崗位說明書講解

如何編寫崗位說明書？

如何編寫制度？深圳市秦唐盛典企業(yè)管理咨詢有限公司管理顧問:尹峻峰9/20/20231今天授課的內(nèi)容1、編寫崗位說明書的基本思路及主要模式？2、回顧公司新的組織架構和行政架構圖。3、如何編寫各部門的基本制度？課程目標：9/20/20232案例美國加利福尼亞大學的學者做了這樣一個實驗：把6只猴子分別關在3間空房子里，每間兩只，房子里分別放著一定數(shù)量的食物，但放的位置高度不一樣。第一間房子的食物就放在地上，第二間房子的食物分別從易到難懸掛在不同高度的適當位置上，第三間房子的食物懸掛在房頂。數(shù)日后，他們發(fā)現(xiàn)第一間房子的猴子一死一傷，傷的缺了耳朵斷了腿，奄奄一息。第三間房子的猴子也死了。只有第二間房子的猴子活的好好的。究其原因，第一間房子的兩只猴子一進房間就看到了地上的食物，于是，為了爭奪唾手可得的食物而大動干戈，結果傷的傷，死的死。第三間房子的猴子雖做了努力，但因食物太高，難度過大，夠不著，被活活餓死了。只有第二間房子的兩只猴子先是各自憑著自己的本能蹦跳取食，最后，隨著懸掛食物高度的增加，難度增大，兩只猴子只有協(xié)作才能取得食物，于是，一只猴子托起另一只猴子跳起取食。這樣，每天都能取得夠吃的食物，很好的活了下來。做的雖是猴子取食的實驗，但在一定程度上也說明了人才與崗位的關系。崗位難度過低，人人能干，體現(xiàn)不出能力與水平，選拔不出人才，反倒成了內(nèi)耗式的位子爭斗甚至殘殺，其結果無異于第一間房子里的兩只猴子。崗位的難度太大，雖努力而不能及，甚至埋沒、抹殺了人才，有如第三間房子里的兩只猴子的命運。崗位的難度要適當，循序漸進，如同第二間房子的食物。這樣，才能真正體現(xiàn)出能力與水平，發(fā)揮人的能動性和智慧。同時，相互間的依存關系使人才間相互協(xié)作，共渡難關。9/20/20233案例分享工作分析是否能這樣進行？9/20/20234管理者經(jīng)常遇到的困惑為什么有人工作量很大，做也做不完？為什么有人沒活干，整天喝茶看報紙？為什么會有人工作相互重疊，有功勞大家爭，有責任沒人擔？為什么會有工作沒人去做，貽誤戰(zhàn)機？？？思考9/20/20235管理者經(jīng)常遇到的困惑為什么招聘的員工，會常常不符合要求？為什么不能完成客觀的績效考核，勤無獎懶無罰？為什么公司付出了巨大的薪資總額，而員工仍是抱怨工資太低、福利太少？？思考？9/20/20236管理者經(jīng)常遇到的困惑為什么員工抱怨公司沒有提供足夠的培訓學習機會？為什么公司投入了培訓卻沒有達到期望的效果？為什么有的員工不知道自己該做些什么？為什么主管難以確切地評價下屬員工的工作成績是好是壞？？？思考為什么會產(chǎn)生這些問題呢？9/20/20237為什么會產(chǎn)生這些問題？我們并不了解每個人的工作量是多少？我們并不了解到底需要多少員工？我們并不了解如何有效地考核員工的工作？我們并不了解如何有效地發(fā)揮每個人的作用？我們并不了解員工的職業(yè)生涯？我們并不了解員工到底需要什么？我們到底該怎么辦？！因為：9/20/20238我們應該這樣做？我們應該做工作分析崗位說明書9/20/20239崗位說明書的弊端拿來主義，消化不良－－借鑒其他公司的樣本，照搬照抄閉門造車，自我杜撰，根據(jù)個人主觀愿望編寫明日黃花，西風凋敝9/20/202310崗位說明書的作用明確本崗位的價值和主要產(chǎn)出清楚自己的主要產(chǎn)出領域及結果是任職素質(zhì)提升的依據(jù)向上級尋求更有針對性的指導對于任職者9/20/202311崗位說明書的作用更加明確本部門的人員需求為合理的分派工作、制訂計劃提供參考績效考核的基礎工作之一為員工提供更好的輔導和支持對于管理者9/20/202312崗位說明書的作用為公司人力資源規(guī)劃提供依據(jù)匹配崗位與人的基礎招聘、培訓等工作的基礎崗位評價的前提，薪酬制定的基礎績效考核的依據(jù)對于人力資源專業(yè)人員9/20/202313什么是崗位？崗位是組織的基本單位/標準構件崗位基于組織而非個人崗位為組織的目標和價值而存在崗位是個人與工作之間的紐帶任職者變換，崗位的根本特征即所從事任務及主要活動不變組織目標戰(zhàn)略組織架構崗位9/20/202314崗位的特征崗位屬于組織崗位存在不取決于擔任崗位的人，而是組織的需要。崗位與任職者截然不同：人的特征表現(xiàn)于其工作風格、方法和行為，崗位的特征表現(xiàn)于其在組織內(nèi)的目的和應負責任。崗位是動態(tài)的隨著組織策略和結構的變化，崗位會發(fā)生變化。但崗位的動態(tài)性并不否認其明確性和固定性。為避免組織重疊和資源浪費，更需清楚界定崗位的責任。9/20/202315崗位、職務、任務職務＝頭銜（崗位稱謂）例如：經(jīng)理/主任/專員崗位＝職能+頭銜任務：指一項具體的工作。例如：職務：主任、專員崗位：辦公室主任、招聘專員任務：指派打印一份文件9/20/202316崗位分析流程崗位信息搜集崗位說明書撰寫崗位分析收集有關崗位內(nèi)容和崗位之間關系的信息資料研讀法問卷調(diào)查法訪談法觀察法工作日記法對崗位信息進行分析整理，分解為幾個關鍵部分以簡潔的方式固化崗位分析結果，通常為崗位說明書崗位分析6要素崗位說明書模版崗位分析方法9/20/202317崗位分析方法----崗位分析6要素崗位分析6要素崗位基本職責主要責任考核要點崗位工作權限最低任職資格工作關系基本信息崗位名稱、所在部門、層級等基本職責該崗位存在的基本職責和工作內(nèi)容主要責任考核要點崗位的關鍵責任和產(chǎn)出成果，最多不超過10項崗位工作權限根據(jù)崗位應負的責任，賦予該崗位相應的權利最低任職資格通常指擔任該崗位需要的最低資格和基本素質(zhì)要求工作關系該崗位在組織中的位置，通常用圖、表形式表現(xiàn)基本信息9/20/202318崗位說明書模板

行政部主要業(yè)務和組織架構.doc職位名稱所屬部門職等職級直屬上級直接下級間接上級晉升方向橫向協(xié)調(diào)輪轉崗位一、職能職責及工作內(nèi)容1基礎工作：2重點工作：二、考核要點：三、權責范圍1權力：2責任四、工作關系1報告對象：2監(jiān)督：3指導：4協(xié)調(diào)者：5外部關系：五、任職資格1、教育背景：2、培訓及資歷：3、經(jīng)驗；4、技能：5、個性特征：9/20/202319基本信息職位名稱所屬部門職等職級直屬上級直接下級間接上級晉升方向橫向協(xié)調(diào)輪轉崗位××部門××崗位說明書崗位名稱＝職能+職務。盡量與業(yè)界一致，便于比較和交流；堅持名實相符，保持內(nèi)部層序清晰；對外如市場銷售等崗位可靈活一些。9/20/202320職能職責及工作內(nèi)容

基礎工作1組織召集公司的重大會議、專題會議、行政例會并做好會議記錄。2全面負責公司的人力資源管理（規(guī)劃、招聘、培訓、考核、薪酬）和開發(fā)工作。3全面負責公司的行政、后勤、總務、清潔衛(wèi)生、保衛(wèi)工作。4制定公司人力資源、行政后勤管理等規(guī)章制度并監(jiān)督執(zhí)行。5組織公司重要文件等資料的保管和定期歸檔工作。6受理各部門關于人力資源、行政后勤管理方面的投訴。7組織公司會議管理、檔案文書處理。8組織車輛、保衛(wèi)、宿舍、員工食堂等管理。9辦公用品的申購、發(fā)放與管理。10對本部門和相關部門進行不定期的人力資源知識、行政管理知識、規(guī)章制度等培訓。重點工作１組織制定員工招聘、培訓、調(diào)動、考核以及升遷、獎懲、職稱評級等人事管理方針、政策、規(guī)章和標準，并監(jiān)督執(zhí)行。2負協(xié)調(diào)和指導本部門和各部門的人才招聘、員工培訓、績效考核、薪酬等工作的進行，確保公司人力資源工作的合理使用。3及時解決公司管理過程中的人事問題（如：人事糾紛、勞資關系、人員補缺等）。4對公司政策、規(guī)章制度、工作程序、會議決議和總經(jīng)理指示的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。5負責組織公司各類文化體育活動，豐富員工的業(yè)余生活。6負責公司印章、證照、證本、辦公和通訊設備的管理和使用。7計劃、審核和控制人力資源管理成本，為公司提供合理的人力資源規(guī)劃，并對其實行程序化管理。8制度的執(zhí)行力和執(zhí)行效果。9/20/202321考核要點

１會議記要編寫的及時和準確性。２總經(jīng)理交辦工作的達成率（完成質(zhì)量、時間）。3本人工作（周、月、年）計劃的提交及時性，計劃書質(zhì)量，計劃達成率。4員工招聘的及時率和合格率，員工培訓的達成率，員工的流失率。5員工考核的及時、公正、公平。6后勤保障的質(zhì)量（飯?zhí)?、宿舍、保安、清潔衛(wèi)生、物業(yè)管理等）。7辦公設備、網(wǎng)絡安全與維護。8規(guī)章制度的實施、完善、評估與提升。9員工投訴處理的及時性、有效性及滿意度。10印章、證照、證本的完整和安全。11團隊建設質(zhì)量（培訓、考核、培養(yǎng)管理梯隊人才、團隊成員的工作計劃達成率）。9/20/202322權責范圍

權力1人事任職、免職、升遷、調(diào)崗建議權。2經(jīng)總經(jīng)理授權后，可獨立開展人員的招聘、錄用及考核等各項工作。3人力資源、行政后勤預算及其控制權。4辦公設備設施的申購、發(fā)放與管理權。責任1對人力資源的合理配置（招聘、培訓、升遷、任免、調(diào)崗）負領導和組織責任。2對勞動爭議處理不當負領導責任。3對人才流失負管理責任。4因勞動合同的簽訂與管理不善，發(fā)生勞動爭議并對公司造成損失，應負相應的經(jīng)濟責任和行政責任。9/20/202323工作關系1報告對象：總經(jīng)理。2監(jiān)督：下屬各科室、其他職能部門。3指導：下屬各科室。4協(xié)調(diào)者：各部門部長。5外部關系：行政、人事相關公共關系。9/20/202324任職資格1、教育背景企業(yè)管理、心理學、人力資源管理專業(yè)本科以上學歷。2、培訓經(jīng)歷受過管理學、心理學、公共關系、財務管理、社會學、領導藝術與人力資源管理等知識培訓。3、經(jīng)驗有10年以上大中型企業(yè)相關或同等職位工作經(jīng)驗，至少5年以上主管行政、人力資源管理工作經(jīng)驗。4、基本技能和素質(zhì)1）品格高尚、道德素養(yǎng)好、富有責任心。2）語言、文字表達能力較強，熟練掌握溝通、交談技巧。3）具有先進的行政、人事管理觀念和管理方法。5、個性特征1）性格溫和，主動積極，樂觀，樂于助人。2）忠誠守信、工作嚴謹、敬業(yè)、責任心強。3）具有團隊合作精神。9/20/202325鋼寶公司新部門架構圖總經(jīng)理行政部制造部營銷部技術部品管部財務部總經(jīng)辦專家委員會9/20/202326公司各部門新負責人名單總經(jīng)理：徐建忠行政部長王盤金兼制造部長孫建魁兼營銷部長高會華技術部長江沛琪兼品管部長田建生兼財務部長（暫缺）總經(jīng)辦:總助王盤金專家委員會當前任職人員均屬暫時代理，三個月考核合格正式任命。部長暫缺由總經(jīng)辦直管。科長暫缺由部長直管。成員組成副總(孫建魁)副總(田建生)總工(江沛琪）主任(徐樂中）

行業(yè)專家管理專家金融專家技術專家人力專家法律專家9/20/202327公司新的科室架構圖總經(jīng)理行政部制造部營銷部技術部金工車間冷輥車間熱工車間行政辦品管部財務部總經(jīng)辦專家委員會維修工段市場科客服科銷售科資產(chǎn)科會計科生產(chǎn)辦檢驗科品管科研發(fā)科工藝科倉庫9/20/202328公司新行政架構圖總經(jīng)理：徐建忠行政部部長制造部部長營銷部部長技術部部長行政辦主任品管部部長財務部部長總經(jīng)辦主任專家委員會市場科長客服科長銷售科長資產(chǎn)科科長會計科科長檢驗科科長品管科科長金工車間主任冷輥車間主任熱工車間主任維修工段段長生產(chǎn)辦主任研發(fā)科科長工藝科科長倉管主任9/20/202329公司各科室新負責人名單當前任職人員均屬暫時代理部長暫缺由總經(jīng)辦直管科長暫缺由部長直管行政部財務部制造部品管部營銷部技術部倉庫主任：龔德治倉管員：生產(chǎn)辦（副部級）主任：劉新建兼副主任：吳泛舟行政辦主任（缺）會計科科長：黃玉珍出納：戴麗琴維修工段：段長：張仁良副段長:王福滿品管科科長：周月梅副科長：田利生市場科科長：副科長：羅燕研發(fā)科科長(缺)

資產(chǎn)科科長:（缺）熱工車間主任：顧國元副主任：王永偉、陸云保檢驗科科長：陳岳峰銷售科科長：高會華兼工藝科科長（缺）

金工車間主任：龔文炳管理員：周葉

客戶服務科科長(缺)

冷輥車間主任(缺)副主任：范根華

9/20/202330公司組織架構功能職責配置圖總經(jīng)理行政部制造部營銷部技術部行政人力安全后勤采購機加熱處理冷輥處理鑄造計劃工藝統(tǒng)計定額外協(xié)訂單確認訂單跟蹤外協(xié)跟蹤儲運管理客戶管理銷售考核情報收集營銷策略生產(chǎn)辦市場科品管部財務部會計出納成本銀行稅務客戶服務總經(jīng)辦計劃預算制度建設決策執(zhí)行內(nèi)部督察績效考核公關傳播專家委員會戰(zhàn)略管理資源拓展項目論證資本運營績效標準人力考評銷售業(yè)務會計行政辦資產(chǎn)計劃觀算資金資產(chǎn)投資融資冷軋熱工金工維修設備.機電維修貫標品控檢驗統(tǒng)計改善外控品管檢驗質(zhì)檢統(tǒng)計其它研發(fā)銷售客服情報技術產(chǎn)品裝備研發(fā)規(guī)范協(xié)作工藝審單工藝設計培訓質(zhì)監(jiān)其它物料管理倉庫9/20/202331制度編寫為什么要編寫公司各部門的制度？9/20/202332制度的種類制度建設是一個制定制度、執(zhí)行制度并在實踐中檢驗和完善制度的理論上沒有終點的動態(tài)過程，從這個意義上講，制度沒有“最好”，只有“更好”。但科學的積極的制度設計，能降低“風險”、減少“成本”、提高“效益”按照制度的剛性程度和作用范圍，我們可以將一個組織的制度簡單分為5種：1、管理制度：是組織管理系統(tǒng)的基本框架，保證管理秩序的根本性的管理制度。2、管理規(guī)定：對某專項的涉及到全組織或某一個專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)的工作所做出的具體要求。3、管理辦法：對于一項具體工作、操作步驟或對于一個具體的項目的管理所做出的要求。4、實施細則：對于組織管理系統(tǒng)內(nèi)某一個管理制度的具體實施步驟所做出的具體規(guī)定。5、工作條例：組織內(nèi)部局部性的、或階段性的工作所做出的系列化規(guī)定。9/20/202333如何做好制度的系統(tǒng)化與有機整合呢？一.加強制度建設應當進一步深化對制度功能的認識，不斷加大推進工作制度化的力度。二.加強制度建設應當著眼于機制的建立完善，努力實現(xiàn)制度在更高層面的系統(tǒng)整合。三.加強制度建設應當注重發(fā)揮制度的整體功效，著力構建科學的制度體系。四.加強制度建設應當要不斷提高制度建設的質(zhì)量和水平。制度建設關鍵是要管用、可行。對于已經(jīng)不能適應目前管理需要的制度，要及時地進行修訂，將不符合公司發(fā)展需要的規(guī)定予以廢止，重新制定適合管理需要的、統(tǒng)一的制度。9/20/202334制度編寫的要點1、制度的目的是什么？2、制度的適用范圍。3、制度的內(nèi)容。3.1基本內(nèi)容.3.2執(zhí)行好的獎勵.3.3違反的懲處.4、制度編制的編制單位、時間、批準、解釋權、實行/試行時間。9/20/202335范例：1、電腦管理規(guī)定.doc2、考勤管理規(guī)定.xls3、圖書管理規(guī)定.doc4、鋼寶會議制度.doc9/20/202336制度完成時間表工作內(nèi)容工作進程主導部門配合部門完成時間1、部門組織架構和崗位說明書的編寫編寫前培訓顧問公司各個部門8月5日部門組織架構的編寫顧問公司各個部門已經(jīng)完成各部門崗位職責說明書的編寫各個部門顧問公司8月20日崗位職責說明書的匯總成冊顧問公司各個部門8月25日崗位職責說明書的簽發(fā)徐總8月30日2、企業(yè)管理各項制度的建設1人力資源管理制度：人力規(guī)劃、招聘制度、培訓、績效考核制度、薪酬制度、激勵制度、福利制度、入離職制度、升遷制度、獎懲制度、員工職業(yè)生涯、考勤制度、保密制度、合同管理。行政部顧問公司8月252行政后勤管理制度：保安管理、消防安全、清潔衛(wèi)生、辦公設備（桌椅、電腦、網(wǎng)絡、攝像、投影等）管理、辦公用品的申購使用管理、電話管理、宿舍管理、水電管理、會議管理、車輛管理、飯?zhí)霉芾怼⒉少徆芾?、廢舊材料管理、物業(yè)管理、門禁管理、圖書管理行政部顧問公司8月253生產(chǎn)管理制度：外協(xié)加工管理、計劃管理、統(tǒng)計管理、