質(zhì)量管理體系程序文件文件管理程序

文件管理程序********************** 制定：閆鵬松日期：-審核：日期：核準：日期：制定修訂記錄及內(nèi)容摘要制定單位版本-閆鵬松文獻格式及有關(guān)內(nèi)容文控0文獻發(fā)行單位總經(jīng)理副總經(jīng)理總務(wù)部品保部生產(chǎn)部業(yè)務(wù)部計劃部技術(shù)部財務(wù)部VVVVVVVV1．目的本程序規(guī)定了與產(chǎn)品和服務(wù)及質(zhì)量管理體系有關(guān)的文獻和資料的控制內(nèi)容和措施，使品質(zhì)管理系統(tǒng)所有使用文獻與質(zhì)量記錄數(shù)據(jù)對的流通,為質(zhì)量改善提供數(shù)據(jù)分析及產(chǎn)品的可追溯性提供原始根據(jù)，并保證各有關(guān)部門能適時獲得合適且有效之最新版本文獻。2．范圍 合用于我司所生產(chǎn)之產(chǎn)品服務(wù)及質(zhì)量管理體系,自原物料采購、生產(chǎn)、檢查、儲運、至交貨等各階段作業(yè)中有關(guān)的文獻和資料控制和質(zhì)量有關(guān)記錄，不管我司內(nèi)部或外部提供之有關(guān)文獻與數(shù)據(jù)均合用之。3．權(quán)責3．1文控負責監(jiān)督與體系有關(guān)的所有文獻發(fā)放的歸檔管理,并保留原稿;有關(guān)單位配合文控負責實行本程序，對我司公布的管理體系文獻進行登記、保管、借閱、收回及銷毀等管理。3．2技術(shù)部（研發(fā)工程）負責技術(shù)文獻、圖紙的管理。3.3各部門負責人負責本部門的文獻及數(shù)據(jù)管制作業(yè)規(guī)定的執(zhí)行。3.4各部門負責人負責本部門有關(guān)文獻的起草制定、修改、審查,并組織文獻的會審和呈上級核準。3.5各部門負責人負責接受、識別有關(guān)外來文獻,并決定與否需轉(zhuǎn)為內(nèi)部文獻。4.定義4.1一階文獻:質(zhì)量手冊。4.2二階文獻:程序文獻。4.3三階文獻:作業(yè)技術(shù)指導(dǎo)書、檢查規(guī)范、規(guī)章制度類。4.4四階文獻:窗體表單、記錄類。4.5外部文獻數(shù)據(jù):有關(guān)國際、國標,環(huán)境保護法律法規(guī),合力廠商材料規(guī)格及客戶圖面之發(fā)行資料等。5．作業(yè)程序5．1文獻和資料來源可分為：5．1．1質(zhì)量管理體系文獻：質(zhì)量手冊、程序文獻、作業(yè)文獻、產(chǎn)品質(zhì)量計劃、表單、記錄;5．1．2與協(xié)議有關(guān)的文獻：業(yè)務(wù)協(xié)議、協(xié)議、采購協(xié)議訂單或協(xié)議及與此有關(guān)的闡明、附件等；5．1．3有關(guān)方文獻：有關(guān)的供方或協(xié)作成的文獻和資料；5．1．4管理性文獻：企業(yè)的規(guī)章制度等；5．1．5外來文獻：上級下發(fā)的法令、法規(guī)、顧客提供的文獻和資料等；5．1．6目前我司文獻管理：電子檔及實體文獻兩種方式進行管理。5．2文獻和資料的標識5．2．1質(zhì)量手冊編號的格式如下：質(zhì)量手冊編號為：XXQMXX我司名稱代碼文獻代碼我司名稱代碼文獻代碼版本號5．2．2程序文獻編號的格式如下：我司名稱代碼文獻代碼流水號XXQPXXX我司名稱代碼文獻代碼流水號5．2．3作業(yè)指導(dǎo)、檢查規(guī)范、規(guī)章制度編號的格式如下：我司名稱代碼部門代碼文獻代碼流水號XXXXWI我司名稱代碼部門代碼文獻代碼流水號5．2．4記錄編號格式如下：XXRXXXXX我司名稱代碼我司名稱代碼部門代碼流水號5.2.5外來文獻：國標、引用資料類，無需編號，但需加蓋“外來文獻”印章，客戶、廠商等外來文獻，專門保管即可，如轉(zhuǎn)化為內(nèi)部文獻，則按正常內(nèi)部文獻編號原則執(zhí)行。5．2．5代號的闡明：A)．我司名稱代號：LPB)．文獻名稱代號：質(zhì)量手冊：QM程序文獻：QP作業(yè)文獻：WI記錄：RC）部門代碼：業(yè)務(wù)部：SD品管部：QD總務(wù)部：QM計劃部：PM生產(chǎn)部：PD技術(shù)部：RD財務(wù)部：FDD）文獻代碼號：用大寫字母表達。E）流水號：用阿拉伯數(shù)字表達。5.2.6A)文獻版次用大寫英文字母和阿拉伯數(shù)字表達。B)第一次制定發(fā)行的文獻以A/0表達,文獻每次修訂內(nèi)容超過10%必須更新版本號如：A/1、A/2、、、、、、在文獻的十一次修定后即用B/0表達，后來以此類推本次修訂后以D/0表達,后來此類推如C/0、D/0等。D）文獻版次的變更不一定影響記錄類文獻的版次,記錄類文獻的版次的變更亦不一定影響到文獻版次的變更，記錄類文獻如第三方或客戶規(guī)定，無需加以版本標示。5．2．7文獻的標識文獻和資料分為受控和非受控狀態(tài);非受控文獻由各部門負責人自行管理，受控標識如下：所有受控文獻必須有制定、審核和核準人（報表記錄類及其他各部門自行制定的不波及到其他有關(guān)部門的文獻可以省去審核或核準中的任意一種程序）的簽名作為文獻的原件；所有發(fā)放的文獻必須是有簽名的原件所復(fù)制，受控文獻必須加蓋藍色“受控文獻”印章；裝訂成冊的質(zhì)量手冊在其封面加蓋藍色“受控文獻”印章，程序文獻和作業(yè)文獻在其每頁加蓋藍色“受控文獻”印章。記錄可不加蓋任何印記，但每份登記表格必須按編號規(guī)則加以編號，作為受控標志，并有記錄及審核或核準程序。5．2．8作廢文獻的標識凡需保留的作廢文獻，必須加蓋“作廢文獻”印章。5．3暫行、臨時文獻:5.3.1發(fā)行時機:客戶暫定的規(guī)定或因急需而臨時更動的原則5.3.2暫行文獻須由部門最高負責人同意后交文控統(tǒng)一發(fā)行，假如是部門內(nèi)部的文獻，由部門內(nèi)部決定發(fā)行方式5.3.3發(fā)行程序:依一般文獻發(fā)行程序處理,但須于文獻上標識[暫行]或[臨時]5．4外來文獻的識別、發(fā)放、更新及管理：5.4.1對外來文獻,若會影響我司質(zhì)量系統(tǒng)時,可轉(zhuǎn)入我司質(zhì)量系統(tǒng)中,由有關(guān)責任單位制、修訂文獻完畢后,蓋“外來文獻章”進行受控,依5.6執(zhí)行,對不需轉(zhuǎn)入本組織系統(tǒng)但需受控或發(fā)行時,按5.4.1的審核權(quán)限核準后交文控5.4.2環(huán)境法律法規(guī)按《法律法規(guī)格及其他規(guī)定管理作業(yè)程序》5.4.3質(zhì)量法規(guī)、原則5.4.3文控與外部有關(guān)機構(gòu)保持溝通聯(lián)絡(luò),當法規(guī)、原則、數(shù)據(jù)發(fā)生變更時,應(yīng)及時搜集變更后的有效版本,并按5.45．5文獻的制定和審批文獻制定、修訂完畢:部門內(nèi)之文獻經(jīng)表“1”的權(quán)限審核、核準后即可發(fā)行;跨部門之文獻則要通過有關(guān)(部門)單位會簽,經(jīng)表“1”的權(quán)限審核、核準后，此時文獻方可發(fā)行表1文獻階屬核準審查制訂收發(fā)管制單位質(zhì)量手冊總經(jīng)理副總經(jīng)理管理代表文控程序文獻副總經(jīng)理管理代表部門經(jīng)理文控三階文獻部門經(jīng)理部門主管部門職工文控窗體表單部門經(jīng)理部門主管部門職工文控5．5．1質(zhì)量手冊和程序文獻由管理代表組織編寫；副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理核準；程序文獻由各部門主管或經(jīng)理制定，管理代表審核，副總核準（必要時需經(jīng)總經(jīng)理同意）。5．5．2三階作業(yè)類文獻由使用部門組織編寫，該部門主管、經(jīng)理同意。（必要時需經(jīng)總經(jīng)理同意：如化學品、安全管理類）。5．5．3登記表格由使用部門組織設(shè)計，經(jīng)部門主管、經(jīng)理同意后按照表格的編號規(guī)則進行編號，再報文控處受控后方可使用，無編號的表格不作為質(zhì)量體系文獻規(guī)定存檔。5．5．4協(xié)議文獻由業(yè)務(wù)部編寫，部門主管、經(jīng)理審核，總經(jīng)理同意。5．6文獻和資料的頒布和發(fā)放5．6．1文獻和資料在公布前，須按4．5條款規(guī)定的審批權(quán)限，由授權(quán)人審核、同意。5．6．2所有一至四階文獻的發(fā)行都由文控中心管控；文控按照經(jīng)同意的文獻分發(fā)號，將文獻發(fā)放至有關(guān)部門或人員并按4.2.5.1條款的規(guī)定。二階程序文獻將發(fā)至企業(yè)各個部門，所有文獻的制、修訂,各部門、單位將簽核后的原稿和電子文獻一同交到文控,文控將簽核后的制、修訂文獻發(fā)行，并將公用數(shù)據(jù)區(qū)的電子文獻做更新,所有文獻以公用數(shù)據(jù)區(qū)的為準。5．6．3文控中心發(fā)行文獻(電子文獻發(fā)行的文獻除外)時按制定部門在“修訂頁”上所注明的部門發(fā)行,發(fā)行時文控填寫《文獻發(fā)放收回登記表》給有關(guān)部門負責人員簽收,以便追溯；各部門原稿文獻須蓋有文控中心的文獻發(fā)行章方為有效文獻。5．6．4文獻發(fā)行的周期為一星期內(nèi)，原則是不能超過文獻的生效日期，工程規(guī)范必須在收到的當日發(fā)行；工程規(guī)范的管理請參照有關(guān)工程部門之“工程規(guī)范”規(guī)定。5．6．5如各部門、單位遺失文控中心發(fā)行的原稿文獻時,可填寫《文獻需求申請單》經(jīng)部門主管、經(jīng)理同意后到文控中心,由文控發(fā)行并作記錄加以管制,不可隨意復(fù)??；各部門須對所保管的受控文獻制作《文獻一覽表》,以便管制使用版次及追溯。5．6．6文控中心發(fā)行的文獻回收,在新版發(fā)下去后必須當場進行舊版回收(特殊狀況另行處理)；文控中心回收文獻立即加蓋“作廢文獻”章印,以防止回收的文獻被誤用。5．7文獻和資料的更改修訂及廢止5．7．1所有一至三階文獻的修訂與廢止(有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量或技術(shù)性文獻除外)，文獻需更改時（如不良發(fā)生時檢討與否需要對質(zhì)量系統(tǒng)文獻進行修訂），由文獻更改提出人或部門負責人填寫《文獻制定、修訂、廢止申請單》闡明更改原因及更改內(nèi)容。三階文獻的修訂與廢止：如非跨部門的文獻，無需填寫《文獻制定、修訂、廢止申請單》，責任部門只需把最新文獻存于文控即可。5．7．2文獻更改修訂:由原審批授權(quán)人審批；原審批人不在職，由接替其崗位人審批；接替人應(yīng)熟悉有關(guān)文獻的背景材料；各部門權(quán)責人員提出有關(guān)體系文獻的變更時,需填寫《文獻修訂、廢止申請單》經(jīng)部門主管級以上人員審核、核準后,由責任單位修改文獻內(nèi)容,再按5.5.表“1”5．7．3文獻更改同意后，文品管部實行更改；文獻更改后，應(yīng)注明更改號和更改生效日期，并填寫有關(guān)的修改記錄；《文獻制定、修訂、廢止申請單》由文控保留；發(fā)放更改后的文獻同步，收回本來的文獻，并對其銷毀或加蓋“作廢”印章。5．7．4對需銷毀的文獻，文控填寫《文獻和資料銷毀申請表》經(jīng)管理者代表同意后執(zhí)行。5．7．5有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量或技術(shù)性文獻的變更5.7.5.1由提出部門填寫“4M變更申請告知書”提出修改的規(guī)定,各有關(guān)部門會簽,經(jīng)部主管級以上人員審核、核準后,提出部門在文獻中作對應(yīng)的修改,再按5.5.表“1”的規(guī)定實行；工程規(guī)范的制、修定要包括現(xiàn)場實行日期的記錄,現(xiàn)場的實行日期由實行單位記錄于“4M變更申請告知書”上,記錄完后反饋回文控,文控抽換原無實行日期的“4M變更申請告知書”5.7.5.2工程規(guī)范變更需在顧客規(guī)定的時效內(nèi)進行更改,如顧客沒有提出時效規(guī)定,責任部門5.7.5.3廢止:由提出部門填寫“4M變更申請告知書”提出廢止的規(guī)定,各有關(guān)部門會簽,經(jīng)部門主管以上人員審核、核準后,方可作廢止動作。5.7.5.4提出部門將“4M變更申請告知書”交由文控存檔,”4M變更申請告知書”由技術(shù)部統(tǒng)一編號5.7.5.5文獻變更時,若只變更其中個別頁次時,可只更換變更頁次,其他不更換,但必須在文獻的修訂頁中填寫清晰所變的頁碼,不變頁次中版次以修訂頁右上角的版次為文獻的最新版次。5.7.5.6變更后的文獻發(fā)行按5.5.表“1”的規(guī)定進行5.8表格/記錄單的發(fā)放,修訂及管理。5.8.1表格/記錄單的初次發(fā)放隨其所依附的程序文獻或有關(guān)三階文獻一齊發(fā)放,不需另行登記.5.8.2表格/記錄單須更新時,5.5.表“1”的程序規(guī)定進行；表格可以不進行版本號標示，但必須有表格編號。5．9文獻的評審5．9．1在下列狀況下，文控或文獻的重要使用部門應(yīng)組織各部門及人員對文獻進行評審：當我司的組織機構(gòu)發(fā)生重大變化時；當外部經(jīng)濟、技術(shù)環(huán)境或法律法規(guī)規(guī)定發(fā)生重大變化時；當產(chǎn)品的類型或性能有較大變化時。5．9．2提出文獻評審的部門，根據(jù)評審成果對文獻予以更新，其更新程序按照4．5文獻更改的程序進行。5．9．3更新的文獻在下發(fā)之前應(yīng)按4．5文獻的同意程序由授權(quán)人員進行同意。5．10文獻的管理5．10．1質(zhì)量管理體系文獻文控管理，各有關(guān)部門需要時須填寫申請。5．10．2分發(fā)的文獻由各領(lǐng)用部門負責管理。5．10．3協(xié)議文獻由業(yè)務(wù)部歸檔管理。5．10．4行政管理性的文獻由人事行政部管理。5．10．5受控文獻在同意后其原件均應(yīng)送到文控歸檔，各部門使用其復(fù)印件5．10．6受控文獻的管理應(yīng)進行收、發(fā)登記，保留簽收記錄。5．10．7文控識別和掌握文獻現(xiàn)行修改狀態(tài)，以便于控制和查閱。5．10．8文獻和資料借閱時，應(yīng)經(jīng)保管部門領(lǐng)導(dǎo)同意后填寫《文獻、記錄借閱登記表》方可借閱并按指定期間償還。5．10．9各類文獻未經(jīng)授權(quán)人同意，一律不得翻印。5．10．10當受控的文獻破損嚴重或丟失時，持有者應(yīng)及時向原發(fā)放部門申請補發(fā)。補發(fā)破損文獻時，新分發(fā)的文獻沿用本來的分發(fā)號，并將破損文獻收回銷毀；補發(fā)丟失文獻時，應(yīng)闡明丟失的原因，新分發(fā)的文獻應(yīng)予以新的分發(fā)號；補發(fā)文獻也應(yīng)進行登記。5．10．11文獻的保留期根據(jù)文獻的重要程度和合用周期來規(guī)定；質(zhì)量管理手冊、程序文獻及產(chǎn)品工藝技術(shù)文獻應(yīng)長期保留；其他文獻至少應(yīng)保留一年以上五年如下；5．10．12超過保留期限的文獻和資料應(yīng)由保管部門填寫《文獻和資料銷毀申請表》，經(jīng)部門主管審核，管理者代表同意后，由指定人員在有第二人證明的狀況下實行銷毀。5.11文獻的換版5、11．1文獻根據(jù)需要，需進行換版時，原版次文獻作廢，換發(fā)新版本；整份文獻的每頁須變更時，整份文獻有文獻經(jīng)多次更改或文獻需進行大幅度修改（10%以上）時，版本的阿拉伯數(shù)字在原版本上遞進，如:：A/0為原版，第一次變更為A/1；第二次變更為A/2……如此類推；變更十次后，須以B/0、C/0、D/0、、、形式類推變更版本號。（注：有關(guān)表格沒有必要時，無需修訂）5．11．2文獻換版工作由文控組織實行。 6．有關(guān)文獻《質(zhì)量手冊》《記錄管理程序》《其他有關(guān)文獻》7．有關(guān)記錄6．1《文獻收發(fā)登記表》6.2《文獻制定、修訂、廢止申請單》6．3《文獻、記錄借閱登記表》6．4《文獻評審表》6.5《文獻總覽表》6.6《程序文獻一覽表》6.7《外來文獻登記表》8.附件8.1《文獻管理程序》附件1文獻與資料控制流程圖文獻原稿文獻原稿《文獻領(lǐng)取申請表文獻原稿文獻原稿《文獻領(lǐng)取申請表》《外來文獻登記表》《文獻總覽表》《文獻發(fā)放收回登記表》《文獻制/修訂廢止申請單》《文獻/記錄借閱登記表》《文獻和資料銷毀申請表》外部文獻導(dǎo)入各職能部門總經(jīng)理、副總、管理代表文控文控文控、有關(guān)部門副總經(jīng)理、管理者代表文控內(nèi)部文獻制定舊文獻回收/新文獻發(fā)行變更核準文獻使用/變更文獻發(fā)行OK文獻編碼NG文獻審核舊文獻回收/新文獻發(fā)行變更核準文獻使用/變更文獻發(fā)行OK文獻編碼NG文獻審核8.2附件程序文獻一覽表表格編號：RQM-001NO文獻編號文獻名稱版次頁數(shù)生效日期8.3附件文獻、記錄借閱登記表序號名稱份數(shù)借閱單位借閱人借出日期償還日期備注表格編號：-RQM-0028.4附件文獻制定、修訂、廢止申請單表格編號：-RQM-003申請部門日期版本原擬案部門□制定□修訂□廢止文獻名稱文獻編號原因修訂內(nèi)容摘要： 核準審批申請人8.5附件文獻收發(fā)登記表表格編號：-RQM-004文獻名稱文獻編