信息技術(shù)工程學院分團委學生會規(guī)章制度

信息技術(shù)工程學院團總支學生會規(guī)章制度（試用）第一章總則第一條信息技術(shù)工程學院團總支學生會是在信息技術(shù)工程學院黨支部和團總支的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)下，貫徹黨的教育方針，執(zhí)行黨的基本路線，堅持為廣大同學在改革開放的實踐中健康成才而服務(wù)的學生管理機構(gòu)，其通過自我教育、自我管理、自我服務(wù)、自我約束成為我系聯(lián)系廣大同學的橋梁和紐帶，成為廣大同學參與民主管理和民主監(jiān)督的場所。第二條團總支學生會全體同學自愿并熱情服務(wù)于廣大同學，全心全意、盡職盡責、不謀私利。第三條團總支學生會的宗旨是：團結(jié)，務(wù)實，高效，服務(wù)。第四條自覺維護團總支學生會集體榮譽，團結(jié)合作，不計個人得失。第五條利用課余時間開展工作，不得影響正常學習。第六條

團總支機構(gòu)組成：書記處；各職能部門：組織部、宣傳部、學生會機構(gòu)組成：主席團；各職能部門：秘書處、生活部、紀檢部、體育部、文藝部、外聯(lián)部、學習部。第七條團總支職能部門：團總支第一副書記一名，學生會主席一名，學生會副主席一名，秘書長一名，副秘書長二名，組織部，宣傳部、紀檢部、生活部、外聯(lián)部、文藝部、學習部、體育部部長各一名，副部長一名，其他職務(wù)可以視具體情況另設(shè)。以上人員均為團總支干部，共同負責團總支的日常工作。團總支現(xiàn)設(shè)有十個職能部門，各職位和職能部門的工作范圍及職權(quán)如下：主席團和全體會議，對各部工作進行評議。學期終給各部做工作鑒定，進行工作主席：全面負責學生會工作。做好每一年度的工作計劃，制訂每學期的工作安排。檢查各部工作情況，及時總結(jié)學生會工作。定期主持召開學生會考核；主持學生會日常工作，對學生會工作全面負責，根據(jù)學院的指示、決議和有關(guān)精神，針對本系的具體情況，以及學生特點，提出工作計劃、活動方案和落實意見，做好學期總結(jié)；指導(dǎo)、幫助、督促學生會各職能部門開展工作，協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，監(jiān)督各部門的目標責任管理；定期向院團委、系總支及本系有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報學生會的工作情況，虛心接受學院的指導(dǎo)和幫助；抓好學生會領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)，提高學生會干部的政治素質(zhì)和工作水平；主持召集學生會主席團會議、學生會全體會議；帶領(lǐng)學生會全體人員，以主人翁的工作態(tài)度和認真負責的精神，敢抓敢管，秉公辦事，勇于承擔責任；負責抓好學生會的自身建設(shè)和思想政治工作，定期主持召開學生會干部生活會；保持與兄弟系學生會的聯(lián)系，經(jīng)常交流信息，不斷改進各項工作；參加校學生會例會并主持校學生會例會，協(xié)調(diào)校學生會各部工作，搞好學生會的團結(jié)；負責組織安排學生會各項工作及重大活動，并做好總結(jié)、評比、表彰工作；做好深入細致的思想工作，不斷探索新的工作方法。及時選拔和培養(yǎng)下屆學生會干部的侯選人，按時完成換屆工作；承擔任職期間團總支發(fā)生的一切責任事故的領(lǐng)導(dǎo)責任；配合學院黨委、團委以及系黨總支、團總支組織好其他方面的工作。副主席：協(xié)助主席開展各項活動，根據(jù)學生會的決定，安排落實各項工作的開展。主席不在時履行主席職責。及時提醒主席該完成的相關(guān)工作。及時掌握學生會干事的思想和工作情況，及時向主席匯報。及時發(fā)現(xiàn)各部工作中存在的問題，給予批評和指正。及時、認真完成完成主席交辦的其他的工作任務(wù)。分工主抓幾個部的工作。團總支副書記：系團總支書記主持團總支日常工作，貫徹落實系黨組織及院團委的決議精神，指導(dǎo)團支部開展各項團的活動，抓好自身組織建設(shè)，檢查監(jiān)督團支部工作，團總支副書記協(xié)助書記工作。積極配合書記搞好各項分管工作、做好輔助參謀作用；對系團總支日常管理工作負責；認真完成所分配的工作任務(wù)，及時向書記匯報工作開展情況；監(jiān)督管理各班級團支部工作，及時向書記匯報各自分管工作及各班級團支工作開展情況，抓好團支部自身建設(shè)工作；負責、協(xié)調(diào)所管轄部門（組織、宣傳、生活辦公室）的各項工作；深入同學，及時反饋同學的思想動態(tài)，認真做好同學的思想政治工作；負責組織、帶領(lǐng)全院團員青年認真學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論；學習黨的路線、方針、政策；負責組織好團課教學，嚴格團的組織生活。采用各種形式，有針對性地對團員青年進行思想政治教育，圍繞黨的中心工作開展共產(chǎn)主義、社會主義和愛國主義教育，搞好宣傳鼓動工作；負責青年積極分子的培養(yǎng)，組建好學生干部隊伍，積極向黨組織推薦優(yōu)秀團員入黨，做好新團員發(fā)展、超齡團員離團和團費收繳工作。負責搞好系、班兩級團的組織建設(shè)，負責搞好學生干部隊伍建設(shè)，指導(dǎo)幫助學生會和班委會開展工作；負責第二課堂活動使用的各種活動器材和工具；負責組織好大學生社會實踐活動，結(jié)合本專業(yè)特點，組織帶領(lǐng)團員青年深入社會、深入實際，廣泛開展青年志愿者服務(wù)活動；搞好調(diào)查研究和信息工作，及時了解和掌握本院團員青年的思想動態(tài)，并及時向黨總支和院團委匯報團員青年的各方面情況，溝通信息，有目的、有計劃地開展工作；承擔任職期間團總支發(fā)生的一切責任事故的領(lǐng)導(dǎo)責任。秘書處：配合團總支各部門和做好各部門之間的協(xié)調(diào)工作；上傳下達團總支常委的總的工作方針，保證把宏觀規(guī)劃落實到每一個部門、每一個環(huán)節(jié)；負責團總支各部門成員的考勤和紀律；加強與校團委、學工部以及各院系的聯(lián)系，發(fā)揮紐帶作用；整理常委策劃方案，以書面形式說明方案實施細節(jié)；負責“院優(yōu)秀團干”、“院優(yōu)秀團員”等評優(yōu)工作；主管團總支日常的文書，人力資源管理，資料檔案及財產(chǎn)管理；做好團總支的經(jīng)費預(yù)算、結(jié)算及收支程序；管理團總支財產(chǎn)物資；匯總計劃總結(jié)并監(jiān)督各部門運作情況；編寫報告材料。組織部：學生會組織部是協(xié)助團委加強全院共青團思想建設(shè)、組織建設(shè)及共青團干部培養(yǎng)和管理的重要職能部門。熟悉掌握全院團組織的基本情況，了解基層團組織的活動、組織生活、團總支委員情況；嚴格做好團員的發(fā)展工作，團員證的注冊和管理工作，做好團員登記、團費收繳、團員組織關(guān)系轉(zhuǎn)接等工作；負責業(yè)余團校、學生干部培訓班的組織工作；督促檢查系部團總支、團支部組織生活開展情況；協(xié)助團委做好“五四”獎先工作和團總支平時考核工作；推薦優(yōu)秀團員作為黨員發(fā)展對象，并協(xié)助做好具體考查工作；做好團組織、團員的檔案建立和管理工作，做好組織工作的各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計和材料收集工作；完成學生會交辦的其他任務(wù)。生活部：負責團總支的后勤和物資管理工作，配合其他部門開展各項工作，清點和管理本院宿舍公共財產(chǎn)，負責物資采購和倉庫管理工作；加強與學校公寓中心的聯(lián)系，完善各項生活設(shè)施和環(huán)境衛(wèi)生管理工作；加大本院宿舍區(qū)管理力度，定期進行衛(wèi)生檢查評比并公布結(jié)果。配合紀檢部查寢等一系列工作。紀檢部：積極配合各部門的工作；會議考勤和維持會議紀律；每周按時對系部寢室調(diào)查；維持系部活動紀律與安全；配合院部紀檢工作；積極配合系部老師對系內(nèi)的紀律進行調(diào)查。外聯(lián)部：對外協(xié)調(diào)，負責學生會的外事活動；加強與其他學院及校學生會的聯(lián)系和合作；為我院及各系學生會所辦活動爭取社會經(jīng)費支持。加強與社會各界及其他院系的聯(lián)系，組織策劃外聯(lián)活動；開展各類相關(guān)講座，培養(yǎng)具有一定能力的公關(guān)人才，對外宣傳財稅學院良好形象；聯(lián)系團總支各項活動的經(jīng)費贊助，以增加活動經(jīng)費。文藝部：協(xié)助校學生會文藝部開展工作，舉辦各種有益身心的文藝活動，負責創(chuàng)作組織排練各種歌舞、戲劇等文藝類節(jié)目；組建和培訓本院的文藝隊伍，促進本院的文藝事業(yè)發(fā)展。配合文藝部開展我院各類文娛活動，豐富同學們的課余生活。體育部:體育部就是組織體育方面的活動，帶動大家積極參加各種體育活動，配合學生會其它部門完成院上、系上組織開展的各種活動。組建和培訓本院的運動隊伍，參與并協(xié)助辦好校運會和其他體育比賽；組織本院和其他院校的文娛聯(lián)歡、體育比賽活動。宣傳部：響應(yīng)院黨委宣傳部、院團委和團總支的號召，作好各項常規(guī)宣傳工作，協(xié)助團總支各部開展活動；組織和協(xié)助各班開展宣傳工作，提高我系知名度，擴大我院在學校的影響力。負責我系各項活動的海報制作，宣傳展覽，協(xié)助會場布置等工作。學習部：管全系所有同學的學習，以及主辦相關(guān)的活動的職能，同時也為了切實搞好本系同學的學習，充分調(diào)動大家對學習的熱情,為大家營造一個良好的學習氛圍。圍繞學風建設(shè)，開展各種學習、學術(shù)研究活動，協(xié)助校學生會開展英語角等活動，構(gòu)建濃厚的學習、學術(shù)氛圍；協(xié)助教務(wù)處組織，參與系際、校際的學術(shù)交流活動，向院校反映教學意見與建議；收集同學們的學習方法和經(jīng)驗，適當舉辦經(jīng)驗交流和專題輔導(dǎo)活動。團總支下屬二級機構(gòu)：各班團支部：各班團支部是團總支屬下的最基本的基層組織，設(shè)有團支書、班長、學習委員、組織委員、宣傳委員、文藝委員、生活委員，各團支部在團總支的指導(dǎo)下開展工作，要求積極參與團總支組織的各項活動，保持與其他團支部的聯(lián)系與交流。會議制度：第一條定期召開一次全體班干部工作例會，要求團總支全體班干部及各基層組織負責人參加，會上部署短期任務(wù)，強調(diào)工作重點，各干部根據(jù)需要做簡短扼要的發(fā)言，工作會議由組織部負責通傳、主持和記錄。第二條每周召開依次常委團工作理會，秘書長負責通知，會議由第一副書記主持，由秘書處負責會議記錄，會后由當值常委將會議內(nèi)容匯報輔導(dǎo)老師。第三條各主管常委在第一副書記的同意下有權(quán)根據(jù)工作需要召開各級團總支班干部的工作會議，但是會議內(nèi)容必須知會其他常委。第四條職能部門的部長有權(quán)根據(jù)工作需要召開本部門的工作會議，時間、地點由各部自行安排，但必須做好會議記錄向其所屬主管常委匯報。第五條各職能部門的部長在經(jīng)過常委會的批準后有權(quán)召開各班團支部的聯(lián)合會議。第六條各級會議應(yīng)嚴格考勤，各團總支干部因故確實無法參加，必須提前將書面請假條（經(jīng)主管常委或老師批準）交到秘書處，若無法及時遞交假條的，必須在會后2天內(nèi)補上，違者按無故缺席登記在案。第七條團總支全體大會的考勤工作和各部長級以上會議的考勤工作由秘書處負責；常委例會的考勤由秘書長負責。第八條各級會議的會議記錄會后必須交由秘書處備案，會議考勤、紀律情況由秘書處登記、監(jiān)督和備案。第九條全體成員大會及各級干部會議凡遲到或缺席兩次者將被警告，凡遲到或缺席四次者將被除名。第二章細則一、

團總支書記處、主席團職責規(guī)定第一條

團總支書記負責組織、管理、協(xié)調(diào)團委、學生會各項日常工作和各部門活動；團總支副書記須配合、協(xié)助團總支書記的工作。第二條

主席認真落實學院團委、團總支交辦的各項工作，負責系廣大學生活動的整體組織、策劃工作，傳達上級指示精神，定期向黨總支匯報工作，向?qū)W生會委員會做述職報告；副主席協(xié)助主席搞好全面工作，處理學生會日常工作和解釋事務(wù)、分管部門工作。主席不在時，由副主席代理主席職責。第三條

團總支書記處、主席團主持召開學生會會議，傳達有關(guān)重要的文件精神，研究布置工作，監(jiān)督各職能部門執(zhí)行工作計劃的情況，并進行檢查、總結(jié)。負責組織安排學生會重大活動和主要工作的開展。第四條

定期召開部長聯(lián)席會議，聽取他們的意見、建議和工作情況匯報；協(xié)調(diào)各部之間的關(guān)系，監(jiān)督各部工作的落實與開展情況，促進各部門互相配合共同開展工作。第五條

組織團總支、學生會內(nèi)部的日常思想教育工作，掌握全體成員的思想動態(tài)，并及時向團總支反饋；負責學生會干部的選拔，推薦及考核工作；對有突出貢獻或違反有關(guān)規(guī)定的學生會干部提出表揚或批評，建議上級有關(guān)部門給予一定的獎勵或懲處。第六條

深入到同學中去了解掌握情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時組織研究解決。第七條

協(xié)調(diào)院團委、院學生會的工作，加強各系間交流，保證本系學生工作同步進行。第八條

負責團總支、學生會經(jīng)費使用的審批及監(jiān)督有關(guān)人員搞好物品的管理及使用。

二、各部長及部員職責規(guī)定第一條對部長的職責規(guī)定：各部部長負責制訂本部學期工作計劃，根據(jù)計劃向部員分配任務(wù)，且隨時詢問了解計劃執(zhí)行情況，并定期召開部內(nèi)會議，聽取部員對部內(nèi)工作建議及任務(wù)完成情況；部長有責任和義務(wù)對部員的活動操作能力進行培養(yǎng)和提供鍛煉的機會，充分發(fā)揮每個成員的特長，使部員團結(jié)協(xié)作，提高工作效率及工作質(zhì)量；在完成本部本職工作的前提下，各部部長應(yīng)盡力協(xié)調(diào)和組織本部部員協(xié)助其他部門工作。第二條對各部部員職責范圍的規(guī)定：按時出席每次全體會議及部內(nèi)會議；各部員應(yīng)服從部長領(lǐng)導(dǎo)，按時完成任務(wù)。在此基礎(chǔ)上，可以對工作提出合理建議或設(shè)想；及時向部長匯報工作，匯報思想；積極協(xié)助其他各部工作；積極參加學生會開展的各項活動。第三條各部部長、部員應(yīng)嚴格遵守逐級匯報、恪盡職守的工作原則。

三、人事制度第一條

本制度旨在推進學生會人事工作制度化進程，更好地堅持公開、平等、競爭、擇優(yōu)的用人原則，充分調(diào)動學生干部的工作積極性，讓德才兼?zhèn)?、熱心為同學服務(wù)的同學有更多的被提拔和重用的機會，減少學生會人浮于事的現(xiàn)象，從而提高學生會的戰(zhàn)斗力水平；第二條

錄用與任免（一）團總支學生會全體成員公開接受全系同學公開報名競聘。競聘同學須經(jīng)學生干部選舉資格審查小組審查合格后成為候選人，按照德才兼?zhèn)涞臉藴屎吐毼恍枰x舉產(chǎn)生。（二）團總支學生會組織機構(gòu)具體職位分工由學生工作組統(tǒng)一規(guī)定。成員配置為：團總書記處：團委書記一人、副書記一人；主席團：主席一人、副主席一人；各職能部門：正規(guī)要求為部長一人、副部長一人、干事四人；宣傳、體育、文藝、生活、紀檢部鑒于其工作性質(zhì)及職能原因，可以酌情分配：部長一人、副部長1人、干事4—8人。（三）被錄用的學生會干部實行試用制和任期制：試用期限一個月，試用期結(jié)束后，學生工作組根據(jù)其在此期間的表現(xiàn)做出評估，表現(xiàn)突出者即可成為團委學生會正式部員，試用期不合格者應(yīng)予辭退；任期時限按照學期劃分，依照任期內(nèi)工作表現(xiàn)，經(jīng)考核并經(jīng)主管上級提議，決定其解職或續(xù)職。（四）對經(jīng)考核發(fā)現(xiàn)的、在任期內(nèi)有較大失職行為或無作為的部長，經(jīng)請示系學生工作領(lǐng)導(dǎo)后，團總支學生會將對其隨時撤換，不受任期限制。（五）在職學生干部（宣傳、文藝、體育部成員可酌情例外），若出現(xiàn)一學期有兩門或兩門以上必修課（不含體育課）不及格，或受到院學生工作領(lǐng)導(dǎo)或校級處分者，須自動辭職，由系學生工作領(lǐng)導(dǎo)及部長聯(lián)席會議討論批準并任命新的人選。（六）學生組織機構(gòu)實行下級對上級負責。上級干部有權(quán)對考核不合格的下級干部進行撤換。（七）書記處、主席團有權(quán)對執(zhí)行機構(gòu)人員提出否決，經(jīng)部長聯(lián)席會議半數(shù)審議通過后，即可予以罷免。（八）以上各項人事任免均須報秘書處備案并上報團總支學生會。第三條

考核與獎懲（一）團總支學生會實行定期考核。以自我評議、民主評議等方式進行綜合考評。每一任期結(jié)束后對全體成員進行一次考核，學期任期結(jié)束時進行匯總考核。各學生干部的表現(xiàn)將記錄在干部檔案中，考核結(jié)果作為決定獎懲（各類評優(yōu)、組織發(fā)展等）、續(xù)聘、辭退等的重要依據(jù)。（二）書記處、主席團的考核由院學生會工作領(lǐng)導(dǎo)主持；各正副部長的考核由書記處、主席團及秘書處(秘書長不能參與對自己的民主考核)主持；各部部員的考核由團總支秘書處指派人員和各部部長主持；實行由上級干部對下級干部作出工作鑒定。（三）經(jīng)考核評出年度優(yōu)秀學生干部等各類獎勵，并予以一定的綜合測評加分（根據(jù)其在工作中的貢獻，部員給予0.5-1分的加分，部長給予1-1.5分的加分）；對有突出事跡的部員給予書面表揚并在期末綜合測評中加1.5-2分；各類獎勵提名由部長聯(lián)席會議初評，最后由系學生工作組審批。（四）對表現(xiàn)不合格甚至有違紀行為者，將給予警告、嚴重警告、通報批評直至撤消職務(wù)等紀律處分。遲到兩次者、無故缺勤一次者給予警告；遲到三次者、無故缺勤兩次者給予嚴重警告并通報批評，遲到超過五次（含五次）者、無故缺勤三次者將給予辭退處理；對組織造成不良影響、在工作中玩忽職守者，對學生干部以權(quán)謀私、濫用職權(quán)者，將視情節(jié)輕重給予嚴重警告至辭退處理；對給組織帶來財產(chǎn)損失者，必須照價賠償，并根據(jù)情節(jié)輕重給予通報批評至辭退處理；給予嚴重警告至辭退處理。獎懲均記錄歸檔。（五）以上評選工作的評選標準包括：會議考勤、工作記錄、歸檔情況，工作計劃落實程度、工作成績總結(jié)、工作態(tài)度及責任感、活動表現(xiàn)、學生干部形象建設(shè)等方面。第四條

辭退與退出：所有成員均享有向本會提出辭職或退出的權(quán)利，但必須遵循以下原則和程序：（一）所有提出辭職或退出的成員都必須具備正當理由，須提前一周由本人親自向所在的學生工作機構(gòu)的上一級遞交書面辭呈，并須經(jīng)相關(guān)上級審查批準后方可辭職；（二）對經(jīng)考核不合格的書記處、主席團干部，系學生工作領(lǐng)導(dǎo)（團委書記）有權(quán)予以勸退或直接撤換。對經(jīng)考核不合格的其他學生會干部，經(jīng)部長聯(lián)席會議討論決議后可勸退或直接撤換，并通報系學生工作領(lǐng)導(dǎo)。（三）堅決杜絕來去自由、散漫式的人事進出現(xiàn)象，反對無故辭職或退出。對那些沒有得到批準辭職或退出，但實際上卻推委工作責任、推脫工作任務(wù)的干部或部員將按照有關(guān)制度進行相關(guān)懲罰；（四）以上人事變動均由團總支秘書處負責及時清理登記；學生干部退出組織時，組織將對其進行工作總評，并記錄在檔案中。

四、例會制度第一條

本制度旨在協(xié)調(diào)學生會各職能部門及其內(nèi)部的關(guān)系，規(guī)范會議進程，嚴肅會議紀律，提高議事效率。第二條

團總支學生會會議分為部長聯(lián)席會議（部長級例會）及擴大會議、各職能部門會議和學生會全體會議。第三條

部長聯(lián)席會議（一）部長聯(lián)席會議由團系書記處、主席團和各部部長參加。部長因故缺席時可由其指定一名副部長代為參加，但缺席次數(shù)仍將作為考核獎懲標準之一記錄歸檔；（二）部長聯(lián)席會議由團總支書記及主席召集并主持（其因故缺席時可由副書記和副主席代替），秘書長負責會議的安排、通知、考勤和記錄歸檔工作；（三）常規(guī)條件下，部長聯(lián)席會議每周召開一次，即部長級例會，聽取工作匯報，以總結(jié)這本周的工作情況，討論布置近期的工作任務(wù)。必要時可召開擴大會議，召集副部長級以上干部及班長（或其他指定的相關(guān)的班委干部）共同參加；遇到臨時或緊急性工作事務(wù)時，會議可由主席臨時召集；第四條各職能部門會議（一）職能部門會議由各部部長主持召開，部長、副部長及干事參加。團總支書記、副書記、主席、副主席或秘書長必要時可列席會議；（二）職能部門會議根據(jù)實際情況定期召開，部員匯報工作情況及工作體會；各部長應(yīng)認真聽取匯報，對部員工作予以指導(dǎo)，總結(jié)本部工作，討論和布置近期的工作任務(wù)或針對臨時性工作任務(wù)進行布置和分配；（三）各職能部門會議由各部指定的副部長負責通知和記錄，定期送交副本給秘書長歸檔。第五條學生會全體會議（一）學生會全體會議根據(jù)實際需要，由團總支學生會召集全體學生會成員參加（必要時可以召集各班班長或有關(guān)班委干部參加）。（三）由正、副秘書長負責會議通知、考勤、記錄和歸檔工作。第六條所有團總支學生會成員必須準時出席例會，不得無故缺勤、遲到或者早退。因特殊原因確實無法出席者，事前或事后須向上一級提交書面請假申請，待上級批準方為準假，否則將被視為無故缺席。第七條無故缺席、遲到或早退者將予以警告、嚴重警告、撤消部員資格等處罰；無故遲到三次算一次缺勤，三次缺勤將由主席團下發(fā)勸退通知書至當事人并予以辭退。第八條會議出勤情況將作為年終評優(yōu)的標準之一，并記入學生會干部檔案表。第九條以上各類會議院學生工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員認為必要時均可列席。第十條各會議必須堅持民主集中制的議事原則，以嚴肅會議紀律，提高議事效率，保證會議在民主、高效、和諧的氣氛中進行。

五、工作制度第一條

準備階段：（一）各部門須在學期初兩周內(nèi)向書記處、主席團遞交本學期的活動計劃書。（二）對于全校性的活動，學生會各部門在活動開展前一個月向主席團遞交活動申請表，其中必須包括活動大體介紹、可行性分析、預(yù)期效果及大致預(yù)算。（三）各部門在活動開展的前兩周需向書記處、主席團遞交詳細的活動計劃書。（四）各部門在活動開展前一周內(nèi)必須與將參加此次活動的校領(lǐng)導(dǎo)、老師、單位及校外嘉賓聯(lián)系，并在活動開展的前兩天做最后確認。（五）各部門在預(yù)定時間內(nèi)對活動涉及的各類事項做全面充分的準備。第二條活動進行階段：（一）活動進行中，團總支學生會各職能部門應(yīng)嚴格按照計劃執(zhí)行，并由書記處、主席團監(jiān)督。（二）對于活動中出現(xiàn)的特殊情況須及時處理，以盡量達到活動計劃的預(yù)期效果。第三條總結(jié)階段：（一）活動結(jié)束后的一周內(nèi)，各部門應(yīng)及時到團總支報銷帳目，如需推延，須說明理由，否則逾期不予辦理。（二）活動結(jié)束后兩周內(nèi)向主席團上交詳細的活動總結(jié)及活動一覽表。

六、文件管理制度第一條本制度旨在使團總支學生會文件管理上規(guī)范化，對學生會各種文字材料實行科學有效的管理，形成一定的歷史資料，為今后工作提供必要的依據(jù)和經(jīng)驗、教訓。第二條

團總支秘書處負責文件管理工作，對學生會的文件、會議記錄活動資料、報刊及其他形式的材料進行分類、歸檔并實施有效的管理；對各項工作進行綜合總結(jié)。定期在部長聯(lián)席會議中匯報情況，為重要工作活動的進行提供咨詢，保障決策科學化。第三條

文件分類為：各級文件類（包括各項規(guī)章制度及人事調(diào)整文件）、工作計劃及總結(jié)類、會議記錄類、各部門活動資料類、學生會成員檔案類、學生會獎懲檔案類（集體/個人）、報刊類、攝影類、其他。第四條各類文件需采用統(tǒng)一的文本格式，并須統(tǒng)一編號；各類文件需準備電子稿件及打印件兩種，電子稿需上交秘書處，以便歸檔備案；打印稿需一式兩份，一份遞交秘書處，一份部內(nèi)留底。第五條

團總支學生會各職能部門學期初須遞交一份包括經(jīng)費預(yù)算的本部工作計劃書或活動申請表（經(jīng)團總支書記認定為不合格者必須重新制訂），由書記處、主席團匯總為工作計劃，上交院學生工作組審核；任期屆滿時須遞交一份工作總結(jié)，介紹任職期間的工作內(nèi)容、計劃落實情況及經(jīng)驗教訓，由書記處、主席團匯總為學生會工作總結(jié)，上報系學生工作組；以上材料歸入學生會檔案。第六條

學生會各職能部門舉行活動須提前通知秘書長，活動后將相關(guān)資料（包括學生活動宣傳資料、活動規(guī)則、活動參與者及活動效果等，重要活動須附活動一覽表及相片）送交秘書處存檔，資料送交應(yīng)及時、主動、完整。第七條

團總支學生會各項綜合性的、大型的工作活動及各職能部門的重要活動均須落實專人進行攝影，分別由秘書長（副秘書長）及各部部長負責落實，活動后相片須及時送交秘書處存檔。第八條

團總支學生會各項規(guī)章制度的制定和修改由書記處、主席團負責主持和落實，并須經(jīng)院學生工作組審批執(zhí)行，相關(guān)文字材料由秘書處存檔。第九條

部長聯(lián)席會議和學生會擴大會議由秘書長（副秘書長）記錄，各職能部門會議由副部長記錄，均須由秘書處存檔。第十條

團總支學生會由于工作出色而集體獲得獎品、紀念品，作為工作成績的體現(xiàn)，必須交由秘書處統(tǒng)一保存和管理，不得遺失。第十一條

學生會檔案資料不得隨意外借。任何部門或個人如確需借用，須向秘書處遞交正式的書面使用申請，并征得秘書長（副秘書長）同意，重要資料的借出須征得上級同意。所借資料均須于當天歸還。任何用個人原因?qū)е聶n案資料的遺失，都將追究其個人相應(yīng)責任。第十二條

組織機構(gòu)換屆時，檔案須送院學生工作組審閱，并于新一屆團總支學生會成立后移交新一任秘書處管理。

七、