會計檔案整理講稿

會計檔案管理重慶市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處左莉63899392一、會計檔案管理的依據(jù)財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號）《重慶市檔案局重慶市財政局關(guān)于進一步規(guī)范會計檔案整理工作的通知》（渝檔發(fā)[2010]26號)二、會計檔案的歸檔范圍本單位形成的會計憑證、會計帳簿、財務(wù)報告、銀行對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等會計核算專業(yè)材料。本單位的經(jīng)費預(yù)算、財務(wù)收支計劃以及各種財務(wù)制度，財務(wù)管理文件材料，納入文書檔案立卷。會計檔案移交清冊，會計檔案銷毀清冊歸入全宗卷。注：預(yù)算通知單歸入文書檔案進行整理，保管期限10年。三、會計檔案的分類會計憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證，其他會計憑證（99年后的工資冊）會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳薄，其也會計帳薄財務(wù)報告類：月報、季報、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明其他類：余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單四、會計檔案的保管期限會計憑證類：15年會計帳薄類：現(xiàn)金出納帳、銀行存款日記帳25年總帳、明細帳15年財務(wù)報告類：月報、季報5年年度決算報告永久其他類：余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單5年其余各種會計檔案的保管期限按《會計檔案管理辦法》附表一、二執(zhí)行。五、會計檔案的整理

會計檔案分類、分保管期限進行整理。

（一）會計憑證的整理1、會計憑證的裝訂＊按月分開并按憑證號順序排列，折疊整齊、規(guī)范；＊拆除金屬物，加具憑證封面，用線繩或塑釘裝訂成卷，厚度1——2厘米，不超過2.5厘米＊裝訂后密封，加蓋經(jīng)手人章或財務(wù)專用章2、填寫會計憑證封面項目3、排列會計憑證同一年度按記賬分類，按月先后順序排列。4、編號在每冊會計憑證封面上編制案卷號，跨年度拉通編制，或分年度編制。跨年度編號的最大號不超過999。5、裝盒按會計憑證的排列順序，依次將憑證裝入憑證盒內(nèi)。一盒可裝一卷或數(shù)卷。并填寫憑證盒封面項目。企業(yè)、事業(yè)單位可在憑證盒盒脊上端填寫檔號。

會計檔案憑證盒

全宗名稱憑證名稱憑證起止號號至號起止日期自年月日至年月日全宗號目錄號案卷號全宗號目錄號年度月份案卷號保管期限6、編目會計憑證應(yīng)逐卷編目。會計憑證案卷目錄案卷號題名時間憑證起止號保管期限備注會計憑證目錄應(yīng)加封面會計檔案案卷目錄

全宗名稱：

類別：

保管期限：

年度：(二)會計賬簿、財務(wù)報告及其他類會計檔案的整理1、裝訂會計賬簿、財務(wù)報告及其他類會計檔案區(qū)分類別和保管期限立卷。用線和不銹鋼釘裝訂，訂本賬保持原裝訂方式。2、封面要求會計賬簿、財務(wù)報告及其他類會計檔案，裝訂時應(yīng)加封面，封面格式如下：（全宗名稱）（類別）（案卷題名）全宗號目錄號年度保管期限案卷號訂本賬和已有封面且封面內(nèi)容能揭示會計檔案內(nèi)容的，無需再加封面，只在封面上加蓋歸檔章。歸檔章格式如下：全宗號目錄號年度保管期限案卷號65mm×18mm(長×寬）3、排列永久保管的財務(wù)報告按年度順序依次排列。定期保管的會計賬簿、財務(wù)報告及其他類會計檔案，按年度順序依次排列同一年內(nèi)按保管期限從高至低排列；也可區(qū)分保管期限按年度順序排列。（個別單位工資冊未入憑證的，排入定期內(nèi)）企業(yè)、事業(yè)單位分年度、分類別排列。4、編號①編頁號②編案卷號按排列順序編案卷號，跨年度編制。最大不超過999。企業(yè)、事業(yè)單位分年度、分類別編制案卷號。5、裝盒

按會計檔案排列順序，依次裝入會計檔案盒，一盒一卷或數(shù)卷，盒內(nèi)末放置一張備考表。并填寫相關(guān)項目。企業(yè)、事業(yè)單位檔案盒封面只填全宗名稱一欄，盒脊上端填寫檔號。檔號編制格式：9.1—2009—1(即為2008年會計憑證第一卷)；9.2—2009—1（2008年會計賬簿第一卷）（全宗名稱）會計檔案全宗號————目錄號————年度————保管期限————案卷號————會計檔案全宗號目錄號年度保管期限案卷號

備考表盒內(nèi)情況說明整理人————檢查人————

年月日6、編目會計檔案應(yīng)逐卷編目。案卷目錄應(yīng)加封面，格式如憑證目錄封面格式。案卷號題名年度頁數(shù)保管期限備注企業(yè)會計檔案的排列、編號企業(yè)會計檔案的分類排列仍按《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》（國檔發(fā)[1991]20號）執(zhí)行。分年度、分類別（四大類）排列、編號在編制目錄時“案卷號”改為“檔號”檔號編制格式：9.1—2008—1(即為2008年會計憑證第一卷)；9.2—2008—1（2008年會計賬簿第一卷）六、會計檔案的銷毀

(一)成立鑒定小組應(yīng)在機關(guān)分管負責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由本單位檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)有關(guān)人員共同組成鑒定小組。（二）對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀。應(yīng)抽出組卷，并保管到未了事項完結(jié)為止。對于抽出組卷的會計檔案應(yīng)在銷毀清冊和保管清冊中注明。（三）對需要銷毀的會計檔案應(yīng)按程序銷毀1、由鑒定小組提出銷毀意見，編制銷毀清冊（會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限