應(yīng)用語言系《秘書實(shí)務(wù)》教課件

制作人:文秘教研室林雙琴

福建省信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)用語言系《秘書實(shí)務(wù)》教程課件制作人:文秘教研室林雙琴福建省信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)用語言系1

“誰掌握了信息,控制了網(wǎng)絡(luò)，誰就掌握了整個(gè)世界?！?/p>

——世界著名未來學(xué)家阿爾溫·托夫勒

2第八講信息工作

本講內(nèi)容及要點(diǎn)信息與信息工作的含義；信息工作的特點(diǎn)、意義和要求；秘書部門和秘書人員獲取、加工、提供和存儲(chǔ)信息的要領(lǐng)和方法；高層次信息的開發(fā)。第八講信息工作

本講內(nèi)容及要點(diǎn)信息與信息工作的含義；38-1信息工作概述8-1信息工作概述48-1-1信息與信息工作A.廣義信息與狹義信息：狹義信息，是指通過一定的物質(zhì)載體反映出來的新的有用知識(shí)。廣義信息，是指對各種事物運(yùn)動(dòng)特征和變化的客觀描述。

課堂討論：1，報(bào)紙、電臺(tái)、電視臺(tái)以及網(wǎng)絡(luò)等所傳播的新聞是不是信息？如果是，屬廣義還是狹義信息？2，氣象信息屬廣義信息還是狹義信息？8-1-1信息與信息工作A.廣義信息與狹義信息：狹義信息，5信息的七種特性：1，客觀性；2，無限性；3，時(shí)效性；4，共享性；5，可傳輸性；6，可加工性；7，可擴(kuò)散性。B.信息的特征信息的七種特性：B.信息的特征6C.信息工作我們這里講的信息工作，特指秘書獲取、加工、傳遞、儲(chǔ)存和利用信息的一系列活動(dòng)。秘書部門既是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公機(jī)構(gòu)，又是承上啟下、聯(lián)系各方的信息中心。對領(lǐng)導(dǎo)來說，它又是參謀、助手和“耳目”。秘書部門的這些功能，哪一條都離不開信息。為領(lǐng)導(dǎo)工作提供全面、準(zhǔn)確、對路的信息，是秘書義不容辭的重要職責(zé)。C.信息工作我們這里講的信息工作，特指秘書獲78-1-2信息工作的作用（上）A.輔助領(lǐng)導(dǎo)者正確決策

信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)決策過程實(shí)際上是一個(gè)對信息的處理過程。

[案例]

“新疆金石集團(tuán)”開發(fā)“改性瀝青”生產(chǎn)并將產(chǎn)品逐步推向全國的決策過程中信息的作用。B.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)管理

科學(xué)管理的實(shí)質(zhì)：按一定的目標(biāo)，對一個(gè)管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的控制。[過程]各方信息→領(lǐng)導(dǎo)者→信息處理→發(fā)出指令→控制管理系統(tǒng)→達(dá)到既定目標(biāo)8-1-2信息工作的作用（上）A.輔助領(lǐng)導(dǎo)者正確決策88-1-2信息工作的作用（下）C.開闊領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的思路

信息社會(huì)·現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)者的“信息饑餓”。秘書自身也極需通過信息工作來開闊視野和思路，提高信息捕捉能力、創(chuàng)新思維能力、分析判斷能力、綜合概括能力、參謀咨詢能力和應(yīng)用寫作能力。D.提高秘書工作效率

秘書部門和秘書人員的絕大部分工作如撰寫公文、辦理公文、立卷歸檔、調(diào)研、辦會(huì)等等，實(shí)質(zhì)上都是在處理信息。8-1-2信息工作的作用（下）C.開闊領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的思路98-1-3信息工作的特點(diǎn)“四性特點(diǎn)”——A.服務(wù)性秘書部門信息服務(wù)的多向性。其中最直接最主要的是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)B.綜合性秘書部門提供信息種類非常廣泛；其內(nèi)容具有綜合性C.針對性同一信息對于不同的對象，其有用性即價(jià)值各不相同D.適時(shí)性秘書部門提供信息要選擇最佳時(shí)機(jī)以取得最高的吸收率8-1-3信息工作的特點(diǎn)“四性特點(diǎn)”——A.服務(wù)性B.綜108-1-4信息工作的要求信息工作6項(xiàng)要求：

A.敏銳

B.準(zhǔn)確

C.及時(shí)

D.全面

E.適用

F.經(jīng)濟(jì)[案例]某企業(yè)抓住APEC(亞太經(jīng)濟(jì)合作組織)峰會(huì)在滬召開這一信息開發(fā)唐裝生產(chǎn)大賺一把取得成功8-1-4信息工作的要求信息工作6項(xiàng)要求：A.敏銳B118-2信息的獲取

信息獲取——秘書利用各種渠道和方法獲得領(lǐng)導(dǎo)工作所需要的信息。

這是信息工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。

8-2信息的獲取信息獲取——秘書利用12領(lǐng)導(dǎo)者秘書上級(jí)信息內(nèi)部信息社會(huì)信息同業(yè)信息歷史信息國際信息8-2-1信息

獲取的范圍領(lǐng)導(dǎo)者上級(jí)內(nèi)部社會(huì)信息同業(yè)歷史國際8-2-1信息

獲取的138-2-2信息獲取八渠道

秘書領(lǐng)導(dǎo)者信息網(wǎng)絡(luò)渠道文書

渠道書刊

渠道調(diào)查

渠道會(huì)議

渠道信訪

渠道科研

渠道檔案

渠道各種信息8-2-2信息獲取八渠道秘書領(lǐng)信息文書書刊調(diào)查會(huì)議信訪科148-2-3信息獲取的方法怎樣捕捉信息？“八法”。B.文字閱讀法A.網(wǎng)絡(luò)查詢法C.收看收聽法D.會(huì)議記錄法E.相互交流法F.專題調(diào)查法G.觀察體驗(yàn)法

H.索取求購法8-2-3信息獲取的方法怎樣捕捉信息？“八法”。B.文158-3信息的加工8-3信息的加工168-3信息的加工信息從初始狀態(tài)到具有可用性，必須經(jīng)過加工處理。信息加工——將獲取的原始信息進(jìn)行鑒別、篩選、綜合、分析和編制，使之成為完整、有用的信息資料，以便提供使用。信息加工既是一種工作過程，更是一種創(chuàng)造性思維活動(dòng)；加工的成果是科學(xué)方法與智力勞動(dòng)的結(jié)晶，具有比原始信息更大的使用價(jià)值。8-3信息的加工信息從初始狀態(tài)到具有可用性，必須經(jīng)過加工178-3-1信息加工的方法（上）A.歸納法：篩選→合并同類項(xiàng)→專題信息此法便于領(lǐng)導(dǎo)深入了解研究某一方面問題。B.濃縮法。在保證信息量不變的前提下，將長信息壓縮成簡短信息。通常動(dòng)態(tài)性信息宜短，調(diào)研、經(jīng)驗(yàn)等信息材料可長些。C.縱深法?！按蚱粕冲亞柕降住?。沿縱向，一層層、一步步、一環(huán)環(huán)深透揭示問題。D.擴(kuò)充法。對殘缺不全的原始信息加以補(bǔ)充，使之成為完整有用的信息資料。8-3-1信息加工的方法（上）A.歸納法：篩選→合并同類項(xiàng)18E.對比法?？v向比較；橫向比較；兩種比較結(jié)合起來。此法反差鮮明、印象強(qiáng)烈。F.轉(zhuǎn)換法。將較抽象的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成人們?nèi)菀桌斫獾氖吕?。此法一是轉(zhuǎn)換對象之間要有可比性，二是轉(zhuǎn)換對象要通俗易懂。G.圖表法。一目了然，易傳易用。H.剪接法。多用于動(dòng)態(tài)性信息的加工。要求確定好信息主題，并正確選材、剪接。8-3-1信息加工的方法（下）E.對比法?？v向比較；橫向比較；兩種比較結(jié)合起來。此法反差鮮198-3-2信息簡報(bào)（信息內(nèi)刊）記載和傳遞、報(bào)送信息的文字材料。特點(diǎn)：“新、深、實(shí)、短”。秘書編寫信息簡報(bào)6點(diǎn)要領(lǐng)：標(biāo)題醒目；主題集中；內(nèi)容新鮮；結(jié)構(gòu)簡單；篇幅簡短；語言簡潔。討論——信息的加工與信息簡報(bào)的編寫之間有著什么樣的關(guān)系？

案例一8-3-2信息簡報(bào)（信息內(nèi)刊）記載和傳遞、報(bào)送信息的文字20A.為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解情況、正確決策、指導(dǎo)工作提供信息；B.為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解情況、正確決策、指導(dǎo)工作提供高層次信息；C.為下級(jí)機(jī)關(guān)和基層單位提供信息。8-4信息的提供與存儲(chǔ)

8-4-1秘書信息提供的對象——

“三個(gè)提供”A.為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解情況、正確決策、指導(dǎo)工作2114-4-2信息提供的要求和方式A.秘書機(jī)構(gòu)提供信息服務(wù)必須符合“四性”要求a.有很強(qiáng)的針對性；b.在內(nèi)容上要有多樣性；c.在時(shí)間上要把握適時(shí)性；d.十分注意信息提供的保密性。B,信息提供方式——

簡報(bào)

傳真電報(bào)網(wǎng)絡(luò)音像制品電話14-4-2信息提供的要求和方式簡傳電網(wǎng)音電228-5高層次信息開發(fā)8-5高層次信息開發(fā)238-5高層次信息開發(fā)[案例]衡量經(jīng)濟(jì)增長的若干有趣指標(biāo)

衡量經(jīng)濟(jì)增長狀況,除了用GDP（國內(nèi)生產(chǎn)總值）等指標(biāo)外，還有沒有一些非數(shù)字的乃至人性化的指標(biāo)呢？請看：

——英國《經(jīng)濟(jì)學(xué)家》提出的6項(xiàng)“民間指標(biāo)”：1，新車銷售量大增；2，司機(jī)需求量大增；3，房地產(chǎn)熱；4，赴海外度假者大增；5，純種狗與純種狗主人數(shù)量俱增；6，女性做隆胸手術(shù)者與女性胸圍尺碼俱增。（這些信息反映經(jīng)濟(jì)狀況？）8-5高層次信息開發(fā)[案例]衡量經(jīng)濟(jì)增長的若干有趣24[案例]（續(xù)）

——“美聯(lián)儲(chǔ)”主席格林斯潘：“GDP變輕了！”（用重量來衡量經(jīng)濟(jì)增長？）

——一些經(jīng)濟(jì)學(xué)家提出的“垃圾指標(biāo)”（用垃圾量的變動(dòng)來衡量經(jīng)濟(jì)狀況？）

——“股市→道·瓊斯、標(biāo)準(zhǔn)普爾指數(shù)→女士裙子長短（上個(gè)世紀(jì)四五十年代）”（是否很離奇？）

經(jīng)濟(jì)學(xué)家們從上述本來非常不起眼的和似乎毫無關(guān)聯(lián)的信息中開發(fā)了什么？[案例]（續(xù)）25

高層次信息要素

有分析

有情況

有建議情況:明晰性典型性分析:中肯性深刻性建議:可行性創(chuàng)見性高層次信息要素有分析有情況有建議情況:26

高層次信息秘書

秘書

領(lǐng)導(dǎo)決策全面

嚴(yán)密導(dǎo)向準(zhǔn)確超前高層次秘書秘書領(lǐng)導(dǎo)決策全面嚴(yán)密導(dǎo)向準(zhǔn)278-5-2高層次信息的開發(fā)途徑初級(jí)信息零散信息積累信息高層次信息重點(diǎn)調(diào)研綜合歸納升華突破秘書機(jī)構(gòu)秘書人員8-5-2高層次信息的開發(fā)途徑初級(jí)零散積累高重點(diǎn)綜合升華288-5-3高層次信息的開發(fā)方法要領(lǐng):根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決策的不同階段開發(fā)不同內(nèi)容的高層次信息方法：5種(與教材略有不同:將“超前預(yù)測法”與“拓展延伸法”合并;“熱點(diǎn)掃描”改為“熱點(diǎn)聚焦”)中心跟蹤法熱點(diǎn)聚焦法難點(diǎn)突破法亮點(diǎn)放大法拓展延伸法8-5-3高層次信息的開發(fā)方法要領(lǐng):根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決策的不同階29信息反饋（正反饋與負(fù)反饋）

秘書信息系統(tǒng)信息傳遞領(lǐng)導(dǎo)決策決策實(shí)施反饋信息系統(tǒng)

信息反饋之大忌：報(bào)喜不報(bào)憂！信息反饋（正反饋與負(fù)反饋）秘書信信息領(lǐng)導(dǎo)決策反饋信30案例：有一次，鐘苗接待了一位有業(yè)務(wù)往來的客戶。在交談中，客人提到：他剛從國外回來，該國的商店里擺放著不少中國陶瓷，當(dāng)?shù)厝撕芟矚g，而且對中國文化非常感興趣。鐘苗