項目二 Office高級應(yīng)用-Word軟件

信息技術(shù)與人工智能基礎(chǔ)項目二Office高級應(yīng)用—Word軟件01項目背景02思維導圖03思政聚焦04項目相關(guān)知識05項目任務(wù)目錄CONTENTS06項目小結(jié)與展望01項目背景隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，數(shù)字化辦公已經(jīng)逐漸滲透到各行各業(yè)，大量的信息、文檔需要通過文字處理軟件進行處理。目前，比較常用的文字處理軟件有MicrosoftWord、WPSOffice等軟件，這些文檔編輯軟件可以滿足人們對文本布局的需求，一方面可用于文字編輯、排版、表格制作、批量信函制作、修訂、打印等，另一方面還可以隨時隨地閱讀、編輯和共享，極大地提高辦公效率，是實現(xiàn)無紙化辦公的重要工具。本項目著重介紹MicrosoftWord2016文字處理軟件的應(yīng)用，它是Office辦公軟件中的一個組件，其主要作用就是對文檔進行編輯、排版、電子輸出等操作，具有內(nèi)存占用低、運行速度快、體積小巧等特點，同時支持閱讀和輸出PDF文件，讓辦公更方便。通過學習，提高讀者規(guī)范性、創(chuàng)造性地完成任務(wù)的能力。項目背景02思維導圖思維導圖03思政聚焦隨著科技的進步,綠色環(huán)保的無紙化辦公理念已經(jīng)滲入到各行各業(yè)。Word2016文字處理軟件是Office辦公軟件中的一個組件，其主要作用就是對文檔進行編輯、排版、電子輸出等操作。它具有內(nèi)存占用低、運行速度快、體積小巧等特點。Word2016全面兼容微軟word97-2010格式，并且支持閱讀和輸出PDF文件，讓辦公更方便。群主模式協(xié)同工作，云端同步數(shù)據(jù)，滿足不同協(xié)同辦公需求，無論身處何地，均可實時協(xié)作，滿足用戶多平臺、多設(shè)備的辦公需求，使團隊辦公更高效、更便捷、更輕松，提升辦公效率快人一步。04項目相關(guān)知識2.1編輯文檔1.創(chuàng)建Word文檔創(chuàng)建Word文檔，即創(chuàng)建一個新的空白文檔。創(chuàng)建新的空白文檔最簡單的方法是在計算機桌面上單擊鼠標右鍵，選擇“新建”→“MicrosoftWord文檔”并單擊。2.保存Word文檔Word文檔的保存可以通過“保存”或“另存為”操作來實現(xiàn)。“保存”是直接對原有的文檔進行覆蓋，而“另存為”則是另外生成一個新的文檔，原來的文檔保持不變。3.插入文本框文本框是一種可以移動、調(diào)整大小的文字或圖形容器，利用文本框可以制作出特殊的文檔版式，在文本框中可以輸入文本，也可以插入圖片。在文檔中，插入的文本框可以是Word軟件自帶樣式的文本框，也可以是手動繪制的橫排或豎排文本框。2.1編輯文檔4.插入圖片在Word軟件中，為了使文檔更加美觀，用戶可以根據(jù)需要將圖片插入文檔中。5.插入藝術(shù)字“藝術(shù)字”是指以普通文字為基礎(chǔ)，經(jīng)過藝術(shù)加工的變形字體。在文檔中插入藝術(shù)字，可呈現(xiàn)出不同的效果，達到增強文字觀賞性的目的。6.添加項目符號和編號項目符號是指放置在條目前面的符號，沒有先后順序可言，可起到強調(diào)作用，可以使文檔的層次結(jié)構(gòu)更清晰。項目編號則是一串有順序的數(shù)字或者字母，方便識別條目所在位置，可使文檔條理清楚和重點突出，可提高文檔的閱讀速度。2.1編輯文檔7.插入圖表圖表是對屬性數(shù)據(jù)進行直觀、形象“可視化”的手段。插入圖表可以幫助人們進行數(shù)據(jù)分析，以便更好地了解數(shù)據(jù)間的比例關(guān)系和變化趨勢，從而對研究對象做出合理的推斷和預(yù)測。8.插入SmartArt圖形SmartArt圖形用于在文檔中展示流程圖、結(jié)構(gòu)圖或關(guān)系圖等圖示內(nèi)容，具有結(jié)構(gòu)清晰、樣式美觀等特點。9.插入圖形圖形是指具有某種規(guī)則形狀的圖，例如正方形、橢圓、箭頭和星形等，當需要在文檔中繪制圖形或為圖片等添加圖形標注時都會用到，并可對其進行編輯美化。2.1編輯文檔10.添加封面在制作某些辦公文檔時，可通過添加封面來表現(xiàn)文檔的主題。封面內(nèi)容一般包含標題、副標題、文檔摘要、編寫時間、作者和公司名稱等。11.添加背景效果為Word文檔添加背景能夠為文檔帶來活力，起到吸引讀者突出主題等作用。頁面背景可以是純色背景、漸變色背景、圖片背景和水印效果等。12.保護Word文檔為了防止他人隨意查看文檔信息，在Word軟件中，可以通過對文檔進行加密來保護整個文檔。13.導出為PDF文檔Word軟件提供了將Word文檔導出為PDF文檔的功能。PDF文檔具有文件體積較小、易于存儲、不容易被篡改、格式不走樣、方便閱讀等優(yōu)點，因此該格式被廣泛應(yīng)用于日常辦公中。2.2制作表格1.表格的組成Word表格由若干行、若干列組成，行與列的交叉部分稱為單元格。單元格中可以填充文字、圖像等元素。標題行又稱為表頭，通常指表格中的第一行，一般由列標題等元素組成。一個Word表格最多可以有65536行、256列。2.插入表格的方法插入表格有兩種方法，分別是自動插入表格和繪制表格。3.合并單元格合并單元格是指把兩個或多個相鄰單元格合為一個單元格。4.拆分單元格拆分單元格是指把一個或多個相鄰的單元格拆分為兩個或兩個以上的單元格。2.3制作批量信函1.主控文檔主控文檔又稱主文檔，是一組單獨文檔的容器，可創(chuàng)建并管理多個文檔，從而提高文檔的編輯效率。2.數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)源包含若干個體信息，可以來自Word表格、Excel工作簿、Outlook聯(lián)系人列表或者利用Access創(chuàng)建的數(shù)據(jù)表。數(shù)據(jù)源可以在“郵件合并分步向?qū)А钡牡?步【選取收件人】中通過鍵入新列表的方法來創(chuàng)建，也可以事先創(chuàng)建，常用的方法是事先創(chuàng)建好數(shù)據(jù)源，特別是在數(shù)據(jù)源比較多的情況下。3.“郵件合并”功能“郵件合并”是將文件和數(shù)據(jù)庫進行合并，快速批量生成Word文檔，用于解決批量分發(fā)文件或郵寄相似內(nèi)容信件時的大量重復(fù)性問題。4.合并域合并域是指在主文檔中要放置數(shù)據(jù)源中相關(guān)信息的位置。2.4排版長文檔1.樣式樣式是指一組事先設(shè)置好的字符和段落格式。它可以使文檔的格式統(tǒng)一，便于生成目錄。用戶可以將一種樣式應(yīng)用于某個段落或某些字符上。2.分隔符分隔符可用于改變頁面的版式。分隔符分為分頁符和分節(jié)符兩種類型。其中，分頁符包含三種符號，即分頁符、分欄符、自動換行符。如果要在某個特定位置強制分頁，可在該位置插入分頁符。節(jié)是文檔的一部分，默認情況下Word軟件將整篇文檔視為一節(jié)，在需要改變行號、分欄數(shù)或頁面頁腳、頁邊距等格式時，可以通過插入分節(jié)符來創(chuàng)建新的節(jié)。分節(jié)符又分為下一頁、連續(xù)、偶數(shù)頁、奇數(shù)頁共四種類型。3.腳注腳注是印刷在頁面底部的注文，通常用于對該頁的某些術(shù)語加以說明。2.4排版長文檔4.尾注尾注是對文本的補充說明，一般位于文檔的末尾，用于列出引文的出處等。5.題注題注是指出現(xiàn)在某對象下方的一段簡短描述，通常描述對象的編號和名稱。使用題注功能可以保證長文檔中圖片、表格、圖表等對象能夠按順序自動編號，在移動、插入或刪除帶題注的對象時，Word軟件可以自動更新題注的編號。6.修訂編輯Word文檔時經(jīng)常要對文檔進行修改，但有時并不知道或記不清之前到底修改了什么。在Word2010之后的版本中增加了文檔修訂功能，該功能可以非常方便地幫助我們對文檔進行校對，從而極大地提高了工作效率。06項目任務(wù)任務(wù)1：編輯文檔——制作公司簡介1、任務(wù)描述某公司需在內(nèi)部電子刊物通過刊登公司簡介使員工了解公司的企業(yè)理念、組織結(jié)構(gòu)和經(jīng)營項目。小李是公司的行政部門秘書，查閱了相關(guān)資料并確定了公司簡介的內(nèi)容，并利用word2016的相關(guān)功能進行設(shè)計制作，完成后效果如圖2-1-1所示。2.實例制作過程：創(chuàng)建及保存文檔插入文本框插入圖片插入藝術(shù)字添加項目編號和符號插入圖表插入SmartArt圖形插入圖形添加封面添加背景效果添加水印保護文檔導出PDF文檔1.創(chuàng)建及保存文檔操作方法：在計算機桌面上單擊鼠標右鍵，選擇“新建”→“MicrosoftWord文檔”，單擊“保存”或“另存為”選項。制作過程：2.插入文本框操作方法：在【插入】選項卡的【文本】功能區(qū)中單擊【文本框】下拉按鈕3.插入圖片操作方法：在【插入】選項卡的【插圖】功能區(qū)中單擊【圖片】下拉按鈕4.插入藝術(shù)字操作方法：在【插入】選項卡的【文本】功能區(qū)中單擊【藝術(shù)字】下拉按鈕5.添加編號和項目符號操作方法：在【開始】選項卡的【段落】功能區(qū)中單擊【編號】下拉按鈕6.插入圖表操作方法：在【插入】選項卡的【插圖】功能區(qū)中單擊【圖表】按鈕7.插入SmartArt圖形操作方法：在【插入】選項卡的【插圖】功能區(qū)中單擊【SmartArt】按鈕8.插入圖形操作方法：在【插入】選項卡的【插圖】功能區(qū)中單擊【形狀】下拉按鈕9.添加封面操作方法：在【插入】選項卡的【頁面】功能區(qū)中單擊【封面】下拉按鈕10.添加背景操作方法：在【設(shè)計】選項卡的【頁面背景】功能區(qū)中單擊【頁面顏色】下拉按鈕11.添加水印操作方法：在【設(shè)計】選項卡的【頁面背景】功能區(qū)中單擊【水印】下拉按鈕12.保護文檔操作方法：在【文件】選項卡中單擊“信息”選項，然后單擊中部的【保護文檔】下拉按鈕，在下拉列表中選擇“用密碼進行加密”選項13.導出PDF文檔操作方法：在【文件】選項卡中單擊“導出”選項，在右側(cè)單擊【創(chuàng)建PDF/XPS】按鈕任務(wù)2：表格制作——制作值班安排表和個人簡歷表1、任務(wù)描述實例1：制作值班安排表某學校為方便師生國慶期間辦事，需在宣傳欄公布各部門的值班安排，小張作為辦公室秘書，利用word2016的自動插入表格的方法制作學校國慶期間值班安排表，效果如圖2-2-1所示。任務(wù)2：表格制作——制作值班安排表和個人簡歷表1、任務(wù)描述實例2：制作個人簡歷表小程即將大學畢業(yè)，在找工作的過程中，為了能讓對方單位快速而又清晰地了解自己的基本情況，決定采用word2016的手動繪制表格功能制作一份個人簡歷表格，效果如圖2-2所示。2.值班表制作過程插入表格添加行或列合并或拆分單元格改變行或列的尺寸輸入文字并設(shè)置文字對齊套用表格樣式設(shè)置表格的外觀設(shè)置表格邊框繪制斜線表頭3.繪制簡歷表過程繪制表格的框架平均分布行和列設(shè)置單元格底紋效果在單元格中插入文字及圖片對象任務(wù)3：批量信函制作——制作批量邀請函和批量通知單1、任務(wù)描述某公司準備舉行一個年度報告會，想邀請同行企業(yè)參加，現(xiàn)需要為同行企業(yè)分別制作一份邀請函。各邀請函上面的內(nèi)容除了個人信息（如姓名、職務(wù)、單位名稱、編號）等少數(shù)項目以外，其他內(nèi)容完全一樣，傳統(tǒng)的制作方法主要是采用復(fù)制粘貼方式完成，這種做法比較繁瑣且容易出錯，現(xiàn)利用Word2016軟件的“郵件合并”功能快速批量制作邀請函。每個月初市供電局需要給每位用戶下發(fā)一份“電費繳費通知單”，由于用戶數(shù)量龐大，現(xiàn)利用Word2016軟件的“郵件合并”功能快速批量制作電費繳費通知單。批量邀請函效果圖批量電費繳費通知單效果圖2.制作批量邀請函創(chuàng)建邀請函主文檔準備數(shù)據(jù)源利用郵件合并分步向?qū)膳垦埡?.制作批量通知單制作電費繳費通知單主文檔創(chuàng)建數(shù)據(jù)源文件利用郵件合并功能生成批量電費繳費通知單完成合并操作任務(wù)4：長文檔排版——排版畢業(yè)論文1、任務(wù)描述大四學生張三臨近畢業(yè)，按照學校要求，每位學生需要提交畢業(yè)論文，畢業(yè)論文的排版格式有明確規(guī)定?，F(xiàn)在張三要為畢業(yè)論文添加目錄、設(shè)置頁眉頁腳、頁碼、插入腳注、尾注、題注等，最后需要將論文打印出來上交。2.排版畢業(yè)論文過程：應(yīng)用樣式插入腳注、尾注、題注插入分隔符制作頁眉頁腳制作目錄修訂內(nèi)容打印設(shè)置插入圖形添加封面添加背景效果添加水印保護文檔導出PDF文檔07項目小結(jié)與展望【項目小結(jié)與展望】本項目學習了利用Word2016軟件制作公司簡介、值班安排表、個人簡歷表、批量邀請函和通知單以及排版長文檔畢業(yè)