文件控制程序

一體化管理體系程序文件修改狀態(tài)：0PAGEPAGE1無錫市工業(yè)設(shè)備安裝有限公司管理體系程序文件文件控制程序（D/1）編號：WXAZ/P4.2.3-01分發(fā)號：蓋章受控版本：D版2004年5月18日實(shí)施1.目的實(shí)施與本程序要求有關(guān)的文件和資料的控制（包括標(biāo)準(zhǔn)和顧客提供的圖樣），確保與一體化管理體系有關(guān)的場所能及時(shí)獲得和使用有效版本，保證管理體系正常而有效地運(yùn)行。2.適用范圍公司各部室、項(xiàng)目部。3.職責(zé)3.1主管部門：公司辦公室3.1.1負(fù)責(zé)編制《文件控制程序》，并主控管理。3.1.2負(fù)責(zé)建立公司有效文件總清單，實(shí)施對相關(guān)部門文件資料控制的檢查、匯總、評審和信息反饋，建立文件資料控制總臺賬。3.1.3負(fù)責(zé)公司收、發(fā)文的管理和服務(wù)。3.1.4負(fù)責(zé)文件、資料的歸檔、管理和服務(wù)。3.1.5辦公室：控制《管理手冊》、《程序文件》和有關(guān)管理體系運(yùn)行文件的發(fā)放、標(biāo)識、更改（出具文件修訂清單）、回收，并建立相應(yīng)的臺賬和有效文件清單，便于查找。3.2相關(guān)部室3.2.1公司經(jīng)營部、項(xiàng)目部：負(fù)責(zé)對本業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同文件進(jìn)行標(biāo)識和控制，并建立相應(yīng)的臺賬和有效文件清單。3.2.2公司工程管理部、項(xiàng)目部：負(fù)責(zé)對各自管理項(xiàng)目所形成的工程文件進(jìn)行標(biāo)識和控制，并建立相應(yīng)的臺賬和有效文件清單。3.2.3公司各部室、項(xiàng)目部：分別控制各自收到的文件，按登記要求進(jìn)行傳遞、上報(bào)。3.2.4公司各部室、項(xiàng)目部：按《記錄控制程序》對質(zhì)量記錄進(jìn)行控制和管理。4.工作程序4.1文件管理工作流程圖4.2受控文件分類公司體系文件一般分為受控文件和非受控文件兩類：4.2.1受控文件4.2.1.1一體化管理體系文件⑴管理手冊⑵程序文件放登記、簽收?！绦蛭募陌l(fā)放，須經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)；——每個文件有唯一的發(fā)放編號；——每個文件發(fā)放后必須有記錄。⑵技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范由工程管理部根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)書目等信息，確定書目和發(fā)放范圍，由辦公室統(tǒng)一辦理征訂、發(fā)放和管理。辦公室，文件使用部門應(yīng)通過各種渠道，關(guān)注外來標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范的動態(tài)變化，確保其是最新版本，并控制發(fā)放。⑶文件破損不能繼續(xù)使用時(shí)應(yīng)有補(bǔ)發(fā)手續(xù)，補(bǔ)發(fā)文件須經(jīng)原審批者審批后，由原發(fā)文部門發(fā)文，并用原發(fā)文號進(jìn)行登記，破損文件收回銷毀。⑷文件丟失后應(yīng)聲明作廢，其補(bǔ)發(fā)文件應(yīng)使用新的分發(fā)號。4.3.3.2文件的登記、簽收⑴收、發(fā)文件登記分別在“收文登記簿”和“發(fā)文登記薄”進(jìn)行記載。⑵公司各有關(guān)部室、項(xiàng)目部的文件傳遞應(yīng)有“文件傳閱單”。公司各部室向項(xiàng)目部傳遞有關(guān)體系文件應(yīng)在“文件傳閱單”上記錄文件名稱和編號、收件人、日期等，對顧客和設(shè)計(jì)院提供的文件應(yīng)注明標(biāo)記。⑶項(xiàng)目部的重要文件要掛號郵寄或手送簽收，寄送保密文件要通過保密郵寄。4.3.4文件標(biāo)識4.3.4.1所有文件都標(biāo)注文件編號或版本號，記錄以名稱作為唯一性標(biāo)識。4.3.4.2體系類受控文件封面要有“蓋章受控”字樣，并在此位置上加蓋行政公章。4.3.4.3工程類、合同類、外來文件的受控，由主管部門進(jìn)行標(biāo)識。4.3.4.4所有被替代或作廢的文件、圖紙及標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范應(yīng)蓋“被替代”、“作廢”字樣標(biāo)記。4.3.4.5對有法定要求或積累知識作用的已作廢文件仍需保留的，應(yīng)在“文件登記簿”備注中注明“備用”二字，并在文件和登記簿目錄上加蓋“作廢”章。4.3.5文件拷貝4.3.5.1文秘人員要按本部門負(fù)責(zé)人的有效批準(zhǔn)通知書辦理文件拷貝手續(xù)，管理手冊和程序文件不允許拷貝。4.3.5.2如因工作需要拷貝管理文件作為執(zhí)行文件時(shí)，須經(jīng)文件主管部門批準(zhǔn)后，辦理復(fù)印手續(xù)，所有拷貝文件的發(fā)放，參照“發(fā)文登記簿”登記。4.3.5.3所有作為執(zhí)行文件的拷貝均有部門的章印，以區(qū)別普通拷貝文件。4.4文件更改4.4.1為確保體系文件的持續(xù)適宜性，辦公室應(yīng)組織使用部門對文件進(jìn)行定期評審，文件內(nèi)容如有部分不能正確指導(dǎo)管理、施工，必須進(jìn)行更改，更改前應(yīng)由原發(fā)文主管部門出具更改清單，提出更改申請，并經(jīng)原批準(zhǔn)者批準(zhǔn)后進(jìn)行修改。4.4.2文件的更改由原發(fā)文部門提出修改意見，分管領(lǐng)導(dǎo)審批。文件更改必須制訂文件修改通知清單，保證使用有效版本。4.4.3管理手冊由公司辦公室更改，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4.4程序文件由主管部門更改，部門主管經(jīng)理審核，管理者代表批準(zhǔn)。4.4.5體系文件更改時(shí)，必須同時(shí)更改與其相關(guān)的其它文件，并在相應(yīng)的附件下標(biāo)明更改日期、更改概要內(nèi)容等，以保證相關(guān)文件的有效性。4.4.6所有有效文件的發(fā)放和更改應(yīng)予以登記，以保證相關(guān)的場所已有相應(yīng)文件的有效版本，并防止使用作廢文件。4.4.7管理體系文件的更改采用手改和換頁更改兩種方式，由發(fā)放者或保管者根據(jù)修改清單進(jìn)行修改。更改內(nèi)容及此后的發(fā)放都應(yīng)有記錄。受控文件修改，應(yīng)填寫修改情況記錄，以供使用人參照。4.4.8管理體系文件經(jīng)多次修改或大幅度修改后，應(yīng)重新?lián)Q版印發(fā)，舊版須回收作廢。4.5文件的管理4.5.1文件的保管4.5.1.1日常性文件一般存于使用者或負(fù)責(zé)保管者處。4.5.1.2保密性文件由部門負(fù)責(zé)人審定并存于部門負(fù)責(zé)人處。4.5.1.3所有文件均須字跡清除，注明日期（包括修訂日期），標(biāo)識明確，妥善保管，并在規(guī)定期間內(nèi)予以留存。4.5.2文件貯存與處理4.5.2.1收發(fā)文件均按發(fā)生的日期順序排列保存在相應(yīng)的檔案內(nèi)。4.5.2.2文件要保存在封套內(nèi)，每個封套均需編號，以便于尋找，封套外要有索引及文件銷毀日期。4.5.2.3文件貯存及貯存時(shí)間要視文件性質(zhì)和要求而定。4.5.2.4須歸檔的體系文件由辦公室負(fù)責(zé)人審核后，指派專人控制、整理和歸檔，不須歸檔和保留的文件資料要銷毀，銷毀前要填寫銷毀清單。4.5.3文件借閱文件借閱按《記錄控制程序》執(zhí)行，歸檔文件的借閱按“檔案管理制度”有關(guān)規(guī)定辦理。4.5.4文件的保留和歸檔4.5.4.1外來文件：外來文件由部門人員做好來文件登記；私人郵件及投標(biāo)報(bào)價(jià)等保密文件則應(yīng)原封交收件人，投標(biāo)報(bào)價(jià)文件由收件人作記錄；工程文件及郵件應(yīng)先登記后交部門負(fù)責(zé)人批示傳閱，指定拷貝范圍，傳真文件需作登記并將傳真文件送至收件人簽收。4.5.4.2外發(fā)文件⑴所有外發(fā)文件應(yīng)注有發(fā)文編號（投標(biāo)文件另作處理）、發(fā)文日期、收件人姓名或公司名，并做好發(fā)文記載。⑵外發(fā)文件副本要?dú)w檔，投標(biāo)或投標(biāo)報(bào)價(jià)的外發(fā)文件則按合約管理及投標(biāo)報(bào)價(jià)程序處理、存檔。4.5.4.3合同文件、分包合同文件在工程交工后，由經(jīng)營部保存三年，交檔案室歸檔，分包合同文件在工程交工后，由工程管理部保存三年，交檔案室歸檔，采購合同由材料設(shè)備管理部保存。4.5.4.4一體化管理體系文件《管理手冊》、《程序文件》每版均須交辦公室，并隨文書檔案資料一并交檔案室歸檔。4.5.4.5記錄文件記錄表式隨文件載體一并歸檔。4.5.5電子文件和資料管理規(guī)定4.5.5.1微機(jī)室建立公司局域網(wǎng)，由網(wǎng)絡(luò)維護(hù)員負(fù)責(zé)進(jìn)行管理，規(guī)定共享文件工作站和設(shè)置管理密碼。4.5.5.2未能聯(lián)入公司局域網(wǎng)的項(xiàng)目部，由工程管理部負(fù)責(zé)將共享的相關(guān)文件資料以電子拷貝形式發(fā)放到使用現(xiàn)場，并保持發(fā)放記錄。4.5.5.3當(dāng)有效文件發(fā)生變更、更改時(shí)，由網(wǎng)絡(luò)維護(hù)員以批準(zhǔn)的“文件更改申請表”為依據(jù)，對電子文件進(jìn)行統(tǒng)一更改，工程管理部負(fù)責(zé)對發(fā)放的拷貝同時(shí)進(jìn)行更改，確?，F(xiàn)場及時(shí)得到并使用有效版本。4.5.5.4施工現(xiàn)場使用的電子文件應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，不得擅自拷貝或外傳，確保電子文件處于受控狀態(tài)。4.5.5.6所有電子文件，由歸口管理的部門刻制光盤備存，進(jìn)行歸檔。4.5.6受控文件清單4.5.6.1由辦公室負(fù)責(zé)編制公司有效文件總清單，并根據(jù)有效文件清單進(jìn)行檢查，保證執(zhí)行文件的有效性。4.5.6.2公司各部室，負(fù)責(zé)編制各自控制的有效文件清單，且按照清單進(jìn)行檢查。4.5.6.3有效文件清單為所有受控文件和正在執(zhí)行的文件，包括外來文件、管理體系文件、施工管理文件、施工標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等。5.相關(guān)文件5.1《局域網(wǎng)管理制度》5.2《綜合檔案管理制度》5.3《文書管理制度》5.4《打印、復(fù)印管理制度》6.記錄6.1文件擬稿紙6.2收文登記簿6.3發(fā)文登記簿6.4文件傳閱單6.5文件借閱登記表6.6文件更改申請表6.7文件審批單6.8有效文件清單PAGEPAGE2無錫市工業(yè)設(shè)備安裝有限公司文件擬稿紙文稿名稱主送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)（印發(fā)）編號（）第號年月日封發(fā)承辦單位核稿簽發(fā)擬稿收文登記簿日期收文順序號來文單位或字號密級文件標(biāo)題份數(shù)份數(shù)號次留用份數(shù)備注月日發(fā)文登記簿日期擬文單位發(fā)文編號文件標(biāo)題文件份數(shù)發(fā)文范圍簽發(fā)負(fù)責(zé)人備注月日無錫市工業(yè)設(shè)備安裝有限公司文件傳閱單年月日收錫安（）第號領(lǐng)用批示傳閱記錄部門處理意見備注文件借閱登記表日期文件號文件名稱用途批準(zhǔn)人借閱人效果歸還日期文件更改申請表文件名稱編號更改人更改日期更改原因更改章節(jié)頁修改狀態(tài)更改前內(nèi)容更改后內(nèi)容審核人/日期批準(zhǔn)人/日期文件審批單文件名稱編號擬稿編制人審核意見□不需修改□需修改□無效簽名/日期批準(zhǔn)意見□不需修改