保密協議；10)保險、住房公積金資料；11)年度、半年度績效考核資料；1)員工登記表電子版2)員工花名冊3)圖像資料、電子作品等(二)檔案管理基本要求2人力資源管理部門必須按照員工花名冊中的員工編號(即：工號)進行編號，各個部門人員按檔案編號順序排放并做明顯標記，且每10個檔案做一個小標記、50個檔案做一個大標記，方便查找。1.檔案編號原則：檔案號是在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔案號是存取檔案的標記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。具有唯一性、方便查找的特征，每個員工有且只有一個檔案號，離職員工的檔案號將作為歷史記錄，不再重復使用；新進員工延續(xù)上一個編號以此類推；1)集團人員檔案號編號原則：集團編碼+部門代碼+員工編號(三位數),如：JTCW0O3(JT:集團編碼-"集團"首兩個字母拼音縮寫);CW:部門代碼—"財務"部部門名稱首字母拼音縮寫);003:員工編號-按本部門具體入職時間順序確定)2)在職不在崗人員即掛靠人員檔案號原則：人員屬性縮寫+證件名稱拼音首兩個字母縮寫+掛靠時間順序(三位數),如：GKAQ001(GK:人員屬性-"掛靠"首字母縮寫；AQ:證件名稱首字母縮寫-安全員證；001:該證件掛靠時間順序-第一個)3)人才庫人員即儲備人員檔案編號原則：人員屬性縮寫+職位名稱拼音首兩個字母縮寫+儲備時間順序 (三位數)如：CBAQ001(CB:人員屬性-"儲備"人員首字母縮寫；AQ:職位名稱首兩個字母縮寫-安全員；001:該職位儲備時間順序-第一個)離職人員、調崗調部門人員維持原檔案號不變，同時在檔案封面?zhèn)渥谠敿毺顚懏悇訒r間、目前職位，檔案放置于調崗后部門(或離職)的檔案位置。2.編制檔案檢索目錄要求需即時更新電子版目錄，并于每月3號之前更新一次紙質目錄表，確保信息及時準確?？偰夸?附件一)、子目錄(附件2)、檔案袋封面目錄(附件3)3.檔案袋內資料整理要求檔案內資料統(tǒng)一按照：員工信息登記表→身份證復印件→學歷證書復印件→社保資料復印件→住房公積金資料復印件→各執(zhí)業(yè)資格證書→勞動合同→個人工作總結→員工異動表→績效考核表→調薪審核表→離職表單排序，并于表單右上角處按順序進行編號，編號原則根據：檔案號-頁碼，如：JTCW003-01、JT01003-02,并在封面對應項顯示頁碼。4.檔案外封面的要求原則：確保檔案信息真實準確、完整，基礎信息可直接在封面查找減少進入檔案查詢的不必要時間，如員工入職時間、身份證號碼、合同期限、學歷證書號碼、資格證書是否原件、調崗時間、離職時間等，此頁貼于檔案封面，方便快速查找(附件4)。(三)人事檔案的收集、整理與更新1.在職員工檔案1)日常收集員工履歷表、轉正定級審批表、各種獎勵、職務任免、異動表、勞動合同、培訓、獎懲、2)每年6月1號定期一次全面更新維護全員檔案2.新進人員的人事檔案，必須于辦理入職手續(xù)三日之內，將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。3.離職人員檔案，離職人員應于離職三個工作內，檔案另行存放于離職人員檔案處。34.人才庫人員檔案，人才庫人員檔案由檔案管理員及時跟進人才庫儲備人員的工作進展及工作異動，及以下幾個時段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。1.入職檔案(1)新員工入職報到當天，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內，并之內，將以下檔案、證件和資料進行歸檔：1)《職位申請書》(必須要有初試、復試、錄用的審批人簽字及錄用時的薪資標準等意見簽署、貼上一張一寸的彩色照片);2)身份證(雙面都印在同一頁上，A4紙)、學歷證、學位證及其他相關資質證件的復印件；(2)辦理完入職手續(xù)后的五個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：1)簽署好的《崗位責任書》2.員工辦理轉正手續(xù)時員工轉正手續(xù)完成后，人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：3.員工辦理異動手續(xù)時檔案管理人員在完成員工異動手續(xù)的三個工作日內，將員工異動手續(xù)資料裝入該員工的檔案內，具體的表》4.員工辦理離職手續(xù)時在人力資源部門辦理完員工離職手續(xù)的三個工作日內，檔案管理員應將相關離職資料裝入該員工的檔案45.在職不在崗人員檔案管理在職不在崗人員即證件掛靠人員，檔案管理員應于確認掛靠當天收集全部掛靠所需的材料、資格證書復印件，按順序標簽蓋章入檔，掛靠人員的檔案統(tǒng)一歸類放置。6.員工受到獎懲等與人事相關工作時需要歸檔的資料必須第一時間(三個工作日內)歸檔，當獎懲已落實公布之后，檔案管理人員應及時跟進綜合辦公室的獎懲材料，將獎懲紙質材料整理入檔。7.當在職員工的基本檔案資料有變動時當員工的基本資料有變動時如學歷、住址、個人技術職稱、婚姻狀況等，應及時將相關資料復印交人事部歸檔，原件當場查驗。8.每月三號之前整理更新一次人事檔案對新進(含新掛靠、新儲備人員)、離職、轉崗、晉升員工檔案重新整理核對組卷，在整理過程中不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。9.每份入檔資料必須蓋上檔案的檔印由資料管理員于每份新入檔的資料中間位置蓋上"存檔"字樣，同步在封面位置對應項蓋上檔印。10.建立檔案正本凡是公司的員工(正式員工、試用員工、臨時員工、兼職人員、離職及人才庫儲備人員)都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據工作需要由人力資源部自行確定。11.人才庫檔案管理檔案管理員綜合整理通過現場招聘會收到的簡歷、人才網、建筑網等網站應聘者在線投遞的應聘簡歷、人力資源部主動搜索合適崗位的簡歷及轉介紹候選人的簡歷、材料，篩選出候選人員資質良好但集團暫沒有合適崗位或集團有崗位空缺但候選人暫在其他企業(yè)尚沒有跳槽意向的簡歷，將其整理歸檔組卷為儲備候選人，存放入集團人才庫，方便高效率的填補企業(yè)崗位空缺，六、人事檔案的借閱、移交與銷毀(一)檔案借閱凡借用人事檔案，必須填寫《人事檔案借閱登記表》,由人力資源部門的負責人核實理由，經分管人力資源的公司領導簽批后，方可借出，借出的檔案必須在3天或在約定的時間內歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)查閱、借用檔案的部門或個人，不得擅自摘抄、拍攝、復制檔案內容。如因工作需要從檔案中取證的，應事先征得主管人事部門同意，經批準后方可摘抄、復制拍攝。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換。5寫檔案借閱申寫檔案借閱申請在登記表上登記簽名注銷登記將檔案放回原位檢查檔案是否(二)人事檔案管理人員工作變動移交檔案管理人員異動前5個工作日之內，應有合適的人選交接相應檔案管理工作事宜，交接時移交人及交等表單，雙方各自簽名確認，經上級領導簽名后辦理移交手續(xù)。(三)人事檔案銷毀要求檔案管理人員不得擅自處理或銷毀檔案材料，應嚴格執(zhí)行集團檔案管理制度進行檔案保管和檔案銷毀。員工離職檔案每月3號之前清查，另外歸檔于離職人員檔案處。離職檔案保存兩年后方可銷毀(高管及核心技術人員保留至該員工離崗五年止)檔案銷毀須經人力資源部負責人批準后方可銷毀。七、應用表單1.人事檔案總目錄2.人事檔案子目錄3.人事檔案封面目錄4.人事檔案借閱申請表5.人事檔案借閱登記表6.人事檔案銷毀申請表7.人事檔案銷毀登記表8.人事檔案資格證書統(tǒng)計表6人事檔案總目錄序號檔案屬性部門/崗位編號范圍份數(份)合計(份)更新時間經辦人在職人員財務部JTCW001-JTCWO99餐飲部JTCY001-JTCY099工程部JTGC001-JTGC099銷售部JTXS001-JTXS099房務部JTQH001-JTQH099保安部JTBA001-JTBA099行政人力資源部JTXZRL001-JTXZRL099總經辦JTZJ001-JTZJ099管理層其他離職人員在職不在崗安全員GKAQ001-GKAQ099質檢員JTZJ001-JTZJ099一級建造師GKYJ001-GKYJ099二級建造師GKEJ001-GKEJ099工程師GKGC001-GKGC099其他人才庫安全員CBAQ001-CBAQ099質檢員CBZJ001-CBZJ099一級建造師CBYJ001-CBYJ099二級建造師CBEJ001-CBEJ099工程師CBGC001-CBGC099其他注：XX表示崗位在以上沒有標注出來，但在檔案中有體現的資質崗位，實際標號以具體崗位/資質名稱首兩字母體現，如掛靠中的實驗員編號為：GKSY0017人事檔案子目錄序號編碼部門名字檔案內容頁數入檔時間備注8人事檔案借閱申請表人事檔案借閱方式查閱□借出使用出具證明材料□借閱人部門職務借閱日期歸還日期經手人借閱目的借閱內容檔案號人力資源部簽字總經理簽字人事檔案借閱登記表檔案號借閱內容借閱人借閱時間用途歸還時間經手人備注9小喬國際酒店人事檔案入職時間：離職時間：人員屬性：在職離職掛靠人才儲備檔案內容：1.員工信息登記表2.身份證復印件(號碼：)3.學歷證書復印件(證書號：)4.社保材料(號碼：)