科研項目信息化管理應用研究

科技水平是衡量一個企業(yè)、一個單位乃至于一個國家綜合實力的重要指標。當今時代，企業(yè)唯有加快科技研發(fā)，并且高效轉化科技成果，才能把握市場機遇，實現高質量發(fā)展[1]。近年來，越來越多的企業(yè)意識到了科技研發(fā)與管理的重要性，并在該方面加大投入，科研項目不斷增多，提升科研項目管理水平的重要性日益突出[2]。信息技術給科研項目管理帶來了福音，依托科技手段為科研項目管理提供支持，符合現代企業(yè)發(fā)展的內在需求[3]。一、科研項目信息化管理的意義（一）詳細掌握科研項目全部流程信息化管理是基于虛擬技術的管理方法，信息傳輸便捷、操作方法簡單，能在短時間內完成科研項目申報、項目進度查詢、項目中途變更、項目成果共享、項目資料下載等事項，實現對項目相關事務的高效處理。同時，由于科研項目的各項信息被儲存在虛擬環(huán)境中，因此，可利用信息技術實現對項目的動態(tài)化管理、片段化管理甚至大量同步管理，滿足科研項目日益增多背景下的管理需求[4]。（二）提升科研項目管理的標準化水平傳統(tǒng)的科研項目管理存在局部化、片面化等問題，信息傳輸速度慢、信息共享效率低。而信息化建設能確?？蒲许椖康囊?guī)范性，在信息獲取、對接、共享、存儲等方面采用統(tǒng)一標準，可消除科研項目管理中的阻礙，提高項目管理標準化水平[5]。（三）實現對科研經費的精細化管理科研經費支出是企業(yè)成本支出的重要類型，高效管理科研經費支出對于推進科研項目運作具有重要作用。依托信息化技術可對科研項目的各節(jié)點、各流程進行掌控，科研項目信息化管理系統(tǒng)具有極高的透明度，能避免科研經費使用不合理的現象，把科研項目運作與資金配置結合起來，提高科研經費使用效率[6]。（四）提高科研項目的運作效率傳統(tǒng)的科研項目管理流程煩瑣，很多環(huán)節(jié)要經歷層層審批，流程多，耗時久，影響了科研工作的開展。利用信息化建設能精簡科研項目流程，實現多流程的平行運作，加快科研項目審批，確保科研項目得到高效開展。此外，信息化的審批流程以信息和數據作為決策參考，能避免個人決策的主觀性、片面性，使科研項目管理更加科學[7]。二、科研項目信息化管理的應用依托科研項目信息化管理系統(tǒng)能實現高效、簡潔的科研項目管理，實現科研項目管理的去繁就簡，把科研項目管理人員從重復性工作中解脫出來[8]。具體來說，科研項目信息化管理系統(tǒng)主要由以下部分構成：（一）系統(tǒng)構成科研項目信息化管理的目標是實現科研項目運作的信息化、流程化、數字化、精細化等，應通過科研項目信息化管理系統(tǒng)對科研項目的所有環(huán)節(jié)進行梳理和分析，對項目立項、預算管理、執(zhí)行管理、間接費管理、統(tǒng)計匯總等進行規(guī)劃，設計科研項目信息化管理系統(tǒng)，見圖1。圖1科研項目信息化管理系統(tǒng)的流程和內容（二）系統(tǒng)功能一是系統(tǒng)信息管理功能。對科研項目的基本信息（名稱、摘要、申請人等）進行管理。同時明確管理員、用戶、審核人員的職能與權限。此外也包括備份和導出相關數據[9]。二是科研項目管理功能?？蒲许椖繌纳暾埖綄徟俚搅㈨?、實施、驗收的全部環(huán)節(jié)均詳細記錄在系統(tǒng)中，可以實現查詢、編輯等各項操作，管理人員、用戶、審核人員均可在系統(tǒng)中完成各自的操作。三是經費管理功能。即對科研項目實施全過程中涉及的經費項目（如預算、管理費、績效提取等）等費用進行管理。四是統(tǒng)計報表功能。即在研項目、新上項目、合同經費等進行分類統(tǒng)計。（三）功能模塊1.立項管理模塊首次使用本系統(tǒng)的申報人須注冊新賬號，然后再登錄。已注冊用戶可通過用戶賬號登錄該系統(tǒng)，進入項目管理菜單，創(chuàng)建科研項目，填寫項目信息，提交相關部門審核。所填寫的項目必須選擇對應分類，包括計劃級別、計劃來源、計劃類別、合同級別等。該界面也需填寫項目經費、管理費用、績效支出，便于后期經費管理，還提供附件上傳功能，便于管理人員審核。申報人員可以看到自己填報的項目的狀態(tài)，可執(zhí)行查看項目信息、編輯項目信息、提交項目信息等功能，便于使用，見圖2。圖2申報及審核基本流程審核人員登錄后，對系統(tǒng)分配給自己的科研項目進行評審操作，保存評審結果后，系統(tǒng)自動更新評審信息。對于未通過審核的項目，審核人員必須填寫理由，便于申請人查閱。2.預算管理模塊在“經費管理”功能中，申請人可進行預算申報、預算調整等操作。在預算調整界面，申請人填寫調整前后的預算，系統(tǒng)自動計算差額。審核部門審核申請人提交的經費預算等各項信息，計算累計預算值并進行自動合計，交由財務部門進行審核與備案，在會計中心進行辦理。不通過的則應填寫退回理由。3.實施流程模塊各科研項目應定期上報項目流程和進展。系統(tǒng)對一般項目與重點項目進行區(qū)別標記，一般項目按照常規(guī)進行上報，重點項目按期上報。當項目內容出現變動時，申請人應如實填寫項目內容變更情況，提交系統(tǒng)，審核人員填寫指導意見，服務項目后續(xù)開展。4.績效提取模塊對于費用的提取，申請人可進入績效提取頁面，填寫提取績效時間、數額等，提交后由管理人員審核。申請人在提出績效提取申請時，應按申請表內容規(guī)范填寫，計算百分比，自動導出年度下項目績效提取審批表，計算各項目合計值。5.匯總統(tǒng)計模塊匯總統(tǒng)計模塊可實施統(tǒng)計并顯示各科研項目的實時開展情況，輸出在研項目年度統(tǒng)計表、新上項目年度統(tǒng)計表、績效年度提取清單、管理費年度提取清單等表格。6.簽名審核模塊在上述各環(huán)節(jié)中，尤其是涉及經費使用的環(huán)節(jié)，都必須有電子簽名。審核人員的電子簽名應在系統(tǒng)建立之初就錄入數據庫內，便于系統(tǒng)識別。7.編號生成模塊項目審核通過后，系統(tǒng)按照計劃級別、計劃來源、項目年度等生成項目編號，作為各項目的標準代號進行統(tǒng)一管理及歸檔。三、科研項目信息化管理的保障措施科研項目信息化管理的實現也需要多方面的保障措施，企業(yè)應從資源整合、系統(tǒng)維護、人才隊伍建設等多個方面為科研項目信息化管理的實現提供有效支撐[10]。（一）資源整合科研項目管理是一項系統(tǒng)性工作，企業(yè)在實施科研項目信息化管理的過程中，應結合工作方向、工作目標、現有資源等進行統(tǒng)籌規(guī)劃，企業(yè)領導、相關部門、關鍵崗位必須保持方向一致。首先，企業(yè)領導應給予科研項目信息化建設有力支持，企業(yè)領導只有給予足夠重視，才可調動各方資源，推進科研項目信息化管理的有序實施。在項目建設前期就要做好規(guī)劃安排，選聘專業(yè)的信息技術人才，成立專業(yè)信息化小組，對企業(yè)科研項目的實際情況進行調研，并與科研部門、各相關部門進行溝通交流，從源頭上發(fā)現阻礙科研項目信息化建設的因素，匯總需要解決的問題，提高信息化建設的科學性。其次，各相關部門應協(xié)調各自資源，對科研項目管理信息化建設任務進行科學分工，完善科研項目信息化管理系統(tǒng)的各個模塊，使各模塊建設得到協(xié)調推進，共同服務于科研項目信息化管理的整體目標。再次，針對在科研項目信息化管理系統(tǒng)中承擔關鍵崗位的人員，應合理設置其管理及操作權限，確保科研項目信息化管理系統(tǒng)的安全性。（二）系統(tǒng)維護信息系統(tǒng)的運行水平是由兩個方面共同決定的：規(guī)劃設計技術和后期管理維護水平。在科研項目信息化管理系統(tǒng)建成并運行后，企業(yè)當建立健全系統(tǒng)維護制度。系統(tǒng)硬件設備的維護應嚴格按照操作標準進行，維護人員應統(tǒng)一參與系統(tǒng)操作技術培訓，減少操作失誤。在維護中應建立系統(tǒng)維護檔案，根據各設備的損耗情況制定檢修計劃。在系統(tǒng)的日常操作和使用中，各崗位人員應密切注意系統(tǒng)設備運行狀態(tài)，填寫設備使用記錄。還應定期安排專業(yè)維護人員對系統(tǒng)設備進行檢查，做好零部件更換與養(yǎng)護工作。針對系統(tǒng)軟件環(huán)境的維護，應通過設置網關、設置登錄密碼、安裝殺毒軟件等方式提高信息網絡環(huán)境的安全性，杜絕重要科研信息泄露的可能性。此外，科研項目信息化管理是一個長期性工作，也要保持與時俱進，企業(yè)可通過年度總結等方式收集科研項目管理部門、相關人員的建議，對項目管理中不完備、不合理之處進行分析和優(yōu)化，持續(xù)優(yōu)化科研項目信息化管理系統(tǒng)，將科研人員和管理人員從復雜的事務中解脫出來，把更多的時間和精力用到科研工作中，為企業(yè)發(fā)展與創(chuàng)新提供助力。（三）人才管理一方面，企業(yè)可通過組織開展信息學術講座、信息技術培訓等活動，加強科研管理人員對現代信息管理理論的學習，引導科研管理人員認識信息技術本質，了解信息技術最新進展，增強科研管理人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力，為企業(yè)科研項目信息化管理提供有效的助力。另一方面，企業(yè)也應加強對信息專業(yè)人才的引進，培養(yǎng)既懂科研