實(shí)用-電子化采購(gòu)管理

電子化采購(gòu)管理1

傳統(tǒng)采購(gòu)的弊端2

電子化采購(gòu)的含義及流程

3

電子化采購(gòu)的主要優(yōu)勢(shì)

4

電子化采購(gòu)的策略

5

電子化采購(gòu)系統(tǒng)

6

政府電子化采購(gòu)

7

案例：惠普的電子化采購(gòu)之道8本章小結(jié)

9本章思考題

在現(xiàn)有的企業(yè)管理類(lèi)教科書(shū)中，很少把“采購(gòu)管理”作為獨(dú)立的章節(jié)進(jìn)行詳細(xì)介紹；在企業(yè)管理實(shí)踐中，采購(gòu)工作也普遍被認(rèn)為是難度較小、員工素質(zhì)要求不高的工作，在經(jīng)營(yíng)管理中處于相對(duì)次要的地位。

電子商務(wù)的發(fā)展對(duì)企業(yè)采購(gòu)管理產(chǎn)生了極為深刻的影響。

1傳統(tǒng)采購(gòu)的弊端

6．1．1采購(gòu)成本居高不下

6．1．2采購(gòu)周期冗長(zhǎng)

6．1．3采購(gòu)信息缺乏溝通與共享

6．1．4采購(gòu)文檔處理費(fèi)時(shí)費(fèi)力

6．1．5庫(kù)存積壓和物資短缺并存

6．1．6采購(gòu)范圍受地理局限

6．1．7采購(gòu)環(huán)節(jié)監(jiān)控困難

6．1．8采購(gòu)招標(biāo)往往流于形式

1．1采購(gòu)成本居高不下在一般性的工業(yè)企業(yè)中，物資采購(gòu)的成本占到企業(yè)生產(chǎn)總成本的60％以上，從事采購(gòu)工作的員工的數(shù)量和日常支出也極為可觀(guān)。因此，企業(yè)的采購(gòu)成本水平對(duì)企業(yè)產(chǎn)品的總成本有直接的影響，并進(jìn)而影響企業(yè)產(chǎn)品的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和企業(yè)的盈利水平。1．2采購(gòu)周期冗長(zhǎng)

傳統(tǒng)的采購(gòu)方式下，企業(yè)采購(gòu)的周期較為冗長(zhǎng)，主要有兩個(gè)原因：一是企業(yè)在采購(gòu)過(guò)程中選擇合適的商品及其供應(yīng)商極其不易，如果要到企業(yè)實(shí)地考察，更要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間；二是企業(yè)采購(gòu)是一項(xiàng)跨部門(mén)和組織的工作，每一個(gè)環(huán)節(jié)都有復(fù)雜的處理程序，要保證采購(gòu)的物資按時(shí)到位，必須要求物資使用部門(mén)提前較長(zhǎng)時(shí)間申報(bào)采購(gòu)計(jì)劃。1．3采購(gòu)信息缺乏溝通與共享

由于各業(yè)務(wù)部門(mén)“各自為政”，導(dǎo)致采購(gòu)信息在企業(yè)內(nèi)部不能得到及時(shí)順暢的流轉(zhuǎn)，影響采購(gòu)效率的提高。在與外部供應(yīng)商溝通的過(guò)程中，采購(gòu)部門(mén)一般處于主要地位，生產(chǎn)、研發(fā)部門(mén)很少有機(jī)會(huì)與供應(yīng)商直接接觸，對(duì)缺乏經(jīng)驗(yàn)的采購(gòu)人員或有較高技術(shù)要求的采購(gòu)物資來(lái)說(shuō)，經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生所采購(gòu)物資與實(shí)際需要不符，既造成資源浪費(fèi)，又可能耽誤生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常進(jìn)行。

1．4采購(gòu)文檔處理費(fèi)時(shí)費(fèi)力

傳統(tǒng)的采購(gòu)活動(dòng)是建立在大量的紙面文件的基礎(chǔ)之上的，從生產(chǎn)部門(mén)采購(gòu)需求的提出、到采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商的各種聯(lián)系、再到交貨及資金的結(jié)算，整個(gè)過(guò)程產(chǎn)生了大量的紙質(zhì)憑證，如領(lǐng)導(dǎo)的批示文件、合同、匯票、收貨單等等，這些單證的制作、填寫(xiě)、保存牽涉到各部門(mén)員工大量的精力，常常會(huì)因某一單據(jù)的錯(cuò)誤或遺漏而影響整個(gè)采購(gòu)工作的進(jìn)行。繁雜的采購(gòu)文檔，加之復(fù)雜的采購(gòu)程序，勢(shì)必導(dǎo)致采購(gòu)活動(dòng)的低效率。1．5庫(kù)存積壓和物資短缺并存

在消費(fèi)者需求越來(lái)越追求多樣化和個(gè)性化的今天，如果有過(guò)多的庫(kù)存成品，就必然加大銷(xiāo)售的風(fēng)險(xiǎn)。過(guò)高的原材料、零部件的庫(kù)存同樣也會(huì)給企業(yè)增加經(jīng)營(yíng)負(fù)擔(dān)，產(chǎn)生較高的存貨成本，進(jìn)而提高產(chǎn)成品的成本。

1．6采購(gòu)范圍受地理局限

在傳統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)中，采購(gòu)部門(mén)選擇供應(yīng)商很大程度上受到地理位置的局限性，一方面，與外地的供應(yīng)商聯(lián)系，差旅費(fèi)用、通訊費(fèi)用都較高，無(wú)形中會(huì)增加企業(yè)負(fù)擔(dān)：另一方面，與外地供應(yīng)商發(fā)生業(yè)務(wù)聯(lián)系，往往在資信、運(yùn)輸?shù)确矫婕哟箫L(fēng)險(xiǎn)。

1．7采購(gòu)環(huán)節(jié)監(jiān)控困難

傳統(tǒng)的采購(gòu)活動(dòng)，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)控有很多困難，因?yàn)橛性S多權(quán)力和關(guān)系在采購(gòu)過(guò)程中發(fā)揮作用。有的企業(yè)為了加大對(duì)采購(gòu)監(jiān)管的力度，建立起一套分級(jí)采購(gòu)審批程序，以防止采購(gòu)費(fèi)用的過(guò)度支出以及濫用職權(quán)，但這種審批程序?yàn)楸緛?lái)就低效和費(fèi)時(shí)的采購(gòu)工作又增添了新的枷鎖。

1．8采購(gòu)招標(biāo)往往流于形式

采購(gòu)招標(biāo)是傳統(tǒng)采購(gòu)模式中比較科學(xué)和有效的采購(gòu)方法，特別是在大額采購(gòu)或貴重物品的采購(gòu)中用得很普遍。但在傳統(tǒng)的采購(gòu)招標(biāo)過(guò)程中，真正達(dá)到招標(biāo)目的的采購(gòu)活動(dòng)并不多見(jiàn)，不少流于形式。

2電子化采購(gòu)的含義及流程

電子化采購(gòu)就是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，借助計(jì)算機(jī)管理企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)。電子化采購(gòu)從采購(gòu)要求的提出、訂單的產(chǎn)生、商品運(yùn)輸以及存貨管理等方面都有了重大的改變。網(wǎng)絡(luò)的介入使采購(gòu)流程得到優(yōu)化，并在降低成本、提高效率、增加采購(gòu)?fù)该鞫鹊确矫娑伎墒共少?gòu)企業(yè)和供應(yīng)商雙方受益，實(shí)現(xiàn)“雙贏(yíng)”。

電子化采購(gòu)的含義及流程企業(yè)的電子化采購(gòu)一般是通過(guò)應(yīng)用相關(guān)的軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)的，不同的軟件提供了不同的解決方案。這些解決方案各有其特點(diǎn)，但基本都包括如下流程：(1)填寫(xiě)訂購(gòu)單；(2)審核訂購(gòu)單；(3)聯(lián)系供應(yīng)商；(4)選擇供應(yīng)商；(5)采購(gòu)結(jié)算。

從上可見(jiàn)，在電子化采購(gòu)的整個(gè)流程中，人工參與因素越來(lái)越少，信息的傳遞基本依賴(lài)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，從而保證了采購(gòu)過(guò)程的公正、高效，對(duì)克服采購(gòu)過(guò)程中的“黑箱操作”十分有效。

3電子化采購(gòu)的主要優(yōu)勢(shì)

6．3．1顯著降低采購(gòu)成本

6．3．2有效提高采購(gòu)效率

6．3．4優(yōu)化采購(gòu)管理

6．3．5保證采購(gòu)質(zhì)量

6．3．6增加交易的透明度

6．3．7加強(qiáng)供求雙方之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系

6．3．8適應(yīng)電子商務(wù)發(fā)展大潮

3．1顯著降低采購(gòu)成本

據(jù)美國(guó)全國(guó)采購(gòu)管理協(xié)會(huì)稱(chēng)，使用電子化采購(gòu)系統(tǒng)可以節(jié)省大量成本：采用傳統(tǒng)方式每生成一份訂單所需要的平均費(fèi)用為150美元，使用電子化采購(gòu)可以將這一費(fèi)用降低到30美元。早在數(shù)年前，IBM公司就已開(kāi)始了由傳統(tǒng)采購(gòu)方式向電子化采購(gòu)方式的轉(zhuǎn)變。電子化采購(gòu)使IBM的運(yùn)營(yíng)成本不斷降低，自1995年以來(lái)，平均每年節(jié)約采購(gòu)成本約20億美元。

3．2有效提高采購(gòu)效率電子化采購(gòu)使得以前漫長(zhǎng)而艱難的信息收集、認(rèn)證、商務(wù)談判、資金結(jié)算等工作流程大大簡(jiǎn)化，采購(gòu)人員可在很短的時(shí)間內(nèi)得到比以前更廣泛、更全面、更準(zhǔn)確的采購(gòu)資料，采購(gòu)工作的效率必將會(huì)大大提高。

電子化采購(gòu)可使采購(gòu)企業(yè)牢牢把握采購(gòu)的主動(dòng)權(quán)。

3．4優(yōu)化采購(gòu)管理電子化采購(gòu)對(duì)加強(qiáng)、優(yōu)化企業(yè)的采購(gòu)管理具有重要意義?？梢詮膬煞矫鎭?lái)理解：第一，便于對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行集中管理。第二，提高企業(yè)存貨管理水平。電子化采購(gòu)可以逐漸使企業(yè)從高庫(kù)存生產(chǎn)向低庫(kù)存生產(chǎn)、微庫(kù)存生產(chǎn)過(guò)渡，直至實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存生產(chǎn)。

3．5保證采購(gòu)質(zhì)量電子化采購(gòu)中采購(gòu)商可以在很大范圍內(nèi)選擇供應(yīng)商，盡可能找到質(zhì)量和價(jià)格最為理想的合作伙伴。

通過(guò)電子化采購(gòu)，制造商只要直接登錄到零部件生產(chǎn)廠(chǎng)家的站點(diǎn)，選擇所需要的零部件品種，再在網(wǎng)上或用其他方式支付一定數(shù)量的預(yù)定金，當(dāng)廠(chǎng)家確認(rèn)訂單后，即可為制造商安排貨源，通過(guò)物流配送部門(mén)或設(shè)在制造商當(dāng)?shù)氐纳a(chǎn)廠(chǎng)家的分支機(jī)構(gòu)送貨上門(mén)，即可使制造商采購(gòu)到“正宗”的零部件，并且價(jià)格更為合理。

3．6增加交易的透明度在傳統(tǒng)的采購(gòu)活動(dòng)中，交易透明度常常因?yàn)椴少?gòu)信息的不充分受到影響，有的交易是由人為原因造成的“黑箱操作”，不僅給企業(yè)造成損失，也使不少人犯了錯(cuò)誤。電子化采購(gòu)對(duì)提高交易的透明度，減少“黑箱操作”將起到重要的作用。第一，電子化采購(gòu)可提高供應(yīng)商的透明度。第二，提高采購(gòu)商品的透明度。第三，提高采購(gòu)價(jià)格的透明度。

3．7加強(qiáng)供求雙方之間

的業(yè)務(wù)聯(lián)系

電子化采購(gòu)將大量買(mǎi)方和賣(mài)方聚集在一起，形成公平的市場(chǎng)交易價(jià)，供求雙方必須在公平價(jià)格的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)雙方的業(yè)務(wù)聯(lián)系，以保證雙方共同的利益。為了降低生產(chǎn)成本，采購(gòu)商會(huì)邀請(qǐng)供應(yīng)商共同設(shè)計(jì)改造生產(chǎn)流程，開(kāi)展多種形式的技術(shù)合作，幫助企業(yè)提高原材料和零部件的利用率，同時(shí)還會(huì)要求供應(yīng)商在合適的時(shí)間、合適的地點(diǎn)，向采購(gòu)商提供合適數(shù)量和質(zhì)量的物資，使采購(gòu)商做到零庫(kù)存生產(chǎn)。電子化采購(gòu)使供求雙方更好地成為利益共同體。

3．8適應(yīng)電子商務(wù)

發(fā)展大潮電子化采購(gòu)相對(duì)利用網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展?fàn)I銷(xiāo)業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，投入少，難度小，而見(jiàn)效十分明顯，并且，通過(guò)實(shí)施電子化采購(gòu)對(duì)促進(jìn)企業(yè)全方位實(shí)施電子商務(wù)有重要的意義。電子化采購(gòu)順應(yīng)了電子商務(wù)發(fā)展潮流，對(duì)提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和經(jīng)濟(jì)效益有很大的促進(jìn)作用。6．4電子化采購(gòu)系統(tǒng)

4．1采購(gòu)申請(qǐng)模塊

4．2采購(gòu)審批模塊

4．3采購(gòu)管理模塊

4．1采購(gòu)申請(qǐng)模塊

采購(gòu)申請(qǐng)這一模塊主要應(yīng)實(shí)現(xiàn)以下一些功能：(1)接受生產(chǎn)部門(mén)和關(guān)鍵原材料供應(yīng)部門(mén)提交的采購(gòu)申請(qǐng)；(2)接受企業(yè)ERP系統(tǒng)自動(dòng)提交的原材料采購(gòu)申請(qǐng)；(3)接受管理人員、后勤服務(wù)人員提出的采購(gòu)低值易耗品、電腦軟硬件或服務(wù)方面的申請(qǐng)等。4．2采購(gòu)審批模塊采購(gòu)審批模塊應(yīng)主要完成以下功能：(1)系統(tǒng)能根據(jù)預(yù)設(shè)的審批規(guī)則自動(dòng)審核并批準(zhǔn)所接收到的各種申請(qǐng)。

(2)對(duì)接收到的采購(gòu)低值易耗品的申請(qǐng)，直接向倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)檢查庫(kù)存，如庫(kù)存已有，立即通知申請(qǐng)者領(lǐng)用，如庫(kù)存沒(méi)有，用E-mail通知申請(qǐng)者：申請(qǐng)已批準(zhǔn)，正在采購(gòu)中。(3)對(duì)于被自動(dòng)審批未獲通過(guò)的申請(qǐng)，立即通知或郵件通知申請(qǐng)者：申請(qǐng)由于何種原因未獲批準(zhǔn)，請(qǐng)修改申請(qǐng)或重新申請(qǐng)。

采購(gòu)審批模塊(4)通過(guò)自動(dòng)審批無(wú)法確定是否批準(zhǔn)或否決的申請(qǐng)，郵件通知申請(qǐng)者的主管領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)登錄采購(gòu)系統(tǒng)，審批申請(qǐng)。(5)對(duì)于已通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，郵件通知申請(qǐng)者，并提交給采購(gòu)管理模塊。

4．3采購(gòu)管理模塊

采購(gòu)管理模塊的主要功能有：(1)接受采購(gòu)管理部門(mén)制訂年度或月份采購(gòu)計(jì)劃，制訂供應(yīng)商評(píng)估等業(yè)務(wù)規(guī)則。(2)對(duì)所接受的采購(gòu)申請(qǐng)，依據(jù)設(shè)定規(guī)則確定是立即采購(gòu)或是累積批量采購(gòu)。(3)對(duì)已生成的訂單，依據(jù)設(shè)定規(guī)則決定是立即發(fā)給供應(yīng)商，或者是留待采購(gòu)管理部門(mén)再次審核修改。采購(gòu)管理模塊(4)所有訂單，依據(jù)預(yù)設(shè)的發(fā)送途徑向供應(yīng)商發(fā)出。(5)自動(dòng)接受供應(yīng)商或承運(yùn)商提交的產(chǎn)品運(yùn)輸信息和到貨信息。(6)訂購(gòu)產(chǎn)品入庫(kù)或服務(wù)完成后，系統(tǒng)自動(dòng)郵件通知或采購(gòu)管理部門(mén)電話(huà)通知申請(qǐng)者申請(qǐng)已執(zhí)行完畢。采購(gòu)管理模塊(7)訂購(gòu)物資入庫(kù)或服務(wù)完成后，系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證向財(cái)務(wù)管理部門(mén)提交有關(guān)單據(jù)。(8)依據(jù)設(shè)定規(guī)則，系統(tǒng)在發(fā)出訂單時(shí)或者產(chǎn)品驗(yàn)收入庫(kù)后，自動(dòng)向供應(yīng)商付款，或者采購(gòu)管理部門(mén)依據(jù)有關(guān)收貨單據(jù)人工通知財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商付款。5電子化采購(gòu)策略

6．5．1逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息化

6．5．2設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)符合企業(yè)自身特點(diǎn)的電子化采購(gòu)軟件

6，5．3加強(qiáng)采購(gòu)管理人員培訓(xùn)

6．5．4堅(jiān)定不移地推進(jìn)電子化采購(gòu)的實(shí)施

5．1逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)

內(nèi)部的信息化加快企業(yè)內(nèi)部信息化建設(shè)已成為當(dāng)務(wù)之急，通過(guò)建設(shè)企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，應(yīng)用ERP(企業(yè)資源計(jì)劃)管理系統(tǒng)，把企業(yè)進(jìn)貨、銷(xiāo)貨、存貨、生產(chǎn)以及財(cái)務(wù)、計(jì)劃等各個(gè)環(huán)節(jié)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接起來(lái)，再把網(wǎng)絡(luò)延伸到企業(yè)外部，與電子化采購(gòu)系統(tǒng)對(duì)接，這樣才能成為電子化采購(gòu)的真正受益者。

5．2設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)符合企

業(yè)自身特點(diǎn)的電子化采購(gòu)軟件企業(yè)開(kāi)展電子化采購(gòu)，要求把采購(gòu)請(qǐng)求形成、請(qǐng)購(gòu)單填寫(xiě)、采購(gòu)審批、訂單下達(dá)等各項(xiàng)采購(gòu)工作都可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)并借助計(jì)算機(jī)軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。因此，電子化采購(gòu)軟件的作用顯得十分重要。

當(dāng)然，除購(gòu)成品軟件外，企業(yè)也可委托軟件公司或企業(yè)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員專(zhuān)門(mén)開(kāi)發(fā)，真正設(shè)計(jì)出符合企業(yè)需要的采購(gòu)軟件，為企業(yè)更好地開(kāi)展采購(gòu)業(yè)務(wù)服務(wù)。

5．3加強(qiáng)采購(gòu)

管理人員培訓(xùn)電子化采購(gòu)的有效實(shí)施離不開(kāi)高素質(zhì)的管理人員，他們應(yīng)掌握專(zhuān)業(yè)的采購(gòu)管理知識(shí)，同時(shí)還必須有較高的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的知識(shí)，懂得電子商務(wù)的運(yùn)作，能夠充分利用網(wǎng)絡(luò)這一先進(jìn)工具為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù)。這樣的人才，在國(guó)內(nèi)的傳統(tǒng)企業(yè)中是十分缺乏的。因此，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高現(xiàn)有管理人員的素質(zhì)是一項(xiàng)十分重要的任務(wù)。

5．4堅(jiān)定不移地

推進(jìn)電子化采購(gòu)的實(shí)施電子化采購(gòu)作為企業(yè)電子商務(wù)發(fā)展的基本應(yīng)用，是企業(yè)電子商務(wù)實(shí)施的重要組成部分，也是對(duì)傳統(tǒng)采購(gòu)方式的一次革命。

作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和采購(gòu)管理人員，必須認(rèn)清電子化采購(gòu)的發(fā)展趨勢(shì)，認(rèn)識(shí)到其在降低成本、提高效率，進(jìn)而提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力中的重要作用，堅(jiān)定不移地推動(dòng)企業(yè)電子化采購(gòu)的實(shí)施。

6政府電子化采購(gòu)6．6．1政府電子化采購(gòu)的戰(zhàn)略意義

6．6．2政府電子化采購(gòu)系統(tǒng)的組成

6．1政府電子化采購(gòu)

的戰(zhàn)略意義

實(shí)行政府電子化采購(gòu)對(duì)規(guī)范政府行為、促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展意義十分重大。

1．節(jié)約政府開(kāi)支，提高采購(gòu)效率2.推動(dòng)企業(yè)電子商務(wù)實(shí)施，促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展

3．加快政府信息化進(jìn)程，加快電子政務(wù)進(jìn)程

4．規(guī)范政府采購(gòu)行為，密切政府與企業(yè)的交流和溝通

6．2政府電子化采購(gòu)

系統(tǒng)的組成我們以政府電子化采購(gòu)較為成功的珠海市政府采購(gòu)中心的電子化采購(gòu)系統(tǒng)為例，分析電子化采購(gòu)系統(tǒng)的組成。珠海市政府采購(gòu)中心的電子化采購(gòu)系統(tǒng)由以下四個(gè)分系統(tǒng)組成：1．采購(gòu)中心內(nèi)部OA系統(tǒng)2．銀行卡管理系統(tǒng)

3．電子化采購(gòu)招投標(biāo)系統(tǒng)

4．政府采購(gòu)網(wǎng)站系統(tǒng)

7案例：惠普的電子化

采購(gòu)之道

位于美國(guó)加利福尼亞外的帕羅阿爾托·惠普公司歷來(lái)都是商務(wù)史上的革新者。他們有種離經(jīng)叛道的典型做法，就是成立許多完全獨(dú)立的子公司，并讓它們?nèi)我庾鏊鼈兿胱龅氖?只要其針對(duì)總公司的主導(dǎo)產(chǎn)品設(shè)計(jì)出來(lái)的附屬產(chǎn)品能夠在市場(chǎng)上賣(mài)得出去并賺到錢(qián)就行了)。這種做法使得惠普公司極迅速地發(fā)展，幾十年來(lái)一直在他們所處的領(lǐng)域內(nèi)獨(dú)領(lǐng)風(fēng)騷，其他的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手們遠(yuǎn)遠(yuǎn)拋在后面。不過(guò)近幾年來(lái)，惠普的發(fā)展速度有所減緩，