公司管理制度-公司組織會(huì)議管理規(guī)范

PAGEPAGE10公司管理制度玉?？萍脊窘M織會(huì)議管理規(guī)范第一會(huì)前準(zhǔn)備一、建立聯(lián)系收到會(huì)議公函之后，第一時(shí)間與對方聯(lián)系人取得聯(lián)系，與對方交換手機(jī)號(hào)、郵件、傳真、微信等聯(lián)系方式。二、會(huì)議確認(rèn)與參會(huì)方聯(lián)系確認(rèn)會(huì)議內(nèi)容與會(huì)序（附件1）、參會(huì)人員（附件2）、參會(huì)要求及相關(guān)行程，根據(jù)信息制作日程表（附件3）。三、明確人員分工成立專項(xiàng)工作組，明確人員分工，制作任務(wù)清單，分解任務(wù)到個(gè)人，建立專項(xiàng)工作聯(lián)系群。四、做好會(huì)議預(yù)算確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)來源并編報(bào)會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，若預(yù)算超過10萬元，需填寫《XX單位會(huì)議費(fèi)預(yù)算審批表》，呈報(bào)會(huì)議經(jīng)費(fèi)來源的主管校領(lǐng)導(dǎo)審批。五、預(yù)定賓館若為外地來訪單位，需與對方聯(lián)系人確認(rèn)到達(dá)時(shí)間、交通方式、返程時(shí)間及接送機(jī)（站）安排；確認(rèn)住宿報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)助其預(yù)定賓館；確定房間類型及數(shù)量，詢問賓館是否包括早餐。六、發(fā)布會(huì)議通知撰寫并發(fā)布會(huì)議通知（附件5），需精確發(fā)送到每個(gè)參會(huì)人員并確認(rèn)對方收到，通知中要注意提醒參會(huì)人員著裝要求。若邀請媒體參會(huì)報(bào)導(dǎo)，需填寫《XX媒體邀請表格》，并聯(lián)系黨委宣傳部審批，聯(lián)系電話：TDCQ。七、匯總參會(huì)信息將反饋的參會(huì)信息整理成參會(huì)通訊錄，確定與會(huì)人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)、民族、聯(lián)系方式，按規(guī)則做好先后排序，制作會(huì)議座位圖與會(huì)議手冊（附件7）。八、整理會(huì)議資料九、材料印刷若會(huì)議需要大量材料印刷，需將材料打包發(fā)送至印刷單位，確定價(jià)格、紙張樣式以及送貨時(shí)間。十、車輛來訪預(yù)約對自行來校參會(huì)的人員或單位，應(yīng)與對方確認(rèn)交通信息，提前一個(gè)工作日在保衛(wèi)處車輛管理系統(tǒng)平臺(tái)上進(jìn)行“車輛來訪預(yù)約申請”，聯(lián)系電話：XXXXXX。十一、接待用餐辦會(huì)單位需嚴(yán)格按照學(xué)校會(huì)議管理相關(guān)辦法，提前與對方確認(rèn)民族習(xí)慣等特殊飲食要求，根據(jù)參會(huì)人數(shù)合理制定用餐方案。十二、做好溫馨提示提前查看天氣情況，并適時(shí)提醒參會(huì)人員；及時(shí)關(guān)注航班以及火車的運(yùn)行情況，如有延誤、晚點(diǎn)或取消等情況，提前告知相關(guān)接站人員。十三、會(huì)場布置至少在會(huì)議前一天做好會(huì)場布置工作：網(wǎng)絡(luò)、投影、話筒、音響等會(huì)議設(shè)備，另十四、桌牌擺放桌牌的擺放遵循“左為上，右為下”的原則，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志為奇數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置，其他依次排列；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志為偶數(shù)時(shí)，1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置，其他依次排列。（指定位置）擺放一排桌牌，原則同上；5312453124主席臺(tái)主席臺(tái)會(huì)場會(huì)場雙方級(jí)別對等客5客3客1客2客4客5客3客1客2客4會(huì)議桌會(huì)議桌主4 主2 主1 主3 主5主4主2主1主3主5門門雙方級(jí)別不對等高3高1高2高4高3高1高2高4會(huì)議桌會(huì)議桌低4 低2 低1 低3低4低2低1低3門門十五、會(huì)議合影根據(jù)參會(huì)人數(shù)及會(huì)議類型提前確定合影形式，與攝影師確定費(fèi)用、到達(dá)時(shí)間以及搭建合影架的地點(diǎn)。十六、車輛停放聯(lián)系保衛(wèi)處協(xié)調(diào)車輛的進(jìn)出及停放，提前清理長期占用會(huì)場附近停車位的車輛，聯(lián)系電話：XXXXXXXXX23。十七、會(huì)議記錄與新聞撰寫安排專人做好會(huì)議記錄、錄音和會(huì)場的影像采集工作，要求圖像表情自然、像素清晰、可用性強(qiáng)；若為校級(jí)會(huì)議，可根據(jù)會(huì)議主題提前聯(lián)系學(xué)校宣傳部（聯(lián)系電話：XXXXXx），告知會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)并確認(rèn)跟會(huì)人員。十八、紀(jì)念品贈(zèng)送若外事活動(dòng)有互贈(zèng)紀(jì)念品環(huán)節(jié)，需提前確定贈(zèng)送紀(jì)念品的樣式與數(shù)量。十九、確認(rèn)檢查一切準(zhǔn)備就緒后，可邀請主要領(lǐng)導(dǎo)對會(huì)場布置情況進(jìn)行檢查；在時(shí)間允許的情況下，可邀請客方一同檢查會(huì)議安排情況。第二章會(huì)場服務(wù)一、提前確認(rèn)設(shè)備正常運(yùn)行會(huì)議前至少提前2小時(shí)到達(dá)會(huì)場，檢查多媒體設(shè)備、無線網(wǎng)絡(luò)、話筒（無線話筒）、音頻線、視頻線、筆記本電腦連接情況等、完整播放會(huì)議使用的PPT、音頻及視頻。二、迎接客人視會(huì)議規(guī)模與具體情況，安排本單位領(lǐng)導(dǎo)迎候客人。三、會(huì)議簽到安排專人在會(huì)場入口處負(fù)責(zé)會(huì)議簽到，提前準(zhǔn)備好簽到表與簽字筆；若為參會(huì)人數(shù)較多，可選擇適當(dāng)間距設(shè)置多個(gè)簽到臺(tái)，由工作人員進(jìn)行引導(dǎo)，以免簽到時(shí)擁擠。簽到后同時(shí)發(fā)放會(huì)議材料。四、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)安排專人或?qū)I(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)現(xiàn)場網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行維護(hù)，保障網(wǎng)絡(luò)暢通，可聯(lián)系學(xué)校網(wǎng)絡(luò)與信息中心，聯(lián)系電話：XXXXXXX。五、茶水服務(wù)安排專人關(guān)注會(huì)場嘉賓的飲水情況，及時(shí)補(bǔ)充，一般情況下，每20~30分鐘添加一次。六、其他服務(wù)可多準(zhǔn)備一臺(tái)照相機(jī)抓拍會(huì)場情況；若為大型會(huì)場，可安排專人傳遞無線話筒，方便臺(tái)下參會(huì)人員發(fā)言；若有合影環(huán)節(jié)，需有工作人員組織全體參會(huì)人員盡快到指定地點(diǎn)參加合影，確保沒有遺漏；若有匯報(bào)或演講環(huán)節(jié)，需安排專人負(fù)責(zé)PPT的播放工作，匯報(bào)或演講結(jié)束后迅速切換回會(huì)議歡迎頁面。第三章會(huì)議結(jié)束安排專人對接參會(huì)人員的返程工作。一般情況下，太平國際機(jī)場、XX北站需提前2小時(shí)從學(xué)校出發(fā)；XX東站需提前1.5小時(shí)從學(xué)校出發(fā)；XX站、XX西站需提前1小時(shí)從學(xué)校出發(fā)。第四章會(huì)后整理與總結(jié)一、會(huì)場整理會(huì)后需回收整理并清空會(huì)場資料，如資料中有個(gè)人信息需集中銷毀。檢查會(huì)場是否有物品遺漏，并及時(shí)尋找失主。二、撰寫會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后需及時(shí)撰寫會(huì)議紀(jì)要或決議，可安排專人負(fù)責(zé)跟蹤落實(shí)。三、新聞宣傳報(bào)導(dǎo)會(huì)議結(jié)束后需及時(shí)完成新聞稿件，必要時(shí)可提前形成新聞通