中小型制造企業(yè)的訂單管理

中小型制造企業(yè)的訂單管理

1序言1.1管理的信息化需要訂單管理信息系統(tǒng),也是管理提高管理水平的重公司訂單管理系統(tǒng)是公司、事業(yè)單位不可或缺的一部分，其內(nèi)容對公司管理非常重要。因此，公司訂單管理系統(tǒng)必須能為用戶提供足夠的信息和快速的搜索方法。然而，長期以來，人們使用傳統(tǒng)的手工方法來管理訂單。在這種管理方法中，效率低、保密性差等缺點。此外，隨著時間的推移，大量文件和數(shù)據(jù)發(fā)生，這使搜索、更新和維護變得復雜。開發(fā)訂單管理信息系統(tǒng)的目的就是通過系統(tǒng)開發(fā),實現(xiàn)庫存管理工作計算機化,提高業(yè)務的處理速度和規(guī)范化程度,并對有關的工作進行集成和重組,通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)實現(xiàn)整個企業(yè)管理信息化。訂單管理信息系統(tǒng)可以提高管理工作的質(zhì)量和效率,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:(1)有助于企業(yè)在制定生產(chǎn)計劃、原材料采購、物流管理、資金管理時做出最有效的決策。(2)有助于提高訂單管理的效率,方便查詢功能,能夠快速實現(xiàn)對各種產(chǎn)品的入庫、員工情況,訂單的查詢。作為計算機應用的一部分,使用計算機對企業(yè)訂單信息進行管理,具有人工管理無法比擬的優(yōu)點,例如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等,可減少更多的人力物力,這些優(yōu)點都能夠極大地提高貨品訂單的管理效率,也是企業(yè)管理科學化、正規(guī)化,與世界接軌的重要條件。因此,開發(fā)一個企業(yè)訂單管理系統(tǒng)是很有必要的,具有其特有的技術意義和管理意義。1.2中小型企業(yè)傳統(tǒng)訂單管理存在的特點中小型企業(yè)指在經(jīng)營規(guī)模上較小的企業(yè),雇用人數(shù)與營業(yè)額皆不大,此類企業(yè)通常是由單一個人或少數(shù)人提供資金組成,因此在經(jīng)營上多半是業(yè)主直接管理而較少受外界干涉。中小型企業(yè)具有以下特點:(1)生產(chǎn)規(guī)模中等或微小,因而投資較省,建設期短,收效較快;(2)對市場變化的適應性強;(3)機制靈活,能發(fā)揮小而專、小而活的優(yōu)勢,根據(jù)用戶和消費者的不同需求而開發(fā)不同的產(chǎn)品;(4)經(jīng)營范圍的廣泛性,中小型企業(yè)數(shù)量多,形成了門類齊全、點多面廣的特點;(5)成本高,提高經(jīng)濟效益的任務艱巨;(6)抵御經(jīng)營風險的能力小;(7)資金薄弱,籌資能力差。中小型企業(yè)隨著市場經(jīng)營的擴展,訂單已經(jīng)遍及全國各地,甚至海外都有長期的客戶。但是,由于現(xiàn)在的中小型企業(yè)的訂單管理采取手工管理的方式,不僅速度慢、效率低,而且容易出錯,訂單的手工管理已經(jīng)成為制約中小型企業(yè)產(chǎn)品銷售的瓶頸問題。傳統(tǒng)訂單管理存在的主要問題是:(1)手工模式下的工作勞動強度高、效率低、錯誤多、處理速度慢,不適應企業(yè)發(fā)展的需要。(2)在具體工作中,存在著大量數(shù)據(jù)的保存、匯總、查詢等工作,手工模式速度慢且不利于數(shù)據(jù)的分析,已不適應現(xiàn)代管理模式。2管理信息系統(tǒng)的分析系統(tǒng)分析又稱邏輯設計,不論采用何種開發(fā)管理信息系統(tǒng)的方法,系統(tǒng)分析都是必要且十分重要的環(huán)節(jié),雖然,分析的具體方法和詳盡程度可能不盡相同。管理信息系統(tǒng)分析的任務是:在充分認識原信息系統(tǒng)的基礎上,通過問題識別、可行性分析、詳細調(diào)查、系統(tǒng)化分析,最終完成系統(tǒng)的邏輯方案設計,或稱邏輯模型設計。邏輯方案不同于物理方案,前者是解決“做什么”的問題,是系統(tǒng)分析的任務;后者解決“怎樣做”的問題,是系統(tǒng)設計的任務。2.1訂單管理信息系統(tǒng)訂單管理信息系統(tǒng)對加強企業(yè)訂單管理有著極其重要的作用,就中小型企業(yè)來說,它每年就要簽訂大量的各種內(nèi)容的訂單,如果不對這些訂單進行有效地管理,一旦出現(xiàn)延誤訂單的事情,就會為企業(yè)的信譽和財產(chǎn)帶來很大的損失。不同的企業(yè),對訂單管理有不同的方式。但是,作為一個普遍適用的訂單管理信息系統(tǒng),它應該具有以下一些基本的功能:(1)訂單信息輸入,對訂單的各項信息進行錄入;(2)訂單信息查看,可通過輸入訂單的各項信息對訂單進行查看;(3)企業(yè)基本信息管理,在該模塊可以對企業(yè)的一些基本信息進行錄入和查看,這些基本信息包括企業(yè)基本信息、員工信息、產(chǎn)品信息等等;(4)報表預覽和打印,該模塊主要對各類報表進行預覽和打印。2.2系統(tǒng)管理和維護訂單管理是企業(yè)經(jīng)營管理的一個重要組成部分,企業(yè)利潤實現(xiàn)過程實際上就是客戶訂單執(zhí)行的過程,所以有效管理訂單是企業(yè)銷售部門的重要工作之一。企業(yè)對訂單地管理,不僅涉及到生產(chǎn)能力的發(fā)揮,而且還會直接影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動是否能夠順利進行。對于系統(tǒng)地管理和維護來說,用B/S架構的軟件只需要對服務器進行管理就行了,所有客戶端只是瀏覽器,根本不需做任何的維護。所以客戶機越來越“瘦”而服務器越來越“胖”是將來軟件的主流發(fā)展方向,這使得升級和維護越來越容易使用越來越簡單。(1)技術應用本系統(tǒng)準備采用B/S模式和結構化的方式進行分析與設計,管理人員通過PC機輸入輸出數(shù)據(jù),操作方便靈活、可靠性高。(2)充分發(fā)揮pc機技術的作用本系統(tǒng)成本低廉,對硬件的要求不高,系統(tǒng)的功能較原來人工管理的效率有很大的優(yōu)勢,公司完全有能力承擔這筆費用,使用PC機對數(shù)據(jù)進行管理,也大大節(jié)省了人力、物力,降低了成本。(3)司管理難度加傳統(tǒng)的人工訂單管理在管理過程中不僅效率低,而且需要較多的人員使公司管理難度加大。使用新的訂單管理信息系統(tǒng),通過人機互助的形式,極大的簡化了訂單管理的復雜程度,使得訂單管理更加方便、可靠、靈活,同時使得數(shù)據(jù)共享更加快捷。由此可見,開發(fā)訂單管理信息系統(tǒng)是可行的。2.3中小型企業(yè)銷售訂單管理信息系統(tǒng)的研究組織結構,指的是一個組織(部門、企業(yè)、車間、科室等)的組成及這些組成部分之間的隸屬關系或管理與被管理的關系[4]。中小型企業(yè)的訂單管理信息系統(tǒng)是針對企業(yè)的銷售訂單開發(fā)設計的,在設計時應以提高工作效率,方便用戶為設計思想。訂單管理包括了企業(yè)銷售部門銷售訂單,公司內(nèi)部人員,生產(chǎn)部門的工作等等一系列事務。企業(yè)訂單管理信息系統(tǒng)的組織結構圖如圖1所示。2.4制定合理的市場營銷計劃(1)經(jīng)理室:全面負責公司的業(yè)務,制定各種計劃、向下級派發(fā)任務,審批下級傳來的文件。(2)財務部:籌集資金和有效使用資金,監(jiān)督資金得正常運行,維護資金安全,努力提高公司經(jīng)濟效益。同時做好財務管理工作,按期編制各類會計報表和財務說明書,做好分析、考核工作。(3)銷售部:根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略,提出合理的營銷模式;建立合理、有效的營銷渠道;有步驟、有計劃的完成銷售任務。進行全面的市場調(diào)研工作,了解用戶的需求,準確選擇目標,通過市場分析及市場預測,準確把握市場定位,建議并制定合理的價格體系;時刻掌握行業(yè)同類產(chǎn)品的價格體系,有目的的調(diào)整市場戰(zhàn)略計劃。及時了解市場需求變化,為公司技術研發(fā)部開發(fā)、改進產(chǎn)品提供真實可靠的信息。用科學的管理方法,維護良好的客戶關系,完善售后服務體系。(4)人力部:根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的要求,有計劃地對人力、資源進行合理配置。(5)生產(chǎn)部:根據(jù)銷售部傳來的銷售單按要求生產(chǎn)客戶所需要的產(chǎn)品,生產(chǎn)好后倉庫發(fā)給客戶。2.5訂單管理信息系統(tǒng)業(yè)務流程管理業(yè)務流程圖是一種描述系統(tǒng)內(nèi)各單位、人員之間業(yè)務關系、作業(yè)順序和管理信息流向的圖表,利用它可幫助分析人員找出業(yè)務流程中不合理的流向。圖2是企業(yè)訂單管理信息系統(tǒng)的業(yè)務流程圖,其處理過程是:銷售人員填寫業(yè)務訂單交給財務部門,財務部門根據(jù)訂單的情況,將已付訂金的業(yè)務訂單傳給生產(chǎn)部門,同時留一份訂單存檔,一份給顧客。生產(chǎn)部門根據(jù)訂單中顧客所需的產(chǎn)品明細來確定把訂單傳給哪個生產(chǎn)車間,產(chǎn)品生產(chǎn)出來后倉庫按客戶要求將產(chǎn)品發(fā)給客戶。顧客需要退貨時,銷售部根據(jù)已付定金的訂單信息來填寫退貨單,退貨單傳遞給財務部。2.6訂單管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖數(shù)據(jù)流程圖是一種能全面地描述信息系統(tǒng)邏輯模型的主要工具,它可以用少數(shù)幾種符號綜合地反映出信息在系統(tǒng)中的流動、處理和存儲情況。數(shù)據(jù)流程圖是分層次的,繪制時采取自頂向下逐層分解的辦法。根據(jù)以上的描述中小型企業(yè)訂單管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖如下面的幾個圖所示。其中數(shù)據(jù)流程圖由圖3所示的四種符號表示。訂單管理信息系統(tǒng)頂層數(shù)據(jù)流程圖如圖4所示。訂單管理信息系統(tǒng)0層數(shù)據(jù)流程圖如圖5所示。訂單管理信息系統(tǒng)第1層1.0數(shù)據(jù)流程圖如圖6所示。訂單管理信息系統(tǒng)第1層2.0數(shù)據(jù)流程圖7如圖7所示訂單管理信息系統(tǒng)第1層3.0數(shù)據(jù)流程圖如圖8所示。訂單管理信息系統(tǒng)第1層4.0數(shù)據(jù)流程圖如圖9所示。訂單管理信息系統(tǒng)第1層5.0數(shù)據(jù)流程圖如圖10所示。訂單管理信息系統(tǒng)第1層6.0數(shù)據(jù)流程圖如圖11所示。訂單管理信息系統(tǒng)第1層7.0數(shù)據(jù)流程圖如圖12所示。3根據(jù)信息資源的整合,逐步建立生產(chǎn)經(jīng)營、管理數(shù)據(jù)平臺隨著中國加入WTO以及信息化浪潮的日益臨近,企業(yè)經(jīng)營管理機制正在發(fā)生著根本性的變化,特別是處于激烈市場競爭環(huán)境下的高新技術企業(yè),如果想要在日新月異的市場變化中求得生存,就必須有效地進行企業(yè)內(nèi)部改革和加強企業(yè)管理。作為全國井礦鹽生產(chǎn)制造最大的企業(yè)———久大集團,已經(jīng)具有一定的信息系統(tǒng)資源