文件、印章管理制度

公司印章管理辦法總則為加強(qiáng)公司印章管理、規(guī)范公司印章的使用及保管，特制定本辦法。本辦法適用于公司印章的使用、保管等。印章使用印章使用必須建立用章登記制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，不符合規(guī)定的和不經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件、合同等，印章管理人有權(quán)拒印。公司印章使用范圍如下：1、凡屬以公司名義對(duì)外發(fā)文、開(kāi)具介紹信、報(bào)送報(bào)表等一律加蓋公司公章；2、凡屬部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的加蓋部門章；3、凡屬合同類的用合同專用章；4、凡屬財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的用財(cái)務(wù)專用章。第5條公司業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目協(xié)議、授權(quán)書(shū)、承諾書(shū)等用印都須先經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核、并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，填寫《印鑒使用簽批單》后方可用印，同時(shí)須將用印文件的復(fù)印件交印章保管部門備案。第6條嚴(yán)禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要，確需將印章帶出使用的，由用印人填寫《印鑒使用簽批單》，征得其上級(jí)主管同意，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由印章保管人陪同前往辦理。如確因印章保管人不便陪同的，由借用人填寫借據(jù)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可帶離公司。印章外出期間，借用人只可將印章用于申請(qǐng)事由，并對(duì)印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人代表公司與對(duì)方簽訂合同類文書(shū)、承諾書(shū)的，需填寫“專用章用印審批表”，經(jīng)有權(quán)簽字人審查同意后方可用印。第7條嚴(yán)禁在空白合同、協(xié)議、證明及介紹信上用印。因工作特殊確需用印時(shí)，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意方可；待工作結(jié)束后，必須及時(shí)向公司簽字用印的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)用印空白文件的使用情況，未使用的必須立即收回作廢，已使用的合同協(xié)議類文件須報(bào)印章管理部門備案、并留存復(fù)印件。第8條有下列情況，相關(guān)印章須停用：1、公司名稱變動(dòng)；2、印章使用損壞；3、印章遺失或被竊，聲明作廢。第9條印章停用時(shí)須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，及時(shí)將停用印章送行政部門封存或銷毀，建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。第3章印章保管第10條印章由公司行政部門統(tǒng)一印制，并指定專人保管。公司公章、合同專用公章由公司主要領(lǐng)導(dǎo)指定專人保管，財(cái)務(wù)專用章、法人代表人私章、發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部門指定兩人分別保管，各部門印章由各部門指定專人專柜保管。各印章保管人員名單須需由公司行政負(fù)責(zé)人報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)備案。第11條印章保管須有記錄并制作印章信息記錄表，注明公章名稱、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。各印章信息記錄表及圖樣需由公司行政負(fù)責(zé)人報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)備案。第12條印章保管人因事離崗時(shí)，須由總經(jīng)理指定人員暫時(shí)代管，以免貽誤工作。第13條印章保管必須安全可靠，加鎖保存，鑰匙由公司總經(jīng)理與印章保管人分別留存，不可私自委托他人代管。第14條印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，及時(shí)匯報(bào)，配合查處。第15條印章移交須辦理手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、圖樣等信息。第16條印章專管員的職責(zé)，公司所有印章專管員應(yīng)遵守本條以下規(guī)定：（一）印章專管員每天下班前應(yīng)檢查印章是否齊全，并將印章鎖進(jìn)保險(xiǎn)柜內(nèi)，妥善保管，不得將印章存放在辦公桌內(nèi)；次日上班后，應(yīng)首先檢查所保管印章保險(xiǎn)柜有無(wú)異樣，遇有重大節(jié)假日應(yīng)加貼封條，重新使用時(shí)應(yīng)先驗(yàn)鎖和封條。若發(fā)現(xiàn)意外情況應(yīng)立即報(bào)告。（二）印章專管員因事、病、休假等原因不在崗位時(shí)，須由總經(jīng)理指定人員暫時(shí)代管，印章專管員要向代管人員交接工作，交代用印時(shí)的注意事項(xiàng)。專管人員正常上班后，代管人員應(yīng)向?qū)９苋藛T交接工作，登記用印的起止日期，實(shí)行管印人員登記備案制，以明確責(zé)任，落實(shí)到人。第4章違紀(jì)責(zé)任第17條違反以上規(guī)定者，公司將追究相關(guān)人員的責(zé)任，若給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良社會(huì)影響者，公司將追究其法律責(zé)任。第18條印章保管員應(yīng)將《印章使用簽批單》保存好，每年年底底交相關(guān)行政部門匯總存檔。第5章附則第19條本辦法由公司行政部門和法務(wù)部門制定并負(fù)責(zé)解釋。第20條本辦法報(bào)總經(jīng)理審批通過(guò)后生效。本