高效會(huì)議實(shí)務(wù)(個(gè)人精心編制)

布衣公子精心編制懇請(qǐng)您批評(píng)指正！誠(chéng)摯交流方式（新浪微博：@teliss；QQ：11020228）第4頁(yè)共7頁(yè)高效會(huì)議實(shí)務(wù)TOC\o"1-2"\h\z\u一、會(huì)議概述 1（一）什么是會(huì)議 1（二）會(huì)議的作用 2（三）會(huì)議的時(shí)機(jī)選擇 2（四）會(huì)議的成本分析 2二、會(huì)議為什么低效 3（一）從會(huì)議要素的角度來(lái)分析 3（二）從會(huì)議過(guò)程的角度來(lái)分析 4三、如何提升會(huì)議效能 4（一）從會(huì)議要素的角度來(lái)提升 5（一）從會(huì)議過(guò)程的角度來(lái)提升 6一、會(huì)議概述（一）什么是會(huì)議會(huì)議是一種群體溝通的方式。從字面含義上講，“會(huì)”的基本意思是聚會(huì)、見(jiàn)面、集會(huì)等；“議”的基本意思是討論、商議。因此，會(huì)議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)。人類開會(huì)的歷史可謂是源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會(huì)稽山召集了全國(guó)的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國(guó)的財(cái)政問(wèn)題。據(jù)說(shuō)，會(huì)稽山原名茅山，因召開此會(huì)而更名。公元前681年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國(guó)，在北杏會(huì)盟，首開國(guó)際會(huì)議的先河。隨著齊國(guó)國(guó)力和國(guó)際地位的逐漸升高，齊國(guó)召開的國(guó)際會(huì)議的頻率和規(guī)模也越來(lái)越高。因此，齊桓公也被譽(yù)為是“文山會(huì)?！钡淖鎺煚?。整個(gè)世界在某種程度上說(shuō)是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。中國(guó)的會(huì)有多少？從中央到地方一年要開多少會(huì)？這是一個(gè)無(wú)法統(tǒng)計(jì)的數(shù)字?！冬F(xiàn)代快報(bào)》2005年7月9日?qǐng)?bào)道了來(lái)自會(huì)議市場(chǎng)上的信息：1999年，北京只有一二百家服務(wù)于會(huì)展的專業(yè)公司，而2005年竟達(dá)到4000家以上。會(huì)議養(yǎng)活了如此之多的服務(wù)公司，形成了滋生腐敗的溫床。2011年，中國(guó)首個(gè)《中國(guó)會(huì)議藍(lán)皮書》在京發(fā)布，藍(lán)皮書指出，目前我國(guó)每年舉辦的各種會(huì)議多達(dá)幾千萬(wàn)個(gè)，年均增長(zhǎng)20%。在白領(lǐng)中，會(huì)議恐懼癥已經(jīng)不是個(gè)新詞兒了。對(duì)于現(xiàn)在很多商政人士而言，在會(huì)議室里度過(guò)一天已經(jīng)是一件司空見(jiàn)慣的事，似乎每天都有開不完的會(huì)。2011年，中國(guó)青年報(bào)社會(huì)調(diào)查中心通過(guò)民意中國(guó)網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對(duì)2223人進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查顯示，53.6％的人表示自己在日常工作中參加的會(huì)議過(guò)多。具體而言，57.4％的人每星期平均開會(huì)2次以上。受訪者中，40.8％的人是企業(yè)職員，300％的人是事業(yè)單位員工，12.9％的人是政府機(jī)關(guān)工作人員。另外，只有不到三成的白領(lǐng)認(rèn)為自己參加的會(huì)議有意義，而剩余的大多數(shù)白領(lǐng)均表示厭煩開會(huì)，甚至有人為此變成職場(chǎng)“恐會(huì)族”。（二）會(huì)議的作用（三）會(huì)議的時(shí)機(jī)選擇1、適于開會(huì)的情況發(fā)起人想從參會(huì)者那里獲取信息或建議；發(fā)起人想讓參會(huì)者參與解決問(wèn)題或制定決策；領(lǐng)導(dǎo)者需要聽取下屬的工作匯報(bào)并監(jiān)督工作進(jìn)度；有問(wèn)題需涉及不同崗位員工或多個(gè)部門協(xié)調(diào)解決；發(fā)起人有重要事情需要把參與人集中到一起傳達(dá)；領(lǐng)導(dǎo)者需要公開表彰先進(jìn)以激勵(lì)士氣等。2、不適于開會(huì)的情況已經(jīng)形成慣例的每周例會(huì)，卻沒(méi)有什么事情要討論；會(huì)議成本太大，或還有比開會(huì)更好的辦法；所需解決的問(wèn)題用電話、備忘錄或個(gè)別談話等方式解決起來(lái)更好；所談事務(wù)密級(jí)較高，不宜擴(kuò)大知情范圍；發(fā)起人對(duì)要解決的問(wèn)題已經(jīng)作出決定；大家之間怨氣太大、敵對(duì)情緒太濃，開會(huì)之前需要時(shí)間平靜。（四）會(huì)議的成本分析一家公司會(huì)不會(huì)開會(huì)，決定了該公司的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。一家公司開會(huì)的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會(huì)議是公司管理的必備工具。而會(huì)議的成本則常常被忽略。請(qǐng)看，“文山會(huì)?！钡某杀臼牵菏亲鲎詈鬀Q定的人，如果與會(huì)，可能影響討論方向的內(nèi)容。（一）從會(huì)議要素的角度來(lái)提升1、議題明確一次會(huì)議，最好只有一個(gè)主題?？梢约袝r(shí)間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問(wèn)題。綜合性會(huì)議，最多也不要超過(guò)三個(gè)議題為好。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。2、議程清晰要有明確的議程及時(shí)間分配規(guī)則，方好有效控制會(huì)議的進(jìn)程和時(shí)間使用，確保會(huì)議高效。注意：議程安排上，不要領(lǐng)導(dǎo)先講話，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”拍馬屁，從而失去民主按領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)辦，或不能集思廣益，積極發(fā)掘更多創(chuàng)意。3、精選參與人會(huì)議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會(huì)增加會(huì)議成本，延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間，也會(huì)增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會(huì)議結(jié)論，也不利于會(huì)議控制。因此，要本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則，精選參加會(huì)議的人員，不要讓不相關(guān)的人參加，避免“陪綁”的現(xiàn)象。4、指定會(huì)議支持人無(wú)論是何種形式的會(huì)議，必須要明確指定會(huì)議主持人。會(huì)議主持人要嚴(yán)格按照會(huì)議的議程、時(shí)間安排等做好會(huì)議的主持和控制。5、做好會(huì)議記錄參加會(huì)議的人大部分是只記錄或記住自己所關(guān)心的內(nèi)容，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。因此，為了能夠?qū)?huì)者的發(fā)言、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項(xiàng)能夠清晰地保留下來(lái)，必須要做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄的主要內(nèi)容包括會(huì)議的全部要素（議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、主持人、記錄人）、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項(xiàng)、會(huì)議附件等。同時(shí)，為了及時(shí)貫徹會(huì)議的精神，增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，趁熱打鐵追蹤會(huì)后的待完成事項(xiàng)，會(huì)議記錄要在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成并發(fā)送到與會(huì)人員手中。6、選擇合適的會(huì)議時(shí)間上午10-12點(diǎn)和下午1-3點(diǎn)是比較適合開會(huì)的時(shí)段。時(shí)代光華的研究如下：◆上午8-9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來(lái)看，是不現(xiàn)實(shí)的?！羯衔?-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)?！羯衔?0-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法?！粝挛?-5點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。7、選擇合適的會(huì)議地點(diǎn)1）會(huì)議室大小要適當(dāng)。會(huì)議室過(guò)大，人相對(duì)較少，氣氛容易變僵，會(huì)議難以活躍。相反，如果會(huì)議室過(guò)于狹小，就會(huì)令人煩悶、不舒服，無(wú)法營(yíng)造良好的氣氛。2）桌椅擺放要符合會(huì)議討論的要求。比如采用U型、圓形的會(huì)議桌擺放方式。3）要選擇安靜的會(huì)議場(chǎng)所，同時(shí)，要選擇隔音好的房間，避免影響他人或泄密。（一）從會(huì)議過(guò)程的角度來(lái)提升1、會(huì)前做好準(zhǔn)備會(huì)議是否能夠成功，有80%的原因在于是否做好會(huì)前的準(zhǔn)備。不要開沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議，即便是細(xì)小的事情也要毫無(wú)遺漏地做好準(zhǔn)備。1）提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料并確定參與人、主持人和記錄人等；2）會(huì)議議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)確定后，要提前告知參會(huì)人員并提前發(fā)放相關(guān)會(huì)議資料。注意，會(huì)議通知不能僅僅只通過(guò)郵件、短信的方式通知，為了表示對(duì)會(huì)議的重視并確保參會(huì)人員及時(shí)收到會(huì)議通知，必須要輔以電話的方式或當(dāng)面再次通知，并提醒與會(huì)人員應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備。3）提前準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)、開會(huì)設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等。2、會(huì)中做好控制會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議過(guò)程進(jìn)行良好的引導(dǎo)和控制，如主持人工作未到位，那么會(huì)議中的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)及時(shí)提醒，以防會(huì)議脫離控制。1）確保會(huì)議按時(shí)開始，并嚴(yán)格按照會(huì)議議程進(jìn)行；2）嚴(yán)格把控會(huì)議時(shí)間和進(jìn)度，避免會(huì)議的拖沓和冗長(zhǎng)，并要按時(shí)結(jié)束；3）營(yíng)造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會(huì)議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機(jī)會(huì)并引導(dǎo)大家積極發(fā)言或獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。4）保障與會(huì)者相互尊重彼此所發(fā)表的意見(jiàn)，并保護(hù)與會(huì)人員不受人身攻擊。5）控制會(huì)議秩序，避免過(guò)度爭(zhēng)吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應(yīng)立即予以制止。6）對(duì)討論的結(jié)果及時(shí)進(jìn)行匯總，并形成會(huì)議結(jié)論。3、會(huì)后做好跟蹤衡量一個(gè)會(huì)議是否有成效，一是要看會(huì)議是否能夠形成有效的決策，二是要會(huì)后的決策是否能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。因此，會(huì)后的追蹤非常重要，會(huì)后有追蹤，才能把會(huì)議的決議形成生產(chǎn)力。1）會(huì)議記錄要明確記錄待追蹤事項(xiàng)。以下為待《××?xí)h追蹤事項(xiàng)表》，可參考：序號(hào)待完成事項(xiàng)內(nèi)容責(zé)任人時(shí)限資源需求備注12342）會(huì)議發(fā)起人要指定專人（會(huì)議主持人、記錄人或其他人員）來(lái)追蹤待完成工作的進(jìn)度，并明確指出追蹤的頻率（多久追蹤一次）和匯報(bào)的頻率