集團印章使用管理制度

集團印章使用管理制度1.引言在現(xiàn)代企業(yè)管理中，印章是組織和機構的重要物品，具有法律效力。為了規(guī)范集團印章的使用，防止濫用和誤用，保障公司的合法權益，制定本印章使用管理制度。2.適用范圍本制度適用于集團內所有單位、職員和印章的使用與管理。3.印章的定義和分類3.1印章的定義印章是為了區(qū)別于其他的標識，通過壓印或打印等方式將特定圖案、文字等留在文件或其他介質上的標識工具。3.2印章的分類根據(jù)功能和用途，印章可分為公司公章、法定代表人私章、財務專用章、發(fā)票專用章、合同專用章等。4.印章的管理4.1已經(jīng)使用的印章的管理4.1.1家族公司和子公司的印章由集團總部負責管理和監(jiān)督。4.1.2各部門或單位的印章由部門負責人或單位主要負責人負責管理。4.1.3每一個印章都需要建立相應的《印章使用管理臺賬》記錄，在每次使用印章時進行登記。4.2印章的保存和使用4.2.1印章必須存放在專用柜中，并由專人負責保管。4.2.2柜子必須設置防火、防盜和防潮等設施，并保持良好的通風，防止印章變質。4.2.3單位使用印章時，必須通過《印章使用申請表》向上級主管部門提出申請，并在表格中注明用章事由、日期、經(jīng)辦人等相關信息。4.2.4使用印章的部門必須對用章事務進行監(jiān)督，確保印章的使用符合法律法規(guī)，且不得超出權限范圍。4.3對印章的定期檢查4.3.1部門或單位負責人每季度對所轄印章進行一次檢查。4.3.2檢查項目包括：印章的完整性、印章印模和文字是否清晰、印章使用登記臺賬的完整性等。發(fā)現(xiàn)問題及時報告，并做出相應的整改措施。4.3.3定期檢查后，應填寫《印章定期檢查記錄表》，并于當月底報送公司總部。5.對違規(guī)使用印章的處理5.1違規(guī)使用印章的定義違規(guī)使用印章是指不符合印章使用規(guī)定、未經(jīng)授權或超出權限使用印章的行為。5.2違規(guī)使用印章的處理措施5.2.1發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用印章行為，應立即停止，并對相關責任人進行責任追究。5.2.2針對不同情況的違規(guī)使用印章行為，可采取口頭警告、書面警告、降職或停職、解除勞動合同等措施進行處理。5.2.3對于嚴重違規(guī)使用印章行為，可以依法追究法律責任。6.印章的丟失、損壞和滅失6.1印章的丟失和損壞6.1.1單位對印章的丟失和損壞應立即向上級主管部門報告，并及時辦理掛失和更換手續(xù)。6.1.2找到或修復印章后，應及時辦理解掛手續(xù)，并對相關情況進行登記記錄。6.2印章的滅失6.2.1單位對印章的滅失應立即報警，并向上級主管部門報告。6.2.2單位應立即辦理新印章手續(xù)，并進行相關備案工作。7.相關責任7.1領導責任7.1.1上級主管部門負責本單位印章的管理工作，必須按照相關規(guī)定履行管理職責。7.1.2發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用印章行為時，應及時處理并提出整改建議。7.2部門和單位負責人責任7.2.1負責制定印章的使用和管理制度，并進行培訓和宣傳。7.2.2監(jiān)督部門和單位的印章使用情況，并及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。7.2.3對于違規(guī)使用印章行為進行嚴肅處理。8.附則8.1本制度自發(fā)布之日起生效，并向集團內相關單位和人員進行通知。8.2本制度的解釋權歸集團所有。8.3本制度的修訂由集團總部負責，并及時向相關單位和人員發(fā)