Excel+PowerBI數(shù)據(jù)分析全套完整教學(xué)課件

第1章各類數(shù)據(jù)的獲取Accesstoallkindsofdata全套可編輯PPT課件1.1快速輸入各類數(shù)據(jù)1.2批量導(dǎo)入各類數(shù)據(jù)1.3智能提取各類數(shù)據(jù)1.4智能合并各類數(shù)據(jù)1.5一鍵匯總數(shù)據(jù)1.1快速輸入各類數(shù)據(jù)Quicklyentervarioustypesofdata實例1快速輸入超長數(shù)字在Excel中經(jīng)常需要輸入超長數(shù)字，當(dāng)輸入的數(shù)字位數(shù)為11位以內(nèi)時，數(shù)字在單元格中完整顯示;當(dāng)輸入的數(shù)字位數(shù)超過11位時，Excel自動用科學(xué)計數(shù)法表示。例如，輸入12位數(shù)字135782945708，則顯示為1.35783E+11，代表1.35783×1011。若將科學(xué)計數(shù)法表示的數(shù)字“1.35783E+11”轉(zhuǎn)換為常規(guī)數(shù)字格式“135,782,945,708”，按快捷鍵Ctrl＋Shift＋1即可實現(xiàn)轉(zhuǎn)換，如圖所示。借助此快捷鍵可將大量科學(xué)計數(shù)法表示的數(shù)字批量轉(zhuǎn)換為常規(guī)數(shù)值格式。實例2快速輸入超長文本在在工作中若要重復(fù)輸入多個超長文本，如圖所示的各商品名稱(B2:B9)，手工逐個輸入，既費(fèi)時又容易出現(xiàn)錯誤，可通過以下3種方法快速輸入超長文本。實例2快速輸入超長文本方法1：利用下拉菜單選擇輸入首先將包含超長文本的單元格設(shè)置為下拉菜單，如圖所示。單擊單元格右側(cè)的下拉按鈕，打開的下拉菜單中，直接選擇即可輸入所需的文本。設(shè)置下拉菜單及選擇輸入內(nèi)容的方法如下：實例2快速輸入超長文本步驟1：將各商品名稱預(yù)先輸入到Excel中，如D2:D9區(qū)域，如圖所示。實例2快速輸入超長文本步驟2：選中B2:B9區(qū)域，設(shè)置下拉菜單的操作步驟如左圖所示。步驟3：下拉菜單設(shè)置結(jié)束后，為了使表格美觀易讀，可將D列數(shù)據(jù)隱藏，B列已設(shè)置完成的下拉菜單效果如右圖所示。實例2快速輸入超長文本步驟4：單擊單元格右側(cè)下拉按鈕，打開的下拉菜單中即可便捷的選擇要輸入的超長商品名稱。使用該方法的前提是首先預(yù)先輸入指定的商品名稱(如D列)，然后將要輸入超長文本的單元格區(qū)域(如B列)設(shè)置為下拉菜單，即可在下拉菜單中快捷的選擇要輸入的內(nèi)容。方法2：利用自動更正功能輸入若要重復(fù)輸入某個超長文本，如商品名稱“DellIns15CR-4528B15.6英寸筆記本電腦”，可利用自動更正功能將容易輸入的某一或某幾個字母、數(shù)字等設(shè)置為要輸入的商品名稱，設(shè)置結(jié)束后，在工作表中輸入已設(shè)置的字母或數(shù)字即可輸入商品名稱，操作步驟如下：實例2快速輸入超長文本步驟1：利用自動更正功能將某一字母(例如b)設(shè)置為商品名稱“DellIns15CR-4528B15.6英寸筆記本電腦”，設(shè)置方法如圖所示。(注：輸入的字母或數(shù)字不能與工作表中的其他內(nèi)容重復(fù)，以免誤替換。)實例2快速輸入超長文本步驟2：設(shè)置結(jié)束后，在工作表中輸入字母b，按Enter鍵，即可輸入商品名稱“DellIns15CR-4528B15.6英寸筆記本電腦”，如圖所示。方法3：利用替換功能輸入在工作表中先輸入某一或某幾個字母、數(shù)字等代替超長文本(例如商品名稱)，輸入結(jié)束后，利用替換功能將該字母或數(shù)字替換為超長文本即可，操作步驟如下：步驟1：在需要輸入超長文本的單元格中輸入字母b(該字母不能與工作表中的其他內(nèi)容重復(fù)，以免誤換)實例2快速輸入超長文本步驟2：按快捷鍵Ctrl＋H，打開“查找和替換”對話框，在“替換”選項卡中，進(jìn)行如圖所示的設(shè)置，即可將工作表中的所有字母b替換為超長文本“DellIns15CR-4528B15.6英寸筆記本電腦”。實例3批量添加前綴和后綴若為已有的數(shù)據(jù)批量添加前綴或后綴，如圖所示批量添加前綴的效果，可使用文本連接符號&將前綴或后綴與已有數(shù)據(jù)進(jìn)行連接，實現(xiàn)批量添加前綴或后綴的效果。操作方法如下：實例3批量添加前綴和后綴1.批量添加前綴方法1：前綴直接連接已有數(shù)據(jù)步驟1：在C2單元格中輸入公式：="研發(fā)部-"&A2，如圖所示，按Enter鍵確認(rèn)輸入。步驟2：鼠標(biāo)指向C2單元格右下角的填充柄，按住鼠標(biāo)左鍵拖動填充柄至C15單元格，即可批量添加前綴。步驟3：若要更改前綴信息，需要更改C2單元格中的公式，然后拖動填充柄至指定位置即可。實例3批量添加前綴和后綴方法2：將前綴指定在某一單元格中。步驟1：在E2單元格中輸入前綴信息：研發(fā)部-，如左圖所示。步驟2：在C2單元格中輸入公式：=$E$2&A2，如右圖所示。公式中的$E$2是絕對引用，其作用是當(dāng)拖動填充柄向下填充時，公式中的$E$2單元格地址始終保持不變。實例3批量添加前綴和后綴步驟3：按Enter鍵確認(rèn)輸入，鼠標(biāo)指向C2單元格右下角的填充柄，按住鼠標(biāo)左鍵拖動填充柄至C15單元格，即可批量添加前綴，效果如左圖所示。步驟4：若要更改前綴信息，只需更改E2單元格中的信息，C列所有前綴信息自動批量同步更新，如右圖所示。實例3批量添加前綴和后綴綜上，兩種方法都可以實現(xiàn)批量添加前綴的效果，區(qū)別是：第一種方法修改前綴需要修改公式，再將公式填充到指定位置；第二種方法修改前綴只需修改放置前綴信息的指定單元格，即可同步更新公式中的所有前綴。因此，若要經(jīng)常修改前綴，采用第二種方法更為便捷。實例3批量添加前綴和后綴2.批量添加后綴批量添加后綴方法與添加前綴方法相似，可按照添加前綴的方法添加后綴，方法如下：方法1：用已有數(shù)據(jù)直接連接后綴步驟1：在C2單元格中輸入公式：=A2&"-博士"，如圖所示，按Enter鍵確認(rèn)輸入。實例3批量添加前綴和后綴步驟2：鼠標(biāo)指向C2單元格右下角的填充柄，按住鼠標(biāo)左鍵拖動填充柄至C15單元格，即可批量添加后綴，效果如圖所示。步驟3：若要更改后綴信息，需要更改C2單元格中的公式，然后拖動填充柄至指定位置即可。實例3批量添加前綴和后綴方法2：將后綴指定在某一單元格中步驟1：單擊E2單元格，將其設(shè)置為文本格式，然后在E2單元格中輸入后綴信息：-博士，如左圖所示。步驟2：在C2單元格中輸入公式：=A2&$E$2，如右圖所示。公式中的$E$2是絕對引用，其作用是當(dāng)拖動填充柄向下填充時，公式中的$E$2單元格地址始終保持不變。實例3批量添加前綴和后綴步驟3：按Enter鍵確認(rèn)輸入，鼠標(biāo)指向C2單元格右下角的填充柄，按住鼠標(biāo)左鍵拖動填充柄至C15單元格，即可批量添加后綴，效果如圖所示。步驟4：若要更改后綴信息，只需更改E2單元格中的信息，C列所有后綴信息批量同步更新。實例4輸入以0開頭的編號在實際工作中經(jīng)常會輸入以0開始的編號，如001、002……。此類編號，不能直接在單元格中輸入001，否則，按Enter鍵確認(rèn)后顯示為1，如圖所示。解決這個問題的途徑可通過設(shè)置“自定義”單元格格式將輸入的001顯示為001，設(shè)置步驟如下：實例4輸入以0開頭的編號步驟1：選中A列并右鍵單擊，彈出的快捷菜單中，選擇“設(shè)置單元格格式”命令，如左圖所示。步驟2：彈出“設(shè)置單元格格式”對話框，在“數(shù)字”選項卡中進(jìn)行如右圖所示的設(shè)置。(注：在步驟3中，將光標(biāo)定位在“類型”文本框中，刪除默認(rèn)格式“G/通用格式”，并輸入“001”。)實例4輸入以0開頭的編號步驟3：在A3單元格中輸入001，按住Crtl鍵拖動填充柄至A11，即可輸入以0開始的編號，效果如圖中的A列所示。實例5輸入各種常用符號在Excel中輸入數(shù)據(jù)時，經(jīng)常需要輸入一些常用符號，如√、×、※、≠、≥、±、℃等。輸入這些常用符號有多種方法，下面介紹一種快捷的輸入方法，即通過輸入法(以搜狗輸入法為例)輸入常用符號。如圖所示是一些常用的符號，使用輸入法輸入這些符號的方法如下：實例5輸入各種常用符號步驟1：將光標(biāo)定位在B3單元格中，使用搜狗輸入法輸入A3單元格中的符號名稱“人民幣”的拼音，如圖所示，第5個選項即是“人民幣”對應(yīng)的符號“￥”。步驟2：單擊符號“￥”或按數(shù)字5鍵，即可將該符號輸入到B3單元格中。步驟3：按照步驟1~2，使用輸入法依次輸入其他符號，并保存在相應(yīng)的單元格中。實例6在多個單元格中同時輸入數(shù)據(jù)若要在多個連續(xù)或不連續(xù)的單元格中同時輸入相同數(shù)據(jù)時，可以使用批量輸入數(shù)據(jù)的方法快速輸入數(shù)據(jù)。例如，在如左圖所示的不連續(xù)的單元格區(qū)域A2:B3、D2:E3、C5:D7中同時輸入相同內(nèi)容“Execl數(shù)據(jù)分析”，輸入方法如下：步驟1：選中A2:B3單元格區(qū)域，按住Ctrl鍵，依次選中D2:E3、C5:D7兩個單元格區(qū)域，如右圖所示。實例6在多個單元格中同時輸入數(shù)據(jù)步驟2：輸入“Execl數(shù)據(jù)分析”(注意此時不要按Ente鍵)，如上圖所示。步驟3：按Ctrl+Enter鍵，則選中的3個不連續(xù)的單元格區(qū)域中同時輸入了相同內(nèi)容“Execl數(shù)據(jù)分析”，如下圖所示。實例7在多張工作表中同時輸入數(shù)據(jù)若要在多張工作表中同時輸入數(shù)據(jù)，首先選中要同時輸入數(shù)據(jù)的多張工作表，然后再輸入數(shù)據(jù)，即可一次性的為選中的多張工作表同時輸入數(shù)據(jù)。例如，如圖所示的工作簿包含了4張工作表，現(xiàn)在要在3張工作表“北區(qū)”、“南區(qū)”、“西區(qū)”中同時輸入列標(biāo)題：“圖書名稱”、“單價”、“銷量”，并進(jìn)行相應(yīng)格式的設(shè)置。操作步驟如下：實例7在多張工作表中同時輸入數(shù)據(jù)步驟1：單擊“北區(qū)”工作表標(biāo)簽，按住Shift鍵，再單擊“西區(qū)”工作表標(biāo)簽，將3張工作表同時選中，此時工作簿標(biāo)題欄的文件名后會出現(xiàn)“[工作組]”字樣，表示將3張工作表組合為一個組，如左圖所示。步驟2：輸入列標(biāo)題，并設(shè)置其格式，如中間圖所示。因為3張工作表在一個組中，在這組中的任何操作都會同步應(yīng)用到該組的每一張工作表，因此一次性在3張工作表“北區(qū)”、“南區(qū)”、“西區(qū)”中同時輸入內(nèi)容和設(shè)置了相同格式，效果如右圖所示。實例7在多張工作表中同時輸入數(shù)據(jù)步驟3：在工作表標(biāo)簽上右鍵單擊，彈出的快捷菜單中選擇“取消組合工作表”命令，取消已組合的工作表。此例中3張工作表是連續(xù)的，所以按住Shift鍵，單擊首尾工作表標(biāo)簽，選中了連續(xù)的3張工作表。若要選中不連續(xù)的多張工作表，先單擊某張工作表標(biāo)簽，然后按住Ctrl鍵，再分別單擊要選中的工作表標(biāo)簽即可。1.2批量導(dǎo)入各類數(shù)據(jù)Importvarioustypesofdatainbatches實例8導(dǎo)入TXT文件中的數(shù)據(jù)TXT文件主要是從平臺或系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，如圖所示。下面以將“學(xué)生檔案.txt”文本文件導(dǎo)入“成績”工作簿“Sheet1”工作表中為例，介紹將TXT文件中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel中的方法，操作步驟如下。實例8導(dǎo)入TXT文件中的數(shù)據(jù)步驟1：打開“成績”工作簿，在“Sheet1”工作表中單擊用于存放數(shù)據(jù)的起始單元格A1。步驟2：打開“數(shù)據(jù)”選項卡，進(jìn)行如左圖所示的設(shè)置。步驟3：彈出“文本導(dǎo)入向?qū)?第1步”對話框，進(jìn)行如右圖所示的設(shè)置。實例8導(dǎo)入TXT文件中的數(shù)據(jù)步驟4：在“文本導(dǎo)入向?qū)?第2步”對話框中，進(jìn)行如左圖所示的設(shè)置。步驟5：在“文本導(dǎo)入向?qū)?第3步”對話框中，進(jìn)行如右圖所示的設(shè)置。實例9導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)當(dāng)工作中需要的數(shù)據(jù)來自于數(shù)據(jù)庫中的幾十條甚至幾萬條數(shù)據(jù)時，面對大量的數(shù)據(jù)，應(yīng)該如何操作才能把數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel中，并且保持同步更新呢？下面通過一個實例講解將數(shù)據(jù)庫文件中大量數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入Excel中的方法。如圖所示“停車場收費(fèi)表”是Access數(shù)據(jù)庫中的部分?jǐn)?shù)據(jù)，該數(shù)據(jù)庫共計2000多條記錄，將該數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入Excel中方法如下：實例8導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)方法1：通過獲取外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入步驟1：打開要導(dǎo)入數(shù)據(jù)的Excel工作簿，選中A1單元格，單擊“數(shù)據(jù)”選項卡中的“自Access”按鈕，彈出“選取數(shù)據(jù)源”對話框，進(jìn)行如左圖所示的設(shè)置。步驟2：在“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”對話框中進(jìn)行如右圖所示的設(shè)置，即可將Access數(shù)據(jù)庫文件-“停車場收費(fèi)”中的數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入Excel中。實例9導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)步驟3：當(dāng)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)更新后，只需單擊“表格工具””“設(shè)計”選項卡中的“刷新”按鈕或按快捷鍵Alt＋F5，如圖所示，即可同步更新Excel中的數(shù)據(jù)。實例9導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)方法2：通過查詢功能導(dǎo)入數(shù)據(jù)步驟1：打開要導(dǎo)入數(shù)據(jù)的Excel工作簿，選中A1單元格，單擊“數(shù)據(jù)”選項卡中的“新建查詢”按鈕，打開的下拉列表中進(jìn)行如左圖所示的設(shè)置。步驟2：彈出“導(dǎo)入數(shù)據(jù)”對話框，，選擇要導(dǎo)入的數(shù)據(jù)庫文件，單擊“導(dǎo)入”按鈕，如右圖所示。實例9導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)步驟3：Excel啟動查詢與數(shù)據(jù)源連接，連接過程中彈出如左圖所示的提示框。數(shù)據(jù)量越大，連接過程所需要的時間越長。步驟4：在“導(dǎo)航器”對話框中，進(jìn)行如右圖所示的設(shè)置。實例9導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)步驟5：在“查詢編輯器”窗口中，如左圖所示，需要對數(shù)據(jù)格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換以符合后續(xù)數(shù)據(jù)處理要求，如選中“進(jìn)場日期”列，將其設(shè)置為“日期”格式，按照相同的方法，依次將“進(jìn)場時間”列設(shè)置為“時間”格式、“出場日期”列設(shè)置為“日期”格式、“出場時間”列設(shè)置為“時間”格式、“停放時間”列設(shè)置為“時間”格式，更改格式后的效果如右圖所示。實例9導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)步驟6：單擊“關(guān)閉并上載”按鈕，將“查詢編輯器”窗口中轉(zhuǎn)換的結(jié)果導(dǎo)入Excel中，如圖所示。步驟7：當(dāng)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)更新后，只需單擊“表格工具”“設(shè)計”選項卡中的“刷新”按鈕或按快捷鍵Alt＋F5，即可同步更新Excel中的數(shù)據(jù)。實例10從多個字段中導(dǎo)入部分字段前兩個實例是將TXT文本文件或數(shù)據(jù)庫文件中的所有字段數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入Excel中，如果只導(dǎo)入文件中部分字段數(shù)據(jù)，可將文件中多余的字段刪除后再導(dǎo)入。如圖所示“商貿(mào)銷售統(tǒng)計.txt”是TXT文本文件，將文件中的“序號”、“商品代碼”、“品牌”、“銷量”字段導(dǎo)入Excel中，其余無須導(dǎo)入，導(dǎo)入方法有2種。實例10從多個字段中導(dǎo)入部分字段方法1：通過獲取外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入部分字段步驟1：打開要導(dǎo)入數(shù)據(jù)的Excel工作簿，A1單元格，單擊“數(shù)據(jù)”選項卡中的“自文本”按鈕，彈出的對話框中選擇要導(dǎo)入的文本文件，如圖所示。步驟2：在文本導(dǎo)入向?qū)У?步和第2步對話框中選擇默認(rèn)設(shè)置，依次單擊“下一步”按鈕。實例10從多個字段中導(dǎo)入部分字段步驟3：在文本導(dǎo)入向?qū)У?步對話框中，依次選中無須導(dǎo)入的字段所在列，然后選中“不導(dǎo)入此列（跳過）”單選按鈕，單擊“完成”按鈕，如左圖所示。步驟4：彈出的對話框中設(shè)置數(shù)據(jù)的放置位置，單擊“確定”按鈕，即可跳過無須導(dǎo)入的列，將需要列的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Excel中，如右圖所示。實例10從多個字段中導(dǎo)入部分字段方法2：通過查詢功能導(dǎo)入部分字段步驟1：打開要導(dǎo)入數(shù)據(jù)的Excel工作簿，選中A1單元格，單擊“數(shù)據(jù)”選項卡中的“新建查詢”按鈕，打開的下拉列表中進(jìn)行如左圖所示的設(shè)置。步驟2：彈出的對話框中選擇要導(dǎo)入的TXT文本文件“商貿(mào)銷售統(tǒng)計”，單擊“導(dǎo)入”按鈕，進(jìn)入“查詢編輯器”對話框，按住Ctrl鍵依次選中無須導(dǎo)入的3列，單擊“刪除列”按鈕，如右圖所示。實例10從多個字段中導(dǎo)入部分字段步驟3：單擊“關(guān)閉并上載”按鈕，如左圖所示，將查詢編輯器中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel中，效果如右圖所示。1.3智能提取各類數(shù)據(jù)Intelligentextractionofallkindsofdata實例11從登記表中提取姓名在下圖中左側(cè)表格是員工登記表，現(xiàn)在需要從登記表中的A列提取姓名信息，并將其放置在C列。操作方法：首先在C2單元格中輸入第一個員工的姓名“王一涵”，然后按快捷鍵Ctrl＋E，即可將其他員工的姓名填充到C列對應(yīng)位置，如右圖表格所示。在C2單元格先輸入姓名后使用快捷鍵的原因是：先給Excel做出一個示范，明確提取規(guī)則，然后再按照規(guī)則使用快捷鍵進(jìn)行一鍵填充。如果填充的數(shù)據(jù)較復(fù)雜，為了保證填充數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，可以多輸入幾個數(shù)據(jù)(一般不超過4個)作為示范規(guī)則，再使用快捷鍵Ctrl＋E填充即可。實例12從身份證號碼中提取出生日期下圖中左側(cè)表格A列表示身份證號碼，其中紅色數(shù)字(8位)代表出生日期，將出生日期提取出來并放置在B列對應(yīng)單元格中。方法：首先在B2單元格中輸入第一個出生日期“19910902”，然后按快捷鍵Ctrl＋E，即可從A列批量提取出生日期填充到B列對應(yīng)的單元格中。實例13提取姓名和地點(diǎn)信息并分行顯示如圖所示的表格中，A列每個單元格的內(nèi)容較長，為了方便排版，將A列中內(nèi)容提取并分兩行顯示，一行為報銷人姓名，另一行為活動地點(diǎn)信息，如圖所示中的B列所示。操作步驟如下：實例13提取姓名和地點(diǎn)信息并分行顯示步驟1：將A2單元格中的內(nèi)容復(fù)制粘貼到B2單元格，如圖所示。實例13提取姓名和地點(diǎn)信息并分行顯示步驟2：將光標(biāo)放置在“活動地點(diǎn)”前，按快捷鍵Alt＋Enter，將報銷人和活動地點(diǎn)分行顯示，如圖所示。步驟3：按快捷鍵Ctrl＋E，即可批量提取A列中的姓名和活動地點(diǎn)信息并換行顯示在B列對應(yīng)的單元格中。1.4智能合并各類數(shù)據(jù)Intelligentlymergealltypesofdata實例14合并市、區(qū)、街道多列信息將圖左側(cè)表格中的A、B、C三列的市、區(qū)、街道進(jìn)行合并，在C列街道名稱的后面添加“街道”，再進(jìn)行全部合并，合并效果如圖右側(cè)表格所示。合并方法：在D2單元格輸入“南京市玄武區(qū)紅山街道”，然后按快捷鍵Ctrl＋E，即可將A、B、C三列批量合并并填充到D列對應(yīng)的單元格中。的單元格中。實例15合并姓名和職位信息在左圖中，將A列姓氏與B列職務(wù)組合，將結(jié)果存放在C列，組合后的效果如右圖所示。組合方法：首先在C2單元格中輸入張院長，然后按快捷鍵Ctrl＋E即可將A列姓氏與B列職務(wù)組合并填充到C列對應(yīng)的單元格中。1.5一鍵匯總數(shù)據(jù)Summarydatainoneclick實例16一鍵匯總多列數(shù)據(jù)某電力公司各銷售員1-4月銷售某種商品的情況如左圖所示，現(xiàn)要求匯總每個月銷售總量，即對每列數(shù)據(jù)進(jìn)行求和。此類求和問題，可以在匯總行中使用SUM函數(shù)先求出B列數(shù)據(jù)的總和，然后再拖動填充柄至E列求出其他各列總和。這種方法雖然正確，但操作相對麻煩，更為便捷的匯總方法是使用快捷鍵Alt＋=進(jìn)行一鍵匯總。操作方法如下：選中B2:E14單元格區(qū)域，如左圖所示，按快捷鍵Alt＋=，即可瞬間完成對多列數(shù)據(jù)的匯總，如右圖所示。實例17一鍵匯總多行數(shù)據(jù)某電力公司要查看各銷售員銷售情況，要求匯總出每位銷售員1-4月總銷售量，如左圖所示，即對每行數(shù)據(jù)進(jìn)行求和，同樣可以使用快捷鍵Alt＋=，瞬間得到匯總結(jié)果。選中B2:G13單元格區(qū)域，按快捷鍵Alt＋=，即可瞬間完成對多行數(shù)據(jù)的匯總，如右圖所示。實例18一鍵匯總多行和多列數(shù)據(jù)在如圖所示的某商品的銷售表中，要求同時對3部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行匯總：一是在每列下方匯總出每個月銷售總量；二是在每行的右側(cè)匯總出每位銷售員1-4月總銷售量；三是在右下角單元格中匯總出所有銷售員的總銷售量。本例既要對每列數(shù)據(jù)求和，還要對每行數(shù)據(jù)求和，最后還要在右下角單元格中對整個區(qū)域的數(shù)據(jù)求和。盡管是對3部分?jǐn)?shù)據(jù)分別求和，同樣可以使用快捷鍵Alt＋=，瞬間完成對多行、多列、整個區(qū)域數(shù)據(jù)的匯總，相比于使用SUM函數(shù)逐個匯總更便捷更高效。實例18一鍵匯總多行和多列數(shù)據(jù)方法：選中B2:F14單元格區(qū)域，按快捷鍵Alt＋=，瞬間得到多行、多列、整個區(qū)域數(shù)據(jù)的匯總結(jié)果。如圖所示。實例19一鍵匯總多表多行和多列數(shù)據(jù)某電力公司各銷售員1-12月銷售某商品的數(shù)據(jù)分別存放在Sheet1至Sheet3工作表中，如圖所示。每張工作表中存放的是各銷售員與某商品的銷售數(shù)據(jù)，現(xiàn)要求對3張工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總：一是在每列下方匯總出每個月銷售總量，匯總結(jié)果存放在第14行；二是在每行的右側(cè)匯總出每位銷售員1-4月總銷售量，匯總結(jié)果存放在F列；三是在右下角單元格中匯總出所有銷售員的總銷售量，結(jié)果存放在F14單元格。實例19一鍵匯總多表多行和多列數(shù)據(jù)步驟1：單擊Sheet1工作表標(biāo)簽，按住Shift鍵，再單擊Sheet3工作表標(biāo)簽，此時，3張工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3同時被并組合為一個組，然后選中B2:F14單元格區(qū)域，如左圖所示。步驟2：按快捷鍵Alt＋=，一次性完成對3張工作表數(shù)據(jù)的快速匯總，此時，3張工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3都完成了行、列及整個區(qū)域的數(shù)據(jù)匯總，如右圖所示。實例19一鍵匯總多表多行和多列數(shù)據(jù)步驟3：單擊任意一個工作表標(biāo)簽，取消工作表的組合。步驟4：單擊工作表標(biāo)簽即可看到該工作表的匯總結(jié)果，下圖是工作表Sheet2匯總結(jié)果。綜上，使用快捷鍵Alt＋=可以對一表或多表中選中的多列、多行、整個數(shù)據(jù)區(qū)域瞬間匯總，極大的簡化了匯總操作，使匯總更為便捷和高效，所以在進(jìn)行匯總操作時優(yōu)先推薦使用快捷鍵Alt＋=。第2章數(shù)據(jù)的清洗及美化Datacleaningandbeautification2.1數(shù)據(jù)的清洗2.2數(shù)據(jù)美化2.1數(shù)據(jù)清洗Datacleaning實例20批量刪除多余的行從系統(tǒng)中導(dǎo)出的數(shù)據(jù)經(jīng)常出現(xiàn)多余的行，包括多余的標(biāo)題行和空白行。多余的行影響數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析，需要將其刪除，刪除方法如下：1.刪除多余的標(biāo)題行從系統(tǒng)導(dǎo)出的員工登記表如圖所示，其中有3個標(biāo)題行，要求只保留第一個標(biāo)題行，其余多余的2個標(biāo)題行刪除，操作步驟如下：實例20批量刪除多余的行步驟1：在任意標(biāo)題行上右鍵單擊，彈出的快捷菜單中選擇“篩選”|“按所選單元格值篩選”命令，如左圖所示，篩選出所有的標(biāo)題行，如右圖所示。實例20批量刪除多余的行步驟2：選中第2個和第3個標(biāo)題行，在選中的標(biāo)題行上右鍵單擊，彈出的快捷菜單中選擇“刪除行”命令，如左圖所示，即可將多余的標(biāo)題行刪除，效果如右圖所示，此時標(biāo)題行處于篩選狀態(tài)。實例20批量刪除多余的行步驟3：單擊B列右側(cè)的按鈕，打開的列表框中選中“全選”復(fù)選框，如左圖所示，單擊“確定”按鈕，顯示全部數(shù)據(jù)，如右圖所示，此時每個字段名的右側(cè)仍有按鈕。實例20批量刪除多余的行步驟4：打開“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“篩選”按鈕，取消字段名右側(cè)的按鈕，得到規(guī)范數(shù)據(jù)表，如圖所示。實例20批量刪除多余的行2.刪除多余的空白行如果系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)包含多余的空白行，如圖所示，將數(shù)據(jù)區(qū)域間隔為多個區(qū)域，不利于數(shù)據(jù)的分析?，F(xiàn)要求刪除多余的空白行，將數(shù)據(jù)存放在連續(xù)的區(qū)域中。操作步驟如下：實例20批量刪除多余的行步驟1：選中任何一列，例如C列，打開“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“篩選”按鈕，如左圖所示。此時，該列處于篩選狀態(tài)。步驟2：單擊C1單元格右側(cè)的按鈕，打開的下拉列表框中，只選中“空白”復(fù)選框，如右圖所示，單擊“確定”按鈕，即可篩選出所有的空白行。實例20批量刪除多余的行步驟3：選中所有空白行并右鍵單擊，彈出的快捷菜單中選擇“刪除行”命令，如圖所示，刪除所有空白行。實例20批量刪除多余的行步驟4：單擊C1單元格右側(cè)的按鈕，打開的下拉列表框中選中“全選”復(fù)選框，如左圖所示，單擊“確定”按鈕，將全部數(shù)據(jù)進(jìn)行顯示，如右圖所示。實例20批量刪除多余的行步驟5：按快捷鍵Ctrl＋Shift＋L或者單擊“數(shù)據(jù)”選項卡中的“篩選”按鈕，取消C1右側(cè)的按鈕，得到規(guī)范的數(shù)據(jù)表，如圖所示。實例21批量刪除重復(fù)記錄如果數(shù)據(jù)源中有重復(fù)的記錄，如左圖所示，可利用Excel提供的刪除重復(fù)項功能，將重復(fù)的記錄刪除。操作步驟如下：步驟1：選中A1:A10單元格區(qū)域，打開“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“刪除重復(fù)項”按鈕，如右圖所示。實例21批量刪除重復(fù)記錄步驟2：彈出的對話框中，若要刪除標(biāo)題行中的重復(fù)值，則選中“數(shù)據(jù)包含標(biāo)題”復(fù)選框，反之，不選，單擊“確定”按鈕，如左圖所示。步驟3：彈出的提示框中顯示刪除的數(shù)據(jù)，單擊“確定”按鈕，完成刪除，效果如右圖所示。實例22批量轉(zhuǎn)換無法正常統(tǒng)計的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)源中有些數(shù)字在使用SUM函數(shù)進(jìn)行匯總運(yùn)算時，結(jié)果為0，如圖2-21所示，原因是這些數(shù)字是文本格式，所以在使用SUM函數(shù)匯總運(yùn)算時結(jié)果為0。若要對這些數(shù)字進(jìn)行匯總，首先要將文本格式的數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)值，轉(zhuǎn)換方法有2種。實例22批量轉(zhuǎn)換無法正常統(tǒng)計的數(shù)字方法1：利用“轉(zhuǎn)換為數(shù)字”命令轉(zhuǎn)換步驟1：選中數(shù)字所在的單元格區(qū)域，在單元格區(qū)域的左側(cè)出現(xiàn)一個黃色的提示符號，單擊此符號，打開的下拉列表中選擇“轉(zhuǎn)換為數(shù)字”命令，如左圖所示。步驟2：將文本格式的數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)值后，匯總結(jié)果隨之發(fā)生變化，如右圖所示。實例22批量轉(zhuǎn)換無法正常統(tǒng)計的數(shù)字方法2：利用選擇性粘貼功能步驟1：在任意一個空白單元格上右鍵單擊，彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令，然后選中數(shù)字區(qū)域并右鍵單擊，彈出快捷菜單中選擇“選擇性粘貼”命令，如圖所示。實例22批量轉(zhuǎn)換無法正常統(tǒng)計的數(shù)字步驟2：彈出的對話框中，依次選中“數(shù)值”和“加”單選按鈕，如左圖所示，單擊“確定”按鈕，將選中區(qū)域的文本格式數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)值，匯總結(jié)果隨之發(fā)生變化，如右圖所示。若將大量文本格式數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)值，優(yōu)先推薦使用方法2進(jìn)行轉(zhuǎn)換。相比于方法1先行后列逐個轉(zhuǎn)換，方法2高效快捷瞬間完成轉(zhuǎn)換。實例23智能拆分合并單元格并填充數(shù)據(jù)在實際工作中，如果數(shù)據(jù)源中含有合并單元格，如圖所示，會導(dǎo)致排序、篩選、創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表等無法進(jìn)行，給數(shù)據(jù)處理工作帶來一系列麻煩。解決此類問題的方法是先取消單元格的合并，填上相關(guān)數(shù)據(jù)后才能進(jìn)行后續(xù)的數(shù)據(jù)處理。實例23智能拆分合并單元格并填充數(shù)據(jù)步驟1：選中合并單元格區(qū)域C2:C13，打開“開始”選項卡，單擊“合并后居中”按鈕，如左圖所示，取消單元格的合并。步驟2：按快捷鍵Ctrl＋G或F5鍵，彈出“定位”對話框，單擊“定位條件”按鈕，如右圖所示。實例23智能拆分合并單元格并填充數(shù)據(jù)步驟3：彈出的對話框中，選中“空值”復(fù)選框，如左圖所示，單擊“確定”按鈕，效果如右圖所示。實例23智能拆分合并單元格并填充數(shù)據(jù)步驟4：此時，當(dāng)前活動單元格為C3,在編輯欄中輸入公式“=C2”(即活動單元格上方的單元格)，然后按快捷鍵Ctrl＋Enter批量填充公式，填充效果如圖所示，完成拆分合并單元格并填充數(shù)據(jù)。實例23智能拆分合并單元格并填充數(shù)據(jù)步驟5：因為批量填充是通過公式完成的，為了避免后續(xù)的操作(如排序等)破壞填充結(jié)果，需要將公式結(jié)果轉(zhuǎn)為實際值。選中C2:C13單元格區(qū)域并右鍵單擊，彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令，然后在選中的區(qū)域上再次右鍵單擊，彈出的快捷菜單中選擇粘貼選項中的“值”，如左圖所示。即可將選中區(qū)域中的公式清除，并將公式結(jié)果轉(zhuǎn)為實際值，效果如右圖所示。實例24批量轉(zhuǎn)換不規(guī)則的日期數(shù)據(jù)在Excel中日期的規(guī)范格式是2023/3/15或2023-3-15的形式，而在如圖所示中，日期格式不規(guī)范，需要將其轉(zhuǎn)換為規(guī)范格式，才能進(jìn)行后續(xù)的數(shù)據(jù)處理，如使用函數(shù)進(jìn)行計算或者創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表等。下面通過實例介紹將不規(guī)范日期批量轉(zhuǎn)換為規(guī)范日期的方法。實例24批量轉(zhuǎn)換不規(guī)則的日期數(shù)據(jù)步驟1：選中日期所在的列A列，打開“數(shù)據(jù)”選項卡，單擊“分列”按鈕，彈出的對話框中單擊“下一步”按鈕，如圖所示。實例24批量轉(zhuǎn)換不規(guī)則的日期數(shù)據(jù)步驟2：彈出的對話框中單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入文本分列向?qū)У?步，選中“日期”單選按鈕，如左圖所示，單擊“完成”按鈕，效果如右圖所示。實例24批量轉(zhuǎn)換不規(guī)則的日期數(shù)據(jù)步驟2：彈出的對話框中單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入文本分列向?qū)У?步，選中“日期”單選按鈕，如左圖所示，單擊“完成”按鈕，效果如右圖所示。在本例中，使用了分列功能將不規(guī)范日期批量轉(zhuǎn)換為規(guī)范日期，操作簡單快捷。對于大批量不規(guī)范日期的轉(zhuǎn)換，此功能更為便捷。實例25批量隱藏數(shù)據(jù)工作表中的某些信息如果不希望被他人看到，例如價格、工資、成績等，可將單元格中的這些信息隱藏起來，隱藏的信息同樣可以參與計算，不影響計算結(jié)果。如圖所示是成績統(tǒng)計表，現(xiàn)要求將“寫作”列的信息隱藏，隱藏方法如下：實例25批量隱藏數(shù)據(jù)步驟1：選中要隱藏信息的單元格區(qū)域D2:D12，在選中的單元格上右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式...”命令，如圖所示，彈出“設(shè)置單元格格式”對話框。實例25批量隱藏數(shù)據(jù)步驟2：在“數(shù)字”選項卡的“分類”列表框中單擊“自定義”選項，“類型”由默認(rèn)字符“G/通用格式”改為“；；；”，如左圖所示，單擊“確定”按鈕，選中單元格的信息被隱藏，效果如右圖所示。實例26快速固定標(biāo)題行當(dāng)工作表中的記錄幾十條甚至是幾萬條時，窗口不能完全顯示，需要向下拖動滾動條才能瀏覽其他數(shù)據(jù)，如圖所示。在向下拖動滾動條瀏覽數(shù)據(jù)時，頂端的標(biāo)題行隨之滾動導(dǎo)致不可見，不利于對數(shù)據(jù)的理解。為了方便對數(shù)據(jù)理解，可讓標(biāo)題行自動置頂，使其在上下移動滾動條瀏覽數(shù)據(jù)時始終顯示在窗口的頂端。設(shè)置標(biāo)題行自動置頂?shù)姆椒ㄈ缦拢簩嵗?6快速固定標(biāo)題行步驟1：選中數(shù)據(jù)源中的任意一個單元格，按快捷鍵Ctrl＋T,彈出的對話框中選擇默認(rèn)設(shè)置，單擊“確定”按鈕，如左圖所所示。步驟2：此時，上下移動滾動條瀏覽數(shù)據(jù)時標(biāo)題行自動顯示在窗口的頂端始終可見，如右圖所示。實例26快速固定標(biāo)題行步驟3：若要取消標(biāo)題行自動置頂，打開“表格工具”中的“設(shè)計”選項卡，單擊“轉(zhuǎn)換為區(qū)域”按鈕，如圖所示，將其轉(zhuǎn)為普通的單元格區(qū)域即可。2.2數(shù)據(jù)美化Databeautification實例27利用快捷鍵隔行填充顏色隔行填充顏色不僅使表格美觀、易讀，而且醒目便于區(qū)分內(nèi)容，以免看串行。如在圖2-47所示的數(shù)據(jù)表格中設(shè)置隔行填充顏色，操作步驟如下：實例27利用快捷鍵隔行填充顏色步驟1：單擊數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意一個單元格，然后按快捷鍵Ctrl＋T，彈出的對話框中，選擇默認(rèn)設(shè)置，單擊“確定”按鈕，如左圖所所示，即可瞬間自動隔行填充顏色，效果如右圖所示。實例27利用快捷鍵隔行填充顏色步驟2：若對填充的顏色或樣式不滿意，打開“表格工具”中的“設(shè)計”選項卡，在“表格樣式”組中可以選擇其他顏色或樣色，如圖所示，直到滿意為止。實例27利用快捷鍵隔行填充顏色步驟3：隔行填充顏色后，在每個字段名右側(cè)有一個下拉按鈕，這是因為將填充區(qū)域轉(zhuǎn)換為了表。若要取消字段名右側(cè)的下拉按鈕，打開“表格工具”中的“設(shè)計”選項卡，單擊“工具”組中的“轉(zhuǎn)換為區(qū)域”按鈕，如左圖所示，彈出的提示框中單擊“是”按鈕，將表轉(zhuǎn)換為普通的單元格區(qū)域，轉(zhuǎn)化后的效果如右圖所示。實例2快速輸入超長文本步驟1：利用自動更正功能將某一字母(例如b)設(shè)置為商品名稱“DellIns15CR-4528B15.6英寸筆記本電腦”，設(shè)置方法如圖所示。(注：輸入的字母或數(shù)字不能與工作表中的其他內(nèi)容重復(fù)，以免誤替換。)實例28自定義隔行填充顏色隔行填充顏色除了使用快捷鍵一鍵填充外，也可以自定義顏色進(jìn)行填充，此填充方式使表格顏色更豐富更具有個性化。下面結(jié)合實例講解自定義隔行填充顏色方法，具體要求如下：①標(biāo)題行設(shè)置為深色背景②其余數(shù)據(jù)行用淺色隔行填充步驟1：選中標(biāo)題行所在的單元格區(qū)域A1:E1，打開“開始”選項卡，單擊“填充顏色”右側(cè)下拉按鈕，打開的下拉列表中單擊“其他顏色”，彈出的對話框中，拖動滑塊或輸入RGB值自定義標(biāo)題行填充顏色，如圖所示。實例28自定義隔行填充顏色步驟2：在第3行中選中A3:E3單元格區(qū)域，按照步驟1的設(shè)置方法，將其設(shè)置為如左圖所示的填充顏色，效果如右圖所示。實例28自定義隔行填充顏色步驟3：將第2行和第3行填充顏色復(fù)制給剩余數(shù)據(jù)行。選中A2:E3單元格區(qū)域，打開“開始”選項卡，單擊“格式刷”按鈕，如左圖所示。步驟4：鼠標(biāo)指針指向A4單元格，按住鼠標(biāo)左鍵拖動至E13單元格，如圖所示，批量復(fù)制填充格式，得到隔行填充效果，如右圖所示。實例29設(shè)置邊框默認(rèn)情況下，工作表無邊框，工作表中的網(wǎng)格線是為了方便輸入、編輯而預(yù)設(shè)的，打印時網(wǎng)格線并不顯示。為了使工作表美觀和易讀，可通過設(shè)置工作表的邊框改變其視覺效果，使數(shù)據(jù)的顯示更加清晰直觀。例如，在圖2-59中，將左圖表格設(shè)置為如右圖所示的邊框，操作方法如下：實例29設(shè)置邊框步驟3：選中A2:A13單元格區(qū)域，單擊“框線”下拉按鈕，打開的下拉列表中單擊“右框線”，如左圖所示，為選中區(qū)域添加右框線。若要更改邊框線的顏色，打開“框線”下拉列表，從“線條顏色”中選擇需要的顏色即可，如右圖所示。實例29設(shè)置邊框方法2：使用筆繪制框線步驟1：選中A2:E13單元格區(qū)域，打開“開始”選項卡，單擊“框線”下拉按鈕，打開的下拉列表中單擊“無框線”，刪除原有的框線。步驟2：單擊“框線”下拉按鈕，打開的下拉列表中從“線型”中選擇一種實線，如圖2-65所示。此時光標(biāo)變成筆形，在標(biāo)題行的下方按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動即可繪制框線。按照相同的方法分別在最后一行的下方、首列的右側(cè)按住鼠標(biāo)左鍵拖動繪制框線。步驟3：框線繪制結(jié)束后，單擊“開始”選項卡中的“框線”按鈕，取消筆形即可。實例30繪制斜線表頭斜線表頭為了說明行、列、數(shù)據(jù)區(qū)域的含義。在Excel工作表中，斜線表頭分為2種，一是單斜線表頭，二是多斜線表頭，如圖所示。繪制斜線表頭有多種方法，本例主要介紹利用插入直線和文本框的方法繪制多斜線表頭，該方法同樣適用于單斜線表頭的繪制。實例30繪制斜線表頭例如，為左圖所示的表格繪制多斜線表頭，繪制后的效果如右圖所示，操作步驟如下：步驟1：設(shè)置表頭的行高和列寬，將第1行的行高設(shè)置為50，A列的寬度設(shè)置為23。實例30繪制斜線表頭步驟2：選中A1單元格，打開“插入”選項卡，單擊“形狀”按鈕，選擇“直線”，如左圖所示。步驟3：在A1單元格中按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動，繪制直線并設(shè)置其顏色，如右圖所示。實例30繪制斜線表頭步驟4：按照如左圖所示操作，在A1單元格中再繪制一條直線并設(shè)置其顏色。步驟5：單擊“文本框”下拉按鈕，打開的下拉列表中選擇“橫排文本框”，在A1單元格中繪制如右圖所示的文本框，并輸入內(nèi)容“月份”，調(diào)整文文本框的大小及位置，設(shè)置為無輪廓。實例30繪制斜線表頭步驟6：選中設(shè)置好的“月份”文本框，按復(fù)制快捷鍵Ctrl＋C，在如左圖所示的位置按粘貼快捷鍵Ctrl＋V將其復(fù)制，文本框的內(nèi)容修改為“銷量”。步驟7：按照相同的方法在如右圖所示的位置創(chuàng)建“書名”文本框。至此，完成多斜線表頭的繪制。第3章經(jīng)典函數(shù)讓你戰(zhàn)無不勝Classicalfunctionsmakeyouinvincible3.1統(tǒng)計函數(shù)3.3查找與引用函數(shù)3.2邏輯函數(shù)3.1統(tǒng)計函數(shù)Statisticalfunction實例31自動計算命令自動計算命令是指“開始”選項卡“編輯”組中的“自動求和”按鈕，能快速的進(jìn)行一些簡單的統(tǒng)計操作，如求和、求平均值、最大/小值等，既簡化了運(yùn)算了又大大提高了工作效率。下面介紹自動計算命令的使用方法。如圖所示，某個商店第2季度銷售記錄，使用自動計算命令求出每個月銷售的最大值，方法如下：實例31自動計算命令選定B3:D11單元格區(qū)域，打開“開始”選項卡，單擊“編輯”組中的“自動求和”按鈕，打開的下拉列表中選擇“最大值”，如左圖所示，即可求出每個月的銷售的最大值，如右圖所示。此方法簡單快捷，因此，在進(jìn)行基礎(chǔ)計算時，優(yōu)先推薦使用自動計算命令進(jìn)行操作實例32統(tǒng)計個數(shù)COUNT函數(shù)COUNT函數(shù)用于計算某個區(qū)域中包含數(shù)字的單元格的個數(shù)。例如，在左圖所示的工作表中使用COUNT函數(shù)計算A2:A8區(qū)域中數(shù)字個數(shù)。單擊B2單元格，在B2單元格或編輯欄中輸入公式：=COUNT(A2:A8)，如中間圖所示，按Enter鍵確認(rèn)后，即可計算出包含數(shù)字的單元格個數(shù)，對文本(A2、A8)、邏輯值(A6)，錯誤值(A7)不進(jìn)行計算，如右圖所示。實例32統(tǒng)計個數(shù)COUNT函數(shù)綜上，可以看出COUNT函數(shù)語法結(jié)構(gòu)如下：COUNT(Value1,[Value2],...)Value1,Value2…是1-255個參數(shù)，可以包含或引用各種不同類型的參數(shù)，最多可包含255個參數(shù)，各參數(shù)之間用逗號分割。需要注意的是，函數(shù)或公式中的符號都要使用英文半角形式，此處的逗號也不例外。注意:1.如果參數(shù)為數(shù)字、日期或者代表數(shù)字的文本（例如，用引號引起的數(shù)字，如"1"），則將被計算在內(nèi)。2.邏輯值和直接輸入到參數(shù)列表中代表數(shù)字的文本被計算在內(nèi)，如果參數(shù)為錯誤值或不能轉(zhuǎn)換為數(shù)字的文本，則不會被計算在內(nèi)。3.如果參數(shù)是一個數(shù)組或引用，則只計算其中的數(shù)字。數(shù)組或引用中的空白單元格、邏輯值、文本或錯誤值將不計算在內(nèi)。4.若要計算邏輯值、文本值或錯誤值的個數(shù)，使用COUNTA函數(shù)。5.若要只計算符合某一條件的數(shù)字的個數(shù)，使用COUNTIF函數(shù)或COUNTIFS函數(shù)。實例33單條件計數(shù)COUNTIF函數(shù)COUNTIF函數(shù)用于計算某個區(qū)域中滿足給定條件的單元格數(shù)目，其語法結(jié)構(gòu)如下：COUNTIF(range，criteria)例如，使用COUNTIF函數(shù)在“請假統(tǒng)計”工作表中對每位員工的請假情況進(jìn)行統(tǒng)計并以此填入“個人請假情況”工作表的相應(yīng)單元格，操作步驟如下：實例33單條件計數(shù)COUNTIF函數(shù)步驟1：單擊“個人請假情況”工作表中的B2單元格，打開“公式”選項卡，單擊“插入函數(shù)”按鈕，彈出“插入函數(shù)”對話框。在“搜索函數(shù)”文本框中輸入“countif”，單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕進(jìn)行查找，查找結(jié)果顯示在“選擇函數(shù)”列表框中，單擊“確定”按鈕。彈出“函數(shù)參數(shù)”對話框。步驟2：將鼠標(biāo)光標(biāo)定位在“函數(shù)參數(shù)”對話框的“Range”文本框中，單擊“請假統(tǒng)計”工作表標(biāo)簽，鼠標(biāo)拖動選中D3:D25單元格區(qū)域，將鼠標(biāo)光標(biāo)定位在“Criteria”文本框，再單擊A2單元格，單擊“確定”按鈕，求出第一位員工的請假次數(shù)。步驟3：將鼠標(biāo)指針指向B2單元格填充柄，雙擊填充柄或者按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動，自動求出其他員工的請假次數(shù)，如圖所示。實例33單條件計數(shù)COUNTIF函數(shù)如果公式使用熟練，可以直接輸入公式和參數(shù)求出每位員工的請假情況，操作步驟如下：步驟1：單擊“個人請假情況”工作表中的B2單元格，在編輯欄中輸入公式：=COUNTIF(請假統(tǒng)計!$D$3:$D$25,A2)，如圖所示，按Enter鍵，求出第一位員工的請假次數(shù)。步驟2：將鼠標(biāo)指針指向B2單元格填充柄，雙擊填充柄或者按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動，求出其他員工的請假次數(shù)。實例34多條件計數(shù)COUNTIFS函數(shù)COUNTIFS函數(shù)用于計算多個區(qū)域中滿足給定條件的單元格的個數(shù)，給定的條件為2個及以上，其語法結(jié)構(gòu)如下：COUNTIFS(criteria_range1,criteria1,…)下面通過實例介紹該函數(shù)的使用方法。在左圖所示的工作表中，要求根據(jù)“顧客資料”工作表中的數(shù)據(jù)，在“性別和年齡”工作表的B列中計算各年齡段男顧客人數(shù)，如右圖所示。實例34多條件計數(shù)COUNTIFS函數(shù)本例給定2個條件：條件1是各年齡段；條件2是男顧客，所以使用COUNTIFS函數(shù)進(jìn)行求解，操作步驟如下：步驟1：在“性別和年齡”工作表中，單擊B2單元格，然后單擊功能區(qū)中的“插入函數(shù)”按鈕，彈出的對話框中，進(jìn)行如圖所示的設(shè)置。實例34多條件計數(shù)COUNTIFS函數(shù)步驟2：彈出“函數(shù)參數(shù)”對話框，進(jìn)行如左圖所示的設(shè)置。步驟3：將鼠標(biāo)指針指向B2單元格填充柄，雙擊填充柄或者按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動，自動求出其他年齡段男顧客人數(shù)，如右圖所示。實例34多條件計數(shù)COUNTIFS函數(shù)如果公式使用熟練，可以直接輸入公式和參數(shù)求出各年齡段男顧客人數(shù)，方法如下：在"性別和年齡"工作表中，單擊B2單元格，輸入公式：=COUNTIFS(顧客資料!C2:C21,A2,顧客資料!B2:B21,"男")，按Enter鍵確認(rèn)操作，然后利用自動填充功能對其他單元格進(jìn)行填充。因為第1參數(shù)C2:C21單元格區(qū)域在C列，所以C2:C21可以簡寫C:C，代表整個C列。同理，第3參數(shù)B2:B21單元格區(qū)域在B列，所以B2:B21可以簡寫為B:B，代表整個B列。因此公式：=COUNTIFS(顧客資料!C2:C21,A2,顧客資料!B2:B21,"男")，可以簡化為：=COUNTIFS(顧客資料!C:C,A2,顧客資料!B:B,"男")。實例35單條件求和SUMIF函數(shù)SUMIF函數(shù)用于對滿足條件的單元格求和，其語法結(jié)構(gòu)如下：SUMIF(range,criteria,[sum_range])某商店的銷售商品明細(xì)如圖3-20所示，要求按照B列中的類別，統(tǒng)計“日用品”銷售總額，將統(tǒng)計結(jié)果保存在H5單元格中。實例35單條件求和SUMIF函數(shù)步驟1：單擊H2單元格，然后單擊編輯欄中的“插入函數(shù)”按鈕，在“插入函數(shù)”對話框中搜索SUMIF函數(shù)，單擊“確定”按鈕，彈出“函數(shù)參數(shù)”對話框。步驟2：在“Range”文本框中輸入條件所在區(qū)域，“日用品”在B2:B20區(qū)域，因此輸入B2:B20，或者通過選中區(qū)域的方式輸入條件所在區(qū)域，方法：將鼠標(biāo)光標(biāo)定位在該文本框中，鼠標(biāo)拖動選中工作表中的B2:B20區(qū)域，如圖所示。實例35單條件求和SUMIF函數(shù)步驟3：在“Criteria”文本框中輸入查找值，查找值位于G5單元格，所以單擊G5單元格或者直接輸入G5。步驟4：在“Sum_Range”文本框中輸入求和數(shù)據(jù)所在的區(qū)域。本例要對金額進(jìn)行統(tǒng)計，金額位置在E列，因此輸入E2:E20，或者通過選中區(qū)域的方式輸入求和數(shù)據(jù)所在區(qū)域，如圖所示。實例35單條件求和SUMIF函數(shù)步驟5：單擊“確定”按鈕，“日用品”銷售總額顯示在H2單元格，如圖所示。如果公式使用熟練，可以直接輸入公式和參數(shù)求出“日用品”銷售總額，方法如下：單擊H5單元格，輸入公式：=SUMIF(B:B,G5,E:E)或者=SUMIF(B2:B20,G5,E2:E20)，按Enter鍵確認(rèn)輸入，即可統(tǒng)計出“日用品”銷售總額。實例36多條件求和SUMIFS函數(shù)SUMIFS函數(shù)用于對區(qū)域中滿足多個條件的單元格求和，其語法結(jié)構(gòu)如下：SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,…)。如圖所示，要求統(tǒng)計“日用品”中“酸奶酪”銷售總額，將統(tǒng)計結(jié)果保存在I5單元格中。實例36多條件求和SUMIFS函數(shù)步驟1：單擊I5單元格，然后單擊編輯欄中的“插入函數(shù)”按鈕，在“插入函數(shù)”對話框中搜索SUMIFS函數(shù)，單擊“確定”按鈕，彈出“函數(shù)參數(shù)”對話框。步驟2：在“Sum_Range”文本框中輸入求和數(shù)據(jù)所在的區(qū)域。此例要對金額進(jìn)行統(tǒng)計，金額位置在E列，因此輸入E2:E20，或者通過選中區(qū)域的方式輸入條件所在區(qū)域，方法：將鼠標(biāo)光標(biāo)定位在該文本框中，鼠標(biāo)拖動選中工作表中的E2:E20區(qū)域，如圖所示。實例36多條件求和SUMIFS函數(shù)步驟3：在“Criteria_Range1”文本框中輸入條件1所在區(qū)域。此例首先按“日用品”進(jìn)行統(tǒng)計，條件1所在位置是B列，因此輸入B2:B20，或者通過選中區(qū)域的方式輸入條件1所在區(qū)域，方法：將鼠標(biāo)光標(biāo)定位在該文本框中，鼠標(biāo)拖動選中工作表中的B2:B20區(qū)域。步驟4：在“Criteria1”文本框中輸入查找值1，查找值1位于G5單元格，所以單擊G5單元格或者直接輸入G5，如圖所示。實例36多條件求和SUMIFS函數(shù)步驟5：在“Criteria_Range2”文本框中輸入條件2所在區(qū)域。條件2“酸奶酪”所在位置是A列，因此輸入A2:A20，或者通過選中區(qū)域的方式輸入條件2所在區(qū)域，如圖所示。步驟6：在“Criteria2”文本框中輸入查找值2，查找值2位于H5單元格，所以單擊H5單元格或者直接輸入H5實例36多條件求和SUMIFS函數(shù)步驟7：單擊“確定”按鈕，“日用品”中“酸奶酪”銷售總額顯示在I5單元格，如圖所示。如果公式使用熟練，可以直接輸入公式和參數(shù)求出“日用品”銷售總額，方法如下：單擊I5單元格，輸入公式：=SUMIFS(E:E,B:B,G5,A:A,H5)或者=SUMIFS(E2:E20,B2:B20,G5,A2:A20,H5)，按Enter鍵確認(rèn)輸入，即可統(tǒng)計出“日用品”中“酸奶酪”銷售總額。實例37獲取排名:RANK函數(shù)RANK函數(shù)用于對指定區(qū)域內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行排名，其語法結(jié)構(gòu)為：RANK(number,ref,[order])。在圖中，按照由高到低的順序統(tǒng)計每種產(chǎn)品的“銷量”排名，以第1名、第2名、第3名……的形式標(biāo)識名次并填入“銷量排名”列中。操作步驟如下：實例37獲取排名:RANK函數(shù)步驟1：單擊D2單元格，然后單擊編輯欄中的“插入函數(shù)”按鈕，彈出“插入函數(shù)”對話框，搜索RANK函數(shù)，如圖3-35所示，單擊“確定”按鈕，彈出“函數(shù)參數(shù)”對話框。步驟2：在“Number”文本框中輸入要排名的單元格。因要對“銷量”排名，所以單擊工作表中第一個“銷量”單元格C2。步驟3：在“Ref”文本框中指定排名所在的區(qū)域。本例要對C2:C14區(qū)域的數(shù)據(jù)排名，因此將光標(biāo)定位在該文本框中，鼠標(biāo)拖動選定工作表中的C2:C14區(qū)域。并按F4鍵在行號和列標(biāo)前面加上絕對引用符號$，固定排名區(qū)域，如圖所示。實例37獲取排名:RANK函數(shù)步驟4：在“Order”文本框中設(shè)置排位方式。從大到小排序為降序，用0表示或省略不寫，默認(rèn)降序；從小到大排序為升序，用非零值(如1)表示。本例省略不寫，降序排名。步驟5：設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕，第一個“銷量”排名顯示在D2單元格中，如圖所示實例37獲取排名:RANK函數(shù)步驟6：將光標(biāo)定位在編輯欄“=”后面，輸入”第”&，在公式末尾“)”后輸入&”名”,如左圖所示，&是連接符號，將“第”、“RANK(E2,$E$2:$E$26)”、“名”三者聯(lián)系起來。按Enter鍵，效果如右圖所示。實例37獲取排名:RANK函數(shù)步驟7：將鼠標(biāo)指針指向D2單元格的填充柄，雙擊填充柄或按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動，按照“銷量”自動排名，如圖所示。如果公式使用熟練，可以直接輸入公式和參數(shù)求出各年齡段男顧客人數(shù)，方法如下：單擊D2單元格，輸入公式：=”第”&RANK(C2,$C$2:$C$14)&”名”，按Enter鍵確認(rèn)操作，拖動填充柄或雙擊填充柄對其他單元格進(jìn)行填充。3.2邏輯函數(shù)Logicalfunction實例38單條件邏輯判斷IF函數(shù)If函數(shù)是邏輯判斷常用函數(shù)，它可以根據(jù)給定的條件進(jìn)行判斷，判斷條件是否成立，然后返回對應(yīng)的邏輯值，某商店對銷售量進(jìn)行考核評定，要求將銷售量>=260評定為“銷售之星”，如圖所示。實例38單條件邏輯判斷IF函數(shù)步驟1：單擊E2單元格，然后單擊編輯欄中的“插入函數(shù)”按鈕，在“插入函數(shù)”對話框中搜索IF函數(shù)，彈出“函數(shù)參數(shù)”對話框。步驟2：在Logical_test”文本框中輸入判斷條件。首先對第一個銷售量進(jìn)行判斷，判斷的條件是>=260，所以輸入D2>=260步驟3：在“Value_if_true”文本框中輸入條件成立時返回的結(jié)果，即“銷售之星”。步驟4：在“Value_if_false”文本框中輸入條件不成立時返回的結(jié)果，””，即空文本，如圖所示。實例38單條件邏輯判斷IF函數(shù)步驟5：單擊“確定”按鈕，判斷結(jié)果顯示在E2單元格，拖動填充柄或雙擊填充柄對其他單元格進(jìn)行填充，效果如圖所示實例38單條件邏輯判斷IF函數(shù)步驟5：單擊“確定”按鈕，判斷結(jié)果顯示在E2單元格，拖動填充柄或雙擊填充柄對其他單元格進(jìn)行填充，效果如圖所示。如果公式使用熟練，可以直接輸入公式和參數(shù)求出“日用品”銷售總額，方法如下：單擊E2單元格，輸入公式：=IF(E2>260,"銷售之星","")，按Enter鍵確認(rèn)輸入，拖動填充柄或雙擊填充柄對其他單元格進(jìn)行填充，效果如上圖所示。實例39多條件邏輯判斷:IF＋AND函數(shù)IF＋AND函數(shù)是對多個條件同時判斷，當(dāng)所有條件全部滿足時則條件成立，返回邏輯真值TRUE；當(dāng)有一個或多個條件不滿足時則條件不成立，返回邏輯假值FALSE。某商店僅對第4季度進(jìn)行銷售考核評定，要求將季度為“4季度”且銷售量>=260評定為“銷售之星”，如圖所示。實例39多條件邏輯判斷:IF＋AND函數(shù)單擊E2單元格，輸入公式：=IF(AND(B2="4季度",D2>=26),"銷售之星","")，按Enter鍵確認(rèn)輸入，拖動填充柄對其他單元格進(jìn)行填充，評定結(jié)果如圖所示。此例中的AND(B2="4季度",D2>=26)也可以表示為AND(D2>=26,B2="4季度"),即參數(shù)的順序不影響判斷結(jié)果。這樣使用IF＋AND組合函數(shù)實現(xiàn)了同時滿足雙條件的判斷，同理，使用該組合函數(shù)也可以同時進(jìn)行多條件判斷，最多可以有255個條件。實例40多條件邏輯判斷:IF＋OR函數(shù)IF＋OR函數(shù)是對多個條件進(jìn)行邏輯判斷，只要有一個條件滿足則條件成立，返回邏輯真值TRUE；當(dāng)所有條件都不滿足時則條件不成立，返回邏輯假值FALSE.。某商店對銷售量和銷售額進(jìn)行考核評定，要求將銷售量>=260或者銷售額>1200000評定為“銷售之星”，如圖所示。實例40多條件邏輯判斷:IF＋OR函數(shù)在E2單元格中輸入公式：=IF(OR(D2>=260,E2>1200000),"銷售之星","")，按Enter鍵確認(rèn)輸入，拖動填充柄對其他單元格進(jìn)行填充，評定結(jié)果如圖所示。此例中的OR(D2>=260,E2>1200000)也可以表示為OR(E2>1200000,D2>=260)，即參數(shù)的順序不影響判斷結(jié)果。這樣使用IF＋OR組合函數(shù)解決了“或”關(guān)系多條件邏輯判斷。在處理多條件復(fù)雜邏輯判斷問題時，首先要區(qū)分多個條件之間是“或”關(guān)系還是“且”關(guān)系，“或”關(guān)系使用OR函數(shù)，“且”關(guān)系使用AND函數(shù)，確定使用哪個函數(shù)后，再輸入公式計算結(jié)果。實例41多層級條件邏輯判斷:IF嵌套函數(shù)IF函數(shù)嵌套是對數(shù)值區(qū)間多層級關(guān)系的條件判斷。例如，在圖中，對各店鋪的銷量進(jìn)行評定，根據(jù)銷售量評定等級，評定規(guī)則如下：

銷售量>=260，評定等級為“優(yōu)秀”。

銷售量>=200，評定等級為“良好”。

銷售量<200，評定等級為“一般”。實例41多層級條件邏輯判斷:IF嵌套函數(shù)在E2單元格中輸入公式：=IF(D2>=260,"優(yōu)秀",IF(D2>=200,"良好","一般"))，按Enter鍵確認(rèn)輸入，拖動填充柄對其他單元格進(jìn)行填充，評定結(jié)果如圖所示。按照上述方法可以對數(shù)值區(qū)間更多層級條件進(jìn)行判斷。層級條件增加，IF函數(shù)嵌套層級也隨之增加。在使用IF函數(shù)嵌套時要注意按照數(shù)值區(qū)間的大小順序依次對每個層級進(jìn)行判斷，可以按照從大到小的順序，或者從小到大順序，但不能從中間某個區(qū)間開始判斷，否則容易出錯。3.3查找與引用函數(shù)Findandreferencefunctions實例42垂直查找:VLOOKUP如圖所示是學(xué)生的部分成績表，包含學(xué)生的學(xué)號以及對應(yīng)的各科成績和總分信息，要求按照給定的學(xué)號查找學(xué)生的總分。要查找的學(xué)號位于在L列，查找結(jié)果放置在M列。操作步驟如下：實例42垂直查找:VLOOKUP步驟1：單擊M2單元格，單擊編輯欄中的“插入函數(shù)”按鈕，在“插入函數(shù)”對話框中搜索VLOOKUP函數(shù)，單擊“確定”按鈕，彈出“函數(shù)參數(shù)”對話框。步驟2：在“Lookup_value”文本框中輸入查找值，查找值位于L2單元格，所以單擊L2單元格或者直接輸入L2。步驟3：在“Table_array”文本框中輸入查找區(qū)域。本例要在A2:J19區(qū)域查找，因此輸入$A$2:$J$19，如圖所示，或者通過選中區(qū)域的方式輸入查找區(qū)域，方法：將鼠標(biāo)光標(biāo)定位在該文本框中，鼠標(biāo)拖動選中工作表中的A2:J19區(qū)域。按F4鍵在行號和列標(biāo)前面加上絕對引用符號$將選區(qū)固定。實例42垂直查找:VLOOKUP函數(shù)步驟4：在“Col_index_num”文本框中輸入查找列數(shù)。這里的列數(shù)從查找范圍的第1列作為1，而要查找的總分在第10列，所以在該文本框中輸入10，如圖所示，表示查找列“總分”是查找范圍A2:J19區(qū)域的第10列。步驟5：在“Range_lookup”文本框中輸入精確匹配的值。此例按照學(xué)號精確查找總分，因此參數(shù)輸入為0或FALSE，如圖所示。實例42垂直查找:VLOOKUP函數(shù)步驟6：單擊“確定”按鈕，學(xué)號120304的總分顯示在M2單元格，雙擊M2單元格填充柄，自動填充其他學(xué)號的“總分”，效果如圖所示。如果公式使用熟練，在M2單元格中直接輸入公式：=VLOOKUP(L2,$A$2:$J$19,10,0)或者=VLOOKUP(L:L,$A$2:$J$19,10,0)，按Enter鍵確認(rèn)輸入，雙擊M2單元格填充柄即可按照給定的學(xué)號查詢到對應(yīng)的總分。實例43提取單元格數(shù)據(jù):INDEX函數(shù)INDEX函數(shù)既可以從單列中提取數(shù)據(jù)，也可以從單行中提取數(shù)據(jù)，還可以從行列交叉區(qū)域中提取數(shù)據(jù)，下面結(jié)合實例介紹INDEX函數(shù)從單列、單行及其交叉區(qū)域中提取數(shù)據(jù)方法。1.從單列中提取單元格數(shù)據(jù)如圖所示是某單位部分工資表，要求按照工號查找獎金，查找條件位于H2單元格，查找結(jié)果放置在I2單元格。實例43提取單元格數(shù)據(jù):INDEX函數(shù)2.從單行中提取單元格數(shù)據(jù)在圖中，要求按照名稱查找對應(yīng)的金額，查找條件位于F2單元格，查找結(jié)果放置在G2單元格。此例是按照F2單元格中的查找條件在第2行中提取對應(yīng)的數(shù)值，將提取的數(shù)值放置在G2單元格。所以在G2單元格中輸入公式：=INDEX(B2:D2,3)，按Enter鍵確認(rèn)輸入，即可提取查找條件對應(yīng)的數(shù)據(jù)，如圖所示。實例43提取單元格數(shù)據(jù):INDEX函數(shù)3.從行列交叉區(qū)域中提取單元格數(shù)據(jù)在圖3-63所示的工資表中，要求按照工號和名稱雙條件查找對應(yīng)的金額，查找條件分別位于H2和I2單元格，查找結(jié)果放置在J2單元格。實例43提取單元格數(shù)據(jù):INDEX函數(shù)此例是按照H2和I2單元格中的查找條件在第4行第3列(D列)交叉處單元格中提取數(shù)據(jù)，將提取的數(shù)據(jù)放置在J2單元格。所以在J2單元格中輸入公式：=INDEX(B2:F11,4,3)，按Enter鍵確認(rèn)輸入，即可提取查找條件對應(yīng)的數(shù)據(jù)，如圖所示。以上是INDEX函數(shù)的3種基本用法。無論哪種用法，INDEX函數(shù)中的行、列參數(shù)數(shù)字都是手動輸入的，若要使行、列參數(shù)數(shù)字隨查找條件而變化，可以使用MATCH函數(shù)獲取行、列的位置。實例44查找數(shù)據(jù)位置:MATCH函數(shù)MATCH函數(shù)用于查找指定數(shù)據(jù)在指定區(qū)域中的位置，例如，在圖3-65中，查找“R0056”在“工號”區(qū)域中的位置，將查找結(jié)果放置在E2單元格，操作步驟如下：實例44查找數(shù)據(jù)位置:MATCH函數(shù)步驟1：單擊E2單元格，單擊編輯欄中的“插入函數(shù)”按鈕，在“插入函數(shù)”對話框中搜索MATCH函數(shù)，單擊“確定”按鈕，彈出“函數(shù)參數(shù)”對話框。步驟2：在“Lookup_value”文本框中輸入查找值，查找值位于D2單元格，所以單擊D2單元格或者直接輸入D2，如圖所示。實例44查找數(shù)據(jù)位置:MATCH函數(shù)步驟3：在“Lookup_array”文本框中輸入查找區(qū)域。本例要在A2:A11區(qū)域查找，因此輸入A2:A11，或者將鼠標(biāo)光標(biāo)定位在該文本框中，鼠標(biāo)拖動選中工作表中的A2:A11區(qū)域。步驟4：在“Match_type”文本框中輸入匹配類型的值。通常輸入0，表示精確匹配。步驟5：設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕，工號“R0056”的相對位置顯示在E2單元格，如圖所示，這里的5表示工號“R0056”在A2:A11區(qū)域中的位置是第5位。實例44查找數(shù)據(jù)位置:MATCH函數(shù)如果公式使用熟練，在E2單元格中直接輸入公式：=MATCH(D2,A2:A11,0)，按Enter鍵，即可查找到“R0056”在A2:A11區(qū)域中的位置為第5位，返回結(jié)果為5。MATCH函數(shù)不僅能查找指定數(shù)據(jù)在列區(qū)域中的位置，還可以查找指定數(shù)據(jù)在行區(qū)域中的位置。如圖所示，查找名稱為“公積金”在第1行中的位置，在B5單元格中輸入公式：=MATCH(A5,B1:F1,0)，按Enter鍵，結(jié)果為4，表示“公積金”在B1:F1區(qū)域中位置是第4位。第4章專業(yè)大氣的可視化圖表Professionalatmosphericvisualizations實例45用折線圖查看數(shù)據(jù)趨勢折線圖是用多條直線段將各數(shù)據(jù)點(diǎn)連接起來的圖形。使用折線圖可以按照時間或類別顯示數(shù)據(jù)的變化趨勢。所以，若要展示數(shù)據(jù)隨時間(每年、每月、每日、每季等間隔相等)產(chǎn)生的變化趨勢，折線圖最為適合。某電商在京東店鋪銷售某一品牌服飾，全年各月銷售數(shù)據(jù)如左圖所示，要求根據(jù)該數(shù)據(jù)源創(chuàng)建如右圖所示的折線圖，目的是通過折線圖查看全年各月的銷售趨勢變化情況，以便進(jìn)一步調(diào)整銷售策略。創(chuàng)建步驟如下：實例45用折線圖查看數(shù)據(jù)趨勢步驟1：單擊數(shù)據(jù)源中的任意單元格(例如B4)，打開“插入”選項卡，插入折線圖。步驟2：設(shè)置圖表背景。雙擊圖表的外邊框，彈出“設(shè)置圖表區(qū)格式”窗格，選擇圖表背景顏色，如圖所示。實例45用折線圖查看數(shù)據(jù)趨勢步驟3：取消網(wǎng)格線。雙擊網(wǎng)格線，彈出“設(shè)置主要網(wǎng)格線格式”窗格，進(jìn)行如左圖所示的設(shè)置。步驟4：設(shè)置折線圖線條顏色。雙擊折線圖的線條，彈出“設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式”窗格，設(shè)置為如右圖所示的顏色。實例45用折線圖查看數(shù)據(jù)趨勢步驟5：設(shè)置折線圖線條粗細(xì)。在“設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式”窗格中，將線條寬度設(shè)置為3磅，如左圖所示。步驟6：設(shè)置標(biāo)記選項。將每個時間拐點(diǎn)的標(biāo)記設(shè)置為如右圖所示的內(nèi)置類型、大小和填充顏色。標(biāo)記邊框設(shè)置為無線條，將標(biāo)記顏色和連接的直線顏色完美的融為一體。實例45用折線圖查看數(shù)據(jù)趨勢步驟7：添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽。打開“設(shè)計”選項卡，單擊“添加圖表元素”按鈕，打開的下拉列表中，進(jìn)行如左圖所示的設(shè)置。步驟8：設(shè)置數(shù)據(jù)標(biāo)簽字體格式。打開“開始”選項卡，將字體顏色設(shè)置為如右圖所示的格式。實例45用折線圖查看數(shù)據(jù)趨勢步驟9：為圖表添加垂直線以增加視覺感受。打開“設(shè)計”選項卡，單擊“添加圖表元素”按鈕，打開的下拉列表進(jìn)行如左圖所示的設(shè)置。步驟10：設(shè)置垂直線的格式。雙擊垂直線，彈出“設(shè)置垂直線格式”窗格，設(shè)置為如右圖所示的格式。實例45用折線圖查看數(shù)據(jù)趨勢步驟11：設(shè)置坐標(biāo)軸的刻度與折線圖上的數(shù)據(jù)標(biāo)記一一對應(yīng)。雙擊坐標(biāo)軸，彈出“設(shè)置坐標(biāo)軸格式”窗格，進(jìn)行如左圖所示的設(shè)置。步驟12：取消坐標(biāo)軸上的橫線增強(qiáng)視覺的通透感。在“設(shè)置坐標(biāo)軸格式”窗格中，將線條設(shè)置為“無線條”，如右圖所示。實例45用折線圖查看數(shù)據(jù)趨勢步驟13：添加圖表標(biāo)題。將圖表標(biāo)題設(shè)置為如圖所示的內(nèi)容和格式。步驟14：添加必要說明。在圖表標(biāo)題的下方插入趨勢分析結(jié)果的說明文字，可以借助插入文本框自定義說明文字的內(nèi)容實例45用折線圖查看數(shù)據(jù)趨勢步驟15：在文本框中輸入說明文字，然后在文本框邊框上右鍵單擊，彈出的快捷菜單中“設(shè)置形狀格式”，彈出“設(shè)置形狀格式”窗格，進(jìn)行如左圖所示的設(shè)置。步驟16：如果要添加其他說明，使用同樣方法進(jìn)行添加即可，最終效果如右圖所示。實例45用折線圖查看數(shù)據(jù)趨勢步驟15：在文本框中輸入說明文字，然后在文本框邊框上右鍵單擊，彈出的快捷菜單中“設(shè)置形狀格式”，彈出“設(shè)置形狀格式”窗格，進(jìn)行如左圖所示的設(shè)置。步驟16：如果要添加其他說明，使用同樣方法進(jìn)行添加即可，最終效果如右圖所示。實例46用柱形圖展示數(shù)據(jù)對比柱形圖是Excel默認(rèn)的圖表類型，通常使用柱形圖展示各數(shù)據(jù)項之間的對比關(guān)系左圖是各車間在第一季度生產(chǎn)的兩種產(chǎn)品產(chǎn)量，要求根據(jù)該數(shù)據(jù)源對兩種產(chǎn)品的產(chǎn)量進(jìn)行對比分析，使用柱形圖進(jìn)行對比分析的效果如右圖所示。具體操作步驟如下：實例46用柱形圖展示數(shù)據(jù)對比步驟1：單擊數(shù)據(jù)源中的任意一個單元格(如C3單元格)，打開“插入”選項卡，單擊“插入柱形圖或條形圖”按鈕，打開的列表中單擊“簇狀柱形圖”，插入柱形圖。步驟2：取消網(wǎng)格線。雙擊網(wǎng)格線，彈出“設(shè)置主要網(wǎng)格線格式”窗格，選中“無線條”單選按鈕，如圖所示。實例46用柱形圖展示數(shù)據(jù)對比步驟3：刪除縱坐標(biāo)軸。選中縱坐標(biāo)軸，按Delete鍵或者在縱坐標(biāo)軸上右鍵單擊，彈出快捷菜單中單擊“刪除”，如左圖所示。步驟4：設(shè)置數(shù)據(jù)系列的顏色。雙擊筆記本數(shù)據(jù)系列，彈出“設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式”窗格，將數(shù)據(jù)系列設(shè)置為如右圖所示的顏色。實例46用柱形圖展示數(shù)據(jù)對比步驟5：按照相同的方法，將臺式機(jī)的數(shù)據(jù)系列設(shè)置為如左圖所示的顏色。步驟6：取消兩個數(shù)據(jù)系列(即兩個柱子)之間的間隙，在“設(shè)置數(shù)據(jù)系列格式”窗格中，將“系列重疊”設(shè)置為0%，如右圖所示。實例46用柱形圖展示數(shù)據(jù)對比步驟7：添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽。選中臺式機(jī)的數(shù)據(jù)系列，在數(shù)據(jù)系列上右鍵單擊，彈出的快捷菜單擊“添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽”|“添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽”，如左圖所示。按照相同的方法為筆記本的數(shù)據(jù)系列添加標(biāo)簽。步驟8：設(shè)置圖表背景。雙擊圖表的外邊框，彈出“設(shè)置圖表區(qū)格式”窗格，選擇圖表背景顏色，如右圖所示。實例46用柱形圖展示數(shù)據(jù)對比步驟9：更改圖例的位置。選中圖例，單擊圖表右側(cè)的“圖表元素”按鈕，打開的列表框中進(jìn)行如左圖所示的設(shè)置。步驟10：添加圖表標(biāo)題。將圖表標(biāo)題設(shè)置為如右圖所示的內(nèi)容和格式。出“設(shè)置圖表區(qū)格式”窗格，選擇圖表背景顏色。實例46用柱形圖展示數(shù)據(jù)對比步驟11：設(shè)置圖例格式。將圖例設(shè)置為加粗、字體顏色和標(biāo)題顏色相同。調(diào)整圖表大小和位置，效果如圖所示。實例47用條形圖展示數(shù)據(jù)對比數(shù)據(jù)對比除了使用柱形圖進(jìn)行展示外，也可以使用條形圖進(jìn)行展示。下面通過實例介紹使用條形圖進(jìn)行數(shù)據(jù)對比的方法。在左圖所示的數(shù)據(jù)源中，對各車間第一季度筆記本產(chǎn)量進(jìn)行對比分析，使用條形圖進(jìn)行對比分析的效果如右圖所示。具體操作步驟如下：實例47用條形圖展示數(shù)據(jù)對比步驟1：插入條形圖。選中A1:B7單元格區(qū)域，打開“插入”選項卡，單擊“插入柱形圖或條形圖”按鈕，打開的列表中單擊“簇狀條形圖”。步驟2：應(yīng)用圖表樣式。打開“設(shè)計”選項卡，在“圖表樣式”列表框中選擇一種圖表樣式，如圖所示，該樣式即可應(yīng)用到該圖表中。實例47用條形圖展示數(shù)據(jù)對比步驟3：刪除網(wǎng)格線。選中網(wǎng)格線，如左圖所示，按Delete鍵。步驟4：刪除橫坐標(biāo)軸。選中橫坐標(biāo)軸，如右圖所示，按Delete鍵。實例47用條形圖展示數(shù)據(jù)對比步驟5：將縱坐標(biāo)軸的數(shù)據(jù)名稱順序更改為與數(shù)據(jù)源順序一致。雙擊縱坐標(biāo)軸，彈出“設(shè)置坐標(biāo)軸格式”窗格，選中“逆序類