采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件

部門：講師：易飛管理軟件

(普及版）采購系統(tǒng)培訓(xùn)(PUR)采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第1頁

1.序言2.系統(tǒng)架構(gòu)3.基礎(chǔ)信息創(chuàng)建及信息字段說明4.日常交易作業(yè)程序及報(bào)表管理5.批處理6.異常管理報(bào)表7.期初上線及信息搜集8．測驗(yàn)及問卷◆◆課程綱領(lǐng)◆◆采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第2頁一、教育訓(xùn)練課程目標(biāo)二、系統(tǒng)功效及效益序言采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第3頁１．了解系統(tǒng)效益及功效。２．了解信息搜集及整理重點(diǎn)。３．熟悉系統(tǒng)操作方式。４．了解系統(tǒng)例行作業(yè)程序。５．了解系統(tǒng)上線步驟及導(dǎo)入程序。一.教育訓(xùn)練課程目標(biāo)采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第4頁１．供給廠商價(jià)格管理。２．提供料件請購、采購、進(jìn)退貨管理。３．提供四種采購預(yù)計(jì)進(jìn)貨報(bào)表。４．供給廠商進(jìn)貨評核。二.系統(tǒng)功效及效益介紹采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第5頁１．提升料件采購流程效率與正確性。２．降低生產(chǎn)停工待料異常發(fā)生。３．加強(qiáng)供給廠商評核管理提升采購質(zhì)量。４．采購異常管理有利于降低成本。(二)、系統(tǒng)效益采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第6頁

1.序言

2.系統(tǒng)架構(gòu)3.基礎(chǔ)信息創(chuàng)建及信息字段說明4.日常交易作業(yè)程序及報(bào)表管理5.批處理6.異常管理報(bào)表7.期初上線及信息搜集8．測驗(yàn)及問卷◆◆課程綱領(lǐng)◆◆采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第7頁一、系統(tǒng)主畫面二、系統(tǒng)主作業(yè)程序概述三、采購系統(tǒng)與其它系統(tǒng)關(guān)聯(lián)系統(tǒng)架構(gòu)采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第8頁(一)、系統(tǒng)主畫面采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第9頁基本信息規(guī)劃日常交易登錄應(yīng)付票據(jù)管理信息創(chuàng)建與查對期初余額導(dǎo)入應(yīng)付帳款管理采購人員、廠商、單據(jù)性質(zhì)未結(jié)案采購單.品號廠商信息輸入基本信息列表錄入請購單錄入采購單進(jìn)貨.驗(yàn)收單退回驗(yàn)退件錄入退貨單請購單憑證采購單憑證進(jìn)貨單憑證驗(yàn)退單憑證退貨單憑證(二)、

系

統(tǒng)

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業(yè)

程

序采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第10頁采購系統(tǒng)存貨管理系統(tǒng)應(yīng)付賬款系統(tǒng)自動分錄系統(tǒng)產(chǎn)品組合系統(tǒng)基本信息系統(tǒng)（三）與其它系統(tǒng)關(guān)聯(lián)性采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第11頁

1.序言2.系統(tǒng)架構(gòu)

3.基礎(chǔ)信息創(chuàng)建及信息字段說明4.日常交易作業(yè)程序及報(bào)表管理5.批處理6.異常管理報(bào)表7.期初上線及信息搜集8．測驗(yàn)及問卷◆◆課程綱領(lǐng)◆◆采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第12頁1、前序作業(yè)2、采購管理系統(tǒng)基礎(chǔ)信息創(chuàng)建

3.基本信息創(chuàng)建及信息字段說明采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第13頁錄入工廠信息錄入倉庫信息錄入部門信息錄入幣種匯率設(shè)置編碼標(biāo)準(zhǔn)錄入職務(wù)類別錄入交易對象分類錄入頁腳/簽核錄入程序頁腳/簽核

前序作業(yè)基本信息管理信息系統(tǒng)采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第14頁1、前序作業(yè)2、采購管理系統(tǒng)基礎(chǔ)信息創(chuàng)建

基礎(chǔ)信息創(chuàng)建及信息字段說明采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第15頁一、供給廠商信息字段說明二、品號廠商價(jià)格管理三、設(shè)置采購單據(jù)性質(zhì)提議及信息字段說明

采購管理系統(tǒng)基礎(chǔ)信息創(chuàng)建采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第16頁

一、供給廠商信息字段說明１.采購廠商、托工廠商、生產(chǎn)線編碼標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)分開設(shè)定。２.有類別廠商評核需求者，同類廠商編號應(yīng)歸納同區(qū)間。３.廠商有加工亦有采購供貨者，為區(qū)分應(yīng)付帳款科目標(biāo)管理應(yīng)區(qū)分編號。(一)、廠商編號注意事項(xiàng)采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第17頁X

X

XX1.供給商2.國外廠商3.托外廠商1.五金2.電子3.包材4.印刷9.其它序號：01--99

廠商編號范例參考(10碼)采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第18頁核準(zhǔn)情況:已核準(zhǔn).尚待核準(zhǔn).不準(zhǔn)交易允許分批交貨:如“Y”,一張采購單可分多筆進(jìn)貨單進(jìn)貨隨貨附發(fā)票：如“Y”,進(jìn)貨單輸入時(shí)，發(fā)票號碼不可空白最近交易日期:由最近一次進(jìn)貨單回寫單價(jià)管制:可設(shè)置“單價(jià)超限率”,以控管采購之單價(jià)

（二）供給商信息字段說明采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第19頁6.ABC等級︰可經(jīng)過供給商ABC分析表更新7.交貨評等︰可經(jīng)過供給商評級作業(yè)更新8.質(zhì)量評等︰可經(jīng)過供給商評級作業(yè)更新以上三字段亦可由人工自行輸入與維護(hù)9.加工費(fèi)用:加工費(fèi)用明細(xì)科目(自動分錄系統(tǒng)使用)10.應(yīng)付帳款:應(yīng)付帳款明細(xì)科目(自動分錄系統(tǒng)使用)11.應(yīng)付票據(jù)︰應(yīng)付票據(jù)明細(xì)科目(自動分錄系統(tǒng)使用)（二）供給商信息字段說明采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第20頁12.付款條件:可開窗選擇在基本信息管理系統(tǒng)中建立付款條件13.結(jié)帳日:驗(yàn)收后1個(gè)月逢30日以上兩個(gè)字段均為票據(jù)管理系統(tǒng)資金預(yù)估及應(yīng)付系統(tǒng)所需求信息比如:驗(yàn)收日期為/07/05,則結(jié)帳日期為/08/30（二）供給商信息字段說明采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第21頁結(jié)帳應(yīng)付憑單進(jìn)貨單退貨單結(jié)帳作業(yè)概念—整批結(jié)帳采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第22頁進(jìn)貨單退貨單應(yīng)付憑單一對一進(jìn)貨單應(yīng)付憑單應(yīng)付憑單結(jié)帳作業(yè)概念—直接結(jié)帳采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第23頁品號廠商信息甲廠商==========A品號100元B品號200元采購單進(jìn)貨單12(一)、單價(jià)默認(rèn)起源二、品號廠商價(jià)格管理采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第24頁品號廠商信息采購單進(jìn)貨單更新核價(jià)﹦Y當(dāng)單據(jù)核按時(shí)，該單據(jù)之新單價(jià)將保留于品號廠商檔中(二)、更新商品計(jì)價(jià)(現(xiàn)行單價(jià)制)采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第25頁優(yōu)點(diǎn)：．保留變更統(tǒng)計(jì)．統(tǒng)一議價(jià)單價(jià)權(quán)限﹦Y優(yōu)點(diǎn)：．采購權(quán)限彈性化．未來可追加比較差異分析表品號廠商檔采購單進(jìn)貨單輸入及更改權(quán)限管制核價(jià)單(三)、標(biāo)準(zhǔn)單價(jià)制采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第26頁報(bào)價(jià)日期/生效日期／失效日期核價(jià)日期4/14/256/10生效日期4/15/17/1失效日期6/305/31單價(jià)元10099105采購日期采購單價(jià)4/105/208/10100元99元105元采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第27頁

分量計(jì)價(jià)數(shù)量PC單價(jià)0-1005元101---500PCS4.8元501--以上4.5元單頭信息單身信息101以上單身信息501以上

1.由“錄入供給商料件價(jià)格”中直接輸入及維護(hù)2.由更新核價(jià)核價(jià)單更新采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第28頁三、單據(jù)性質(zhì)設(shè)置提議及信息字段說明1.更新核價(jià)：

針對料件廠商交易單據(jù)，如采購單、收料單及料件廠商交易單性質(zhì)單別才有效用。2.查對采購：針對收料單是否一定要輸入采購單才可辦理收料，目標(biāo)乃防止無采單收料發(fā)生。采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第29頁

1.序言2.系統(tǒng)架構(gòu)3.基礎(chǔ)信息創(chuàng)建及信息字段說明

4.日常交易作業(yè)程序及報(bào)表管理5.批處理6.異常管理報(bào)表7.期初上線及信息搜集8．測驗(yàn)及問卷◆◆課程綱領(lǐng)◆◆采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第30頁一、采購核價(jià)作業(yè)程序二、請購作業(yè)程序及信息字段說明三、采購作業(yè)程序及信息字段說明四、采購變更作業(yè)程序及信息字段說明五、進(jìn)貨驗(yàn)收作業(yè)程序及信息字段說明六、驗(yàn)退件退回作業(yè)程序及信息字段說明七、退貨單作業(yè)程序及信息字段說明日常異動作業(yè)程序及報(bào)表管理采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第31頁書面核準(zhǔn)或計(jì)算機(jī)核準(zhǔn)一、采購核價(jià)作業(yè)程序品號廠商異動核價(jià)單核價(jià)單確認(rèn)更新供給商料件信息核準(zhǔn)采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第32頁錄入核價(jià)單作業(yè)1.單據(jù)若為更新核價(jià)者將更新供給商料件信息。2.若采購商品有分量計(jì)價(jià)需求，則直接由核價(jià)單來更新供給商料件。采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第33頁1.內(nèi)部需求憑證2.審查內(nèi)容為.品號、數(shù)量及需求日期合理性.需求起源正確性(再補(bǔ)貨提議表,BOM自動請購,其它)二、請購作業(yè)程序及信息字段說明(一)、請購作業(yè)目標(biāo)采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第34頁

1.計(jì)劃采購時(shí)所遺漏需求。2.超耗用料額外零星需求。3.非正常需求其它需求，如客戶額外訂單或代購品。

(二)、普通請購作業(yè)時(shí)機(jī)采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第35頁錄入請購單主管核準(zhǔn)請購單請購單采購詢價(jià)確認(rèn)請購單生成采購錄入采購單書面核準(zhǔn)或計(jì)算機(jī)確認(rèn)1.請購明細(xì)表2.請購情況表3.料件已請未購明細(xì)表4.供給商已請未購列表(三)、請購作業(yè)程序采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第36頁需求部門：于基本信息管理系統(tǒng)進(jìn)行錄入需求日期：系統(tǒng)默認(rèn)，由錄入品號信息前置天數(shù)推算而得采購單別單號：由請購更新后生成Q:想一想！前置時(shí)間在哪個(gè)系統(tǒng)設(shè)定呢?(四)、錄入請購單字段說明采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第37頁采購人員:由品號信息中設(shè)置供給廠商:即主要供給廠商采購單價(jià):即品號供給商單價(jià)采購碼:該請購已生成采購單則系統(tǒng)自動更新

(五)、錄入請購信息字段說明采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第38頁5.鎖定碼意義:當(dāng)采購人員收到請購信息時(shí)，必須針對此請購信息進(jìn)行審查，選擇廠商、確定單價(jià)、數(shù)量及交期，當(dāng)信息確定后表示即將要發(fā)出采購單，如此步驟完成采購人員必須將鎖定碼鎖定。采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第39頁

將完成請購信息依供給商分別產(chǎn)生采購單，更新后請:1.查詢錄入采購單作業(yè)，您將可看到采購單據(jù) 完整信息。2.請查詢錄入請購單作業(yè)將會看到采購單號。

(六)、從請購單生成采購單采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第40頁1.請購明細(xì)表2.請購情況表3.品號供給商已請購未采購明細(xì)表4.廠商別已請未購列表(七)、請購管理報(bào)表說明采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第41頁錄入采購單采購單進(jìn)度追蹤采購單采購單確認(rèn)需求確認(rèn)核準(zhǔn)供給商預(yù)計(jì)進(jìn)貨表料件預(yù)計(jì)進(jìn)貨表工單預(yù)計(jì)進(jìn)貨表采購預(yù)計(jì)進(jìn)貨表供給商料件交貨排程表采購需求書面或計(jì)算機(jī)1.現(xiàn)有庫存可用量2.品號庫存情況表

三、采購作業(yè)程序采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第42頁參考單別.參考單號.參考序號.起源單號:輸入時(shí)可為訂單、工單單號或其它備注之有意義單號。已交數(shù)量：由進(jìn)貨單及退貨單所更新，無須輸入。采購單價(jià)：1.供給商料件價(jià)格2.最近進(jìn)價(jià)3.標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)價(jià)。(一)、錄入采購單字段說明采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第43頁4.結(jié)束采購單作業(yè)：應(yīng)定時(shí)運(yùn)行本作業(yè)對于過期未交采購件采購人員應(yīng)定時(shí)檢視交貨需求性，過期未交者確定要交貨時(shí)，應(yīng)以變更交期方式更改采購單據(jù)，假如確定不交貨時(shí)，應(yīng)要指定結(jié)案，防止收料單位又進(jìn)行收料作業(yè)，您可透過采購預(yù)計(jì)進(jìn)料表幫助進(jìn)行指定結(jié)束作業(yè)。采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第44頁(二)、采購單信息起源從請購單生成采購單錄入采購單從訂單自動轉(zhuǎn)成采購單采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第45頁四、采購變更作業(yè)程序錄入采購變更單采單進(jìn)度追蹤采購變更單采購變更確認(rèn)變更CFM變更核準(zhǔn)采購單供給商預(yù)計(jì)進(jìn)貨表料件預(yù)計(jì)進(jìn)貨表工單預(yù)計(jì)進(jìn)貨表采購預(yù)計(jì)進(jìn)貨表供給商供貨統(tǒng)計(jì)表采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第46頁直接更改采購單。經(jīng)過錄入采購變更單處理。將原采購單指定結(jié)案,另開一張新采購單。(一)、采單變更處理方式采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第47頁1.采購變更單單據(jù)特征同原采購單別。2.未確認(rèn)采單直接從采單更改，無須新增采購變更單。3.已確定采購單且已經(jīng)發(fā)出采購者，應(yīng)保留變更信息且藉由采購變更通知單通知相關(guān)單位處理變更事宜。

(二)、采購單變更處理特征采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第48頁五、進(jìn)貨作業(yè)程序錄入進(jìn)貨單進(jìn)貨統(tǒng)計(jì)進(jìn)貨單進(jìn)貨單確認(rèn)到貨檢驗(yàn)進(jìn)料檢驗(yàn)貨供給商供貨統(tǒng)計(jì)表料件歷史進(jìn)貨統(tǒng)計(jì)供給商進(jìn)貨明細(xì)表供給商進(jìn)貨匯總表采購單取回驗(yàn)退驗(yàn)退件未退明細(xì)表發(fā)票與送貨文件NYNY采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第49頁(1).到貨登記(2).質(zhì)量檢驗(yàn)(3).貨款輸入資材收料IQC采購或會計(jì)單位權(quán)責(zé)(一)、錄入進(jìn)貨單字段說明采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第50頁(1).到貨日期>預(yù)交日過期碼=Y(2).運(yùn)行驗(yàn)退件退回驗(yàn)退碼=Y(3).結(jié)帳單確認(rèn)結(jié)帳碼=Y(一)、錄入進(jìn)貨單字段說明采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第51頁(1).將納入存貨價(jià)值(2).不納入廠商之應(yīng)付帳款(3).如:運(yùn)費(fèi)…..扣款金額(1).不納入存貨價(jià)值(2).將納入廠商之應(yīng)付帳款(3).如:損壞扣款…..進(jìn)貨費(fèi)用采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第52頁

此收料單應(yīng)付帳款將無限期凍結(jié)暫不付款采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第53頁依供給廠商基礎(chǔ)信息設(shè)置能夠管制是否分批交貨?？稍O(shè)置料件允超收率，超額數(shù)量禁止到貨?？稍O(shè)置收料單是否一定要有采購信息。提供提前交貨之預(yù)警。依供給廠商基礎(chǔ)信息設(shè)置能夠管制是否隨貨附發(fā)票。(二)、錄入進(jìn)貨單主要功效采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第54頁(三)、進(jìn)貨單確認(rèn)后對信息有何影響?進(jìn)貨統(tǒng)計(jì)采購單進(jìn)貨單庫存數(shù)量批號信息已交數(shù)量?采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第55頁１．供給商供貨統(tǒng)計(jì)表２．供給商供貨明細(xì)表３．料件歷史進(jìn)貨統(tǒng)計(jì)表４．料件歷史進(jìn)貨匯總表進(jìn)料統(tǒng)計(jì)管理報(bào)表采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第56頁１．名詞定義：『驗(yàn)退』：驗(yàn)收前退貨『退貨』：驗(yàn)收后退貨２．退貨單信息字段說明３．驗(yàn)退件退回明細(xì)表４.驗(yàn)退件未退明細(xì)表六、退回驗(yàn)退件作業(yè)采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第57頁七、退貨單作業(yè)程序錄入退貨單采購進(jìn)度追蹤退貨單退貨單確認(rèn)核準(zhǔn)不良檢驗(yàn)退貨單供給商采購進(jìn)貨表料件歷史進(jìn)貨統(tǒng)計(jì)供給商進(jìn)貨明細(xì)表供給商進(jìn)貨匯總表1.決定是否沖銷已交貨2.是否要指定結(jié)案Y采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第58頁(一)、進(jìn)貨單錄入字段說明進(jìn)貨單如進(jìn)行查對采購管理者，采購單號務(wù)必輸入。若該品號進(jìn)行批號管理者，批號欄位務(wù)必輸入。采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第59頁退貨單為應(yīng)付帳款減項(xiàng)。普通退貨物應(yīng)輸入原采購單號。假如該采購單已經(jīng)結(jié)案，退貨物已經(jīng)確定不再進(jìn)貨者，采購單應(yīng)指定結(jié)案。如無采購單者，退貨單價(jià)來自品號供給商信息。進(jìn)行批號管理者，批號一定要輸入。(二)、退貨作業(yè)注意事項(xiàng)采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第60頁

1.序言2.系統(tǒng)架構(gòu)3.基礎(chǔ)信息創(chuàng)建及信息字段說明4.日常交易作業(yè)程序及報(bào)表管理

5.批處理6.異常管理報(bào)表7.期初上線及信息搜集8．測驗(yàn)及問卷◆◆課程綱領(lǐng)◆◆采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第61頁一.重新計(jì)算采購已交量二.更新供給商月統(tǒng)計(jì)信息三.供給商評級四.供給商ABC分析表批次作業(yè)采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第62頁1.此為信息維護(hù)程序，無須定時(shí)運(yùn)行。當(dāng)您經(jīng)過廠商采購交貨情況表發(fā)覺您采購單已交數(shù)量異常，而進(jìn)貨作業(yè)及退貨憑證信息均正常且正確時(shí)，可運(yùn)行本作業(yè)。造成異常原因?yàn)?機(jī)器不正常DOWN機(jī)或關(guān)機(jī)造成數(shù)據(jù)庫更新不正常所造成。

(一)、重新計(jì)算采購已交量采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第63頁更新時(shí)機(jī)：當(dāng)該月份應(yīng)付帳款已經(jīng)結(jié)算完成后信息更新后您可于廠商信息查詢作業(yè)中查看統(tǒng)計(jì)結(jié)果

(二)、更新供給商月統(tǒng)計(jì)信息采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第64頁本作業(yè)應(yīng)先行運(yùn)行后才可運(yùn)行ABC分析，因?yàn)锳BC分析表將會將此兩種評等顯示于報(bào)表中，方便參考。信息統(tǒng)計(jì)完成將更新「供給商基本信息」之『交貨評等』及『質(zhì)量評等』字段。(三)、供給商評級采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第65頁0%----------------->75%----90%-------100%AEFDOPHFGCLI累計(jì)進(jìn)貨百分比廠商進(jìn)貨金額%A級B級C級100%(四)、供給商ABC分析表采購系統(tǒng)培訓(xùn)課件第66頁

1.序言2.系統(tǒng)架構(gòu)3.基礎(chǔ)信息創(chuàng)建及信息字段說明4.日常交易作業(yè)程序及報(bào)表管理5.批處理

6.異常管理報(bào)表