大型品牌活動項目執(zhí)行手冊

..XX市場部品牌組工程執(zhí)行公司執(zhí)行手冊...流程安排是綱領前期準備是根底合作執(zhí)行是關鍵控制應變是保障細節(jié)的把控決定效果后期跟蹤是超越的所在.目錄一、手冊說明…………………二、活動環(huán)節(jié)一：信息溝通………………三、活動環(huán)節(jié)二：方案制定…………………四、活動環(huán)節(jié)三：開會分工…………………五、活動環(huán)節(jié)四：活動籌備…………………六、活動環(huán)節(jié)五：現(xiàn)場執(zhí)行…………………七、活動環(huán)節(jié)六：活動后跟進及核銷……...手冊說明本手冊討論對象為XX市場品牌活開工程，由于品牌活動方式多樣，涉及大型活動、品牌促銷活動、宣傳活動等，大型活開工作較為復雜，涉及贊助招商、媒體宣傳以及繁雜的現(xiàn)場效勞等事宜；品牌宣傳活動設計現(xiàn)場互動、體驗促銷、小型比賽、促銷員及工作人員的儀容儀表；促銷活動主要以買贈形式為主，主要以促銷員的儀容儀表、工作活力、生動化搭建、促進物及賣品的預估及貨品的及時補充；因此，所有活動需要在具體執(zhí)行中制定嚴謹周密的活動執(zhí)行方案。本手冊將活動執(zhí)行分為六個環(huán)節(jié)：信息溝通、方案制定、開會分工、活動籌備、現(xiàn)場執(zhí)行和活動后跟進及核銷，以供活動執(zhí)行公司把握整個執(zhí)行過程，防止因缺乏程序和規(guī)劃而造成執(zhí)行疏漏或偏差，實現(xiàn)清晰的活動把握、周到而創(chuàng)新的方案設計、明確的人員分工安排、完美的現(xiàn)場執(zhí)行和持續(xù)到位的活動后跟進，最終完成一個完美的活動執(zhí)行過程?；顒迎h(huán)節(jié)：信息溝通。信息溝通是活動執(zhí)行中的第一環(huán)節(jié)，充分的信息溝通以及對活動成熟地思考是活動舉辦成功的根底，也能盡可能防止由于活動理解偏差和信息失真造成的反工、遺漏和時間浪費等問題。因此活動執(zhí)行負責人須在活動正式籌備之前，與領導和其它人士進展充分溝通，在可允許的圍爭取了解盡可能多的信息，填寫以下活動信息溝通表，再籌劃下一步工作。活動信息溝通表活動名稱活動時間活動地點舉辦單位協(xié)辦/聯(lián)辦單位負責人活動規(guī)模執(zhí)行單位執(zhí)行單位負責人活動目的活動意義主要流程其它要求活動環(huán)節(jié)：方案制定活動方案是活動執(zhí)行的指導性文件。在活動信息溝通完成之后，執(zhí)行負責人填寫活動信息溝通表，我司或執(zhí)行方制定活動方案與活動執(zhí)行方案〔初稿〕，組織相關責任人討論，根據(jù)修改建議形成活動執(zhí)行方案〔第二版〕，提交給我司領導審閱，最后根據(jù)領導反應意見制定活動執(zhí)行方案〔最終版〕其整體流程如下〔執(zhí)行方為活動執(zhí)行，工程負責人為我司工程對接人〕：工程工程負責人信息溝通執(zhí)行方或工程負責人填寫活動信息溝通表相關責任人討論〔第二版〕執(zhí)行方或工程方制定活動方案與執(zhí)行方案將活動方案〔第二版〕提交給我司領導審閱根據(jù)意見確定最終方案活動執(zhí)行方案的根本要素：活動根本信息活動時間、地點、名稱、規(guī)模、舉辦/聯(lián)辦單位等執(zhí)行團隊分工A、執(zhí)行總負責人；B、執(zhí)行小組負責人；C、具體組員。前期籌備事宜A、籌備事宜列項;B、人員分工安排；C、籌備日程安排?，F(xiàn)場執(zhí)行事宜A、現(xiàn)場布置說明；B、現(xiàn)場活動流程；C、現(xiàn)場任務列項；D、人員分工安排；活動后期工作A、后期事項明細；B、人員分工安排；C、完成時限要求。活動財務預算活動合同簽訂活動應急方案其它事項大型品牌活動同時需制定招商贊助方案?；顒迎h(huán)節(jié)：開會分工活動前期，成立活動小組，由小組負責人召開活動信息溝通會議，進展初步的工作分工。活動方案確定后，工程負責人召集全部活動人員，進展活開工作安排，詳細介紹活動信息及其具體人員安排，同時了解反應建議，及時進展工作調(diào)整與方案完善，最終確定全體人員分工工作安排會環(huán)節(jié)：1、工程負責人主持會議，介紹活動根本情況；2、工程負責人介紹人員分工安排；3、確保參與活開工作人員完全了解自身職責與安排；4、根據(jù)反應意見并及時協(xié)調(diào)；活動環(huán)節(jié)：活動籌備在明確活動方案和人員分工，正式進入活動籌備環(huán)節(jié)，活動籌備是活動的真正執(zhí)行環(huán)節(jié)，是細化深入的過程，主要包括以下容：工程提報、費用審批、合同簽訂及流程提報、管理表格填寫、制作物設計及制作、場地確認、物料配送等。工程提報計費用審批由工程負責人向總公司提報活動方案合同簽訂及流程提報XX公司和執(zhí)行方簽訂合同協(xié)議；局部活動涉及第三方公司的，有執(zhí)行方統(tǒng)一與第三方簽訂。工程管理表格填寫由執(zhí)行方梳理活動所需的各項容〔包括但不限于物料、制作物、促進物、人員、采購、租賃等〕及相關數(shù)量，并填寫工程管理表格〔以excel形式表達〕發(fā)送至工程負責人，由工程負責人對表格進展檢查及調(diào)整，便于有效開展各項準備。制作物設計及制作需要根據(jù)場地情況進展重新設計，尺寸調(diào)整：符合XX工程人群定位；〔2分〕符合XX產(chǎn)品時尚、激情等主調(diào)性；〔3分〕防止信息過多，傳單信息，簡單、精準?！?分〕促銷員招聘需在活動開場前根據(jù)工程需要提前開場促銷員招聘及篩選，長相〔標致、甜美，無痘痘、痘疤、斑痕等〕、身高〔不低于163cm〕、外形〔偏瘦〕等方面進展嚴格把控，并將促銷員素顏照發(fā)與工程負責人，雙方共同確定合格的促銷員人選；招聘完成后執(zhí)行方需進展產(chǎn)品及活動相關培訓，并將培訓照片發(fā)至工程負責人；完成培訓的促銷員，需對活動容及產(chǎn)品知道全面熟悉；在活動期間著規(guī)定的促銷服、化淡妝上崗；為了更好的提高促銷員的工作狀態(tài)，薪資構(gòu)成需按照底薪+提成的形式發(fā)放。場地確認由執(zhí)行方及工程方共同尋找及確認場地；必須嚴格進展場地測量；根據(jù)場地實際情況及XX生動化布建要求，由執(zhí)行方出具場地效果圖；由執(zhí)行方辦理付款開票等場地使用相關手續(xù)。物料配送根據(jù)活動規(guī)模，安排物料配送；情況一：由XX公司配送活動物料至執(zhí)行公司，如遇我司車輛限行或其他情況，有執(zhí)行方直接去我司庫房拉取物料；由執(zhí)行公司統(tǒng)一配送活動現(xiàn)場；情況二：由我司直接配送活動物料至活動場地，執(zhí)行方負責執(zhí)行及看管活動物料?；顒迎h(huán)節(jié)：現(xiàn)場執(zhí)行現(xiàn)場執(zhí)行是每一場活動的重中之重，前期所有的準備工作都是為了完美的落地和呈現(xiàn)，現(xiàn)場執(zhí)行的好壞直接決定了活動的成效。以下是現(xiàn)場執(zhí)行的關鍵要素：執(zhí)行步驟要點及要求備注活動布展嚴格遵守時間節(jié)點完成布展"完成布展〞是指在雙方約定好的時間之前完成活動的各項要求到位，包含人員到位、物料布展、產(chǎn)品及促進物列等；①人員到位：指促銷員數(shù)量適宜，無缺崗人員；并已按照活動要求完成著裝，分工完成并到崗，明確自己的工作職責、工作方式及工作容，進入工作狀態(tài)；②物料布展：指完成活動現(xiàn)場的形象搭建、各項互動道具到位，進入促銷及互動狀態(tài)，可開展活動；③產(chǎn)品及促進物列：指在指定位置、按照要求完成產(chǎn)品展示〔產(chǎn)品列高度不低于4罐〕及促進物〔每一個促進物需進展明確的展示，展示數(shù)量不低于1個，結(jié)合現(xiàn)場場地情況進展放置〕展示，進入促銷及互動狀態(tài)，可開展活動。嚴格按照布展要求完成布展人員配備及管理依據(jù)活動需求配備管理人員依據(jù)活動需求，配備相應的管理人員與促銷員進展對接，進展執(zhí)行管理：①在場地分散、管理人員及促銷員較多的情況下，應明確各個管理人員的職責及對應的促銷員，進展劃點/劃片管理，保障活動的高效開展及物料的有效管控；②促銷員管理，包括但不限于考勤、著裝、發(fā)型、妝容、促銷術語、工作態(tài)度、工作狀態(tài)等方面，同時，在活動開展中，如出現(xiàn)不達標人員需及時更換；活動現(xiàn)場促銷員的管理物料及促進物管理嚴格管理促進物流向①對于活動中使用的贈飲、促進物，需使用我司統(tǒng)一模板的贈飲簽收表、促進物簽收表進展流向簽收；②對于有多個活動地點的活動，需及時跟進各點的促進物庫存情況，數(shù)量缺乏的及時補充和調(diào)劑；③保證活動現(xiàn)場的促進物、贈飲、貨品、物料等所有貨品的平安，對于同一地點執(zhí)行一天以上的活動，需保障物品的平安，所有物品如有遺失照價賠償；④活動完畢后，及時將所有物品歸庫并保障平安，所有物品如有遺失照價賠償；多點活動現(xiàn)場的促進物調(diào)劑活動現(xiàn)場物品管理照片采集嚴格按照要求采集活動照片①所有的制作物，在制作完成后需拍照留存〔數(shù)量少的需要拍清數(shù)量，數(shù)量多的需要通過厚度或攤開等方式拍出可預估的大致數(shù)量〕，并在每次活動完畢后與其它活動照片一起發(fā)過來；②活動現(xiàn)場的各項環(huán)節(jié)均需拍照，如現(xiàn)場布展全景圖〔含促銷員〕、售賣過程、游戲互動過程、消費者飲用過程、能量小隊上門拜訪過程等其它能表達當場活動容的照片；③照片拍攝盡量以橫板為主、清晰，能通過特寫等多角度變換表達活動的亮點；④數(shù)量要求：每天、每個環(huán)節(jié)〔參看②〕的照片至少10〔不重復的照片〕，其中活動細節(jié)照片需抓拍到位、充分表達活動亮點；大型活動活動細節(jié)照片數(shù)量需適當增多，以充分表達活動亮點；⑤備注：同一個人的購置/互動等過程只需要拍一清晰的即可，把同1個人的購置過程從遠景、近景拍好幾的視為一；⑥活動布展完成后、每天的12點、16點將活動現(xiàn)場照片擇優(yōu)發(fā)送給工程負責人，以表達活動進展情況；⑦每場活動完畢后，需在2個工作日將所有照片分類整理編號、壓縮打包后以形式發(fā)給工程負責人。銷量反應活動期間及活動完畢后進展銷量反應在活動期間〔每天的12點、16點〕、活動完畢后1小時，將當時/當天的銷量發(fā)送給工程負責人?；顒迎h(huán)節(jié)：完畢跟進及核銷資料收集活動完畢后，執(zhí)行方需注意物品的回收及保管；同時，為盡快將執(zhí)行方在活動中墊付的款項核銷，執(zhí)行方需盡早全面提供相關核銷資料。執(zhí)行步驟要點及要求備注物品回收清點各項物品①現(xiàn)場所有貨品、錢、促進物、物料等做到一一核對無誤放可回收入庫；②當場活動全部完畢后，需將剩余貨品退還給供給商，做到錢、貨無誤；歸庫及保管促銷服需在每場活動完畢后由促銷員/執(zhí)行方及時進展清洗，保障每場活動服裝的干凈整潔；并在全年最后一場活動完畢后進展清潔，干凈整潔前方可還庫；盤點及還庫所有的物料〔不包括制作物〕，無論好壞〔已損壞的不可自行丟掉〕需進展保存，待全年活動完畢后盤點歸庫，如有遺失照價賠償。費用支付及時支付代墊及促銷員費用①代墊費用，活動籌備中如產(chǎn)生第三方費用，由執(zhí)行方先行墊付，并在第一時間完成支付，由工程負責人在活動完畢后統(tǒng)一核銷給執(zhí)行方；②促銷員工資，需在