醫(yī)保中心檔案制度匯編-2

目錄1、凌源市醫(yī)保中心檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組網(wǎng)絡(luò)圖…………12、凌源市醫(yī)保中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖………………23、檔案室主任職責(zé)………………34、檔案管理人員崗位職責(zé)……………45、檔案接收人員職責(zé)………………56、檔案庫房管理人員職責(zé)……………67、檔案室崗位責(zé)任制………78、檔案收集、整理制度……………89、檔案立卷歸檔制度…………………910、檔案借閱制度………1011、檔案保管制度…………1112、檔案安全保密制度………1213、檔案室檔案統(tǒng)計(jì)制度…………………1314、檔案利用效果登記制度……1415、檔案利用信息反饋制度…………1516、利用情況綜合分析制度…………………1617、檔案鑒定與銷毀制度……1718、庫房溫濕度測試管理制度………………1819、檔案室復(fù)印機(jī)管理制度…………………1920、會議材料歸檔制度………2021、不歸檔文件材料管理制度…………21凌源市醫(yī)保中心檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組網(wǎng)絡(luò)圖組組長：主任副組長副組長：辦公室主任成員：成員：凌源市醫(yī)保中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖：主任君綜合檔案室綜合檔案室業(yè)務(wù)檔案聲像檔案會計(jì)檔案業(yè)務(wù)檔案聲像檔案會計(jì)檔案實(shí)物檔案電子檔案文書檔案文書檔案 檔案員檔案員凌源市醫(yī)保中心檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組網(wǎng)絡(luò)圖組組長：主任副組長副組長：辦公室主任成員：成員：辦公室主任職責(zé)一、認(rèn)真貫徹《檔案法》，組織本室人員學(xué)習(xí)和落實(shí)檔案工作的方針、政策、法規(guī)、制度。二、負(fù)責(zé)主持檔案室全面工作，同有關(guān)部門協(xié)調(diào)好工作關(guān)系，經(jīng)常向主管領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)主管部門請示、匯報(bào)工作。三、負(fù)責(zé)制定本室工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度，并組織實(shí)施。四、負(fù)責(zé)定期組織召開業(yè)務(wù)工作會議，解決工作中的疑難問題。五、加強(qiáng)政治思想工作，負(fù)責(zé)對室內(nèi)干部的考評和考勤。六、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。檔案管理人員崗位職責(zé)一、遵紀(jì)守法，努力學(xué)習(xí)，不斷提高政治和業(yè)務(wù)水平。二、負(fù)責(zé)接收和整理長期和永久保存的所有檔案，并做好檔案的管理、鑒定、安全保密工作，編制檢索工具。三、負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的驗(yàn)收和業(yè)務(wù)咨詢工作，并建立健全登記制度。四、協(xié)助室主任搞好各項(xiàng)工作，并積極地提出合理化建議。五、積極開展檔案業(yè)務(wù)信息的調(diào)查、宣傳工作及學(xué)術(shù)交流活動。六、積極開發(fā)檔案信息資料，做好檔案編研工作，為領(lǐng)導(dǎo)和社會各界群眾服好務(wù)。檔案接收人員職責(zé)一、負(fù)責(zé)接收和征集需要長期和永久保管的檔案，并做好接收、鑒定工作。二、負(fù)責(zé)電子聲像檔案的接收入室和業(yè)務(wù)咨詢及現(xiàn)場檢查、督促、指導(dǎo)工作。三、參加工程竣工驗(yàn)收，負(fù)責(zé)工程竣工檔案的驗(yàn)收，并達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確。四、負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的收集工作。五、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。六、負(fù)責(zé)各股室檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查工作。檔案庫房管理人員職責(zé)一、負(fù)責(zé)檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、科學(xué)管理和提供利用工作。二、對接收的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、立卷、編目、整理上架等工作，編制各種檢索工具。三、積極開展檔案的利用工作，熟悉館藏、了解需求，提高服務(wù)質(zhì)量。四、負(fù)責(zé)庫房的安全和保密工作，經(jīng)常檢查門窗、暖氣、水管等，庫房嚴(yán)禁非工作人員入內(nèi)，發(fā)現(xiàn)異?，F(xiàn)象要及時(shí)報(bào)告。五、要堅(jiān)持溫濕度記錄工作，及時(shí)采取防范措施，保持庫房正常的溫濕度，并搞好庫區(qū)衛(wèi)生。六、完成領(lǐng)導(dǎo)布置的其他各項(xiàng)工作。檔案室崗位責(zé)任制一、按時(shí)完成檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作；二、對已超過保管期限的檔案，進(jìn)行鑒定工作，提出存毀意見；三、定期把永久、長期檔案向檔案館移交；四、積極開展檔案的利用工作，按規(guī)定辦理檔案的借閱手續(xù)；五、保管、統(tǒng)計(jì)好本機(jī)關(guān)的全部檔案。檔案收集、整理制度一、文書檔案按國家有關(guān)規(guī)定必須在第二年六月以前，將前一年所有應(yīng)歸檔的資料要收集整理完畢，保證檔案的完整、齊全、準(zhǔn)確，達(dá)到上級要求標(biāo)準(zhǔn)。二、財(cái)會人員要按期、收集、整理，裝訂好有關(guān)財(cái)務(wù)方面的各種帳簿、憑證、報(bào)表，達(dá)到上級要求標(biāo)準(zhǔn)，并及時(shí)歸檔。三、各類專業(yè)檔案要按照專業(yè)檔案要求，要由各股室負(fù)責(zé)收集、整理，達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。然后移交檔案室，檔案室人員要對其檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類、編號、編制目錄，便于以后利用。四、聲像檔案要隨時(shí)收集，隨時(shí)整理，做好妥善管理。五、電子檔案按規(guī)定進(jìn)行收集、整理，并做好防磁工作。檔案立卷歸檔制度一、本機(jī)關(guān)各股室，在工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括黨、政、工、團(tuán)以及業(yè)務(wù)、財(cái)會、各種會議等項(xiàng)工作中形成的文件材料），要在第二年一季度內(nèi)向機(jī)關(guān)檔案室移交，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料也應(yīng)及時(shí)交檔案室內(nèi)，由檔案室統(tǒng)一進(jìn)行整理，立卷保管，并按規(guī)定向市檔案部門移交。二、歸檔的文件應(yīng)齊全、完整，文電合并整理立卷，各門類各載體檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。三、歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，實(shí)行立卷中改革要符合《歸檔文件整理規(guī)則》要求，便于保管和利用。四、財(cái)會和各專業(yè)檔案，要按有關(guān)規(guī)定由專業(yè)人員進(jìn)行整理立卷，定期向檔案室移交，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對，并履行簽字手續(xù)。檔案借閱制度一、凡借閱黨支部會議記錄和黨內(nèi)重要文件，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫借閱登記簿，方可查閱。二、凡借閱會議記錄、組織機(jī)構(gòu)、干部任免、人員處分等重要材料，須經(jīng)檔案室主任批準(zhǔn)，填寫借閱登記簿，方可查閱。三、凡屬外單位借閱檔案者，必須持單位介紹信，經(jīng)檔案室主任批準(zhǔn)，填寫借閱登記簿，方可查閱。四、機(jī)關(guān)各股室借閱一般檔案的，在填寫借閱登記簿后，方可借閱。五、借閱檔案只限在檔案室內(nèi)查閱，不得帶出，不許私自撕拆、涂改、損壞檔案，如需復(fù)制時(shí)，經(jīng)檔案室主任批準(zhǔn)后，可復(fù)制。六、特殊情況確需外借，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)，并按規(guī)定及時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不得遺失。檔案庫房保管制度一、檔案室要經(jīng)常保持清潔，案卷排放整齊美觀，做到：防盜、防潮、防火、防蟲、防光、防塵、防鼠。二、不同保管期限的檔案分別保管，每年清點(diǎn)一次，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。三、非本室人員，不得隨便進(jìn)入庫房。四、檔案室內(nèi)禁止吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易腐蝕及危險(xiǎn)物品，發(fā)現(xiàn)隱患應(yīng)及時(shí)報(bào)告處理。五、庫房鑰匙由專人保管，其它人員不得擅自使用。檔案安全保密制度根據(jù)國家《保密法》的有關(guān)規(guī)定，更好的處理好利用、保密之間的關(guān)系，結(jié)合我單位檔案的具體情況，特制定本制度。一、檔案工作人員和檔案利用者必須嚴(yán)格遵守黨和國家安全保密規(guī)定，提高警惕，防止破壞和竊密，確保檔案的安全。二、凡借閱機(jī)密以上檔案時(shí)，必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，需摘錄的檔案要記在保密本上。三、檔案借閱者，對所借檔案的安全負(fù)有完全責(zé)任，對需攜帶到現(xiàn)場使用的檔案必須注意保管，避免丟失和損壞。四、檔案庫房要求“八防”、嚴(yán)禁吸煙。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門批準(zhǔn)，不得在檔案庫內(nèi)用火。五、本室工作人員不準(zhǔn)將檔案攜帶到公共場所，更不準(zhǔn)帶回家供他人使用。六、加強(qiáng)對消防設(shè)備的管理，維護(hù)消防設(shè)備的正常性能。七、檔案工作人員要堅(jiān)守工作崗位，以防發(fā)生意外情況，隨時(shí)組織搶救轉(zhuǎn)移檔案。八、經(jīng)常檢查門窗及鎖的安全情況，查找有無異常情況。檔案室檔案統(tǒng)計(jì)制度一、為搞好檔案統(tǒng)計(jì)工作，使之規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本制度。二、檔案統(tǒng)計(jì)要有明確的目的，數(shù)字要準(zhǔn)確，工作要有連續(xù)性，并依據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)行必要的分析研究。三、定期地對室藏檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用、銷毀和實(shí)存數(shù)量的統(tǒng)計(jì)，及時(shí)反映出庫存動態(tài)。四、對不同期限保存的檔案進(jìn)行鑒定后，要及時(shí)分別進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)，以反映室藏檔案的價(jià)值情況和庫存量的發(fā)展趨勢。五、對庫存檔案提供利用情況，包括人次、卷冊次、件次、張頁次、復(fù)印張數(shù)、出具證明、經(jīng)濟(jì)效益、典型事例、查閱用途等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，由專人集中整理、按季列表。六、堅(jiān)持檔案各項(xiàng)情況的登記制度，注意積累、形成原始統(tǒng)計(jì)材料。七、定期分析、研究統(tǒng)計(jì)成果，把握規(guī)律做好統(tǒng)計(jì)資料的綜合分析。八、統(tǒng)計(jì)工作要保質(zhì)保量，各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要求準(zhǔn)確性、及時(shí)性、連續(xù)性和科學(xué)性。九、認(rèn)真做好室內(nèi)統(tǒng)計(jì)臺帳和各項(xiàng)原始登記，注意統(tǒng)計(jì)年報(bào)按時(shí)、按要求報(bào)送。檔案利用效果登記制度一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時(shí)進(jìn)行利用效果的收集工作，對不能當(dāng)場體現(xiàn)的，利用接待人員要跟蹤收集。二、凡利用者利用檔案，即時(shí)取得效果的，請利用者當(dāng)場填寫利用效果，并簽名確認(rèn)。三、利用者在利用檔案后，無法當(dāng)場確定利用效果時(shí)，應(yīng)將“利用效果登記表”帶回，并盡送回檔案室，而接待人員要及時(shí)催繳“利用效果登記表”。四、為維護(hù)本單位的權(quán)益或取得較大經(jīng)濟(jì)效益的利用效果登記表，須蓋上單位公章，以作證明。五、本室接待人員收回的“利用效果登記表”，應(yīng)及時(shí)整理。六、對利用本室檔案取得的社會、經(jīng)濟(jì)效益事例，接待人員要每年編纂編“檔案利用效果選編”。檔案利用信息反饋制度一、為提高檔案綜合利用的社會經(jīng)濟(jì)效益，以利檔案綜合利用事例的編寫工作，宣傳好檔案工作并使其程序化、規(guī)范化、制度化，制定本制度。二、本室檔案管理工作人員，應(yīng)對所有檔案資料信息的查閱利用情況，進(jìn)行分類、分項(xiàng)和用途等詳細(xì)登記，備錄在案。三、開展利用服務(wù)必須樹立為房產(chǎn)事業(yè)服務(wù)的思想。必須堅(jiān)持面向科學(xué)技術(shù)、面向房地產(chǎn)建設(shè)、面向社會、面向基層、面向領(lǐng)導(dǎo)、積極開展優(yōu)質(zhì)有效的利用服務(wù)。四、在開展利用服務(wù)中本室人員必須做到熟悉家底、待人熱情、調(diào)檔及時(shí)、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、樹立良好的職業(yè)道德形象。五、本室工作人員收到查檔單位反饋的檔案資料利用效果信息后，應(yīng)及時(shí)整理編好利用事例。六、認(rèn)真做好利用情況的綜合分析，注意搜集利用效果的信息反饋，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)規(guī)范化管理。七、對檔案的利用隨時(shí)進(jìn)行分析，目的要明確、內(nèi)容要簡練、數(shù)據(jù)要清楚，要能夠說明問題。八、根據(jù)檔案利用情況定期作出分析表，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題以利更好的開展檔案利用工作。利用情況綜合分析制度一、認(rèn)真做好檔案利用效果信息反饋工作。二、做好檔案利用人次、卷次、效果等統(tǒng)計(jì)工作，并按照《開發(fā)利用科技檔案新創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益計(jì)算原則和方法》，月底逐項(xiàng)進(jìn)行計(jì)算，數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確。三、建立利用情況綜合分析表，定期進(jìn)行每年一次的綜合分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，摸清規(guī)律，研究和掌握利用情況。四、庫房管理人員定期半年一次，對提供利用情況提出綜合分析報(bào)告。五、根據(jù)綜合分析情況，及時(shí)采取措施，積極主動開發(fā)利用檔案。檔案鑒定與銷毀制度一、根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對已達(dá)到或超過保管期限的檔案，定期做好鑒定工作。二、鑒定程序1、由檔案室對保管期滿的檔案，根據(jù)其是否具有使用價(jià)值，編制檔案鑒定報(bào)告，說明鑒定的目的、范圍、數(shù)量、做法，逐件提出繼續(xù)保存或銷毀的處理意見。2、由檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組例會審查鑒定確定是否繼續(xù)保存或銷毀。三、對經(jīng)鑒定需要繼續(xù)保存的檔案要重新確定保管期限，然后立卷歸檔。四、需要銷毀的檔案，應(yīng)遵照下列程序并嚴(yán)格履行手續(xù)。1、由檔案室編制檔案銷毀清冊與書面申請；2、由處檔案領(lǐng)導(dǎo)小組簽署銷毀意見，主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，并報(bào)檔案行政部門備案。3、銷毀檔案時(shí)，必須送造紙廠搗成紙漿，并由二人以上監(jiān)銷，不準(zhǔn)當(dāng)作廢紙出賣或做它用。4、檔案銷毀后，由監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字、蓋章，存檔保管。庫房溫濕度測試管理制度為保證檔案、資料、庫房溫濕度測試工作的順利進(jìn)行，保證取得完整、準(zhǔn)確地溫濕度記錄，特制定以下制度：一、庫房管理人員必須愛護(hù)儀器設(shè)備，嚴(yán)格執(zhí)行操作規(guī)程，經(jīng)常檢查儀器運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反映，不得隨意拆卸。二、溫濕度表不可隨便更換位置，保證加濕器的正常使用，下班時(shí)關(guān)閉加濕器，拔下插頭，保證安全。三、為了減少庫房外溫濕度對庫內(nèi)的影響，進(jìn)出庫房人員必須隨手關(guān)門。四、庫房管理人員，必須按時(shí)記錄、發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，保證庫房的溫濕度。檔案室復(fù)印機(jī)管理制度為了更有效地為檔案事業(yè)的各項(xiàng)工作服務(wù)，確保復(fù)印機(jī)安全可靠地使用，特制定本制度，望大家共同遵守執(zhí)行，協(xié)助做好復(fù)印機(jī)使用管理工作。一、復(fù)印文件、圖紙、資料需由復(fù)印人員填寫復(fù)印文件、資料的名稱和份數(shù)，經(jīng)主任批準(zhǔn)后方可復(fù)印。二、由專人進(jìn)行操作管理（操作人員不在時(shí)，可由主任指定人員操作），其他人員不得隨意開機(jī)使用。三、禁止私自復(fù)印非工作性書刊及資料。四、屬于密級性的文件、資料等，必須由本機(jī)關(guān)或委托單位主管領(lǐng)導(dǎo)審核批示，檔案室提供利用的文件、圖紙經(jīng)主任批準(zhǔn)后方可復(fù)印。五、復(fù)印人員要嚴(yán)守黨和國家機(jī)密，做到不該說的機(jī)密絕對不說。六、建立復(fù)印文件、資料登記本，凡復(fù)印文件、資料均要登記簽字，便于建帳統(tǒng)計(jì)。七、要定期維護(hù)、保養(yǎng)復(fù)印機(jī)，以使復(fù)印機(jī)正常運(yùn)行和工作。會議材料歸檔制度一、凡代表到上級參加各種會議的同志，會后必須將會上發(fā)言的文件材料和會議的主要內(nèi)容整理一份書面材料，送交檔案室歸檔。二、以市政府名義召開的專業(yè)會議，主辦單位在會議期間要指定專人收集和管理會議文件材料，會后要將此次會議發(fā)的文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、參考資料、經(jīng)驗(yàn)材