企業(yè)檔案的管理制度

企業(yè)檔案的管理制度1.引言企業(yè)檔案管理制度是保證企業(yè)管理規(guī)范化、信息化和檔案的有效保管、合規(guī)使用的基礎(chǔ)。隨著電子化影像技術(shù)的發(fā)展和信息時(shí)代的到來，如何妥善管理企業(yè)檔案，保證其安全、完整、準(zhǔn)確和便捷地獲取和利用，已經(jīng)成為企業(yè)管理者必須要面對(duì)的重要課題。本文將介紹企業(yè)檔案的管理制度，包括其定義、類型、重要性、管理流程、保管與利用等一系列內(nèi)容。2.定義和類型2.1定義企業(yè)檔案包括證明企業(yè)規(guī)范運(yùn)營(yíng)、管理、決策、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和市場(chǎng)交往等方面的文件、記錄、資料和信息。企業(yè)檔案管理制度是指企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范、安全、有效管理的一系列制度和規(guī)范。2.2類型企業(yè)檔案根據(jù)其存儲(chǔ)載體和形式的不同，主要分為以下幾種：紙質(zhì)檔案：指以紙張為材料，手工或印刷制作的證明企業(yè)管理和經(jīng)營(yíng)的檔案；電子檔案：指通過計(jì)算機(jī)科技手段制作、存貯和管理的企業(yè)檔案；磁介質(zhì)檔案：是指用磁帶、磁盤等磁介質(zhì)來存儲(chǔ)的檔案；光盤檔案：指通過光盤制作、存儲(chǔ)的企業(yè)檔案，包括加密光盤、標(biāo)準(zhǔn)光盤和波長(zhǎng)多路復(fù)用光盤等。3.重要性企業(yè)檔案的管理制度與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展密不可分，可以起到以下重要作用：支持決策與規(guī)劃：企業(yè)檔案可以存留和反映企業(yè)歷程、經(jīng)歷的變化、發(fā)展和內(nèi)部管理，可以幫助企業(yè)決策者成果判別、歷史分析、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃等；傳承企業(yè)文化：企業(yè)檔案存留企業(yè)發(fā)展、所擁有的文化、資產(chǎn)、知識(shí)、技術(shù)等，反映出企業(yè)文化，是企業(yè)自身文化和精神軟實(shí)力的體現(xiàn)；證明反映自身情況：企業(yè)檔案是企業(yè)的身份證和歷史記錄，包含企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、稅務(wù)、審計(jì)等相關(guān)資料，是企業(yè)正常運(yùn)作的重要憑證；防范風(fēng)險(xiǎn)：通過檔案管理，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的合規(guī)性、規(guī)范性和合法性進(jìn)行監(jiān)控，能夠預(yù)防和避免內(nèi)外部非法侵占、盜竊、破壞等風(fēng)險(xiǎn)；建立知識(shí)管理體系：企業(yè)檔案是企業(yè)內(nèi)部知識(shí)產(chǎn)權(quán)體現(xiàn)，隨著社會(huì)科技的不斷變化，企業(yè)檔案對(duì)人才培養(yǎng)、技術(shù)創(chuàng)新、知識(shí)管理等更加重要。4.管理流程企業(yè)檔案的管理流程主要包括以下幾個(gè)方面：4.1檔案建設(shè)規(guī)劃在企業(yè)檔案管理流程中，檔案建設(shè)規(guī)劃是關(guān)鍵的一環(huán)。企業(yè)檔案管理部門要對(duì)企業(yè)檔案建設(shè)概況和現(xiàn)狀進(jìn)行信息化分析、評(píng)估和規(guī)劃，提出有效的檔案資源利用計(jì)劃，以滿足企業(yè)內(nèi)部決策的需要。4.2檔案收集、整理與交接檔案收集和整理工作是企業(yè)檔案管理的重要環(huán)節(jié)。實(shí)現(xiàn)電子檔案管理需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化或電子化，然后進(jìn)行整理或轉(zhuǎn)換為電子檔案。企業(yè)存在多個(gè)業(yè)務(wù)部門，部門之間的交接也是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。4.3檔案編檔和分類企業(yè)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)檔案的信息屬性而定，不同的檔案屬于不同的類別，同時(shí)需要確定文件和盒的名稱、歸檔號(hào)、檔案排列次序、存放位置、管理責(zé)任單位等。4.4檔案加工處理檔案加工處理主要分為檔案修整和翻抄兩個(gè)環(huán)節(jié)。檔案修整是指對(duì)紙質(zhì)檔案資料的損壞、污損度分別進(jìn)行處理，使檔案保養(yǎng)得好，不出現(xiàn)劣變；翻抄則是指對(duì)紙質(zhì)檔案中文字、圖形、數(shù)據(jù)等進(jìn)行記錄、轉(zhuǎn)載、翻寫的過程。4.5檔案存儲(chǔ)與保護(hù)檔案存儲(chǔ)管理是一個(gè)前瞻性和實(shí)踐性的工作，它涉及到安全、合規(guī)、保護(hù)、防火等多方面的內(nèi)容。合理的檔案存儲(chǔ)方式和方法可以大大減少檔案的損壞、流失、出現(xiàn)隱患等現(xiàn)象。4.6檔案利用檔案利用是企業(yè)內(nèi)部、外部或司法機(jī)關(guān)獲取、提取檔案信息的過程。有效的檔案利用可以解決內(nèi)部管理、服務(wù)客戶、申報(bào)納稅、訴訟辯護(hù)等方面的問題。5.保管與利用企業(yè)檔案的保管與利用應(yīng)遵循以下原則：嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，保證檔案的安全、完整和真實(shí)；在檔案保管過程中，注重防火、防震、防盜、防蟲等特殊災(zāi)害因素，防止檔案損毀、流失、妨假等問題；加強(qiáng)對(duì)檔案保管的檢查和監(jiān)督，保證檔案保管的制度、措施、方案、措施的有效性，發(fā)現(xiàn)和排除隱患；提高檔案利用效率，管理好檔案管理系統(tǒng)，維護(hù)檔案查詢的快捷、方便和安全性；積極開展檔案宣傳教育和兌現(xiàn)，提高檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化和信息化水平。結(jié)論企業(yè)檔案管理制度是企業(yè)管理規(guī)范、信息化、保障安全的基礎(chǔ)。企業(yè)檔案的管理流程中，檔案建設(shè)規(guī)劃、檔案收集與整理、檔案編檔與分類、檔案加工處理、檔案存儲(chǔ)與保護(hù)和