費用報銷管理辦法-如何有效的管理報銷費用

費用報銷管理辦法_如何有效的管理報銷費用1、寫在費用報銷管理辦法確立之前的話我們都知道財務管理對于一個企業(yè)至關重要，財務中資產負債表、利潤表以及現(xiàn)金流量表能給企業(yè)戰(zhàn)略層做出正確的決提供數(shù)據支持，而財務部門除了要處理日常經營過程中的現(xiàn)金流通之外，還應該有效的管控相關現(xiàn)金的使用。這也是財務管理的真諦所在，而費用報銷這一環(huán)節(jié)則是財務管理中最不透明的環(huán)節(jié)，但同時也占據著巨額的費用，對于一個業(yè)務支持型的公司而言更是如此，因為在拜訪用戶的過程當中必然會產生各類各樣的差旅費用、報銷費用。那費用報銷中有哪些風險呢？我將先簡單的介紹一下費用報銷把控不嚴容易導致的問題，然后再通過事前防范、事中控制、事后處理這些流程來確定如何管理報銷費用。2、費用報銷把控不嚴容易導致的問題如果在費用報銷環(huán)節(jié)太過放松，沒有制度可循，則會存在很大的風險。如：不相容職務沒有分離，授權與執(zhí)行的錯位；ERP模塊功能造成的會計分錄割裂，容易導致業(yè)務錯誤；業(yè)務部門預算與執(zhí)行的匹配不及時，超預算得不到控制，預算制度形同虛設；費用報銷滯后，造成會計信息的失真，不能按照權責發(fā)生制記錄業(yè)務；由于制度運行缺陷，付款環(huán)節(jié)成為前端控制失效的集中體現(xiàn)，只能去被動消化；由于制度設置缺陷導致虛假報銷，濫用報銷的行為廣泛存在，使得公司的報銷費用居高不下等等。費用內部控制的根本目的在于保證會計資料的真實合法、保護企業(yè)財產的安全完整；有效的利用相關財產人力資源，最大化產生效益。因此我們要合理的做好費用報銷的頂層設計，避免無法可依、無章可循；避免浪費奢侈低效等行為的存在。費用報銷付款相關的內控可以分為與財務核算相關和經營管理相關，是通過一系列制度流程的執(zhí)行來達到目的。內控是一個過程，需要全員參與，不是僅僅是一個人或者一個制度就可以決定一切的。但內控僅能提供合理保證，不能杜絕舞弊與錯誤，需要通過不斷借鑒先進企業(yè)的成熟發(fā)展經驗、結合自身特點來完善與推行。3、事前防范措施：如何有效防范費用報銷可能存在的內控風險（1）建立權簽等級制度并嚴格執(zhí)行以級別最高的業(yè)務人員來報銷費用是保證公司權簽等級的做法。執(zhí)行與檢查的職責需要分離的原理，要求任何級別業(yè)務人員都不能權簽自己的費用，包括公司高層領導在內。如果業(yè)務發(fā)生人將費用單據轉交低級別的人員提交，而自己再權簽該業(yè)務費用，就屬于典型的逃避權簽等級的行為。對這些隱性的違反內部控制的行為進行甄別，需要財務部會計在審核這些費用時，查詢更多的費用清單、交易明細，以判斷業(yè)務真實的發(fā)生人。有的公司化繁為簡，規(guī)定如多人發(fā)生同一項業(yè)務活動時，必須以最高級別的人員來報銷費用，如此才能有效保證公司的權簽等級得到遵循。（2）強化業(yè)務工作通報機制加強結賬前的試算平衡表檢查是有效的事后防治手段，而更積極的應對措施則需要在明細賬之間建立業(yè)務通報機制，共享中轉科目的使用，互相檢查。先進行業(yè)務處理的模塊，其中包括原業(yè)務處理記錄、審批過程、本次調整分錄等有效信息，從而為下一步流程環(huán)節(jié)提供支持文件。而這些通報機制可以通過公司內部局域網的電子表格功能實現(xiàn)，即將共享文件置于服務器，使得多個使用者均可訪問查看，但限定關鍵人的修改權限是必要的。在借助IT手段降低差錯的同時，也必須及時總結常見的跨模塊業(yè)務，將其以流程文件或業(yè)務操作指導的方式固化下來，避免發(fā)生會計人員變動時工作交接的紕漏。這些累計下來的流程與文檔，將成為公司管理訣竅的有機組成部分。（3）設置預算上限，加強預算管理預算額度是費用報銷的高壓線，超過預算額度的業(yè)務活動需要特別審批。加強預算的管理作用，需要在費用報銷審批環(huán)節(jié)就納入預算的管理范圍，預算內的費用或付款將被優(yōu)先審批支付；超過預算的業(yè)務活動將被更嚴格地審批。另外，所有的預算均需要拆分到公司或部門內明細業(yè)務以及人員。預算的控制只有通過對明細項目的控制，才能達到總預算的有效執(zhí)行。（4）設立制度，防止預提費用濫用。費用報銷滯后是客觀存在的，不能完全克服，但公司內控人員需要從防范公司風險的角度來建立防止預提費用失控濫用的制度。會計主體首先需要確立企業(yè)會計政策，明確預提費用的范圍、金額限度、反沖辦法、錯誤稽核與改進措施。比如設定單一費用的發(fā)生額下限，超過該限額的費用均需要預提。從會計分錄來看，形成預提費用的同時，必然形成預提負債。內控人員可通過當期計入的費用發(fā)生額與反沖額對比，來判斷預提的準確性。合理范圍內的預提差異是可以容忍的誤差。但針對預提與反沖較大的項目，需要進一步分析差異形成的原因，要分析是業(yè)務活動發(fā)生了波動，還是預提方法不合理。賬齡分析也是稽核預提費用的一種常用辦法，通過對長期掛賬的預提負債的賬齡分析，可以發(fā)現(xiàn)原對應的預提費用是否正確。實際工作中，比較有效的一種控制措施是建立預提費用臺賬以及提高費用入賬的及時率。另外，還要加大對超期報銷的處罰力度，從反面強化及時報銷入賬。當然費用報銷除了事前建立相關規(guī)則制度進行控制之外，我們還應該做好事中控制，事后處理。4、事中控制：有效地監(jiān)控員工報銷差旅過程中的行為即在費用報銷過程當中，有效的監(jiān)督或者管控員工的使用行為，以差旅為例，如何確定員工到了正確的地點做了正確的事，這是每一個合格的財務管理人員應該思考的。由于互聯(lián)網技術的日益成熟，我們可以考慮采用很多措施來監(jiān)控員工的行為，這些措施包括網絡視頻、實時定位簽到，就可以讓以往的事中控制不透明現(xiàn)象不復存在。5、事后處理：在嚴格執(zhí)行費用報銷管理辦法的同時給予適當?shù)娜蒎e率當然就是對虛假報銷以及其他違反公司規(guī)定的員工進行嚴格的處罰。輕則不予報銷，重則除名。這樣方能落實好相關規(guī)定，當然，在處理的過程當中也盡可能的以人為本，在兼顧制度的同時，要有適當?shù)娜蒎e率，初犯的行為盡可能以警告處理，避免公司氛圍僵硬。物業(yè)安保培訓方案為規(guī)范保安工作，使保安工作系統(tǒng)化/規(guī)范化,最終使保安具備滿足工作需要的知識和技能，特制定本教學教材大綱。一、課程設置及內容全部課程分為專業(yè)理論知識和技能訓練兩大科目。其中專業(yè)理論知識內容包括：保安理論知識、消防業(yè)務知識、職業(yè)道德、法律常識、保安禮儀、救護知識。作技能訓練內容包括：崗位操作指引、勤務技能、消防技能、軍事技能。二．培訓的及要求培訓目的1）保安人員培訓應以保安理論知識、消防知識、法律常識教學為主，在教學過程中，應要求學員全面熟知保安理論知識及消防專業(yè)知識，在工作中的操作與運用，并基本掌握現(xiàn)場保護及處理知識2）職業(yè)道德課程的教學應根據不同的崗位元而予以不同的內容，使保安在各自不同的工作崗位上都能養(yǎng)成具有本職業(yè)特點的良好職業(yè)道德和行為規(guī)范）法律常識教學是理論課的主要內容之一，要求所有保安都應熟知國家有關法律、法規(guī)，成為懂法、知法、守法的公民，運用法律這一有力武器與違法犯罪分子作斗爭。工作入口門衛(wèi)守護，定點守衛(wèi)及區(qū)域巡邏為主要內容，在日常管理和發(fā)生突發(fā)事件時能夠運用所學的技能保護公司財產以及自身安全。2、培訓要求1）保安理論培訓通過培訓使保安熟知保安工作性質、地位、任務、及工作職責權限，同時全面掌握保安專業(yè)知識以及在具體工作中應注意的事項及一般情況處置的原則和方法。2）消防知識及消防器材的使用通過培訓使保安熟知掌握消防工作的方針任務和意義，熟