印信管理制度

印信管理制度1目的維護公司的名聲、信譽、安全和利益，規(guī)范公司印、信的制作、使用、保管、廢止等管理。2范圍本制度適用于公司各種印章和信函、委托書等的管理。3職責(zé)辦公室負責(zé)公司印章的刻制、換發(fā)、補發(fā)、增刻、繳銷、登記，公司行政公章的保管與使用，公司介紹信的制作、填發(fā)、管理。財務(wù)部負責(zé)財務(wù)專用章、收款專用章、合同專用章、發(fā)貨專用章的保管與使用，并登記使用記錄。人力資源部負責(zé)工會專用章、人力資源部專用章的保管與使用，并登記使用記錄。物流中心負責(zé)鄭州中轉(zhuǎn)庫專用章、內(nèi)貿(mào)發(fā)貨專用章、外貿(mào)發(fā)貨專用章的保管與使用，并登記使用記錄。市場部負責(zé)發(fā)票專用章的保管與使用，并登記使用記錄。質(zhì)管部負責(zé)檢測中心專用章的保管與使用，并登記使用記錄。4規(guī)則4.1印章刻制4.1.1公司行政章、法定代表人章、黨團、工會、社團等印章的制作、更換，由辦公室填具《印章刻制申請表》提出申請，上報系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)審核后，呈報公司董事長審批，并負責(zé)刻制。4.1.2財務(wù)專用章的制作、更換，由財務(wù)部填具《印章刻制申請表》提出申請，上報系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)審核后，呈報公司董事長審批，并負責(zé)刻制。4.1.3總經(jīng)理章的制作、更換，由公司董事長決定。4.1.4合同專用章、部門章等印章的制作、更換，根據(jù)實際需要，由使用部門提出申請，上報辦公室，由辦公室審核后，上報總經(jīng)理審批，并報董事長備案。4.1.5上述印章，均有辦公室負責(zé)刻制。4.2印章?lián)Q發(fā)4.2.1印章印文磨損、字跡不清時應(yīng)重新刻制。4.2.2需重新刻制的印章，由保管部門填具《印章刻制申請表》提出申請，拓具印模，敘明制發(fā)日期，上報辦公室審核，按制作權(quán)限規(guī)定，分報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核與審批，批準后，由辦公室按同款刻制換發(fā)。原有廢舊印章應(yīng)于換發(fā)的印章收到后一周內(nèi)，由監(jiān)印人員交辦公室保存。4.3印章補發(fā)4.3.1印章毀損或遺失時，印章保管部門應(yīng)填具《印章刻制申請表》和《印章公告作廢申請書》上報辦公室，辦公室審核后，按照印章刻制審批權(quán)限，呈報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.3.2領(lǐng)導(dǎo)審批后，由辦公室負責(zé)辦理印章作廢公告事宜，公告期滿后，進行刻制。4.3.3補發(fā)印章的文字體應(yīng)有異于原印章，以資區(qū)別。4.3.4遺失的印章尋獲時，應(yīng)即交由監(jiān)印人員于二日內(nèi)送交辦公室依印章繳銷規(guī)定辦理。4.4印章增刻一種印章以制發(fā)一枚為原則，但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需增刻者，由業(yè)務(wù)主辦部門填具《印章刻制申請表》，上報辦公室，辦公室審核后，按照印章刻制審批權(quán)限，呈報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。批準后由辦公室負責(zé)刻制。增刻的印章應(yīng)斟酌實情設(shè)法加以區(qū)別。4.5印章繳銷廢舊、廢止、撤銷或遺失尋獲的印章，應(yīng)由監(jiān)印人員填具《繳銷印章申請表》，送交辦公室核定后，按規(guī)定予以保存或注銷。4.6印章登記建檔4.6.1本管理制度出臺前各部、車間、分廠管理使用印章，由辦公室負責(zé)登記并建立印鑒檔案，未經(jīng)登記的不得使用。4.6.2新刻制的印章經(jīng)登記建檔后方可啟用。4.7印章保管和使用4.7.1公司行政公章的保管與使用a.公章保管必須安全可靠，使用完畢后須加鎖保存，公章不可私自委托他人代管。b.行政印章主要用于以公司名義發(fā)出的文件、信函、證明；向上級及有關(guān)單位提出的請示、報告；向外提供的計劃、統(tǒng)計、預(yù)決算等有約束力的文件資料；以公司名義對外簽訂的合同、協(xié)議；員工的任免、調(diào)動及聘用等。c.公司行政公章用印，由用印申請部門填具《公司印章使用審批單》，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字。辦公室主任經(jīng)核對《公司印章使用審批單》與實際用印內(nèi)容無誤后并簽字確認后，由公章保管人蓋章。公司證照復(fù)印后需加蓋公章的，還需要加蓋“此件僅限使用，再復(fù)印無效?！闭?，控制公章用途。d.公司公章正常生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)審批，非生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)以及外來業(yè)務(wù)由總經(jīng)理審批。公司正常業(yè)務(wù)往來，部門印章由部門審批，非公司業(yè)務(wù)由部長或總經(jīng)理批準。e.公司公章限在辦公室內(nèi)使用。未經(jīng)董事長或總經(jīng)理簽字批準，不允許帶出，不允許在空白介紹信、證明、合同等書面上用印。公章帶出使用時，須由辦公室指定人員隨同監(jiān)印。鄭州辦事處的章只能用于報關(guān)、出口業(yè)務(wù)使用，由外貿(mào)部門負責(zé)人審批。f.各類用章使用需由印章保管人填寫《行政公章用印登記表》。4.7.2各類業(yè)務(wù)專用章、銀行印鑒法人章和其它印章保管與使用。a.財務(wù)專用章、收款專用章、合同專用章、發(fā)貨專用章由財務(wù)部專人保管，銀行印鑒法人章、財務(wù)負責(zé)人章由本人或其授權(quán)人保管。財務(wù)專用章、法人章不得交與出納員自行保管和使用。日常工作用印由本崗位負責(zé)人在其職責(zé)范圍內(nèi)使用，超出職責(zé)范圍內(nèi)的其它事項用印需財務(wù)總監(jiān)批準后方可使用。凡在授權(quán)范圍內(nèi)洽談的合同，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核簽字后用印，并登記備案。b.人力資源部專用章由人力資源部指派專人保管和使用。用印由本部門負責(zé)人批準，重要事項請示董事長或總經(jīng)理后使用。c.黨工群用章和其它只用于內(nèi)部管理的印章，由本部門指派專人保管和使用，用印由本部門負責(zé)人批準。d.凡由各部門管理的印章均不得外借，不得帶出辦公室使用，特殊情況確需帶出的，報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。財務(wù)專用章、合同專用章、法人章需帶出使用的，要報請董事長或總經(jīng)理批準。e.各類印章的使用必須在所屬部門建立臺賬，登記使用記錄；辦公室每月對使用記錄進行檢查。f．本條未列印章的管理和使用，參照執(zhí)行。4.8介紹信管理4.8.1介紹信的制作、填發(fā)、管理由辦公室負責(zé)。介紹信必須統(tǒng)一編號，逐頁使用，不得空頁，且如實填寫存根與使用聯(lián)。介紹信必須要裝訂保存。4.8.2員工因辦公司事務(wù)需開具各種證明或介紹信時，應(yīng)填寫《開具介紹信申請表》，生產(chǎn)經(jīng)營正常業(yè)務(wù)范圍的由總經(jīng)理審批，除此以外的需上報董事長或經(jīng)董事長授權(quán)的公司領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，然后到辦公室開具介紹信。