內(nèi)部控制案例-出納職責(zé)分工不當(dāng)引發(fā)的管理問題

內(nèi)部控制案例：出納職責(zé)分工不當(dāng)引發(fā)的管理問題

摘要：建立完善的內(nèi)控制度可以有效地堵塞管理中的漏洞，但應(yīng)當(dāng)清醒認(rèn)識(shí)到：加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的職業(yè)道德建設(shè)，提高思想素質(zhì)才是反貪養(yǎng)廉工作的根本出路。

一、案例概況

某公司W(wǎng)同志在任出納工作期間，先后利用23張現(xiàn)金支票編造各種理由提取現(xiàn)金96.94萬元，均未記入現(xiàn)金日記賬，構(gòu)成貪污罪。具體手段如下：

（一）隱匿10筆出口結(jié)匯收入計(jì)96.94萬元：將其提現(xiàn)的金額與其隱匿的收入相抵，使其33筆收支業(yè)務(wù)均未在銀行日記賬和銀行余額調(diào)節(jié)中反映。

（二）偽造11張銀行對(duì)賬單：將提現(xiàn)的整數(shù)金額改成帶尾數(shù)的金額，并將提現(xiàn)的銀行代碼“11”改成托收的代碼“88”或外匯買賣的代碼“18”。

二、案例中暴露出的管理漏洞

（一）出納兼與銀行對(duì)賬，提供了在編制余額調(diào)節(jié)表時(shí)擅自報(bào)銷33筆收支業(yè)務(wù)的機(jī)會(huì)。

（二）印鑒管理失控。財(cái)務(wù)印鑒與行政印鑒合并使用并由行政人員掌管，出納在加蓋印鑒時(shí)未能得到有力的監(jiān)控。

（三）未建立支票購入，使用，注銷的登記制度。

（四）濟(jì)青兩地的對(duì)賬不及時(shí)。有7筆收入已轉(zhuǎn)賬至濟(jì)南，沖平了應(yīng)收外匯賬款，但未在青島的銀行日記賬中反映。若兩地能及時(shí)對(duì)賬，這個(gè)漏洞就會(huì)及早暴露。

（五）對(duì)賬單由出納從銀行取得，提供了偽造對(duì)賬單的可能。

（六）交接工作不明晰。W同志在交接出納工作時(shí)就存在個(gè)別遺留問題，理應(yīng)責(zé)成其限期查明，否則不得離崗。

（七）憑證保管不善，會(huì)計(jì)已開好的7筆收匯轉(zhuǎn)賬單（記賬聯(lián)）被W同志隱匿，造成此收入無法記入銀行日記賬中。

（八）發(fā)現(xiàn)問題時(shí)追查不及時(shí)。在清理逾期未收匯時(shí)發(fā)現(xiàn)：有3筆結(jié)匯收入未在銀行日記賬和余額調(diào)節(jié)表中反映，當(dāng)時(shí)由于人手較少未能對(duì)此進(jìn)行專項(xiàng)清查。

三、建立內(nèi)部控制制度，堵塞管理中的漏洞

W同志之所以能在11個(gè)月期間作案23次貪污巨款96.94萬元，究其根本原因在于缺乏一套相互牽制的約束機(jī)制，使之得心應(yīng)手，猖狂作案。為此將內(nèi)控原則運(yùn)用于出納業(yè)務(wù)中建立完善的內(nèi)控制度勢(shì)在必行。

所謂內(nèi)部控制制度是指企業(yè)為了保護(hù)財(cái)產(chǎn)物資的安全完整，確保會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確可靠。貫徹管理方針，提高經(jīng)營(yíng)效率，以職責(zé)分工為基礎(chǔ)所設(shè)計(jì)實(shí)施的對(duì)企業(yè)的內(nèi)部各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行制約和協(xié)調(diào)的一系列內(nèi)部管理制度。

為使內(nèi)控能夠充分發(fā)揮作用，設(shè)計(jì)各種控制措施必須遵循以下原則：

（一）職責(zé)分工原則：

每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理必須有明確的職責(zé)分工。即企業(yè)內(nèi)部必須實(shí)行部門責(zé)任制和崗位責(zé)任制，明確各自的職責(zé)范圍和處理業(yè)務(wù)的權(quán)限，政策界限與紀(jì)律規(guī)定。

（二）相互牽制原則：

其目的在于利用不相容職務(wù)的分離和每項(xiàng)業(yè)務(wù)由多部門，多人員處理所形成的相互牽制關(guān)系，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的自動(dòng)控制。

不相容職務(wù)是指如由一個(gè)部門或人員辦理，既能弄虛作假，又可以自己掩飾錯(cuò)弊的兩項(xiàng)或幾項(xiàng)職務(wù)。例如：出納職務(wù)與編制銀行余額調(diào)節(jié)表的職務(wù)分離；錢賬分管；賬物分管等等。

（三）憑證制度原則：

1、必須設(shè)計(jì)合適的憑證格式及其傳遞程序，憑證則作為反映業(yè)務(wù)過程的法律事實(shí)。

2、對(duì)所有憑證都應(yīng)預(yù)先編碼，以防丟失。

3、對(duì)所有憑證在入賬裝訂前必須經(jīng)過嚴(yán)格的審核，以保證其賬務(wù)處理的正確性、真實(shí)性與合規(guī)性。

（四）核對(duì)檢查原則：

除憑證的審核外，還要對(duì)證賬，賬賬、賬表、賬卡、賬實(shí)的核對(duì)檢查。

四、內(nèi)控原則在出納業(yè)務(wù)中的具體運(yùn)用

說明：①-⑧職責(zé)分離

①-⑥職責(zé)分離

⑤-⑧職責(zé)分離

①印鑒管理制度：

財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人掌管財(cái)務(wù)印鑒，加蓋時(shí)要審查有無審批手續(xù)，金額是否正確，用途是否符合規(guī)定。不得簽發(fā)遠(yuǎn)期和空頭支票。

②核對(duì)往來賬：

財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)指派專人定期與業(yè)務(wù)單位（含濟(jì)青兩地）核對(duì)賬務(wù)，及時(shí)編制往來賬余額調(diào)節(jié)表，查實(shí)未達(dá)賬項(xiàng)的原因，調(diào)整賬務(wù)并催收應(yīng)收國內(nèi)（外）賬款。

③監(jiān)督檢查制度：

A、復(fù)核銀行余額調(diào)節(jié)表的編制是否正確，有無遺漏或收支抵消等情況：

B、督促有關(guān)人員及時(shí)、全面、正確地進(jìn)行賬務(wù)處理，使收支業(yè)務(wù)盡早入賬，不得壓?jiǎn)危?/p>

C、記賬與出納業(yè)務(wù)的職責(zé)相分離，使記賬的權(quán)限僅限于主管會(huì)計(jì)，用密碼的方式給予限定；

D、對(duì)現(xiàn)金的賬實(shí)情況進(jìn)行經(jīng)常性和突擊性抽查，查看庫存的現(xiàn)金有無超出限額，有無挪用盈虧情況，保管措施如何。

E、監(jiān)督出納移交工作的整個(gè)過程，查看移交清單是否完整，對(duì)于遺留問題應(yīng)限期查清，不留后遺癥。

④嚴(yán)格交接手續(xù)：

A、出納員調(diào)換崗位，須按規(guī)定與接替人員辦理交接手續(xù)，做到前不清，后不接。

B、離職人員須編制移交清單，列明移交的賬，證、表、公章、資料及有關(guān)事項(xiàng)，由監(jiān)交人簽字認(rèn)可后方可辦理手續(xù)。交接清單一式三份，其中一份存檔。

⑤現(xiàn)金管理制度：

A、《現(xiàn)金管理暫行條例》規(guī)定，現(xiàn)金的使用范圍如下：

a、職工工資、津貼；

b、個(gè)人勞務(wù)報(bào)酬；

c、根據(jù)國家規(guī)定頒發(fā)給個(gè)人的科教，文體等獎(jiǎng)金；

d、各種勞保，福利費(fèi)用及國家規(guī)定的其他支出；

e、向個(gè)人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價(jià)款；

f、出差人員必須隨身攜帶的差旅費(fèi)；

g、結(jié)算起點(diǎn)（1000元）以下的零星支出；

h、人民銀行規(guī)定的其他支出。

B、庫存現(xiàn)金的限額為一萬元，超額的現(xiàn)金應(yīng)當(dāng)日存入銀行，出納員要加強(qiáng)安全防范意識(shí)。

C、超出2000元的現(xiàn)金收入，應(yīng)請(qǐng)客戶將其存入開戶行，財(cái)務(wù)處憑銀行蓋章的現(xiàn)金交款單放貨，以避免收取假鈔。

D、報(bào)銷時(shí)間為：每周一、三、五下午。對(duì)于超出2000元的現(xiàn)金支出應(yīng)提前一天向出納員報(bào)告，否則將不予保證。

E、出納員應(yīng)收支清楚，做到日清月結(jié)。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期于每月上旬的第一個(gè)周一上午清查現(xiàn)金，核對(duì)賬實(shí)是否一致。

⑥與銀行對(duì)賬業(yè)務(wù)：

對(duì)賬業(yè)務(wù)應(yīng)由掌管支票，印鑒以外的人擔(dān)任。可由現(xiàn)金出納員索回銀行對(duì)賬單，并編制銀行余額調(diào)節(jié)表。對(duì)于未達(dá)賬項(xiàng)應(yīng)及時(shí)核查原因，并做好調(diào)賬事宜。

⑦收入登記制度：

A、對(duì)子收入的結(jié)匯賬單、支票、匯票、托票等應(yīng)建立登記簿。注明收入的日期，金額，來源及業(yè)務(wù)承辦。對(duì)于需要確認(rèn)的收入（如賬單）應(yīng)加注簽收欄，督促有關(guān)人員4天內(nèi)交回。

B、對(duì)于收據(jù)，發(fā)票應(yīng)按順序號(hào)管理，會(huì)計(jì)開具時(shí)應(yīng)審核其內(nèi)容，由出納加蓋“收訖”章及人名章，以避免出納員套開收據(jù)的情況。

⑧支出（支票）控制制度：

A、對(duì)于銀行托收的運(yùn)費(fèi)，保險(xiǎn)費(fèi)、銀行費(fèi)用等支出項(xiàng)目應(yīng)督促有關(guān)人員盡快辦理確認(rèn)報(bào)銷手續(xù)，會(huì)計(jì)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。

B、建立嚴(yán)格的支票管理制度：

a、購入銀行現(xiàn)金支票和轉(zhuǎn)賬支票都要建立購入登記簿，注明購入的日期，編號(hào)，并按順序號(hào)逐筆記入支票使用登記簿。

b、銀行出納在使用現(xiàn)金支票時(shí)應(yīng)注明日期、金額，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核