組織結構指導書

廣州市科思電腦系統(tǒng)有限公司編制KSERP構指導書行，主要就靠科學、合理的組織結構?？雌饋斫M織結構是企業(yè)的行政問題，實流程，迅速合理的調(diào)整企業(yè)組織結構，以適應ERP系統(tǒng)的運行，從組織上保證P門，各部們應設置的職位與人員，各職位人員的職責與任務等。因此，本指導第一章組織結構概述管理信息系統(tǒng)集合規(guī)范管理和先進的運作模式,給企業(yè)帶來的雙重效益早已所認同,這也是眾多企業(yè)如此關注企業(yè)信息化建設的原因.中小企業(yè)要實沒有規(guī)范的管理和高效的運作模式是不可以想象的.在中國,中小企業(yè)信息化建設的道路并不是很平坦的.很多企業(yè)為此浪費了不少的人、物力、財力,且收效甚小,從而導致對信息化建設失去信心,對管理軟件產(chǎn)生懼心理.追究其原因主要在于一方面企業(yè)著眼眼前,強調(diào)現(xiàn)狀,而軟件供應商強調(diào)軟件的先進性而忽視實用性,很難將管理軟件的設計思想與企業(yè)的現(xiàn)實很好結合;另一方面,有些軟件供應商出于商業(yè)目的,一味的服從于客戶的非原則性要求,背離軟件本身設計的出發(fā)點進行程序設計,使軟件缺科學性和對環(huán)境變化的適應同樣沒能很好的實現(xiàn)預期的效果.我們應該明白，僅僅購買一套先進適用的管理軟件尚不足以使一個企業(yè)建軟件所具有的功能。.企業(yè)在上馬管理信息系統(tǒng)之前,需要構建自身的管理平臺以配合軟件實施.如同飛機需要有平坦的跑道才能起飛一樣。許多大型企業(yè)分認識實施管理軟件系統(tǒng)與改善企業(yè)管理之間的關系.管理軟件是以業(yè)務流程為導向,企業(yè)本身卻很難在電腦上開展實際業(yè)務動作，軟件設計是建立在一定的管理規(guī)范之上,為企業(yè)提供了業(yè)務如何進行(HOW),但實際業(yè)務活動還需求知道何人(WHO),何時(WHEN),何地(WHERE)等諸多相關要素,這些在軟件產(chǎn)品中無法提供,。線索.以業(yè)務為核心,以流程為依實施科思KS-ERP時，提供一套切實可行,易于實施管理平臺以構建企業(yè)組織,規(guī)范管理從而支撐ERP的用,針對中小型企業(yè)的管理特點,給了組織結構基本模規(guī)范及制度.其中組織結構部分根據(jù)業(yè)務分工的不同,明期在組織結構上為軟件的實施提供保障.業(yè)務流程給通過聯(lián)單的運用結合軟件平臺上的操作有效的組織實方案同時提供了與開展業(yè)務活動相關的管理規(guī)范及制度.一個中小型企業(yè)指導性的管理解決方只是為了方便業(yè)務流程的說明和管理規(guī)范的尚需要針對自身的具體情況進行適當?shù)穆毮芙M合和流程調(diào)整.組織結構職能是貨品采購，銷售和財務管理,因此,企業(yè)主要的管理對象和管理過程也是圍繞這三項內(nèi)容展開,在對貨品采購，銷售和財務進行管理的基礎上,配合相應的職能管理部門。一般而言,對于中小型商業(yè)企業(yè)而言,物品的采購管理和質(zhì)量控制是相當重要的,市場方面的關鍵管理職能有營銷管理和銷售管理.除財務管理外,企業(yè)還應具備人力資源管理和行政管理等管理職能.組織目標,保證企業(yè)資源的有效利用與業(yè)務活動的開展,企業(yè)應設立應的部門,并設立相應的職位對各環(huán)節(jié)和職能進行協(xié)調(diào)和管理.但是,部門并等于職能,中小型企業(yè)根據(jù)新的業(yè)務流程,可以將相關的職能加以整合,使之符合一個緊湊的組織框架.隨著企業(yè)的發(fā)展狀大,一些職能可以分離出來,成立專門的部門.在職能合并的過程中,很多本應部門承擔的職能就可能集中在個人尤其是管理者身上,特別是在企業(yè)規(guī)模不是很大,不需要成立專門的銷售管理部門和市場管理部門對銷售和市場進行管理的時候,銷售管理職能就集中在銷售部經(jīng)理的身而營銷規(guī)劃和市場策略制定則集中在總經(jīng)理和銷售經(jīng)理的身上,但基本的職能并未減少,承擔者可以是部門,也可以是個人,企業(yè)應該按照自已的實際情況靈活調(diào)整，不同的企業(yè),隨自身戰(zhàn)略及內(nèi)外部環(huán)境等因素的不同,組織結構各不相同。方案不可能給出完全適合某一特定企業(yè)的組織結構,下面的組織結構圖更多說明:1.嚴格來說,上面的組織結構圖是”職能結構圖”.它給出了企業(yè)正常運行所必職能分布.3.當企業(yè)規(guī)模較小時,某些職能不一定由部門承擔,而可能由部門經(jīng)理等高層管理人員暫時承擔,發(fā)展到一定階段時,才可能獨立出來,成立相應管理部門.。企業(yè)崗位編制隨企業(yè)發(fā)展階段,企業(yè)規(guī)模和企業(yè)關鍵職能的不同而有很大的編制較少;企業(yè)規(guī)模較大時,人力資源管理和行政管理職能相對較弱,崗位編制管理等；在以市場營銷為關鍵職(1)企業(yè)發(fā)展階段(2)企業(yè)規(guī)模(3)企業(yè)關鍵職能的功能等。先進的末必是最好的，最適第二章部門職能一、采購部門職能1、尋找貨品供應來源，對每種貨品的供貨渠道加以調(diào)查和掌握2、建立供應商的檔案，負責對供應商的考核3、對供應商的價格、品質(zhì)、交貨期、交貨量等作出評估6、依采購合約或協(xié)議控制協(xié)調(diào)交貨期，負責采購具體業(yè)務8、督辦退貨業(yè)務，負責內(nèi)外部門之間的聯(lián)系與協(xié)調(diào)(*)與報廢物品的預防與處理。二、貨品管理部門職能1、貨品請購計劃的制定與督辦：(*)2、過期與報廢物品的預防、控制及處理4、貨品盤點工作的開展、貨品的運輸調(diào)度2、將驗收好的貨品按指定位置預以存放4、依據(jù)領料單或備料單配備和發(fā)放貨品：(*)5、貨品出入庫記錄與定期盤存：(*)6、進倉、退貨的執(zhí)行(*)三、質(zhì)量管理部門職能2、嚴格控制貨品的采購質(zhì)量格控制貨品入庫的質(zhì)量4、原料、半貨品、貨品的質(zhì)量檢驗客戶質(zhì)量反饋的調(diào)查處理四、銷售部門職能計劃，并下達執(zhí)行4、訂單處理，銷售發(fā)貨、退貨處理(*)、跟蹤銷售計劃執(zhí)行過程產(chǎn)計劃的關系銷售計劃執(zhí)行和預算之間的關系帳、單據(jù)往來以及交易記錄等工作，更新交易記錄五、財務部門職能、根據(jù)本公司的核算及管理需要制定并及時修訂會計科目體系2、制定本公司的內(nèi)部財務控制制度3、制定本公司的會計核算的操作規(guī)程4、匯總、審核原始憑證，編制記帳憑證7、現(xiàn)金、銀行的日常收支業(yè)務9、銷售人員業(yè)務提成核算及發(fā)放12、制定信用政策，記錄往來備查帳簿，定期進行帳齡分析13、制定本公司的財務評價與考核制度并進行管理，協(xié)同業(yè)務員催收應收帳款14、編制預算(銷售、費用、財務等)，下達預算至各部門應收帳款16、分析預算編制的合理性，監(jiān)督預算的執(zhí)行19、提供高層管理者的決策支持(如進行可行性分析等)六、行政人事部門職能的范圍和內(nèi)容2、明確行政事務管理在企業(yè)管理中的溝通協(xié)調(diào)職能，通過對公司內(nèi)部文件上傳下達和公司內(nèi)部的會議管理工作，加強各部門之間的信息溝通和交流，協(xié)調(diào)各部門的工作關系完善公司行政事務管理規(guī)章制度4、完善企業(yè)行政事務管理制度，嚴格要求按制度辦事，提高行政事務部門的工5、根據(jù)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略制定公司人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃，并由此制訂公司人力資源管第三章關鍵崗位工作說明書一、采購部門主管采購部門主管采購部門直接上級工資等級下屬崗位采購業(yè)務員關聯(lián)部門工作摘要負責采購人員及采購業(yè)務的管理參照規(guī)范11．采購訂單的擬訂(*)《訂單采購流程一》《訂單采購流程二》采購退貨流程〉貨品采購辦法〉盤點管理辦法〉〈供應商管理辦法〉兩年以上工作經(jīng)驗，熟悉貨品行情二、采購員書編制日期崗位名稱采購員所屬部門采購部門直接上級工資等級下屬崗位關聯(lián)部門作摘要具體采購業(yè)務參照規(guī)范1、訂購單的下達(*)《訂單采購流程一》《訂單采購流程二》7、與供應商有關交期、交量等方面的溝通協(xié)調(diào)三、貨品管理主管貨品部門直接上級工資等級下屬崗位貨品管理員關聯(lián)部門工作摘要全面負責企業(yè)貨品的管理工作參照規(guī)范1、貨品采購計劃的審批(*)1、貨品采購計劃的審批(*)2、貨品的請購審批(*)3、貨品單據(jù)的審核(*)管使用設備補充說明良好的組織協(xié)調(diào)能力四、貨品管理員書編制日期崗位名稱貨品管理員所屬部門貨品管理部門公司貨品具體管理工作1、貨品的請購(*)1、貨品的請購(*)使用設備補充說明兩年以上貨品管理經(jīng)驗五、倉庫主管書主管門貨品管理部門直接上級貨品管理主管工資等級直接下級倉庫管理員關聯(lián)部門工作摘要倉庫整體管理工作參照規(guī)范〈銷售訂單處理流程〈銷售訂單處理流程〈過期及報廢貨品管兩年以上倉庫管理經(jīng)驗，其中一年以上主管經(jīng)驗六、倉庫管理員書倉庫管理員倉庫直接上級倉庫主管工資等級直接下級關聯(lián)部門工作摘要倉庫整體管理工作參照規(guī)范3、貨品的驗收(*)〈銷售訂單處理流程4、進倉單的輸入及進倉單的打印輸出(*)〈銷售訂單處理流程作8、填寫倉庫相關報表(*)〈過期及報廢貨品管兩年以上倉庫管理經(jīng)驗，其中一年以上主管經(jīng)驗七、質(zhì)量主管書編制日期崗位名稱質(zhì)量主管所屬部門質(zhì)量部門檢驗員公司貨品的質(zhì)量管理作實《訂單采購流程一》《訂單采購流程二》〈貨品入庫流程〉〈盤點管理辦法〉〈供應商管理辦法〉八、質(zhì)量檢驗員書量檢驗員門質(zhì)量管理部門直接上級工資等級直接下級關聯(lián)部門工作摘要貨品的質(zhì)量檢驗參照規(guī)范《訂單采購流程一》《訂單采購流程二》〈貨品入庫流程〉〈供應商管理辦法〉九、銷售部門經(jīng)理售部門經(jīng)理銷售部門直接上級工資等級直接下級關聯(lián)部門工作摘要全面負責企業(yè)市場銷售方面的工作參照規(guī)范〈銷售訂單處理流程〈銷售訂單處理流程力十、財務部門經(jīng)理編制日期所屬部門財務部門直接上級總經(jīng)理工資等級直接下級出納會計關聯(lián)部門負責建立公司財務體系，進行日常會計核算、費用控制，提供決策支持工作內(nèi)容參照規(guī)范4、制定本公司的會計核算操作規(guī)程(*)〈銷售退貨處理流法〉7、編制預算(銷售、費用、財務)，下達預算至各分析結果，調(diào)整預算、信用政策等事項(*)9、定期統(tǒng)計、計算各相關、重要經(jīng)濟指標(*)任職學歷具有財經(jīng)專業(yè)本科或本科以上學歷技能會計師以上職稱經(jīng)驗三年以上會計工作經(jīng)歷，有良好的溝能協(xié)調(diào)能力使用電腦補充有商品流通企業(yè)經(jīng)驗者可優(yōu)先考慮十一、會計書編制日期所屬部門財務部門直接上級財務主管工資等級直接下級關聯(lián)部門作摘要日常會計核算參照規(guī)范1、1、匯總、審核原始憑證，編制記帳憑證(*)2、核算成本(*)3、記錄往來備查帳簿，定期進行帳齡分析(*)4、管理固定資產(chǎn)，登記固定資產(chǎn)明細帳(*)5、協(xié)助有關部門對庫存商品進行清查盤點(*)(*)〈銷售訂單處理流程〈銷售訂單處理流程一年以上會計工作經(jīng)歷，熟悉我國會計法十二、出納書編制日期所屬部門財務部門直接上級財務主管工資等級直接下級關聯(lián)部門工作摘要負責公司現(xiàn)金、銀行相關事項，憑證錄入，工資核算參照規(guī)范1、1、辦理現(xiàn)金收付和銀行結算業(yè)務(*)5、現(xiàn)金、銀行的日常收支業(yè)務(*)各相關報表(*)7、日常工資結算，個人所得稅扣除(*)〈銷售訂單處理流程〈銷售訂單處理流程一年以上會計工作經(jīng)歷，熟悉個人所得稅的計算十三、行政主管書編制日期所屬部門